Instructivo Front -  Control de Estado de Ocupación y listado de Salidas Previstas. Información PDF

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INSTRUCTIVO RECEPCIÓN Actividades previas al ingreso del pasajero.

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Control de Estado de Ocupación y listado de Salidas Previstas. Información referente a la ocupación y estado de las habitaciones, así como

las habitaciones que deben ser desocupados y los pasajeros que ingresan el día de la fecha. Teniendo en cuenta que las habitaciones que hacen Check-Out deben ser desocupadas antes del horario establecido, 11:00 hs, para completar la limpieza de las mismas antes del horario de Check-In, 16:00 hs.  Chequeo de las Reservas. Chequeo de

las Reservas individualmente, para

corroborar que esté

correctamente realizada. Aquí se ven las observaciones, y si es necesario, se notifica a House Keeping a cerca de la necesidad de armado de camas o cunas adicionales, así como cualquier otro dato que sea extra a los referentes al alojamiento en sí, como pueden ser la forma de pago, la asignación de pre-pagos, o tarifas especiales, necesidad de contratar transfer, entre otros.  Asignación de habitaciones para los Ingresos Previstos. Mediante el uso del sistema, se asignan las habitaciones, durante la auditoria en la noche anterior de dichos ingresos, como mínimo, dependiendo del estado de ocupación, las salidas previstas y el tipo de departamento/ habitación que se requiera. 

Organización de Fichas de Registro.

Una vez la Ficha de Registro se encuentra completa (Nombre y apellido, fecha de nacimiento , documento o pasaporte , dirección ,email ,firma , etc.) debe ser archivada en el fichero de habitaciones ocupadas, en su respectivo nº de habitación y al dorso.

Check-In.

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Pasajeros con Reserva “Particular” (villa Sofía)

1. Controlar que efectivamente el pasajero figure en el listado de Ingresos Previstos y la habitación que le está asignada corresponda según la cantidad de pax para el armado de sus camas.

2. Controlar en su reserva, específicamente en “control de Caja”

si el Pax

realizo algún “Anticipo” (prepago) para de esta forma cobrarle el restante del alojamiento o en su defecto, de no haber ningún prepago, cobrarle la totalidad del mismo.

3. Se procede a solicitarle al Pax

como Garantía de sus futuros consumos

extras, una Tarjeta de Crédito (se retira un poco de papel del posnet, se realiza una copia del frente de la tarjeta ya que el mismo es carbónico, anotando clave de seguridad, tipo de tarjeta y firma del mismo). De no tener el Pax una tarjeta de crédito, se le solicitara un Deposito en efectivo de $ 500.- o U$S 200.- en este caso rellenamos un Voucher con los datos del Pax (esta impreso en Front) y le entregamos al Pax el original para que lo presente en su Check Out. Se guarda el efectivo en un sobre con la fecha del out del pasajero y sus datos principales y se guarda en la caja fuerte del Hotel.

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Pasajeros con reservas a través de “Agencias” 1. Se le solicitara al Pax presentar en Front el voucher de la Agencia, en el mismo controlaremos que todos los datos que estén en dicho voucher coincidan con nuestra reserva. Este último se adjunta a continuación a la Ficha del Pasajero. 2. En este caso también se procede a solicitarle la garantía, con Tarjeta de crédito o en efectivo.

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Pasajeros sin Reserva. Walk –In.

Consulta de disponibilidad, asignación de habitación según la misma y consulta de tarifa. 1. se le solicita al pax que complete la ficha. 2. se pide tarjeta de crédito o efectivo como garantía. 3. se genera el walk in, debiendo modificar de forma manual la tarifa.

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En ambos casos, se entregara ficha de Registro al pax para que él mismo complete sus datos personales, los de sus acompañantes, firme y cobrarle. Controlar que los datos fundamentales (los que requiere el sistema como indispensables) de la ficha estén completos.

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Acompañar al pax. al departamento/habitación.

Se enseña el equipamiento, funcionamiento de la Caja de seguridad, y se le informa el uso del interno a recepción (número cero “0”) para cualquier tipo de consultas. Se comentan los servicios incluidos, los horarios de utilización del Gimnasio y Spa, desayunador, así también los servicios del restaurante. Se da respuesta a las dudas o consultas de

los pasajeros.

