Guian Nn 07nnn736148 ddb688eabnnn 426153 cc8bbc5d6 PDF

Preview

Summary

En algunas de las herramientas mencionadas o en la de su preferencia, se puede editar una imagen en el celular o en la tablet; pero antes de hacerlo, es importante tener en cuenta lo que veremos a continuación, para poder crear una imagen con contenido útil oRWNCUIREWBFUERIOJIOMCFJRGVNJRTGVNTURNHUIC...

Description

PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE Guia No. 07 IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE       



Denominación del Programa de Formación: Tecnico Asistencia Administrativa Código del Programa de Formación: 134101 Nombre del Proyecto: : EJECUCIÓN DE COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS A NIVEL OPERATIVO PARA 9 PYMES DE IBAGUÉ Y MUNICIPIOS DEL TOLIMA Fase del Proyecto: Fase Análisis Actividad de Proyecto: Analizar las variables que influyen en el desarrollo de los procesos a nivel interno y externo en la organización Competencia: Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa. Resultados: 2. DESPACHAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS GENERADOS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES. 3. CONSERVAR Y PRESERVAR LOS DOCUMENTOS (SOPORTE FÍSICO O DIGITAL) PARA EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS, LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, LA NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES Duración de la Guía : 22 Horas directas horas y horas indirectas 6 horas

2. PRESENTACIÓN Estimados aprendices, es importante para las entidades públicas y privadas conocer y cumplir la normatividad que rige la administración de la gestión documental y del archivo, organizar los documentos de una empresa, requieren de una actitud positiva, el tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran. Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil. Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados, teniendo en cuenta aspectos generales, tipo, estilo y presentación, que faciliten seguir los protocolos organizacionales establecidos por la empresa en la producción de documentos. Ejercer el control de los documentos y GFPI-F-135 V01 establecer mecanismos o condiciones indispensables que permitan su recuperación, conserven su calidad y den testimonio de la operación de la empresa, siendo este un elemento integrante del patrimonio de la

institución. Controlar desde el inicio del ciclo de vida del documento requiere colaboración y coordinación entre las oficinas productoras y el archivo de la organización. Esta labor se desarrolle por un especialista en Asistencia Administrativa. Las Mipymes las micro, pequeñas y medianas empresas, constituyen un núcleo de crecimiento y desarrollo potencial de gran importancia, se adaptan con rapidez a los cambios en el entorno y se vinculan como eslabón de cadenas productivas y de comercialización. Las Mipymes son importantes porque generan empleo en sectores socialmente débiles y constituyen una posibilidad de reducción de la concentración del poder económico. 4. Actividades de Reflexión inicial:

Observe e Interprete las imágenes y de su opinión que nos quiere tramitrie ellas? Una buena ordenación, clasificación y conservación de los documentos ayuda a buena implmentacion de sistema documental ya que, este nos brinda una rápida y eficaz solución a la hora en que se realice una búsqueda tanto física como digital de los documentos que existan dentro de la empresa.

3.1 FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE Actividad 1: Actividad aplicación de Conociminetos Aprendiz: ¡Es hora de aprender descubriendo!!! Una vez explicados, profundizados y afianzados los conceptos de la presente guía por parte del Instructor, el aprendiz debe realizar en su portafolio creado de evidencias una serie de actividades por semana para que aporte a la construcción del conocimiento a GFPI-F-135 V01 través del material de apoyo.

