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“LA FILOSOFÍA JUST IN TIME”

Introducción La Filosofía “Just in Time” nació y se desarrolló en Japón, quienes lo aplicaron para mejorar la gestión de los distintos procesos en las empresas. Muchos Empresarios y Directivos detectaron su incapacidad para abastecer a los Clientes en calidad, costos y servicios; siendo la razón de existir de esta filosofía, y de las técnicas de calidad total y participación colectiva. Todas ellas originadas en el seno de las industrias japonesas, con los propósitos de competir eficientemente y satisfacer plenamente a los Clientes. El enfoque utilizado para conseguir estos propósitos consistió en la aplicación de la filosofía “Just in Time” y las técnicas de Gestión de Calidad Total (GCT), más la Incorporación de la participación de todos los trabajadores en la gestión y toma de decisiones, a través del “Coaching” y el “Empowerment”. Esta “Triple Ofensiva” por parte de las empresas japonesas, se produjo, por la necesidad de convertirse en empresas que tengan por estrategia la búsqueda de la excelencia ante la alta competitividad y las altas exigencias de los Clientes.

El éxito Japonés Las 10 razones básicas que explican el éxito de las empresas japonesas son: 1.- Contratación selectiva del Personal: La mayoría de las empresas japonesas contratan a su personal basados en criterios muy selectivos. Para lograr esto, las empresas tienen una estrecha vinculación con las Universidades y otras Instituciones superiores. 2.- Políticas de Evaluación y Promoción: Tienen como objetivos, evaluar al personal internamente y ocupar las vacantes por promociones de trabajadores que ya pertenecen a la empresa. Esto ayuda a crear un ambiente favorable y adecuado para todos los colaboradores. 3.- Sistema de Rotación de los Puestos de Trabajo: Los japoneses son instruidos para ocupar distintos cargos de su área, convirtiéndolos en personal capaz para desempeñar cualquier labor asignada.

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4.- Sistema de Toma de Decisiones Compartidas: En las empresas japonesas se intentará que en la Toma de Decisiones, participen todos aquellos que posteriormente se verán afectados por Las mismas. Esta participación se logrará a través del “Empowerment”; es decir, entregarle a los trabajadores el empoderamiento para tomar decisiones en la empresa. Asimismo, ayudará a esta toma de decisiones compartidas, el “Coaching”, osea, hacer que el personal realice sus labores en forma autónoma con la guía y dirección de un Coach o entrenador. 5.- Equipos de Producción no sobrecargados: Los equipos de producción no son utilizados al 100%, con el fin de evitar atascos e imperfecciones que puedan afectar al buen desarrollo de la producción. De ninguna manera, se refiere a incurrir en un alto costo de oportunidad, por no utilizar los equipos de producción en su plenitud. 6.- Centros de Trabajo limpios y ordenados: “Si se limpia el suelo de la fábrica, se limpian también los procesos mentales de las personas que allí trabajan”. Esto corresponde a un principio japonés. 7.- Ausencia casi total de inventarios en las plantas de fabricación: Esto se refiere a casi CERO stocks. Los empresarios japoneses consideran cualquier política que obligue a mantener inventarios, como una política de comodidad que se debe abandonar, ya que impide describir los problemas reales de la Organización. No se trata de mantener siempre CERO stocks, pues el costo de oportunidad de ello, sería mucho mayor. Se trata de mantener siempre el mínimo, ojala cercano a cero, pero que no signifique la paralización de la producción. 8.- Motivación del personal: El trabajador japonés suele ser más participativo que el occidental, y se siente como parte fundamental de su empresa. Esto ayuda y motiva a la gestión de los Recursos Humanos. De esta forma, la Organización le otorga a sus trabajadores múltiples beneficios sociales. 9.- Nivel Máximo de la Calidad: En Japón, todos los trabajadores luchan contra un enemigo común: los Defectos, llegando a sentirse orgullosos de descubrirlos. Por eso es tan importante la Gestión de Calidad Total (GCT) para los japoneses. 10.- Estrecha relación con los Proveedores: No se trata que las empresas desarrollen una integración hacia atrás para lograr una eficiencia en la entrega de las materias primas, insumos o materiales por parte de los Proveedores; sino, estrechar relaciones verdaderas y duraderas con ellos. Las empresas japonesas consideran a sus Proveedores como el inicio de su proceso productivo, por lo que la colaboración de éstos es imprescindible.