Siempre dependiendo de la ubicación del

departamento, si se encuentra en el Hotel, el desayuno esta incluido en la tarifa, mientras que los departamentos del Apart hotel y Anexo NO INCLUYEN desayuno. Salvo en temporada de invierno que todas las habitaciones tiene incluido el desayuno, avisándole que puede adquirirlo de todas formas y abonarlo al out, firmándolo previamente en el desayunador una comanda con el monto total. Debe aclararse a los pasajeros que las toallas de las habitaciones no deben ser trasladadas al sector de piscina y Spa, puesto que allí se entregan limpias, donde también le harán entrega de Gorras para la piscina, y podrán utilizar los lockers para guardar sus pertenencias.

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Completar la carilla posterior de la ficha de Registro. (recepcionistas)

Observando los datos que figuran en la reserva del pax. Completar los datos correspondientes al Estado de cuenta, la razón del viaje y cómo llegó el pasajero al Complejo.

Check Out.

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Cierre de Cuenta.

Al momento del Check Out, el pasajero debe abonar la suma indicada en el saldo de su cuenta. El valor figurará en la cuenta del pasajero, en el Sistema Hotelero. Si se cobró al check-in o a la reserva por medio de un anticipo, serán solamente extras. En el caso que el pax decida cancelar su cuenta el día anterior al check-out, agregar al saldo de la pantalla una noche más. Esto debido a que el sistema no carga la

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noche hasta que se hace el cierre de auditoria al día siguiente a las 7:00 a.m. De esta manera quedará un saldo a favor del pax que se regularizará al día siguiente. La habitación quedará abierta hasta que el pax se retire físicamente del establecimiento. Una vez cancelado el importe, debe hacerse la factura correspondiente y se cierra la habitación.

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Formas de Pago :

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Deposito Bancario.

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Transferencia Bancaria.

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Efectivo. ( Pesos, Dólares, Pesos Chilenos, Euros)

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Tarjetas de crédito: AMEX / VISA / MASTERCARD

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Tarjetas de débito.

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Cuenta Corriente.

Late Check Out.

El check out se realiza antes de las 11hs, en el caso que el pasajero no informe que se retira, se debe llamar a la habitación informando que se esta en horario de salida. Antes de las 11:30hs, se debe informar que el sistema cargara automáticamente el 50% de la tarifa correspondiente al late check out, luego de las 15hs se carga el 100%. Esto siempre sujeto a disponibilidad y ocupación, dado que en el caso de tener una ocupación baja, se puede ser flexible con los horarios de salida. Vcx Early Check In.

Las reservas o walk in que desee ingresar antes del horario previsto de check in, 07hs a 12hs, deberá abonar el 50% de la tarifa. Esto siempre sujeto a disponibilidad y ocupación, dado que en el caso de tener una ocupación baja, se puede ser flexible con los horarios de entrada.

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Facturación. Existen 2 modos de facturación. 1. Factura A. Factura entregada a un Responsable Inscripto. La misma no está dirigida puntualmente a quien se entrega, sino bajo el nombre de la empresa o particular a la cual se esta facturando. Suelen confeccionarse para las Agencias de Viajes. De ser necesario la hoja de Responsable Inscripto se baja de Internet en la página de la AFIP completando con el número de CUIT, que le tendremos que solicitar al pax para poder realizar dicha operación. 2. Factura B. Se entrega a un Consumidor Final. Es destinada a no responsables, exentos del IVA, y no categorizados (extranjeros).

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Manejo de Tarjetas de Crédito. Existen 2 modos. 1. El pasajero entrega en mano la tarjeta al recepcionista. La tarjeta se pasa por el Posnet, se ingresan los últimos 4 dígitos del número de tarjeta y el código de seguridad (los últimos 3 números del reverso de la misma o en el caso de Amex, son los 4 números que figuran frente de la tarjeta)Luego el importe y numero de cuotas, estas tiene interes según la cantidad. 2. En caso de Prepagos (anticipos) El pasajero envía los datos de la tarjeta por e-mail o vía telefónica. Aquí serán necesarios los números de la tarjeta, su fecha de vencimiento y el

código de seguridad. Luego debe ingresarse el

monto correspondiente. Serán emitidos dos tickets, el primero deberá ser firmado por el pasajero; el segundo será entregado al titular de la tarjeta como comprobante de la operación. El sistema VHF solicita los numeros de la tarjeta para hacer efectivo el pago, por lo que siempre debemos pasar primero la tarjeta y luego facturar.