En estas dos actividadades trabajaremos el Rap : 11 DESPACHAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS GENERADOS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES

Esta evidencia debe ser presentada al instructor(a) en la plataforma Territorio Actiivdad en plataforma Territorium - Actividad No. 1: Mapa Mental Para ello tome el material de apoyo “ Clases y Características de los Documentos” https://www.youtube.com/watch?annotation_id=annotation_2027184139&feature=iv&src_vid=Xgc yjWAoX-Y&v=IpvvHrIO4Aw.

https://www.youtube.com/watch?v=lZ-P1zYjq7U Realice un mapa mental que contenga: a) características de los documentos b) Clases de documentos c) Clasificación de los documentos d) Tipología documental

Ambiente Requerido: Ambiente de formación, mesas, sillas, computadores, conexión a internet. Materiales: Lápices, esferos, colores, marcadores, hojas reciclables, pliegos de papel, entre otros. Actividad 2: Actividad aplicación de Conociminetos Aprendiz: ¡Es hora de seguir aprendiendo y la mejor forma es descubriendo!!! Actiivdad en plataforma Territorium - Actividad No. 2: Tabla de retención documental Teniendo en cuenta el material de apoyo Guía para la elaboración de la Tabla de Retención Documental, haciendo uso de Excel crear un ejemplo de una Tabla de Retención Documental. GFPI-F-135 V01

Ambiente Requerido: Ambiente de formación, mesas, sillas, computadores, conexión a internet.

Materiales: Lápices, esferos, colores, marcadores, hojas reciclables, pliegos de papel, entre otros.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje Teniendo en cuenta el objetivo de la presente guía de aprendizaje, en la cual como Técnicos en Asistencia Administrativa usted deberá desarrollar competencias orientadas a fortalecer los procedimientos administrativos dentro de las MIPYMES, para lo cual se plantean diferentes actividades que vayan orientadas al desarrollo de las mismas. Actiivdad en plataforma Territorium - Actividad No. 1:Cuadro Comparativo Rap: 13. CONSERVAR Y PRESERVAR LOS DOCUMENTOS (SOPORTE FÍSICO O DIGITAL) PARA EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS, LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, LA NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES. Actiivdad en plataforma Territorium - Actividad No. 1: Cuadro Comparativo Para ello tome el material de apoyo Audio: ttps://www.youtube.com/watch? v=YqaYsHoOdg8 Una vez escuchado el audio Acuerdo 050 de 2000 (CONSERVACIN_PREVENTIVA_CONSERVACIN_Y_RESTAURACIN_Acuerdo_050_200 0_AGN ) y el Acuerdo 048 de 2000 (Conservacin_preventiva_conservacin_y_restauracin_Acuerdo_048_2000) Elabore un cuadro comparativo entre Preservación, Restauración y Conservación de documentos, identificando sus métodos e importancia. Ambiente Requerido: Ambiente de formación, mesas, sillas, computadores, conexión a internet y establecimiento requerido de acuerdo a las características del evento. Materiales: Lápices, esferos, colores, marcadores, hojas de examen, pliegos de papel, GFPI-F-135 V01 entre otros.

NOTA: Ustedes eligen la herramienta que deseen para crear cuadro comparativo

4

Ambiente Requerido: Ambiente de aprendizaje virtual; computador con paquete office, celular o cámara 5 fotográfica, conexión a internet. 6  Materiales: Papel y lapiceros 7 Ambiente Requerido: Ambiente de aprendizaje virtual; computador con paquete office, celular o cámara 8 fotográfica, conexión a internet. 9  Materiales: Papel y lapiceros 1 0 Ambiente Requerido: Ambiente de aprendizaje virtual; computador con paquete office, celular o cámara 11 fotográfica, conexión a internet. 1 2  Materiales: Papel y lapiceros FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular Evidencias de Aprendizaje

Criterios de Evaluación

Atender clientes de acuerdo con procedimientos de servicio y normativa Evidencias de Conocimiento : Desarrollo de la guía de aprendizaje.

Prueba de conocimientos

Despachar

los documentos físicos y/o electrónicos generados en las unidades administrativas, teniendo en cuenta la normativa y políticas institucionales.

