Jurnal Kerja Praktek PDF

Preview

Summary

Contoh Laporan Kerja Praktek SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PT. STARMAX REALTY Fandi Ali Mustika Jurusan Teknik Informatika, Universitas Mercu Buana Jl. Raya Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta, 11650 Email : [email protected] Abstark – Perkembangan teknologi informasi khusunya perangkat ...

Description

Contoh Laporan Kerja Praktek

SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PT. STARMAX REALTY Fandi Ali Mustika Jurusan Teknik Informatika, Universitas Mercu Buana Jl. Raya Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta, 11650 Email : [email protected] Abstark – Perkembangan teknologi informasi khusunya perangkat lunak dalam lima belas tahun terakhir ini telah banyak memberikan pengaruh dalam kehidupan manusia. Penulisan ini berisi tentang aplikasi penggajian pada PT. Starmax Realty. Penulis akan menjelaskan cara kerja dalam penggajian pada PT. Startmax Realty. Penulis menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dalam pemakaian aplikasi penggajian untuk membantu dalam menghitung gaji karyawan, dibandingkan cara manual yang rumit, dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 pembuatan laporan penggajian karyawan secara mudah tidak rumit. Kata Kunci: Microsoft Visual Basic 6.0, MS. Access, PT. Starmax Realty I.

PENDAHULUAN Pengolahan data, sebenarnya sudah dilakukan sejak zaman dahulu kala, hanya saja alat pengolahan data itu sendiri masih sangat sederhana dan hanya dapat mengatasi masalah-masalah seperti masalah perhitungan yang sangat sederhana pula. Kemampuan menggunakan akalnya telah menantang manusia untuk memecahkan kasus-kasus perhitungan yang dapat memecahkan bermacam-macam persoalan. Manusia berpikir untuk menemukan peralatan-peralatan yang dapat mengolah data dengan lebih cepat dan lebih cepat. PT. Starmax Realty dengan memanfaatkan kecanggihan sumber daya komputer, maka diharapkan akan dapat meningkatkan semangat kerja, meningkatkan nuansa kerja yang lebih sistematis, menghindari dan menekan kesalahan sekecil mungkin, memudahkan dalam pemeriksaan serta menghemat waktu dan tenaga sehingga output yang dihasilkan dapat lebih memuaskan. Pada penulisan ini hanya akan membahas pembuatan system penggajian pada PT. Starmax Realty dengan pembuatan laporan penggajian perbulan dari sistem manual ke sistem komputerisasi yang akan mempermudahkan pekerjaan dalam mengelolah penggajian karyawan pada PT. Starmax Realty secara cepat dan tepat waktu. Tujuan pembuatan laporan kerja praktek ini adalah: 1. Untuk memudahkan penyajian laporan yang diperlukan 2. Untuk merancang suatu sistem informasi yang mengolah data gaji karyawan secara efektif dan efisien dengan komputer.

-1-

Mengingat terbatasnya waktu dan tenaga serta menghindari meluasnya pembahasan masalah, maka penulis membatasi permasalahan laporan kerja praktek ini pada: 1. Pembuatan sistem informasi pengolahan gaji karyawan yang berbasis komputer dengan menggunakan Microsoft Access 2003 dan pemrograman Visual Basic 6.0. 2. Sistem Penggajian ini hanya mencakup karyawan PT. Starmax Realty. Metode atau teknik yang digunakan untuk pengumpulan data yang dibutuhkan, antara lain: 1. Analisis sistem dilakukan dengan melalui: a. Survei dan pengamatan langsung sehingga dapat diperoleh gambaran secara jelas, serta untuk mengetahui sejauh mana informasi yang dibutuhkan. b. Analisis terhadap temuan survei dan pengamatan bersama beberapa orang calon pengguna system informasi penggajian ini. c. Identifikasi kebutuhan pengguna dari sisi pengguna Hasil analisis kemudian dijadikan sebagai bahan masukan dalam perancangan sistem yang akan dibangun. 2. Metode Perancangan Dalam penelitian ini metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan sistem melalui tahap-tahap sebagai berikut: a. Pembuatan Data Flow Diagram b. Pembuatan Entity Relationship Diagram c. Pembuatan Rancangan Masukan dan keluaran

II.

