Introducción a Ópera (Informática Aplicada a la Gestión Turística) PDF

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Informática Aplicada a la Gestión Turística: María Teresa Villacé Molinero...

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OPERA PMS (Opera Hotel Servide de Microsfidelio) 1. Introducción a Opera Profiles=cardex (fichas de cliente en un hotel)  Reservas: antes de que llegue el cliente.  Front desk: durante la estancia del cliente.  Cashiering: salida del cliente.

1.1. Uso de teclas rápidas F1: Opera Help. Proporciona ayuda si no se conoce un concepto o no se sabe cómo hacer algo. Cuadrados amarillos: son cuadrados de búsqueda, la información que metamos luego se busca. Name: es apellido, no es nombre. First: nombre. Abrir y cerrar ventanas: a la X no, le damos a CLOSE: te saca sin guardar nada. SAVE salva. OK: te saca y guarda. Programa con negritas: falta algo, campos a rellenar. Al hacerlo bien: final de reserva = nº confirmación.

SHIFT + F1: Ocuppancy Graph. Puesto gestión. El gráfico de ocupación ofrece una representación visual de la ocupación del hotel, por fecha o semana. En este gráfico se muestra la ocupación de hoteles en términos de reservas y bloques, tiene varias opciones para ordenar la pantalla. • •

Deducidas/deduct si se firma y se reserva una habitación, en el sistema se deduce (habitación que no se puede vender)  es lo normal. Non deduct: reservas en tentativo, reservas en grupo. Bloqueo de habitaciones que no deducen del inventario si no quieres. Muchas en tentativo es un problema.

CONTROL +F2: Detailed Availability. La pantalla muestra la disponibilidad de habitaciones a catorce días vista. Además, esta pantalla tiene una función para cambiar de ocupación a disponibilidad de las habitaciones. (Siempre hay que pulsar "Buscar"). •

OOO: Out Of Order: la habitación está fuera de servicio. Su disponibilidad varía con el tiempo.

Cuadro amarillo de búsqueda. Disponibilidad: cuántas habitaciones puedo vender. La disponibilidad no es si hay espacio en el hotel sino la categoría de las habitaciones. Las 3 primeras columnas hasta BP (Booking Position) no las vamos a ver. A partir de STDB sí. STDB y STTW: habitaciones standard, habitaciones de menor categoría con precio más bajo. Diferencia entre una doble y una twin: doble es de uso individual (para 2 personas) con una única cama de matrimonio, la cama twin tiene 2 habitaciones. SPDB: superior doble (más grande, más servicios, una única cama de matrimonio). SPTW: superior twin. SUIT: suite, hay una separación en la habitación, con un pequeño espacio o salón. ADA: adaptadas para minusválidos.

F3: Available Room Search. La pantalla de búsqueda habitaciones disponibles le permite buscar fácilmente un número de habitación que está disponible, limpia o inspeccionado.

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Cuadro amarillo de búsqueda. Fechas, tipo de habitación, días, piso de habitación, fumador/no fumador. Características (features) especiales, adaptadas, cosas específicas, cada hotel lo configura. Cuadro amarillo de búsqueda. - Comunicada significa dos habitaciones con una puerta que las une (familias, guardaespaldas…).

Para seleccionarlo no basta con que cambie de color, hay que darle a la X.

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FO Status: front office status: estado de la habitacion para el recepcionista: hay 2 tipos (due out (debe estar fuera por su fecha de salida, que será hoy) checked out, due in (opuesto al due out, los que llegan “hoy”)

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Room Status: - Pick up: el estado en el que queda la habitación cuando hay que hacerle un repaso. - Inspeccionadas: las que normalmente vamos a coger desde recepción, no solamente está limpia por la camarera de pisos sino que la gobernanta las ha revisado. - Out of order: deficiencia grave, a día de hoy no se puede vender. - Out of service: la deficiencia no es grave (le falta un cuadro, las cortinas no cierran bien…) se podrían vender.

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Room: cercanía al ascensor/salida de emergencia… Room type Housekeeping Status (HK Status): estado de la habitación para la gobernanta (inspected…). FO: vacía/ocupada. Status: de la reserva (cancelada, check-out, no show). Floor Features Remarks

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SHIFT + F3: House Status. Cuadro búsqueda amarillo. Estado del hotel en una fecha. Sumario de todas las llegadas, salidas, porcentajes de ocupación… pantalla importante para la toma de decisiones  jefe de recepción, reservas, directivos. La pantalla muestra el status del hotel en ese día: llegadas, salidas, ocupación y disponibilidad general. Es muy útil para todo el personal de front office.

