Guajardo Cantu Gerardo - Contabilidad Para No Contadores(opt) PDF

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Description

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Contabilidad pat4a Jt\O coJt\tadot4es

Co"tabilidad pat4a no contadot4es GERARDO GUAJARDO CANTÚ Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey Campus Monterrey .

MÉXICO• BOGOTÁ•_BUENOS AIRES• CARACAS• GUATEMALA LISBOA• MADRID • NUEVA YORK• SAN JUAN •SANTIAGO AUCKLAND • LONDRES • MILÁN • MONTREAL • NUEVA DELHI SAN FRANCISCO• SINGAPUR• ST. LOUIS • SIDNEY • TORONTO

Dl!PARTAMENTO DE INFORllACION CA.DE tCA u.A.a.e.

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Gerente de división: Leonardo Newball González Gerente de producto: Ricardo del Bosque Alayón Editor de desarrollo: Noé Islas López Supervisor de producción: Zeferino García García

CONTABILIDAD PARA NO CONTADORES Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, por cualquier medio, sin autorización escrita del editor.

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McGraw-Hill lnteramericana

DERECHOS RESERVADOS© 2005 respecto a la primera edición por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V A Subsidiary ofThe McGraw-Hill Companies, !ne. Cedro Núm. 512, Col. Atlampa Delegación Cuauhtémoc 06450 México, D.F. Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. Núm. 736

ISBN 970-10-4667-6 1234567890

09876432105

Impreso en México

Printed in Mexico

Esta obra se terminó de imprimir en Agosto del 2004 en Programas Educativas S.A. de c.v. Calz. Chabacano No. 65-A Col. Asturias C:P: 06850 México, D.F. Empresa certificada por el Instituto Mexicano de Nonmalización y Certificacion A.C. bajo la Norma IS0-9002, 1994/NMX-CC-04: 1995 con el núm. de registro RSC--048 y bajo la Norma IS0-14001 :19961SAA-1998, con el núm. de registro RSAA-003

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The McGraw·Hill Companies

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A Cristo y a la Virgen María .. .por todo lo que soy. A Nora, esposa y compañera de vida .. .por todo lo que hemos podido ser. A Gerardo, Daniel Norita y Mauricio .. .por todo lo que han sido y llegardn a ser.

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ACERCA DEL AUTOR PRESENTACIÓN PREFACIO

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AGRADECIMIENTO

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CAPÍTULO 1 La información financiera para la toma de decisiones Introducción 2 La era de la información 2 Las organizaciones económicas · 2 Objetivo de las organizaciones económicas 3 Tipos de organizaciones económicas 4 Las organizaciones económicas lucrativas 5 Empresas de servicios 5 Empresas de comercialización de bienes o mercancías 5 Empresas manufactureras o de transformación 5 Empresas de giros especializados 6 Formas de organización de las entidades económicas lucrativas 6 Persona flsicá 7 Sociedades 8 La información contable: el idioma de los negocios 11 El sistema de información contable 12 Subsistema de información financiera 12 Subsistema de información fiscal 13 Subsistema de información administrativa 13 Importancia de las normas en la contabilidad financiera 13 Elaboración de normas de contabilidad financiera 14 Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera (CINIF) 14

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CONTENIDO

Supervisión y vigilancia del mercado de valores 15 Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBy V) 15 La profesión contable 15 Ejercicio profesional independiente 16 Ejercicio profesional dependiente 16 Certificación del contador público 16 RESUMEN 17 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

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CAPÍTULO 2 Estados financieros 27 Introducción 28 Objetivo de la contabilidad financiera 28 Características bdsicas de la información financiera 28 La ecuación contable 30 Efecto de las transacciones de negocios en la ecuación contable Importancia de los estados financieros 34 Estados financieros básicos 35 Estado de situación financiera 36 Estado de resultados 39 41 Estado de variaciones en el capital contable Estado de cambios en la situación financiera 43 Notas a los estados financieros 44 Dictamen de los auditores independientes 46 Interrelaciones entre los estados financieros 48

RESUMEN 48 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

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59

CAPÍTULO 3 Elementos del proceso de elaboración 61 de la información financiera Introducción 62 Principios de contabilidad generalmente aceptados 62 Principios de contabilidad referentes a la entidad económica 63 Principios de contabilidad referentes a la cuantificación de las operaciones Reglas particulares de valuación y presentación 66 Base devengada: piedra angular del registro contable 67 La cuenta 68 Partes de una cuenta 68 Reglas del registro contable (cargo-abono) 68 Catdlogo de cuentas 70 Manual contable 70

64

CONTENIDO

Ciclo contable 70 Diario general 72 Mayor General 73 Balanza de comprobación 74 Ilustración simplificada del módulo de registro 76 de transacciones: A-D-M-B Análisis 76 Registro 77 77 Clasificación 78 Comprobación RESUMEN 78 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

