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Gestion de projet FOAD

Auteurs : Isabelle Cailleau, Valérie Moreau Directeur de collection : Manuel Majada

© UTC 2003 - 2010

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Gestion de projet FOAD

Sommaire I - Introduction...........................................................................5 Qu'est-ce qu'un projet ?..................................................................5 Qu'est-ce que la gestion de projet ?..............................................6 Des objectifs....................................................................................6 Des acteurs......................................................................................7 Un contexte......................................................................................8 Des moyens...................................................................................11

II - Clarification........................................................................12 A - Analyse de la demande..........................................................13 Outil 1 : Lettre de mission..........................................................................14 Outil 2 : Cahier des charges.......................................................................16

B - Traduction de la demande.....................................................27 Outil 1 : Note de clarification......................................................................28 Outil 2 : Processus projet...........................................................................33

C - Analyse de l'environnement humain....................................34 Outil 1 : Sociogramme des types de relations...........................................35 Outil 2 : Sociogramme des niveaux d'alliances et d'oppositions...............36 Outil 3 : Grille d'analyse stratégique..........................................................37

D - Formalisation du besoin........................................................39 Outil 1 : Organigramme Produit.................................................................40

III - Organisation.....................................................................43 A - Caractérisation des tâches....................................................44

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Outil 1 : Organigramme des tâches...........................................................44 Outil 2 : Fiche de tâche..............................................................................46

B - Constitution de l'équipe projet..............................................49 Outil 1 : Organigramme projet....................................................................50 Outil 2 : Tableau des ressources...............................................................51

C - Planification............................................................................52 Outil 1 : Diagramme de Gantt....................................................................53

D - Élaboration du budget prévisionnel......................................56 Outil 1 : Budget Prévisionnel......................................................................56

E - Analyse des risques...............................................................58 Outil 1 : Méthode AMDEC..........................................................................58

F - Organisation de la communication.......................................61 Outil 1 : Plan de communication................................................................61

IV - Réalisation.......................................................................64 A - Suivi de l'avancement de projet............................................65 Outil 1 : Tableau de suivi d'avancement....................................................65 Outil 2 : Tableau de contrôle budgétaire....................................................68 Outil 3 : Planning de suivi...........................................................................70

B - Management de l'équipe projet.............................................71 Outil 1 : Plan de négociation......................................................................71 Outil 2 : Ordre du jour.................................................................................74 Outil 3 : Réunion de suivi de projet............................................................75 Outil 4 : Compte-rendu de réunion.............................................................76

C - Communication autour du projet..........................................78 Outil 1 : Tableau de bord............................................................................78 Outil 2 : Organisation d'une revue de projet..............................................80

D - Gestion des modifications.....................................................82 Outil 1 : Fiche de suivi de modification......................................................83

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V - Clôture..............................................................................85 A - Animation de la réunion de fin de projet..............................86 Outil 1 : Plan de réunion de fin de projet....................................................86 Outil 2 : Compte-rendu de réunion de fin de projet....................................88

B - Promotion du projet...............................................................90 Outil 1 : Présentation finale........................................................................90

C - Archivage de la communication............................................92 Outil 1 : Note d'archivage...........................................................................92

VI - Glossaire..........................................................................94

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I Introduction Qu'est-ce qu'un projet ? Un projet est un objectif à réaliser, par des acteurs, dans un contexte précis, dans un délai donné, avec des moyens définis.

Un objectif à réaliser... Qu'appelle-t-on "l'objectif" dans un projet ? La définition de l'objectif général doit permettre de répondre à la question suivante : "Quel besoin doit satisfaire le produit fini du projet ?". Cet objectif général peut être décliné en objectifs spécifiques qui vont préciser quels sont les résultats observables attendus du projet. Il est pertinent opérationnels.

de

distinguer

les

objectifs

stratégiques

des

objectifs

Les objectifs stratégiques sont ceux formulés par la personne ou l'entité à l'origine du projet. Le chef de projet doit se les approprier pour les traduire en objectifs opérationnels, c'est-à-dire en résultats concrets à atteindre.