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Room Summary: cuántas habitaciones se ven deducidas…, controlarlo. Activity: por Room, Persons, VIP (conllevan servicio especial, se les asigna antes las habitaciones y sus características). - Departures Expected (due out): cuántos espero que se vayan a ir - Departures Actual: las que ya han ocurrido. - Arrivals Expected (due in) - Arrivals Actual: ya no son reservas  front desk (ya son clientes, los busco en su habitación). - Extended Stays: alargan la estancia (cuando tienes disponibilidad, sabes que no vas a vender la habitación y la vendes un poco más barata, pero la vendes). - Early Departures: salidas antes de tiempo (en el check-out se hace de manera distinta). Ocasiones inesperadas. - Day Use Rooms: habitaciones en las que no se pernocta. No es muy común (cerca aeropuertos, siesta…). Tarifa más reducida que la de la noche. - Walk Ins: cliente que llegue al hotel sin reserva. Precios distintos. De cara a la predicción: reserva y check-in distintas. Frecuente en hotel cerca del aeropuerto.

• Complimentary and House Use: uso de habitaciones Complimentary Arrivals: habitaciones de las que no tenemos rentabilidad, es una habitación que doy en un “fam trip” para agentes de ventas… Nos interesa dar habitaciones gratis o más baratas. Stayovers: clientes que permanecen en el hotel tras el check-in. Departures House Use Arrivals: habitaciones que están destinadas a uso interno del personal del hotel. Puede ser que no haya. Animadores… Stayovers Departures •

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End of Day Projection: BLOCKS: son grupos, se considera grupo a partir de 10 reservas de habitaciones. Precios distintos, se opera en bloque. Apartado para el revenue manager de un hotel (variaciones de los precios en función de la demanda con objeto de maximizar y mejorar su rentabilidad). Housekeeping Room Status: QUEUE: en cola de limpieza (no es lista de espera). Darle prioridad a la limpieza de las habitaciones según necesidades.

CONTROL + F3: Room Plan. Cuadro amarillo de búsqueda. Muestra las habitaciones del hotel: ocupadas o reservadas por nº de habitación. Sirve para juntar habitaciones, útil para asignar

grupos, así como para cambio de habitaciones. Si hay un grupo y una pareja  upgrade?, mejor que una queja.

F5: Rate Query. Hacer reservas, comprueba disponibilidad y realiza consultas de tarifas. Diferencia con New Reservations: no está mal darle, pero cuando le doy a New Reservations hago reserva sin ver disponibilidad ni precio. Para comprobar la disponibilidad y realizar consultas de tarifas. Con esta pantalla se accede a varias opciones.

SHIFT + F2: Control Panel: repite la misma información. Lo único que aporta nuevo: dice cuántos son niños y cuántos adultos. Waitlist: reserva que si no pasa nada, no va a venir. La pantalla del panel de control muestra una vista semanal de la actividad hotelera llegada, ocupación y disponibilidad. Es muy útil para los administradores como herramienta de planificación y previsión.

SHIFT + F5: Floor Plan. La pantalla es una representación visual de la distribución de las plantas y de las habitaciones de su hotel. Útil para la localización de una habitación deseada

SHIFT + F7: Telephone Book. Cuadro amarillo de búsqueda. Concierge: conseguidor de cosas, la figura que consigue cosas para los clientes. La guía telefónica es útil para acceder a los números de teléfono locales (taxis, restaurantes, etc.) para los huéspedes. Esta pantalla puede servir como sistema automatizado de “Concierge”.

CONTROL + F7: Telephone Operator. Cuadro amarillo de búsqueda. Hoy en día está en desuso, utilizado por operadoras. Servicio de atención al cliente que no tiene acceso a todos los datos del hotel. La función del operador telefónico es principalmente para el operador (persona que contesta al marcar 9 desde la habitación), pero para recepcionista es útil para localizar personas, buscar perfiles y gestionar los mensajes de los huéspedes.

F8: Log Out. Permite al usuario salir del sistema sin cerrar la aplicación. Debe realizarse obligatoriamente en los cambios de turno incluso para ir al baño....