Cierre de caja.

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Turno Mañana (de 7:00 a 15:00 hs). Al finalizar el turno debe realizarse el primer cierre, el cual es “ Cobros y Pagos”. El mismo se hace mediante el Sistema Hotelero, en la sección de: Consultas / Recepción / Frontoffice / Caja / Cobros y Pagos. Allí aparecerá un espacio donde deberá ingresar 1. la fecha del día 2. el Nombre del operador de Turno 3. se deben tildan sólo los “Movimientos provenientes del VHF” y “Sólo los movimientos de caja”. 4. Al presionar “Ok” se imprimirá automáticamente una hoja donde se especifican los movimientos de caja durante nuestro turno. El paso siguiente que se debe realizar es el “ Cierre X”, para realizarlo debemos estar en la pantalla principal del sistema: Caja / Hasar/ Cierre “X” Se imprimirá un comprobante “X” en la impresora fiscal. El último cierre se produce en el posnet, donde el mismo realiza un cierre individual de cada tarjeta, para realizarlo se debe presionar en el posnet: Menú / Cierre de Lotes / Todos y mientras la máquina realiza los cierres correspondientes nos va consultando si estamos seguros de realizar dicho cierre y da la opción de poner SI- No, en este caso aceptamos siempre, y nos va a imprimir dicho listado que va a ser guardado en el sobre de caja. Una vez realizado ese cierre, debemos realizar una reimpresión del mismo poniendo en el posnet: Menú / Funciones / Reimprimir / Cierres de Lotes / Todos, y nos va a imprimir dicho listado que va a ser guardado en l sobre de caja. Todos estos cierres impresos, junto con las facturas (duplicado) realizadas en el día de la fecha deberán ser adjuntos al sobre que contendrá el dinero en efectivo ingresado en caja. El mismo debe ser firmado por el recepcionista de Turno y debe ser guardado en la caja fuerte que corresponda a cada recepción. Turno Tarde de 15:00 a 23:00 hs.

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Al igual que en el cierre del turno mañana, se realiza el Cierre de Caja, Cierre X y Posnet. Se debe destacar que en el cierre de la recepción del Anexo, en vez del Cierre X, se realiza el Cierre “Z”

T ur noNo c hed e2 3 : 0 0a0 7 : 0 0hs . Ene s t et u r n oe sd o n d es er e a l i z al aa u d i t o r ad e l s i s t e maHo t e l e r o , q u es ed e t a l l aac o n t i n u a c i ó n : 1 . 2 . 3 . 4 . 5 . 6 .

Cont r ol Di a r i o/ fic h a s Audi t o r i a I nf or me saGe r e nc i a I nf or me saSe c t o r e s As i gn a rHa bi t a c i o ne s I nf or me sdeT ur n o

1 . Co nt r o l di a r i o: Sed e b ec o n t r o l a rq u et o d al ai n f o r ma c i ó np o s i b l ed e l s i s t e mae s t év o l c a d ae nl a sfi c h a sd el o sh u é s p e d e s , p o r Ej . F e c h ai n , f e c h ao u t , t a r i f a s , n ú me r od eh a b . , n ú me r od ep a x , n ú me r o sd ef a c t u r a , e t c . T a mb i é ns ed e b e c o n t r o l a rq u el a sfi c h a st e n g a nt o d o sl o sc a mp o sc o mp l e t o syq u et e n g a ns u sc o r r e s p o n d i e n t ev o u c h e r sd e a l o j a mi e n t oyg a r a n t í a( od e p ó s i t oe ne f e c t i v o ) . Po rú l t i mos ed e b ev e r i fi c a re l s a l d od el a sc u e n t a sd ec a d au n ad el a s h a b . En v i a rl o sd e t a l l e sd e l i n f o r meaSi l v i n a , Ma r c e l yRe c e p c i ó n . 2 . Au di t or i a : Si h u b omo v i mi e n t o sd ec a j ad u r a n t ee l p e r í o d oe n t r eq u es et o mae l t u r n oye l mo me n t od er e a l i z a r Au d i t o r i a , s ed e b ei mp r i mi r e l i n f o r med e“ Co b r o syPa g o s ” ye n v i a r l oj u n t oc o nl o sc i e r r e sa l s o b r ed eAd mi n i s t r a c i ó n .