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Principios de la Filosofía “Just in Time” Estos principios forman una estructura alrededor de la cual formular la aplicación del sistema JIT. Los cuatro principios fundamentales son: a) Poner en evidencia y atacar los Problemas Fundamentales: Para describir este principio, los japoneses utilizan la analogía del “Río de las Existencias”. El nivel del “río” representa las Existencias, y las áreas de la empresa se visualizan como un Barco. Cuando una empresa intenta bajar el nivel del río (reducir el nivel de las existencias), descubre ”rocas”, es decir, Problemas. Hasta hace poco, en Japón, cuando estos problemas surgían en algunas empresas, la respuesta era aumentar las existencias para tapar el problema. Gráfico Nº 1

Barco=Operaciones Empresa

Reducción Existencias

Rocas = Problemas

Nivel de agua = existencias

b) Eliminar los Desperdicios: Este principio implica eliminar todas las actividades que no añaden valor al producto; de esta manera se reducen los costos y plazos de fabricación, mejora la calidad y aumenta el nivel de servicio al Cliente. En este caso, el enfoque JIT consiste en: - Hacerlo bien a la primera. - El operario asume la responsabilidad de controlar, es decir, trabaja en el “autocontrol”. - Analizar y prevenir los riesgos potenciales que hay en el proceso. - Reducir los stocks al mínimo. 3

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c) Buscar la Simplicidad: La filosofía “Just in Time”, se basa en la probabilidad de que los enfoques simples dan como resultado una gestión más eficiente. El paso más importante hacia la simplicidad, tiene que cubrir dos zonas que son muy relevantes: - Flujo de material: Este consiste en eliminar las rutas complejas y buscar líneas de flujo más directas. - Control de estas líneas de flujo: Consiste en agrupar los productos en familias que se fabrican en una línea de flujo, con lo cual facilita la gestión en células de producción. d) Diseñar Sistemas para identificar Problemas: Con la filosofía “Just in Time”, cualquier sistema que identifique los problemas, se considera beneficioso, y cualquier sistema que los enmascare o cubra es perjudicial. Uno de los ejemplos más conocidos, es el Control de Calidad estadístico.

Los Cinco Ceros en el JIT

Gráfico Nº 2

CERO Defectos Calidad Total

CERO Averías Lay-Out

CERO Stocks

CERO Papel Sin burocracia

CERO Plazos Teoría de Colas

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1.- CERO DEFECTOS: La Calidad bajo la filosofía JIT significa un proceso de producción sin Defectos, en el que ésta se incorpora al producto cuando se fabrica. Se parte de un concepto de Calidad total, incorporándola desde la etapa de diseño del producto y continuando en su proceso de fabricación. 2.- CERO AVERÍAS: La lucha contra las averías y el tiempo improductivo. Ello se logra mediante la elección de una distribución adecuada de la planta, con programas de flujos permanentes y muy exigentes mantenimientos productivos, con un personal apropiado, bien capacitado y motivado. 3.- CERO STOCKS: La filosofía “Just in Time” lucha contra cualquier política de empresa que implique mantener altos inventarios, al considerar a los stocks como el derroche más dañino, como la estrategia de confort que se debe abandonar ya que, además de los costos que implican, vienen a disimular diversos problemas tales como: incertidumbre en las entregas de los proveedores, detenciones de máquinas, falta de calidad, rupturas de programas de stocks, demanda incierta, etc., evitando de esta forma que podamos luchar contra ellos y buscar así una solución definitiva.

4.- CERO PLAZOS: Para poder reducir los niveles de stocks y conseguir flexibilidad para adaptarse a los cambios de la demanda, es preciso reducir los ciclos de fabricación de los productos. Por lo tanto, es crítico eliminar al máximo todos los tiempos no directamente indispensables, en particular los tiempos de espera (teoría de colas), de preparación y de tránsito. 5.- CERO PAPEL: El JIT, en su lucha continua por la sencillez y eliminación de gastos superfluos, intenta terminar con cualquier tipo de “burocracia” en la empresa. Además, apuesta por captar y distribuir la información a través de “Ordenadores” que agilicen la captación, actualización, transmisión y acceso desde las distintas divisiones funcionales a la información almacenada en la “Bases de Datos” corporativa (SAP), lo cual simplifica considerablemente las tareas administrativas.

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Líneas de Actuación de la Gestión “Just in Time” A continuación se mencionan algunas guías que marcan una actuación óptima de la Gestión del JIT. 1.- Flexibilidad del Aparato Productivo: Es decir, implantar un flujo de producción de acuerdo a lo que el mercado pide. Se trata de disponer de herramientas de gestión de producción, para establecer un calendario de fabricación según las necesidades de los consumidores en un determinado período. Son sistemas de previsiones de la demanda, planifican las materias primas, la capacidad de producción a utilizar, los lotes de productos, etc.. Son sistemas de producción tipo “push”, pues los lotes de producción empujan a la producción. En el sistema JIT, cada proceso retira las piezas del proceso anterior. Este tipo se denomina por sistema “pull”, considerando el flujo de producción en sentido inverso al tradicional, al ser las necesidades del montaje final las que van tirando a los materiales (sistema de arrastre al proceso anterior). 2.- Mejora de la Calidad: A través de las técnicas del JIT, se pretende llegar al concepto de Calidad Total. Los mismos operarios rechazan los artículos defectuosos, para que éstos no pasen al proceso siguiente; y a través de los Círculos de Calidad proponen sugerencias de mejoras. Ello supone, además, una motivación para los trabajadores. 3.- Minimización del Costo: Una variable competitiva es el costo, que permite competir en precios a las empresas. Luego debe permanentemente cuestionarse los costos y una decidida actuación encaminada a reducirlos.