92

CAPÍTULO 4 Ciclo básico de elaboración de información financiera: empresa de servicios 93 Introducción 94 Las empresas de servicios 94 Los impuestos al consumo 94 El ciclo básico de elaboración de información financiera en las empresas de servicios 95 l. Módulo: registro de transacciones 95 JI. Módulo: elaboración de estados financieros 97 111. Módulo: registro de transacciones 101 IV Módulo: elaboración de estados financieros 108

RESUMEN 112 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

126

APÉNDICE 4 Refinamientos del ciclo contable: 129 módulos de ajustes y cierre Ajustes 130 Ajustes de ingresos 130 Ajustes a gastos 131 Procedimiento de cierre 132 Cierre de cuentas de ingresos 132 Cierre de cuentas de gastos 132 Cierre de la cuenta de dividendos 132 J. Módulo: ajustes 134 11. Módulo: estados financieros 139 111. Módulo: cierre 142

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IX

C~ÍTULO 5 Estado de resultados: diferencias entre empresas e servicios y comerciales 147

Introducción 148 El ciclo operativo y el estado de resultados 148 Elementos del estado de res~ltados 148 Diferencias entre una empresa de servicios y una comercial Inventario de mercancías 152 Sistemas de registro de inventario

152

Gastos adicionales que forman parte del producto 1. Fletes 156 2. Seguros 157 3. Impuestos de importación

Ventas y cuentas afines

150

156

157

157

Ventas 157 Devoluciones sobre ventas Descuentos sobre ventas

RESUMEN 160 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

158 158 175

CAPÍTULO 6 Ciclo básico de elaboración de la información financiera: empresa comercial 177 Introducción 178 Caso Ventalum, S.A. 178 Módulo de registro de transacciones 178 Módulo de elaboración de estados financieros

RESUMEN 191 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

188

206

APÉNDICE 6 Refinamientos del ciclo contable: 209 módulos de ajustes y cierre Caso: Ventalum, S.A. 210 Módulo de ajustes 211 Módulo de estados financieros Módulo de cierre contable

216 218

CAPÍTULO 7 Efectivo disponible: efectivo e inversiones temporales Introducción 226 Efectivo disponible 226 Importancia de la administración del efectivo Control interno del efectivo 227

227

225

CONTENIDO

227 Fondo de caja chica 228 Efectivo en bancos 229 Conciliación bancaria Elaboración de la conciliación bancaria 230 Inversiones temporales 234 Costo de adquisición 235 Uso de la información de efectivo disponible para la toma de decisiones 237 RESUMEN 238 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

250

CAPÍTULO 8 Capital de trabajo: cuentas por cobrar, 251 inventario y cuentas por pagar Introducción 252 Cuentas por cobrar 252 252 Tipos de cuentas por cobrar Documentos por cobrar 256 Cálculo de intereses 258 Fecha de vencimiento del documento 258 Inventario 260 Sistemas de registro 261 Métodos de valuación 261 Consistencia en los métodos de valuación 266 Cuentas por pagar 266 Proveedores · 267 Acreedores diversos 269 Documentos por pagar a corto plazo 269 Uso de la información de capital de trabajo para 270 la toma de decisiones

RESUMEN 272 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

282

CAPÍTULO 9 Infraestructura: activo fijo e intangible 285 Introducción 286 Activos fijos e intangibles: soporte de la operación 286 Activo fijo 286 Determinación del costo de los activos fijos 286 Depreciación de activos fijos 290 Métodos de depreciación 291 Presentación de los activos fijos en el estado de situación financiera

292

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XI

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CONTENIDO

Reparaciones versus adaptaciones y mejoras 293 Baja de activos fijos 293 Recursos naturales 295 Activos intangibles 296 Determinación del costo de los activos intangibles 297 Amortización de activos intangibles 297 Presentación de los activos intangibles 298 Uso de la información de activos operacionales para la toma de decisiones 301

RESUMEN 302 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

312

CAPÍTULO 10 Fuentes de financiamiento: pasivo y capital Introducción 316 Pasivo 316 Pasivo a largo plazo 317 Créditos bancarios a largo plazo 317 Créditos bancarios con garantía hipotecaria 318 Obligaciones por pagar 318 Proceso de emisión de obligaciones 319 Colocación de obligaciones 319 Registro de la emisión de obligaciones 320 Utilización de la información de pasivo para la toma de decisiones Capital contable 322 Clasificación del capital contable 322 Capital social 322 Capital autorizado 323 Capital suscrito 323 Utilidades retenidas 323 Donaciones 323 Exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable Proceso de emisión de acciones 324 Acciones comunes 324 Acciones preferentes 325 Utilidades retenidas 327 Dividendos 328 Utilización de la información de capital contable para la toma de decisiones 329

