Kelompok 2 Menciptakan DAN Mengelola TIM A4 PDF

Preview

Summary

MANAJEMENPENGORGANISASIANMENCIPTAKAN DAN MENGELOLA TIMPERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASIDosen Pengampu : Anak Agung Ayu Sriathi, S., M.Disusun Oleh Anggota Kelompok 2 Kelas A4 : Bq. Nining Riskya Ramdhani (2007511054) Fina Fayza Amalia (2007511064) Catherina Natalia Adinda Widyaputri (2007511074)...

Description

MANAJEMEN PENGORGANISASIAN MENCIPTAKAN DAN MENGELOLA TIM PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Dosen Pengampu : Anak Agung Ayu Sriathi, S.E., M.M.

Disusun Oleh Anggota Kelompok 2 Kelas A4 : 1. 2. 3. 4.

Bq. Nining Riskya Ramdhani Fina Fayza Amalia Catherina Natalia Adinda Widyaputri Rio Agung Prawoto

(2007511054) (2007511064) (2007511074) (2007511105)

UNIVERSITAS UDAYANA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS EKONOMI PEMBANGUNAN

2021

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kelompok merupakan dua atau lebih indoividu yang berinteraksi dan saling bergantung yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Kelompok formal merupakan kelompok kerja yang dibatasi oleh struktur organisasi dan telah merancang penugasan kerja dan tugas – tugas spesifik yang ditunjukkan bagi pencapaian tujuan organisasi. Kelompok informal merupakan kelompok sosial. Tahap pembentukan dan perkembangan kelompok terdiri atas dua fase: bergabung dengan kelompok dan mendefinisikan tujuan kelompok, struktur, dan kepemimpinan. Komponen – komponen utama yang menentukan kinerja dan kepuasan kelompok antara lain kondisi eksternal, sumber daya anggota kelompok, struktur kelompok, proses kelompok dan tugas kelompok. Kondisi eksternal seperti ketersediaan sumber daya dan tujuan kelompok organisasi mempengaruhi kelompok kerja. Peran kelompok biasanya melibatkan penyelesaian pekerjaan kelompok. Nornma – norma kelompok menjadi pengaruh kuat terhadap kinerja seseorang dan mendikte faktor – faktor seperti tingkat output kerja, kehadiran, dan ketepatan waktu. Pengambilan keputusan kelompok dan manajemen konflik merupakan proses kelompok yang berperan penting dalam kinerja dan kepuasan.

Tim kerja berbeda dari kelompok kerja dan memiliki sifat – sifat sendiri. Kelompok kerja terutama berinteraksi untuk berbagi informasi dan membuat keputusan dalam membantu setiap anggotanya agar melakukan tugasnya secara lebih efisien dann efektif. Tim kerja merupakan kelompok dimana para anggotanya bekerja secara intensif untuk mencapai suatu tujuan bersama yang spesifik, dengan menggunakan sinergi positif, akuntabilitas individu dan kelompok serta keterampilan pelengkap. Tantangan dalam mengelola tim global dapat dilihat dari sumber daya anggota kelompok, terutama karakteristik budayayang beragam: struktur kelompok, terutama kesesuaian, status, kemalasan siosial, dan kesatuan kelompok; proses kelompok, terutama komunikasi dan manajemen konflik; serta peran manajerdalam menjalankan semua hal ini. Manajer harus memahami pola hubungan informal antara individu dalam suatu kelompok karena hubungan sosial informal bias membantu atau menhambat efektiuvitas kelompok.