Técnicas e Instrumentos de Evaluación

Observación sistemática: valoración de actitudes. Estudio de caso y resolución de problemas: cuestionario. GFPI-F-135 V01

Conservar y preservar los documentos (soporte Situaciones orales de

Evidencias de Desempeño: Realiza un juego de roles donde aplique las Refleciones sobre la historieta. Luego, de forma individual responder en su Portafolio de evidencias. para continuar con el desarrollo de esta guía, dar respuesta a las preguntas. Elaborar el Manual de funciones del Asistente Administrativo.

Evidencias de Producto: Presentación del trabajo realizado de las actividades propuestas en la la formación etapa de análisis , Elaborar el Manual de procedimientos o funciones.

físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas técnicas, la tecnología disponible, la normativa y políticas institucionales

Reconoce los diferentes tipos de Herramientas Tecnologicas según las necesidades de la organización. Participa de manera proactiva en la realización del trabajo en equipo, demostrando actitud y liderazgos positivos durante el desarrollo de las actividades.

evaluación: socialización, diálogo, debate. Ejercicios prácticos: talleres, exposiciones virtuales y socializaciones en el grupo. Portafolio de evidencias, Manuel de funciones. Proyectos: cuestionarios Situaciones orales de evaluación: socialización, diálogo, debate.

Ejercicios prácticos: foros, Collage, video,portafolio de evidencias,Poster Digital y Blogs.

Referencia diversas fuentes de información en la realización de los trabajos. Presenta las evidencias de manera oportuna y de acuerdo con lo concertado. Distingue el ambiente de aprendizaje y la metodología que se utilizará en el proceso de formación. Establece los dominios y debilidades con las que llega al proceso de formación según el

GFPI-F-135 V01

programa en el cual se encuentra matriculado reconociendo su perfil como aprendiz del SENA.

3.

GLOSARIO DE TÉRMINOS



Administración: Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad. (Torcat, 2006) Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está



    

  

al servicio de la gestión Administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo privado de interés público: Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental y de los documentos electrónicos de archivo. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Cultura organizacional. Conjunto de suposiciones, creencias, valores y normas que comparten y aceptan los miembros de una organización. (Torcat, 2006) Delegar. El acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad formales para realizar actividades específicas. (Torcat, 2006) GFPI-F-135 V01 Descripción del puesto. Documento que proporciona información respecto de las actividades, deberes y responsabilidades de un puesto. (Torcat, 2006)



        

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Documento electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Eficacia. Capacidad para determinar los objetivos adecuados "hacer lo indicado". (Torcat, 2006) Eficaz. Se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos. (Torcat, 2006) Eficiencia. Capacidad para reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización. (Torcat, 2006) Sistema de gestión documental: 1. Programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujode documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materialeso medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (impresa o no) o parte de ella, previamente consultada como autor, título, edición, entre otros.

4.

REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

https://encolombia.com/economia/empresas/definicionyclasificaciondelaempresa/ https://definicion.de/empresa/ https://www.youtube.com/watch?v=Nzv4kw1pKOI Ramírez, C. (2009). Fundamentos de Administración. Tercera Edición. Bogotá, Ecoe Ediciones. GFPI-F-135 V01 Acuerdo 048 del 2000 Acuerdo 049 del 2000 Acuerdo 050 del 2000

Ley 594 del 2000 Decreto 103 de 2015 Páginas recomendadas: http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en Bases de datos y puede acceder a: e-brary, Gale, Galé Cengage Learning, Océano para Administración, Knovel, Océano universitas P&M, Proquest. Imagen 1. Caricatura Gestión documental Adaptado de internet. Obtenido de https://www.storyboardthat.com/fr/storyboards/paolaardila/caricatura-gestion-documental 7. CONTROL DEL DOCUMENTO Nombre

Autor (es)

Luz Myrian Lugo

Cargo

Rojas Instructora

Depe ndencia

Fecha

Comercio y 09 de sept 2021 Servicios

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía) Nombre

Cargo

Dependenci a

Fech a

Razón Cambio

del

Autor (es)

GFPI-F-135 V01...