... par des acteurs Qu'appelle-t-on "les acteurs" dans un projet ? Est considéré comme acteur du projet toute personne qui a des intérêts en jeu dans le projet et dispose du pouvoir plus ou moins grand de faire agir les autres dans son sens.

... dans un contexte précis Qu'appelle-t-on "le contexte" dans un projet ? Un projet s'inscrit toujours dans un environnement social, économique et technique complexe. L'analyse de ce contexte est déterminante pour la réussite du projet. Elle doit permettre d'identifier les freins et les leviers pour la réalisation. Il convient de connaître l'environnement concurrentiel du projet. Il est également important d'étudier les caractéristiques socio-économiques et culturelles aussi bien des acteurs du projet que des futurs utilisateurs du produit.

... dans un délai donné Qu'appelle-t-on "le délai" d'un projet ? Un projet ne peut s'articuler qu'à l'intérieur d'un planning de réalisation comportant

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une date de début (ou lancement du projet), une date de fin (ou clôture du projet), et un certain nombre de jalons permettant de vérifier la validité du produit à des étapes clefs de sa réalisation.

... avec des moyens définis. Qu'appelle-t-on "les moyens" d'un projet ? Les moyens d'un projet sont les ressources humaines, financières, techniques, méthodologiques et logistiques. Elles doivent être évaluées avant la prise en charge du projet par le chef de projet. Ce dernier affinera par la suite cette évaluation.

Qu'est-ce que la gestion de projet ? La gestion de projet est le mode de réalisation d'un projet, où l'application des techniques de gestion pendant le cycle de vie du projet permet d'atteindre des objectifs précis. Définition AFNOR La gestion de projet couvre l'ensemble des outils, techniques et méthodes qui permettent au chef de projet et à l'équipe plus ou moins nombreuse, qui lui est directement associée, de conduire, coordonner et harmoniser les diverses tâches exécutées dans le cadre du projet, afin qu'il satisfasse aux besoins explicites et implicites pour lesquels il a été entrepris.

Des objectifs Anticiper A son lancement, le projet se caractérise par une forte incertitude. Il est difficile voire impossible de connaître tous les paramètres qui permettraient de faire les bons choix. La prise de risques est donc incontournable. Pour la gérer, il faut identifier les risques potentiels, prévoir des moyens pour éviter leur apparition ou régler les problèmes survenus, autrement dit, anticiper.

Coordonner et communiquer Le chef de projet joue un rôle essentiel par la communication qu'il instaure entre les différents acteurs du projet. Il relie le maître d'ouvrage à l'équipe projet. Il formalise l'information et la transmet aux différents responsables. Il optimise ainsi la réalisation du produit au moyen d'une communication efficace. L'objectif de cette communication est la coordination de l'utilisation des moyens pour atteindre l'objectif du projet. Le chef de projet est ainsi souvent comparé à un chef d'orchestre. Un projet est en effet un système complexe de sous-produits et de sous-objectifs qui au final doivent être cohérents pour assurer la qualité du produit global.

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Gérer les coûts / délais / performances La coordination des moyens qui consiste également à équilibrer les données mesurables que sont le budget et les délais. Il y a toujours des écarts entre le prévu et le réalisé. Le chef de projet doit suivre ces données et proposer des solutions en cas de dérive. Ses critères de décision sont les objectifs du projet, autrement dit, le niveau de qualité ou performance visé. Il peut par exemple jouer sur les délais au détriment de la qualité.