BAB II PEMBAHASAN 2.1 KELOMPOK DAN PERKEMBANGAN KELOMPOK Setiap orang dalam suatu kelompok memiliki perannya masing-masing. Manajer tentu menginginkan kelompoknya berhasil dengan baik dalam menjalankan tugas. 2.1.1 Apakah Kelompok Itu ? Kelompok adalah dua atau lebih individu yang berinteraksi dan saling bergantung yang bekerja sama untuk meraih tujuan yang telah di tetapkan. Kelompok dibagi menjadi dua yaitu Kelompok Formal dan Kelompok informal. •

Kelompok Formal Kelompok kerja yang terbatas pada satu struktur organisasi dan memiliki rancangan penugasan kerja serta tugas tugas spesifik yang ditujukan untuk mencapai tujuan organisasi. ✓ Kelompok Perintah Kelompok yang ditentukan oleh bagan organisasi dan terdiri dari individu yang melaporkan langsung kepada manajer bersangkutan. ✓ Kelompok Tugas Kelompok yang terdiri dari individu yang terhimpun bersama untuk menyelesaikan tugas tertentu. Keberadaan mereka seringkali bersifat temporer karena begitu tugasnya rampung, lalu kelompok ini pun bubar. ✓ Tim Lintas Fungsional Kelompok yang menghimpun wawasan dan kemampuan individu dari berbagai bidang kerja yang para anggotanya telah terlatih menjalankan tugas masing- masing. ✓ Tim Swakelola Kelompok yang pada dasarnya independen yang tugasnya mengemban tanggung jawab manajerial. Contohnya seperti perekrutan, perencanaan, penjadwalan, dan evaluasi kerja.

•

Kelompok Informal Kelompok yang terbentuk ditempat kerja dan cenderung berdasarkan pertemenan dan minat yang sama

2.1.2 Tahapan Perkembangan Kelompok Riset telah menunjukkan bahwa suatu kelompok berkembang melalui lima tahapan. Kelima tahapan tersebut antara lain pembentukan (forming), pancaroba/keributan

(storming), penormaan (norming). pelaksanaan (performing), dan penundaan (adjourning) •

Tahap pembentukan (forming) memiliki dua fase. Fase pertama, terjadi ketika orang-orang mula bergabung ke dalam kelompok. Dalam kelompok formal, orang orang bergabung karena adanya tugas tertentu. Setelah bergabung. fase kedua pun dimulai: mendefinisikan tujuan, struktur, dan kepemimpinan kelompok. Fase ini melibatkan banyak ketidakpastian karena para anggota "masih mencoba-coba" untuk menentukan perilaku seperti apa yang bisa diterima. Tahapan ini selesai ketika para anggota mulai berpikir bahwa mereka adalah bagian dari kelompok.

•

Tahap pancaroba/keributan (storming) dinamakan demikian karena adanya konflik antar kelompok yang terjadi akibat perselisihan siapa yang berhak mengontrol kelompok dan apa yang harus dilakukan kelompok ini. Ketika tahapan ini selesai, terbentuklah hierarki kepemimpinan yang relatif jelas dan adanya kesepakatan mengenai arah kelompok tersebut.

•

Tahap penormaan (norming) merupakan tahap di mana hubungan akrab mulai terjalin dan kelompok mulai menyatu. Rasa identitas dan persahabatan yang kuat dalam kelompok kini semakin kuat. Tahap ini selesai ketika struktur kelompok mulai solid dan kelompok tersebut telah menerima serangkaian ekspektasi (atau norma) yang terkait dengan perilaku anggotanya.

•

Tahap pelaksanaan (performing). Struktur kelompok telah ditetapkan dan diterima anggota kelompok. Energi mereka telah beralih dari saling mengenal dan memahami menjadi penyelesaian tugas kelompok. Ini merupakan tahap terakhir dari perkembangan kelompok kerja yang permanen. Akan tetapi, untuk kelompok yang bersifat temporer-tim proyek, satuan tugas, atau kelompok sejenis yang memiliki tugas yang terbatas-tahapan finalnya adalah penundaan (adjourning). Pada tahap ini, kelompok bersiap-siap membubarkan diri. Perhatian kelompok difokuskan pada penyelesaian kegiatan ketimbang pelaksanaan tugas. Anggota kelompok bereaksi dengan berbagai cara. Sebagian bersuka cita dengan pencapaian kelompok. Sebagian lagi ada yang bersedih karena hilangnya rasa keakraban dan persahabatan.