LANDASAN TEORI Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi atau menjadi satu dalam konsep yang sama dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan (Jogiyanto. HM. 1999). Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen akan lebih mudah menganalisis dan merencanakan suatu sistem sebab untuk merancang suatu sistem dibutuhkan pengertian dan pemahaman mengenai elemen-elemen atau subsistem dari sistem tersebut. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifatsifat tertentu yaitu: a. Komponen Sistem Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah elemen yang saling berinteraksi satu kesatuan. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. b. Batas Sistem Batas sistem atau boundary merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini menunjukkan ruang lingkup dari system tersebut. c. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar sistem (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan. d. Penghubung Sistem Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Sumber daya yang ada mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya melalui penghubung ini. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. e.

Masukkan Sistem Masukkan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi sedangkan signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. f. Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Sebagai contoh dalam system komputer panas yang dihasilkan adalah

-2-

keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. g. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem tersebut. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Informasi yang sistematis sangat diperlukan untuk mengelola perusahaan. Informasi yang benar diperlukan oleh manajer. Informasi tersebut dapat diperoleh dari adanya suatu system informasi terpadu dan terkoordinasi (Gordon. B. Davis, 1991), dalam bukunya system informasi manajemen menguraikan system informasi sebagai suatu sistem yang jelas dan singkat sebagai berikut: “Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya”. Ada beberapa masalah yang dapat diatasi dengan pemakaian sistem informasi yang baik yaitu: a. Penyajian informasi yang cermat dan dapat dipercaya tingkat keandalannya. b. Pengkomunikasian dan pengolahan data dengan metode dan teknik yang lebih efisien. c. Penyajian informasi pada waktu yang telah ditentukan agar lebih bermanfaat bagi manajemen. d. Pengolahan data dan penyajian informasi dengan alokasi data yang lebih rendah daripada dampak yang ditimbulkannya. e. Koordinasi antara manusia dengan mesin selama dalam pengolahan data. Basis data atau database merupakan pengelompokan terpadu dari sejumlah file data yang saling berkaitan. Sistem basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan/atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file (tabel) tersebut. DBMS (Data Base Management System) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menangani basis data. Perancangan sistem merupakan penerapan bermacam-macam teknik dan prinsip dengan tujuan mendefinisikan peralatan, proses atau sistem secara rinci sehingga mudah dalam penerapannya. Secara jelas dapat didefinisikan sebagai berikut:

1.

Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 2. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 3. Menggambarkan bagaimana suatu system dibentuk. 4. Perancangan sistem dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. 5. Mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai berikut: 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Untuk memenuhi kebutuhan operasional data seperti yang telah dijelaskan diatas, maka perlu ditentukan perangkat lunak pengolahan basis data. Data yang ada dalam sebuah basis data diatur oleh perangkat lunak pengelola basis data. Perangkat tersebut adalah DBMS (Data Base Management System). Data di dalam basis data bisa diproses dengan bantuan DBMS. Dengan menggunakan DBMS pengguna akan dapat membaca, mengubah atau menghapus data yang ada di dalam basis data. Selain itu keunggulan DBMS adalah sistem keamanan yang cukup ketat. Untuk melakukan operasi terhadap sebuah basis data diperlukan persetujuan dari pengguna. Masing-masing pengguna diberikan hak untuk mengelola basis data. Pernagkat lunak yang termasuk dalam katagori DBMS yaitu MS Access, Oracle, Interbase, MySQL, Sybase. Dari berbagai macam perankat lunak tersebut penulis menggunakan MS Access. Secara umum bahasa pemrograman telah mengalami perkembangan yang sangat berarti dari pemrograman terstruktur menjadi pemrograman berorientasi objek. Pemrograman berorientasi objek ini merupakan teknik pemrograman yang mengkombinasikan angka, karakter, pointer, dan fungsi baku atau buatan sendiri menjadi satu kesatuan unit yang disebut objek. Adapun bahasa pemrograman yang akan digunakan untuk mengimplementasikan sistem informasi penggajian karyawan ini adalah bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 yang memiliki kemampuan sebagai bahasa pemrograman berorientasi objek.