RESUMEN 329 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

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CONTENIDO

CAPÍTULO 11 Estado de cambios en la situación financiera 341. Introducción 342 La medición de la liquidez y rentabilidad en las organizaciones 342 Administración del efectivo 342 Estado de cambios en la situación financiera 342 Elaboración del estado de cambios en la situación financiera 345 Bases de preparación del estado de cambios en la situación financiera 345 RESUMEN 355 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

372

CAPÍTULO 12 Informe y análisis financiero Introducción 374 • El informe financiero 374 374 Modelo de informe financiero 375 Elementos del informe financiero Notas a los estados financieros 389 El dictamen del auditor 390 Andlisis de indicadores financieros 391 Información operacional 392 Información estratégica 392 Análisis financiero 392 Clasificación del sistema de indicadores financieros Aplicación del sistema de indicadores financieros Limitaciones del andlisis de razones financieras Andlisis vertical 399 Andlisis horizontal 401 RESUMEN 401 UNA VISIÓN DE NEGOCIOS ÍNDICE ANALÍTICO

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412

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395 396 399

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Acerca del autor Gerardo Guajardo Cantú es contador público y licenciado en Sistemas por el Tecnológico de Monterrey. Además de Master of Accounting Science por la Universidad de Illinois y estudios de especialización en Finanzas en The American Universiry, en Washington, D.C. A lo largo de su carrera de más de 25 años en el Tec de Monterrey, se ha desempeñado como profesor en el Departamento Académico de Contabilidad y Finanzas, del cual ha sido director, así como director de la Carrera de Contador Público. Actualmente es profesor de la Escuela de Graduados en Administración Pública, en la cual es director de la Maestría en Gestión Pública Aplicada. Asimismo, es profesor de la Universidad Vinual del Tec de Monterrey impartiendo el Seminario de Información Financiera a alumnos de diferentes campus del Sistema TEC. Ha impartido un sinnúmero de conferencias y cursos en Universidades y Organismos tanto del país como del extranjero. Es autor y coautor de diferentes libros sobre contabilidad, entre los que destaca el de Contabilidad financiera , por el cual ha recibido diversos reconocimientos. El libro mencionado es el texto oficial en el Sistema Tec de Monterrey y en la mayoría de las Universidades del país, así como en algunas de Centro y Sudamérica.

Presentación Presento a ustedes la segunda edición del libro Contabilidad para no contadores del profesor Gerardo Guajardo Cantú, que es producto de la experiencia y exitosa trayectoria profesional y docente desarrollada por el profesor Guajardo a lo largo de más de 25 años. La nueva edición de esta obra presenta una perspectiva actualizada y de vanguardia a los estudiosos de la contabilidad ubicados principalmente en las carreras de ingeniería y comunicación, entre tantas otras que requieren conocer los aspectos fundamentales de la contabilidad dentro de su formación académica. La presente es una obra enfocada, sencilla y práctica. Es enfocada porque ha sido pensada y estructurada para satisfacer las necesidades de conocimientos contables de los estudiantes de las carreras profesionales diferentes a la de Contador Públic-o. Es sencilla porque con admirable didáctica introduce al alumno en el complejo mundo de la toma de decisiones en los negocios basada en información financiera. Es práctica porque hace énfasis en conocimientos pragmáticos de información financiera aplicados al mundo de los negocios. Felicito a los estudiantes de estas carreras porque cuentan con una edición actualizada de esta interesante obra que les resultará sumamente práctica y útil para acrecentar sus conocimientos sobre contabilidad. Asimismo, felicito al profesor Guajardo por poner a disposición de los estudiantes esta nueva edición producto de su experiencia y esfuerzo. Enhorabuena, profesor.

C.P. DAVID NOEL RAMfREZ PADILLA Rector Zona Norte Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey

Pre acio La segunda edición de Contabilidad para no contadores es un libro que proporciona un conocimiento introductorio de la contabilidad financiera a los estudiantes de carreras profesionales diferentes a la de Contador Público. La estructura del libro ha sido diseñada para guiar al estudiante de dichas profesiones en el entendimiento, mas no en la operación de la técnica contable necesaria para elaborar los estados financieros, pero sobre todo para familiarizarlo con el uso que se le puede dar a dicha información en la toma de decisiones. En esta nueva edición, el lector inicia con el estudio de la contabilidad y de la información financiera en todo tipo de organizaciones, ya sean lucrativas, no lucrativas o gubernamentales. Podrá recorrer desde los fundamentos para saber por qué surgen las organizaciones económicas y sus distintos tipos, hasta el proceso de elaboración de información financiera de las mismas. Desde el punto de vista didáctico, esta nueva edición se centra en los procedimientos contables estrictamente necesarios para elaborar los estados financieros, dando más espacio y tiempo al análisis y a la utilización de dicha información para la toma de decisiones. En consecuencia y con el objetivo de no distraer la atención del lector en aspectos detallados de registro contable, los temas de ajustes a la información financiera y el de cierre contable se han dejado en apéndices. No puede dejar de mencionarse el último capítulo que se refiere al análisis del informe anual de una empresa que participa en el mercado de valores con el objetivo de que el estudiante visualice la utilización de dicho tipo de información en el mundo financiero de nuestros días. Cada uno de los capítulos del libro está acompañado por una serie de preguntas elaboradas de diversas formas para que el alumno se cerciore de que ha entendido adecuadamente el material del capítulo, así como de una serie de problemas y ejercicios a fin de que pueda ejercitar los conocimientos adquiridos. Finalmente, es importante recordar que el libro tiene un sitio en Internet en el cual podrá encontrar valioso material de apoyo y consulta sobre los temas contenidos en esta obra. Espero que esta experiencia de aprendizaje sea fructífera y provechosa en su formación académica.

EL AUTOR

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~,radecimiento Una obra editorial no se puede hacer sin la participación de un sinnúmero de personas. Aunque la obra acredite mi nombre, es resultado del esfuerzo y trabajo de muchos. Empezaré por mencionar que esta obra está basada en mi experiencia profesional pero sobre todo en la interacción con cientos (quizá miles) de estudiantes a lo largo de más de 25 años de carrera docente. A ese, ahora anónimo, grupo de personas con las que he compartido las aulas durante tantos años, les doy mi gratitud por haberme permitido aprender de ellos. A los que han sido mis maestros en el aula y fuera de ella, les estoy eternamente agradecido por haber compartido sus conocimientos conmigo, pero sobre todo por ser ejemplos vivientes de ética y profesionalismo. A mis compañeros maestros en el Tec de Monterrey, les agradezco por compartir conmigo esta noble profesión y por darme sus opiniones para el mejoramiento de esta obra. A la C.P. Cecilia Salazar, asistente en este proyecto, le agradezco sobremanera haber puesto su esfuerzo, creatividad y talento durante el desarrollo de esta obra. Al personal de McGraw-Hill, especialmente al licenciado Leonardo Newball, al ingeniero Ricardo del Bosque, al licenciado Noé Islas y a todo el equipo de produccción les agradezco infinitamente por su guía, talento, esfuerzo y paciencia para que este libro fuera hoy una realidad. GERARDO GUAJARDO CANTÚ

La información financiera para la toma de decisiones INTRODUCCIÓN e LA ERA DE LA INFORMACIÓN e LAS ORGANIZACIONES ECONÓMICAS • Objetivo de las organizaciones económicas • Tipos de organizaciones económicas e LAS ORGANIZACIONES ECONÓMICAS LUCRATIVAS • Empresas de servicios • Empresas de comercialización de bienes o mercancías • Empresas manufactureras o de transformación • Empresas de giros especializados e FORMAS DE ORGANIZACIÓN DE LAS ENTIDADES ECONÓMICAS LUCRATIVAS • Persona física • Sociedades e LA INFORMACIÓN CONTABLE: EL IDIOMA DE LOS NEGOCIOS e EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE • Subsistema de información financiera • Subsistema de información fiscal · • Subsistema de información administrativa e IMPORTANCIA DE LAS NORMAS EN LA CONTABILIDAD FINANCIERA e ELABORACIÓN DE NORMAS DE CONTABILIDAD FINANCIERA • Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera (CINIF) e SUPERVISIÓNYVIGILANCIA DEL MERCADO DE VALORES • Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNByV) e LA PROFESIÓN CONTABLE • Ejercicio profesional independiente • Ejercicio profesional dependiente e CERTIFICACIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO e RESUMEN e UNA VISIÓN DE NEGOCIOS

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CAPÍTULO UNO ~

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l!NTRODUCCION Para poder comprender la importancia de la información financiera, es necesario conocer y entender su sentido y su utilidad. Por ello, es importante que el lector esté consciente de que vivimos en la era de la información, que conozca el valor de ella para la toma de decisiones y que finalmente sepa qué es la información financiera, quién la requiere, para qué se utiliza y qué beneficios genera para la sociedad. Responder a estos cuestionamientos será una de las mejores maneras de iniciarse en el estudio de la información financiera para la toma de decisiones .

LA ERA DE LA INFORMACIÓN oma¡.& en cuen a .•. Rothschild: el valor de la información

Todos hemos escuchado alguna vez el apellido de una de las familias más adineradas que han existido: los R...