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Fallstudie 16 – Anwendungssysteme

Verbesserungen durch ein neues Anwendungssystem bei einem Arzneimittelhersteller

Der Januar 2002 war ein Wendepunkt für Leiner Health Products, den größten Hersteller von Vitaminpräparaten und Nahrungsergänzungsmitteln und den zweitgrößten Hersteller von nicht verschreibungspflichtigen Arzneimitteln in den USA. Die Firma war rasch gewachsen und hatte große Kunden wie Wal-Mart Stores, Sam‘s Club und Costco Wholesale Corp. gewonnen. Dieses Wachstum stellte die Systeme des Unternehmens jedoch auf eine harte Probe. Die einst einfach zu führende Firma, die über eine überschaubare Produktpalette und einige wenige Kunden verfügte, belieferte jetzt 150 Kunden mit 4.000 unterschiedlichen Vitaminproduktlinien, die in fünf Fabriken hergestellt wurden. Die Firma wusste weder, wer ihre besten Kunden, welche Produkte am gewinnbringendsten und welche Kunden im Zahlungsrückstand waren, noch, welche Artikel besonders schnell und termingerecht hergestellt und geliefert werden mussten. Die Buchhaltungsabteilung verwaltete Ein- und Ausgaben anhand der Papierunterlagen, die sie von den Vertriebsmitarbeitern erhielt. Wal-Mart, der größte Kunde der Firma, hatte gedroht, sich einen anderen Lieferanten zu suchen, weil Leiner bereits wiederholt die Warenbestände von Wal-Mart zu spät aufgefüllt hatte. Offene Außenstände (d.h. Zahlungen, die Einzelhändler zurückhielten, bis die Rechnungsstellung seitens Leiners auf ihre Korrektheit geprüft war) verringerten den jährlichen Umsatzerlös um 17 Millionen USD.

Zu diesem Zeitpunkt beauftragte Leiner die Unternehmensberatung Alvarez & Marsal Inc. (A&M), eine in New York ansässige Firma, die sich auf die Sanierung von Unternehmen spezialisiert hatte. A&M fand heraus, dass einige Kunden Leiner mehr Geld kosteten, als sie einbrachten. Die Firma Leiner ließ viele dieser unprofitablen Kunden fallen, wodurch sich ihr Kundenstamm um 50 Prozent und die Anzahl der von ihr hergestellten Produkte um 60 Prozent verringerte. Außerdem schloss sie drei ihrer fünf Herstellungsbetriebe.

Das Hauptproblem der beiden verbleibenden Betriebe von Leiner waren zu große Lagerbestände. Wenn eine Bestellung einging, erstellte das MRP-System (Manufacturing Resource Planning System) der Firma einen Materialanforderungsplan, ohne die gesamte Kundennachfrage zu kennen und zu wissen, ob in den Werken ausreichende Kapazitäten zur Bearbeitung dieses Auftrags verfügbar waren. Es wurde fast immer mehr Rohmaterial eingekauft, als verarbeitet werden konnte, was zu übermäßig hohen Lagerbeständen führte und vermeidbare Kapitalbindungskosten verursachte. Um Geld zu sparen, entschied der Beschaffungsbereich von Leiner daher nach freiem Ermessen, wie viele Rohmaterialien gekauft werden, was dazu führte, dass einige Produkte nicht produziert und folglich einige Kunden nicht pünktlich beliefert werden konnten. Die auf Supply Chain Management spezialisierten Berater der Firma REM Associates halfen Leiner, dieses Problem durch eine Verbesserung des MRP-Systems zu lösen. Durch die Verbesserung konnte das System aktuelle Daten von Kundenbestellungen und Lieferzeiten erfassen und berücksichtigen. Mit

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Prof. Dr. Holger Hemling

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Hilfe der präziseren Planungsdaten über Produktionskapazitäten, Kundenanforderungen und der künftigen Nachfrage nach Produkten konnte die Firma Leiner ihre Lagerbestände an Rohmaterialien und Fertigerzeugnissen um 50 Millionen USD reduzieren.

Die Berechnung verfügbarer Finanzmittel stellte eine weitere Schwachstelle dar. Leiner machte den Großteil des Geschäfts mit Discount-Ketten, so dass das Kreditorensystem zahlreiche unterschiedliche Preise zu Werbeaktionen und Sonderangeboten. die von den Einzelhändlern zu unterschiedlichen Zeiten angeboten wurden, verwalten musste. Die Vertriebsmitarbeiter vereinbarten mit einem Einzelhändler die Verkaufskonditionen und gaben den betreffenden Vertrag an die Marketing-Abteilung und die Buchhaltung weiter, ohne sich immer zu vergewissern, dass die Rechnungsstellung korrekt erfolgte. Die Kunden stellten regelmäßig die Korrektheit von Rechnungen in Frage. Weil ein Großteil der Buchhaltungsdaten nur auf Papier verfügbar war, konnte die Firma Beanstandungen nur langsam bearbeiten. Dadurch blieben Rechnungen bis zu 90 Tage lang unbezahlt, was die Firma, wie gesagt, jedes Jahr 17 Millionen USD kostete. Zur Verbesserung des Cash Flow-Management installierte Leiner neue Software der Firma Emagia Corp. aus Santa Clara, Kalifornien, mit der Kundenverträge von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung überwacht werden konnten. Papieraufträge wurden abgeschafft. Innerhalb von sechs Wochen hatte die Emagia-Software die Außenstände von Leiner um 75 Prozent reduziert.

Die Firmenleistung wurde erheblich gesteigert. Die Bestellungen wichtiger Kunden können nun in 95 Prozent aller Fälle pünktlich und vollständig erfüllt werden. Die Beschaffungskosten wurden um 15 Prozent reduziert und die Lagernutzung wurde um 60 Prozent verbessert. Die Firma Leiner muss zwar immer noch die Probleme bewältigen. die aus der schlechten Wirtschaftslage resultieren, verfügt jetzt jedoch über die Systeme, die genau Aufschluss über die aktuelle Situation der Firma geben.

Quellen: Jeffrey Rothfeder, „ How Leiner Health Cured lts IT Woes“, C1OInsight 1. März 2003; www.leiner.com, Stand 23. September 2003; www.emagia.com, Stand 23. September 2003.

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