-3-

Bagian-bagian dalam pembuatan program aplikasi, sebagai berikut: 1. Project Untuk mendefinisikan sebuah aplikasi dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0, harus bekerja dengan sebuah Project. Sebuah Project adalah sekumpulan file yang digunakan untuk membangun sebuah aplikasi. Project disimpan dalam file berakhiran .VBP. 2. Database Database adalah sekumpulan dari beberapa tabel. Untuk membuat file database digunakan program Visual Data Manager. Visual Data Manager adalah suatu program “Add-Ins”, yaitu program terpisah yang ditempelkan dalam Microsoft Visual Basic 6.0 sehingga bisa digunakan sebagai bagian dari program Microsoft Visual Basic 6.0. 3. Tabel Tabel adalah komponen utama dari database karena tabel yang memuat data. Tabel terbentuk dari field (kolom) dan record (baris). Tiap-tiap field berisi data-data, dan beberapa field yang berisikan data tersebut akan membentuk suatu record. 4. Form Form adalah suatu objek yang dipakai sebagai tempat bekerja program aplikasi. Form berbentuk jendela dan dapat dibayangkan sebagai kertas atau meja kerja yang dapat dilukis atau diletakkan kedalamnya objek-objek lain. 5. Report Report adalah komponen project yang digunakan untuk menampilkan laporan. Dalam laporan kerja praktek ini penulis menggunakan Crystal Report dalam membuat laporan. Crystal Report adalah sebuah paket program yang digunakan untuk membuat dan menguji laporan. Crystal Report ini bekerja berpisah dengan Microsoft Visual Basic 6.0 namun sangat baik koneksinya dengan Microsoft Visual Basic 6.0. Seperti kegiatan sebuah toko pada umumnya PT. Starmax Realty sebagai sebuah toko property tidak terlepas dari penggajian karyawan perbulan. Hanya saja PT. Starmax Realty sebagai sebuah toko yang sederhana, sistem penggajian masih menggunakan cara yang manual (buku besar). Berbeda dengan toko yang besar yang kegiatan penggajiannya secara terkomputerisasi dan mampu melakukan dalam jumlah yang lebih besar. Hal itu tentu saja karena toko-toko besar didukung oleh modal yang besar dan sistem pengolahan data yang baik dan telah terkomputerisasi.

Selama kurang lebih 3 tahun dalam melaksanakan penggajiannya PT. Starmax Realty telah menerapkan sebuah sistem pengolahan data penggajian yang menjadi dasar kegiatan dasar selama ini, dengan didukung oleh staff keuangan yang selalu siap melayani para karyawan serta memberikan informasi mengenai penggajian di PT. Starmax Realty.

Pi mpinan

Manager Admi nistrasi

1.

Sejarah Perusahaan PT. Starmax Reality merupakan salah satu perusahaan kecil yang berada di Tangerang. Perusahaan ini bergerak dibidang property berdirinya pada tanggal 23 September 2002 diawali keinginan dai Bapak Stefanus Nanang H yang saat ini menjadi pimpinan PT. Starmax Reality. Pendiri PT. Starmax Realty memiliki background pendidikan dan pengalaman di bidang property yang sangat menunjang perkembangan visi dan misi yang jelas. Dengan layanan professional, sehingga kepuasan pelanggan menjadi hal yang sangat diutamakan.