2.2 Kinerja dan Kepuasan Kelompok Kerja Faktor-faktor utama yang menentukan kinerja kepuasan kelompok, yaitu :

2.2.1 Kondisi Eksternal yang dibebankan Terhadap Kelompok Suatu kelompok dipengaruhi oleh kondisi eksternal yang dibebankan kepadanya,kondisi tersebut diantaranya adalah strategi organisasi, hubungan wewenang,regulasi dan aturan formal, ketersediaan sumber daya, kriteria pemilihan karyawan,budaya dan sisitem manajemen kinerja, serta tata letak fisik tempat kerja kelompok tersebut. 2.2.2 Sumber Daya Anggota Kelompok Potensi kinerja suatu kelompok bergantung pada sejumlah besar sumber daya yang disumbangkan setiap individu kepada kelompoknya. Sumberdaya ini mencakup pengetahuan, keahlian, kemampuan, serta kepribadian. Kepribadian juga mempengaruhi kinerja kelompok karena sangat mempengaruhi cara seseorang berinteraksi dengan anggota lain. 2.2.3 Struktur Kelompok Tim kerja memiliki struktur internal yang membentuk prilaku para anggotanya danmempengruhi kinerja kelompok. Struktur ini menegaskan Peran, Norma, Kesesuaian,Sistem Status, Ukuran Kelompok, Kesatuan Kelompok, dan Kepemimpinan. • Peran Pola perilaku yang diharapkan dari seseorang yang mengemban suatu posisi tertentu dalam unit sosial yang membantu kelompok dalam menyelesaikantugas atau menjaga tingkat kepuasan anggota kelompok. • Norma Standar atau ekspektasi yang diterima dan dibagi oleh anggota kelompok. • Kesesuaian Orang menyesuaikan diri dengan kelompok agar dapat diterima oleh kelompok tersebut. • Sistem Status Suatu posisi, peringkat atau nilai prestise untuk anggota kelompok yangberfungsi sebagai pengakuan atas kontribusi individu untuk kelompok dansebagai motivator perilaku. • Ukuran Kelompok 1. Small Groups Menyelesaikan tugas lebih cepat dari pada larger group dan lebih efektifdalam menggunakan fakta. 2. Large Groups Memecahkan masalah lebih baik daripada small groups dan lebih efektif dalam mencari fakta. 3. Social Loafing Kecenderungan seseorang untuk tidak berupaya maksimal ketikabekerja secara kelompok dibanding individual. • Kesatuan Kelompok Anggota tertarik pada kelompok dan saling berbagi peran dalam mencapai tujuan kelompok. Kelompok yang tingkat kesatuan kelompoknya tinggi akanlebih

produktif dan lebih efektif dalam menangani tugas dan mencapai tujuan kelompok dari pada kelompok yang tingkat kesatuan kelompoknya rendah. 2.2.4 Proses Kelompok Dalam proses ini terdapat dua proses kelompok yang penting, yaitu : 1. Pengambilan Keputusan Kelompok Adapun keunggulan dan kekurangan yang dimiliki keputusan kelompok terhadap keputusan individu yaitu : ➢ Keunggulan : a. Menghasilan informasi dan pengetahuan yang lebih lengkap. b. Menghasilkan alternatif yang beragam. c. Membuat solusi menjadi semakin diterima. d. Meningkatkan legitimasi sebuah keputusan. ➢ Kekurangan : a. Memakan banyak waktu. b. Dominasi suara minoritas. c. Tekanan untuk conform. d. Tanggungjawab yang ambigu 2. Manajemen Konflik Konflik merupakan perbedaan yang tidak bisa diterima yang menghasilkangangguan atau penolakan. Ada tiga pandangan yang berkembang terkaitdengan konflik, yaitu : ➢ Konflik dari sudut pandang Tradisional Menyatakan bahwa konflik manapun harus dihindari. ➢ Konflik dari sudut pandang hubungan manusia Menyatakan bahwa konflik merupakan hal yang alami yang takterhindarkan dalam kelompok apapun serta tidak harus dipandangsecara negatif, tetapi bisa berpotensi menjadi pendorong positif bagi kinerja kelompok. ➢ Konflik dari sudut pandang interaksiosis Menganggap bahwa konflik tidak hanya menjadi dorongan positif bagikelompok, tetapi juga sebagian konflik justru harus terjadi dalam suatukelompok agar bisa berkinerja efektif. Didalam manajemen konflik juga terdapat : 1. Kategori Konflik ▪ Konflik Fungsional : Konflik yang mendukung tujuan kelompok dan meningkatkan kinerjannya. ▪ Konflik Disfungsional : Konflik yang mencegah suatu kelompok untuk memenuhi tujunannya. 2. Tipe Konflik ▪ Konflik Tugas : Konflik atas muatan dan tujuan pekerjaan.