Des acteurs Maître d'ouvrage Définition Personne ou entité à l'origine du projet : exprime un objectif, un problème à résoudre au moyen d'une conduite de projet. Rôles • • • • • • • •

Sélectionne le projet Précise les objectifs Détermine sa faisabilité Évalue le budget Rédige un cahier des charges Nomme le chef de projet Valide les résultats Assure l'exploitation du produit fini

Comité de pilotage Définition Instance décisionnelle représentative du niveau stratégique du projet. Rôles • •

Valide les résultats intermédiaires Tranche les points durs non résolus au niveau de l'équipe projet

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Recadre les objectifs en cas de dérive

•

Maître d'œuvre ou chef de projet Définition Personne chargée de l'encadrement de la réalisation opérationnelle du projet. Rôles Organise la gestion du projet Évalue les facteurs de risques Suit l'avancement des travaux Formalise les documents intermédiaires et finaux Suit les budgets et les délais Fait remonter au comité de pilotage les décisions de son ressort Rend compte de l'avancement du projet au maître d'ouvrage

• • • • • • •

Équipe projet Définition Ensemble des personnes chargées de la réalisation du produit du projet. Rôles Réalise les travaux Rend compte de leur avancement au chef de projet

• •

Experts Définition Personnes compétentes dans un domaine spécifique qui vont remplir un rôle de conseil / formation et/ou d'évaluation. Rôles Interviennent de façon ponctuelle à la demande du chef de projet Donnent des avis techniques, méthodologiques...

• •

Utilisateurs Définition Personnes qui seront en interaction avec le produit du projet lors de l'usage de celuici. Rôles • •

Interviennent en tant que conseil Testent le produit

Un contexte Il est indispensable d'analyser le fonctionnement actuel de la structure qui va réaliser le produit pour mesurer le changement que va introduire le projet dans l'organisation et définir quelles sont les modalités d'accompagnement nécessaires. D'autre part, la gestion de projet implique nécessairement la mise en place d'une organisation qui sera conditionnée par le fonctionnement de l'organisme et par les caractéristiques propres au projet. Le rôle et les responsabilités du chef de projet

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varieront en fonction du mode d'organisation adopté. On peut identifier 4 situations types. Remarque Dans la réalité, la plupart du temps, l'organisation choisie sera un compromis entre ces différents scénarios, adapté aux circonstances particulières liées au projet.

Projet avec facilitateur Description Dans ce type d'organisation, c'est la direction de l'entreprise qui est le véritable responsable de projet. Le rôle du chef de projet est de faire circuler l'information, proposer des suggestions aux différents intervenants, gérer les conflits éventuels... Il n'a dans ce cas aucun contrôle sur l'utilisation des ressources. Il y a donc un risque fort concernant la mobilisation de ces ressources. Cas d'utilisation • Division du travail entre les différentes cellules de l'entreprise • Lignes de communication fixées entre ces différentes cellules • Projet dont les enjeux sont faibles

Projet avec coordinateur Description Le chef de projet n'a, dans ce cas, pas d'autorité hiérarchique sur les membres de l'équipe projet. Il a cependant une autorité fonctionnelle qui lui permet de prendre des décisions (liées aux délais, procédures et budget essentiellement) et de les faire appliquer par les acteurs concernés. Il suit donc le projet sur toute sa durée. Le pouvoir dont il dispose découle de sa position, de ses compétences et de son niveau d'expertise. Cas d'utilisation • Enjeux des différentes directions prioritaires sur les enjeux du projet

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Projet matriciel Description On parle aussi d'organisation croisée. Dans ce cas, le chef de projet est responsable de l'utilisation des ressources pour son projet mais le personnel dépend hiérarchiquement de sa direction d'origine. Le personnel peut être affecté à plusieurs projets en même temps en fonction de sa charge de travail. Cas d'utilisation • Traitement de plusieurs projets en parallèle faisant appel aux mêmes compétences • Projet dont l'enjeu est fondamental

Projet "Task-force" Description Le chef de projet a la responsabilité complète du projet qui devient alors une structure indépendante. Chaque membre de l'équipe est affecté à plein temps au projet et détaché de sa direction d'origine pour la durée du projet.

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Cas d'utilisation • Projet important • Grande complexité • Utilisation des ressources à temps plein

Des moyens La gestion de projet passe par la formalisation d'un certain nombre d'outils d'analyse, d'organisation, de suivi et de capitalisation. Il existe une grande variété d'outils de gestion de projet. Le nombre et le contenu des outils à mettre en œuvre dépendront des caractéristiques du projet (ampleur, domaine d'application, organisation...).