Bagian Keuangan

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Starmax Realty 3.

2.

Struktur Organisasi Dalam suatu instansi atau perusahaan dengan segala aktivitas atau kegiatannya terdapat hubungan antara individu-individu atau bagian-bagian yang saling bekerja sama. Semakin banyak jenis kegiatan yang dilakukan dalam suatu instansi atau perusahaan maka makin kompleks hubungan yang terjadi dalam instansi atau perusahaan tersebut, sehingga untuk mempermudah didalam pelaksanaan kegiatan diperlukan sebuah struktur organisasi yang dapat menggambarkan tentang arah hubungan tersebut, termasuk mengatur hubungan masing-masing kegiatan dan menjelaskan fungsi dari tiap-tiap individu atau badan-badan yang termasuk di dalam struktur organisasi. Dalam hal ini PT. Starmax Realty pun memandang perlu adanya suatu struktur organisasi. Adapun struktur organisasi yang terdapat pada PT. Starmax Realty selama ini terdiri dari pimpinan, personalia, karyawan, bagian administrasi, dan bagian keuangan. III.

-4-

Bagian Personalia

Tugas Dan Fungsi a. Pimpinan Memimin, mengatur, merencanakan dan mengkoordinasikan serta mengawasi kegiatan agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. b. Manager Administrasi Memiliki tugas mengatur dan merencanakan segala kegiatan dalam perusahaan seperti dokumentasi perusahaan, kepegawaian, mengkoordinasikan para karyawannya untuk menjalankan setiap tugas dan tanggung jawabnya kepada perusahaan. c. Bagian Keuangan Mengelola keuangan, menerima pembayaran dari pembeli dan bertanggung jawab terhadap pengelolahan keuangan PT. Starmax Realty terhadap pemimpin perusahaan. d. Bagian Personalia Memiliki tugas menerima tenaga kerja atau karyawan baru, menghentikan karyawan serta pengawasan terhadap absensi karyawan.

HASIL PEMBAHASAN Untuk memahami membangun suatu program yang berupa aplikasi mengenai PT. Starmax Realty, penulis terlebih dahulu merencanakan alur kerja berdasarkan kebutuhan dari user yang akan menggunakan aplikasi yang akan dibuat. Berdasarkan dari pengamatan penulis mengenai analisis sistem yang berjalan mengenai system informasi penggajian PT. Starmax Realty ini adalah belum efisien dan juga membutuhkan waktu yang lama, dikarenakan proses penggajian ini sangat lambat dan sangat manual maka penulis mencoba merancang sebuah Sistem Informasi Penggajian PT. Starmax Realty untuk memberikan informasi

komputerisasi dan dapat mempercepat pekerjaan dalam pencariannya. Perancangan sistem merupakan upaya perusahaan untuk memulai memiliki sistem baik yang lama maupun untuk memiliki sistem yang baru. Perancangan sistem dilakukan setelah mendapat gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Dengan adanya aplikasi penggajian ini nantinya para karyawan tidak lagi direpotkan dengan semua yang berhubungan dengan masalah penggajian PT. Starmax Realty. Agar lebih mudah untuk memahaminya, maka penulis membuat perancangan sistem dalam laporan kerja praktek ini. Metode perancangan sistem yang penulis lakukan didalam penyusunan laporan ini terdiri dari perancangan Data Flow Diagram (DFD), perancangan Entity Relationship Diagram (ERD), dan rancangan masukan dan keluaran. 2.1 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) Didalam penyusunan laporan kerja praktek ini, penulis melakukan perancangan awal sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) sesuai dengan data hasil laporan. Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu bagian yang menggambarkan urutan kerja atau proses secara garis besar. Dengan diagram aliran data dapat dipahami bagaimana sistem tersebut berjalan. Bagian Keuangan