▪

Konflik Hubungan : Konflik akibat hubungan interpersonal. ▪ Konflik Proses : Konflik tentang bagaimana suatu tugas harus dikerjakan. 3. Teknik Menghindari Konflik ▪ Penghindaran (Avoiding) Menangani konflik dengan menarik diri atau menekan konflik. ▪ Pengakomodasian (Acomodating) Menangani konflik dengan menempatkan kebutuhan dan urusan oranglain diatas kebutuhan anda sendiri. ▪ Pemaksaan (Forcing) Menangani konflik dengan memenuhi kebutuhan individu denganmengorbankan kepentingan orang lain. ▪ Kompromi (Compromising) Menangani konflik dimana setiap pihak mengorbankan sesuatu yang bernilai. ▪ Kolaborasi (Collaborating) Menangani konflik dengan mencari solusi yang paling bermanfaat bagi semua pihak. 2.2.5 Tugas Kelompok Kompleksitas dan interdependensi tugas membutuhkan : • Komunikas yang efektif : pembicaraan antara anggota kelompok • Komunikasi yang terkontrol : interaksi diantara anggota kelompok 2.3 Mengubah Kelompok Menjadi Tim Yang Efektif Dahulu saat ada perusahaan yang memperkenalkan tim ke dalam proses produksinya, perusahaan – perusahaan itu menjadi berita karena tidak ada orang lain yang melakukannya. Namun saat ini yang terjadi sebaliknya, ketika organisasi tidak menggunakan tim akan menjadi bahan berita. Hal ini terjadi karena riset mengindikasi bahwa kinerja tim biasanya melampaui individu – individu apabila tugas – tugas yang dikerjakan menuntut keterampilan, penilaian, dan pengalaman yang beragam. Organisasi menggunakan struktur berbasis tim karena relative lebih fleksibel terhadap perubahan dibandingkan departemen tradisional atau kelompok kerja permanen lainnya. 2.3.1 Apakah Tim Kerja Itu? Tim kerja berbeda dari kelompok kerja dan memiliki sifat – sifat sendiri. Kelompok kerja terutama berinteraksi untuk berbagi informasi dan membuat keputusan dalam membantu setiap anggotanya agar melakukan tugasnya secara lebih efisien dann efektif. Kelompok kerja tidak perlu atau berpeluang dalam melakukan kerja kolektif yang menuntut upaya bersama. Sedangkan tim kerja merupakan Tim kerja merupakan