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a )Pr i me rp a s o: “ Ci e r r ed e l Dí a ”e ne l mó d u l oPDVCo n fi g u r a c i ò n

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L u e g od e l c i e r r es ed e b ei mp r i mi re l “ I n f o r med e l Ci e r r ed e l Dí a ”ye n v i a r l oj u n t oc o nl o sc i e r r e sa l s o b r ed e Ad mi n i s t r a c i ó n . g und op a s o: “ Re d u c c i ó nZ” e ne l mó d u l oVi s u a l Ho t e l F r o n t Offic e b )Se

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I mp r i mi re l “ I n f o r meZ” ye n v i a r l oj u n t oc o nl o sc i e r r e sa l s o b r ed eAd mi n i s t r a c i ó n . c ) T e r c e rpa s o: “ Au d i t o r i a ” e ne l mó d u l oVi s u a l Ho t e l F r o n t Offic e

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Un av e zfi n a l i z a d oé s t ep r o c e s oa p a r e c el ap a l a b r a“ F I M” l ac u a l i n d i c aq u el aAu d i t o r i ah ac o r r i d oc o né x i t o .

d ) Cu a r t op a s o: “ L i b r od eV e n t a s ” e ne l mó d u l o“ L i b r oF i s c a l Ar g e n t i n a ”

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Ené s t ep a s oq u e d ag e n e r a d oe l L i b r od eI V AVe n t a s . e )Qu i nt op a s o: “ El a b o r a rF a c t u r a ” e ne l mó d u l o“ F a c t u r a mi e n t o ”

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Informe Diario.

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T o d o sl o sd í a sd e b ec o n f e c c i o n a r s eu nI n f o r med o n d ev o l c a mo se ne l mi s mot o d al ai n f o r ma c i ó ny / od a t o so c u r r i d o s d u r a n t ec a d at u r n o , p a r ae n v i a ra: c a b a n a s @v i l l a s o fi a b a r i l o c h e . c o m. a r

r e c e p c i o n @v i l l a s o fi a b a r i l o c h e . c o m. a r r e s e r v a s @v i l l a s o fi a b a r i l o c h e . c o m. a r

s i l v i n a @v i l l a s o fi a b a r i l o c h e . c o m. a r c o mp r a s @v i l l a s o fi a b a r i l o c h e . c o m. a r i n f o @v i l l a s o fi a b a r i l o c h e . c o m. a r

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j u l i a p u p p o @y a h o o . c o m. a r

Dema n e r aq u et o d al ae mp r e s ac o n o z c al o sa c o n t e c i mi e n t o sd i a r i o s , ys ema n t e n g a ni n f o r ma d o s . As í t a mb i é n , d e b e q u e d a ra r c h i v a d oe l d o c u me n t oe nl aPCq u ec o r r e s p o n d a , p a r aq u ee x i s t al ap o s i b i l i d a dd eh a c e ru ns e g u i mi e n t od e l o sd a t o s .

L o st í t u l o sac o mp l e t a rs o nl o sSi g u i e n t e s : 1 . No v e d a d e sd er e c e p c i ó n 2 . Ch e c ko u t 3 . Ch e c ki n 4 . Ma n t e n i mi e n t oyh o u s e k e e p i n g 5 . De s p i e r t e s 6 . Cu a d r od eo c u p a c i ó n 7 . Fa c t u r a c i ó n 8 . Ci e r r e sc o n t a b l e s I n f o r me saGe r e nc i a : Sed e b e ng e n e r a r l o si n f o r me sd e“ Hu é s p e d e se nl ac a s a ” y“ Oc u p a c i ó n ” p r o y e c t a d ad e s d el af e c h ah a s t a 1 5d í a smá sye n v i a r l o sp o r ma i l aGe r e n c i ayRu b é n“ Hu é s p e d e se nl ac a s a ”

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Información relacionada con la Central de Reservas.  Disponibilidad. Es preciso que exista una actualización constante de la información compartida con la Central de Reservas. Tanto las Recepciones del complejo como la oficina de Reservas deben estar al tanto de cualquier modificación en la disponibilidad de departamentos para su venta.