Gaji Karyawan

Biodata Karyawan

1 Penggajian

Data Pegawai

2.2 ERD (Entity Relationship Diagram) Perancangan database pada sistem merupakan hal terpenting dalam perancangan database dan perancngan tersebut dapat digambarkan dengan Entity Relationship Diagram (ERD) seperti gambar dibawah ini: Gaji

*NomorSlp Tanggal Jam Pendapatan Potongan GajiBersih NIP KodeStr

1

Mendapat

M

Karyawan

*NIP NamaPgw Bagian

Gambar 3.2 ERD (Entity Relationship Diagram) Penggajian Karyawan Tahap implementasi dan pengujian sistem, dilakukan setelah tahap analisis dan perancangan telah selesai dilakukan. Pada tahap ini akan dijelaskan implementasi dari aplikasi sistem yang menggunakan beberapa fungsi yang penulis buat terdiri dari lingkungan implemenatasi, pengkodean, dan interface dari aplikasi sistem tersebut. Berikut ini dari seluruh tampilan aplikasi penggajian karyawan yaitu: 1. Form Menu Utama Form menu utama merupakan jembatan awal dalam melakukan aplikasi penggajian karyawan yang menghubungkan form yang satu dengan yang lain. Namun pada saat menjalankan aplikasi, user harus melakukan login terlebih dahulu untuk menjalankan aplikasi penggajian karyawan.

Detail Gaji

2 Pembuatan Laporan

- Laporan Penggajian Karyawan - Rincian Penggajian Perbulan Pemimpin

Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian

-5-

Gambar 3.4 Form Menu Utama

2.

Form Login Pada form login, user diwajibkan terlebih dahulu untuk memasukkan nama user dan password agar dapat masuk ke dalam aplikasi dan dapat menjalankannya. Hal ini bertujuan untuk membatasi dalam pemakai yang mengakses aplikasi ini, sehingga hanya beberapa orang saja yang berhak dalam menjalankan aplikasi ini. Shingga aman dari pemakai-pemakai lain yang tidak bertanggung jawab.

Gambar 3.7 Form Rincian Laporan 5.

Transaksi Penggajian Form ini merupakan transaksi setiap karyawan yang gajian dengan rincian setiap bulan di PT. Starmax Realty dan langsung mencetak struk gaji karyawan tersebut.

Gambar 3.5 Form Login 3.

Imput Data Karyawan Form input data karyawan akan ditampilkan sistem jika pemakai memilih File | Pegawai. Form ini bertujuan untuk memasukkan, mengedit, dan menghapus data karyawan.

Gambar 3.8 Form Transaksi Penggajian Karyawan

Gambar 3.6 Form Data Pegawai 4.

Form Rincian Laporan Form ini merupakan hasil gaji dari setiap karyawan yang bekerja di PT. Starmax Realty dan langsung mencetak laporan tersebut.

Gambar 3.9 Form Struk Hasil Transaksi Karyawan

-6-

6.

Form Laporan Gaji Perkaryawan dan Akumulasi Form ini merupakan laporan gaji setiap karyawan dan akumulasi keseluruhan yang setiap bulannya dilaporkan keatasan.

Gambar 3.10 Form Laporan Perkaryawan dan Akumulasi 7.

Report Laporan Penggajian Ini merupakan bagian dari form laporan perkaryawan dan akumulasi keseluruhan gaji karyawan.

Tabel 3.1 Laporan Penggajian Karyawan LAPORAN PENGGAJIAN KARYAWAN Nomor xxxxxxxxxx Tanggal xxxxxxxxxx Nama Pegawai xxxxxxxxxx Bagian xxxxxxxxxx Kasir xxxxxxxxxx Pembayaran Jumlah GAJI POKOK Rp xxx,xxx LEMBUR Rp xxx,xxx PAJAK Rp xxx,xxx Rp xxx,xxx Pendapatan RP xxx,xxx Potongan Rp xxx,xxx Gaji Bersih

Tabel 3.2 Laporan Akumulasi Penggajian Karyawan LAPO...