kelompok dimana para anggotanya bekerja secara intensif untuk mencapai suatu tujuan bersama yang spesifik, dengan menggunakan sinergi positif, akuntabilitas individu dan kelompok serta keterampilan pelengkap. 2.3.2 Jenis – Jenis Tim Kerja Jenis tim kerja yang paling umum 1. Tim Pemecahan Masalah : Dimana tim dari bidang fungsional yang sama terlibat dalam upaya memperbaiki kegiatan kerja atau memecahkan suatu masalah spesifik tertentu. Para anggota saling berbagi gagasan atau menawarkan saran tentang bagaimana proses kerja dan metodenya bisa ditingkatkan. Meskipun tim pemecahan masalah ini sangat membantu namun tim ini tidak melibatkan karyawan dalam pembuatan keputusan dan proses terkait dengan pekerjaan. 2. Tim Kerja Swakeloka : Suatu kelompok karyawan formal yang beroperasi tanpa manajer dan bertanggung jawab menyelesaikan pekerjaan dan mengelola dirinya sendiri. Hal ini biasanya meliputi perencanaan dan penjadwalan kerja, pemberian tugas kepada anggota, mengontrol kecepatan kerja secara kolektif, membuat keputusan operasional, dan mengambil tindakan atas suatu masalah. 3. Tim Lintas Fungsional : Tim kerja yang terdiri atas individu dari berbagai bidang keahlian. Contoh, perusahaan ArcelorMittal, perusahaan baja terbesar didunia menggunakan tim lintas fungsional yang terdiri dari para ilmuwan, manajer pabrik dan tenaga penjual. 4. Tim Maya : Tim yang menggunakan teknologi untuk berhubungan dengan berbagai anggota tim yang terpisah jauh dalam rangka mencapai tujuan bersama. 2.3.3 Menciptakan Tim Kerja Yang Efektif Tim tidak selalu efektif. Suatu tim tidak selalu mencapai tingkat kinerja yang tinggi. Akan tetapi penelitian mengenai tim memberikan pemahan akan karakteristik mengenai tim yang efektif, yaitu : 1. Tujuan Yang Jelas : Para anggota akan berkomitmen akan tujuan tersebut dan mengetahui apa yang akan diharapkan untuk dikerjakan serta memahami bagaimana mereka akan bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Keahlian Yang Relevan : Tim yang efektif terdiri dari individu – individu kompeten yang memiliki kemampuan teknis dan interpersonal yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan sembari bekerja sama. 3. Rasa Saling Percaya : Tim yang efektif dicirikan oleh tinggika kepercayaan di antara para anggota. Dengan kata lain, para anggotanya percaya akan kemampuan, karakter dan integrasi anggota lain. 4. Komitmen Bersama : Adanya dedikasi terhadap tujuan tim dan kesediaan untuk mencurahkan energi yang besar demi meraihnya. 5. Komunikasi Yang Baik : Mampu berbagi gagasan dan perasaan secara cepat serta efisien. 6. Kemampuan Bernegosiasi : Fleksibilitas ini menuntut para anggota tim untuk memiliki kemampuan bernegosiasi karena permasalahan dan hubungan selalu berubah – ubah di dalam tim, para anggota harus mampu menghadapi dan merekonsiliasi perbedaan. 7. Kepemimpinan Yang Sesuai : Pemimpin yang efektif bisa memotivasi tim untuk mengikutinya dalam situasi sesulit apapun. Disini pemimpi dapat membantu menuntun dan mendukung tim tetapi tidak mengendalikannya. 8. Dukungan Internal dan Elsternal : Secara internal tim harus memiliki infrastruktur yang mapan, yang berarti pelatuhan yang layak, system yang jelas dan masuk akal yang bisa digunakan anggota tim untuk mengevaluasi kinerjanya

secara

keseluruhan.

Secara

eksternal

manajer

harus

menyediakan tim sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas

2.4 TANTANGAN MASA KINI DALAM MENGELOLA TIM Seorang manajer harus bisa menghadapi tantangan masa kini dalam mengelola tim, terutama yang terkait dengan pengelolaan tim global dan pemahaman tentang jaringan sosial organisasi. 2.4.1 Mengelola Tim Global Dua karakteristik yang jelas dari organisasi dewasa ini adalah bersifat global dan pekerjaannya semakin banyak dilakukan oleh tim. •

Manfaat dan Kerugian Penggunaan Tim Global Manfaat : 1. Ide-ide lebih beragam 2. Pemikiran kelompok terbatas 3. Bertambahnya atensi dalam memahami gagasan, sudut pandang, dan sebagainya dari orang lain. Kerugian :