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 Promociones. Todo el personal debe estar informado acerca de las ofertas o promociones existentes, para poder darlas a conocer a los pasajeros y clientes potenciales. Las mismas siempre figuran en la pagina Web, www.villasofiabarilche.com.ar

Política de Cancelación de Reservas. Todas las cancelaciones deberán ser por escrito y enviadas vía fax o e-mail a nuestro Departamento Comercial. Si la solicitud es aceptada y cumple con las políticas de cancelación de reservación, la cantidad correspondiente será reembolsada 1. Al momento de darle el alta a la reserva se deberá tener en consideración el vencimiento del pago de la misma, caso contrario el sistema la dará de baja en forma automática. Al cancelar se debe tener en cuenta que: 

Reservas para una sola noche no son reembolsables.

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

Hasta 30 días de antelación del Check-in sin gastos de cancelación.



Hasta 15 días de antelación del Check-in deberá abonar 1 noche de la reserva en concepto de gastos de cancelación.



Dentro de los 15 días y 1 semana antes al Check-in deberá abonar el 50% de la estadía del alojamiento.



Dentro de la semana anterior al Check-in deberá abonar el 100% de la estadía.



De no cubrirse la estadía completa, no hay reembolsos.

El método de reembolso puede convenirse entre las partes intervinientes, ya sea a través de depósito bancario, efectivo o canje por alojamiento.

Hotel

Habitaciones #119, #126, #219, #226, #319, #326. Singles y/o Dobles Standard. Capacidad para 1/2 pasajeros. Habitaciones #120, #121, #122, #123, #124, #125, #220, #221, #222, #223, #224 y #225. Habitaciones Dobles Superiores. Capacidad para 2/3 personas. Opción cama adicional. Habitaciones #320, #321, #322, #323, #324 y #325. Cuádruples. Capacidad para 4/5 personas. Opción cama adicional. Habitaciones # 419 y #426. Ático. Capacidad 2/3. Opción cama adicional Habitaciones 120 y 225 aptas para personas con capacidades diferentes

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Aparts Premium Aparts #115 y #118. Capacidad para 2/4 pasajeros. 1 dormitorio + Living, en una sola planta. Opción cama adicional. (56 m² aprox.) Aparts #316 y #317. Capacidad para 2/4 pasajeros. Dúplex, 1 dormitorio + living. Opción cama adicional. (56 m² aprox.) Aparts #116, #117, #215, #216; Capacidad para 4/6 pasajeros. 2 dormitorios + Living, en una sola planta. Opción cama adicional. (80 m² aprox.) Aparts #217, #218, #315 y #318. Capacidad para 4/6 pasajeros. 2 dormitorios + Living, dúplex. Opción cama adicional. (80 m² aprox.) Predio Anexo – Cabañas:

Cabañas #104, #105, #106, #107, #108, #109, #110, #111, #112, #114, #210 y #211. Studios con capacidad para 2/3 pasajeros. Opción cama adicional. Cabañas #204, #205, #206, #207, #208 y #209, #212 y #214.

. 1 dormitorio +

Living, tipo Duplex. Capacidad para 4/5 pasajeros. Opción cama adicional. #310. Loft con capacidad para 6/7 pasajeros, tipo Dúplex. Opción cama adicional. Cabañas #101, #102, #103. 1 dormitorio + Living, en una planta (Estas unidades están habilitados para personas handycap). Cabañas #201, #202 y #203. Capacidad para 5/6 pasajeros. 2 dormitorios + Living, Duplex. Tanto los Aparts del Predio Principal como las Cabañas del Predio Anexo están equipadas con teléfono, TV cable, caja de seguridad, cocina con vajilla completa, cafet...