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II Clarification Vous avez à mettre en œuvre un projet de FOAD14 . En amont de la "Phase de Clarification" le projet a déjà une histoire. La définition du dispositif de FOAD9 a été menée (étude de faisabilité13 , analyse des besoins de formation2 , etc.). Cette phase d'avant projet a été menée par le maître d'ouvrage19 , ou porteur du projet, qui délègue à présent la responsabilité de la mise en oeuvre de ce projet au maître d'œuvre18 . Il convient alors, pour ce maître d'œuvre, plus couramment appelé chef de projet5 , de définir la partie opérationnelle de ce projet. Objectifs Clarifier le produit du projet28 et les grandes lignes organisationnelles de son élaboration par : • une analyse détaillée de la demande, • une traduction des objectifs en termes plus opérationnels. Intérêt • Cerner l'étendue du projet en formalisant un certain nombre de documents, • Valider avec le maître d'ouvrage une définition claire et commune du produit du projet, • Mettre en place les bases qui permettront d'organiser la réalisation de ce produit. Remarque : Pour un grand nombre de projets de FOAD, il n'existe pas de distinction entre maîtrise d'œuvre et maîtrise d'ouvrage. Ces deux fonctions sont souvent assumées par une seule et même personne. Remarque : Dans le meilleur des cas, une demande très floue de dispositif de FOAD10 est émise. Le travail de clarification est alors d'autant plus important. Il vous permettra de cerner le contexte, les objectifs et les enjeux du projet.

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A - Analyse de la demande La décision de réaliser le projet a été prise suite à la définition du dispositif de FOAD9 et matérialisée par le cahier des charges3 de ce dispositif. Le maître d'ouvrage19 vous a confié la responsabilité de ce projet. Objectifs Analyser la demande du client6 en formalisant ou en complétant le cahier des charges. Remarque : Le maître d'ouvrage, initiateur du projet, représente le client de ce projet. Ce client peut être interne ou externe à votre entreprise. Remarque : Le cahier des charges est rarement formalisé, ou de façon très floue. Votre première tâche sera alors de rassembler l'ensemble des informations permettant sa rédaction. Conseil : Une lettre de mission doit officialiser votre nomination en tant que chef de projet5 . Ce document n'est pas nécessairement d'usage courant au sein de votre organisme. Si tel est le cas, vous pourrez soumettre le modèle que nous vous proposons au maître d'ouvrage.

Actions Réceptionner la lettre de mission Pour disposer d'un document qui détermine les résultats attendus et le périmètre d'action du chef de projet5 . Vérifier la cohérence, l'exhaustivité, la pertinence et la validité du cahier des charges Pour s'assurer que ce document pourra servir de base à une réalisation sans encombre. Effectuer, en collaboration avec le client, les modifications qui s'imposent Pour s'assurer que la définition du projet est partagée par les deux parties (maîtrise d'ouvrage / maîtrise d'œuvre). Valider le nouveau cahier des charges avec le maître d'ouvrage Pour contractualiser la demande.

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Outils

Outil 1 : Lettre de mission Explication : La lettre de mission sert à définir la nature du projet, ses interlocuteurs principaux, à préciser les responsabilités confiées au chef de projet5 , les résultats attendus et les moyens mis à sa disposition. Attention : Il est important que le chef de projet prenne connaissance du type de pouvoir dont il dispose pour mener à bien le projet. Attention : La lettre de mission est normalement émise par le maître d'ouvrage19 dès le lancement du projet. Si tel n'est pas le cas, le chef de projet peut en rédiger une et la proposer.

Lettre de mission A. Organisme client 1. Identification Décrire et localiser l'organisme (nom, raison sociale, adresse, etc.)

2. Interlocuteurs Identifier les acteurs principaux de l'organisme client (maître d'ouvrage, responsable projet, etc.), leurs fonctions au sein du projet et les moyens permettant de c...