1. Tidak menyukai anggota tim 2. Tidak mempercayai anggota tim 3. Masalah komunikasi 4. Stres dan tekanan •

Permasalahan yang Terkait dengan Tim Global Sumber Daya Anggota dalam Tim Global. Dalam organisasi global, memahami hubungan antara kinerja kelompok dan sumber daya anggota kelompok sangatlah menantang karena adanya keunikan karakter budaya yang dibawa oleh masing-masing anggota tim global. Selain mengenali pengetahuan, kemampuan, keahlian, dan kepribadian para anggota tim, manajer harus mengakrabi dan memahami dengan jelas karakter budaya dari kelompok serta anggota kelompok yang mereka kelola. Struktur Kelompok. Sebagian bidang struktural dimana kita melihat perbedaan dalam mengelola tim global antara lain adalah kesesuaian, status, kemalasan sosial, dan kesatuan. Contoh dari kesesuaian adalah kesesuaian terhadap norma sosial cenderung tinggi dalam kebudayaan yang bersifat kolektivistik ketimbang kebudayaan individualistik. Meskipun demikian, pemikiran kelompok cenderung bukan masalah dalam tim global karena para anggota tidak merasa harus menyesuaikan diri terhadap gagasan, kesimpulan dan keputusan kelompok. Status bervariasi dalam berbagai budaya. Setiap negara memiliki kriteria yang berbeda-beda dalam menandakan status. Manajer harus memahami siapa dan apa yang menjadi stastus ketika berinteraksi dengan orang-orang dari kebudayaan yang berbeda dengannya. Kemalasan sosial memiliki bias pandangan Barat. Hal ini konsisten dengan kebudayaan individualistik, yang didominasi kepentingan pribadi. Tetapi hal ini tidak konsisten dengan masyarakat yang kolektif di mana individu dimotivasi oleh tujuan kelompok. Kesatuan merupakan unsur structural kelompok dimana manajer bisa menghadapi suatu masalah yang khas. Dalam kelompok yang kohesif, para anggotanya bersatu dan bertindak atas nama kelompok. Hubungan pertemanan dalam kelompok tersebut begitu akrab dan identitas kelompoknya sangat

tinggi. Akan tetapi dalam tim global, kesatuan kelompok sering kali sulit dicapai karena tingginya tingkat ketidakpercayaan, miskomunikasi, dan stres. Proses Kelompok. Masalah komunikasi sering muncul karena tidak semua anggota tim mengerti bahasa tim sehingga menimbulkan ketidaktepatan, salah paham, dan inefisiensi. Namun riset membuktikan bahwa tim global yang multikultural lebih mampu memanfaatkan peluang dari keberagaman ide apabila banyak informasi yang digunakan. Konflik tidaklah mudah untuk dikelola oleh tim global terutama jika tim itu adalah tim maya. Konflik bisa mengganggu proses penggunaan informasi. Akan tetapi, riset menunjukkan bahwa dala kebudayaan yang kolektivistik, manajemen konflik yang kolaboratif menjadi yang paling efektif. Peran Manajer. Manajer harus fokus pada pengembangan komunikasi. Selain itu, manajer juga harus mempertimbangkan perbedaan budaya ketika memutuskan jenis tim global mana yang akan digunakan. Penting bagi manajer untuk sensitif terhadap perbedaan unik dari masing-masing anggota tim global dan penting bagi anggota tim untuk mengasah kepekaan satu sama lain. 2.4.2 Memahami Jaringan Sosial Pola hubungan informal di antara anggota kelompok adalah struktur jaringan sosial. Manajer harus memahami jaringan sosial dan hubungan sosial dari kelompok kerja. Hal ini dikarenakan hubungan sosial informal kelompok dapat membantu atau menghambat efektivitasnya. Tinjaun lainnya yang dilakukan baru-baru ini atas studi tim menunjukkan bahwa tim dengan tingkat interkonektivitas interpersonal yang tinggi mencapai tujuannya dengan lebih baik dan lebih berkomitmen untuk tetap bersatu. Organi...