Instrumentos de la Filosofía “Just in Time” El sistema JIT propone diversas acciones para mejorar y agilizar la producción, usando eficientemente los recursos y minimizando así los costos. Entre las acciones como modelo de gestión se mencionan las siguientes: 1.- La Producción Nivelada: El JIT requiere que el flujo de producción sea lo más uniforme posible, es decir, que los materiales fluyan en el proceso de forma continua y estable. El nivelado de la producción persigue una tasa de producción uniforme de todos los productos y componentes; así como una línea de producción que no fabrique un único tipo de producto, sino que produzca muchas variedades, como respuesta a la demanda cambiante de los Clientes. Así se mantendrá actualizada la producción y se reducirán los stocks; y por ende la inversión en circulante, ahorrándose espacio en la Planta. Los tiempos y movimientos se 6

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reducen. Se produce un aumento en la calidad de los productos. Para una producción nivelada, se requieren máquinas flexibles y universales. También se reducen los tiempos improductivos de preparación, tránsito y Esperas, lo que permite minimizar los tamaños de lotes. Se deben establecer una relación estrecha con los Proveedores, para realizar entregas frecuentes de lotes reducidos. 2.- Relación con los Proveedores: Conseguir las metas perseguidas por JIT, conlleva la adopción de un modelo de producción con una progresiva evolución, no solo en la el área de operaciones, sino también en sus relaciones con los Proveedores y Clientes. Los empresarios japoneses consideran a sus proveedores como una extensión de su propia Planta; y la relación entre ambos es muy estrecha. El JIT propone la eliminación de stocks, hecho que afecta a las relaciones con los Proveedores por las reducciones en las cantidades de pedidos. 3.- Diseño apropiado de la Distribución de la Planta (Lay-out): La producción JIT evita en lo posible la distribución en planta por funciones. Se intenta sustituir por una distribución que siga el flujo de procesos intentando A la vez agrupar aquellos que son comunes para varios productos. Es la distribución en planta por producto que combina líneas en forma de “U”. 4.- Reducción de los tiempos de preparación: La disminución de los tiempos de fabricación implica reducir los tiempos de espera entre procesos, los tiempos de transporte y los tiempos de procesamiento de los Lotes. Para reducir éstos últimos, es necesario reducir los tamaños de los Lotes a ejecutar, y para ello deben reducirse los tiempos de preparación de las máquinas. Para lograr esto se debe organizar al personal, para que en el momento de preparación de las máquinas, puedan realizar varios operarios diversas tareas. 5.- Adaptación a la Demanda: La flexibilidad en el número de operarios de una sección para adaptarse a las modificaciones de la demanda se denomina: “SHOJINKA”. Esto supone la reasignación de los obreros a las máquinas, en función a la producción requerida, como consecuencia de la demanda a satisfacer. La existencia de Shojinka requiere un diseño adecuado de la distribución en planta, personal bien capacitado y polifuncional. Además, deben estar motivados para aumentar la productividad laboral, eliminar errores y desperfectos en el proceso productivo, evitar ausentismos, eliminar tiempos ociosos en la mano de obra y crear la polivalencia, es decir, que nadie se crea imprescindible en sus labores, sino producir una flexibilidad laboral.

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6.- Importancia de la gestión de Mantención: Si el flujo de materiales está equilibrado y se están procesando pequeños lotes, las averías de las máquinas puede alterar completamente el sistema. Para evitar y prevenir esto, es preciso un mantenimiento adecuado de los equipos. Trabajadores altamente capacitados y conocedores de las máquinas es muy Importante para evitar averías y permite el mantenimiento autónomo por parte de los operarios. Todo esto se denomina “Mantenimiento Productivo Total – TPM”, que aumenta la efectividad de la filosofía JIT. 7.- La Automatización y Robotización: El sistema JIT plantea la automatización de las operaciones, una vez que éstas han sido mejoradas al nivel máximo en forma manual. La automatización ahorra la mano de obra, produciendo economías de escala. Las mejoras de las maquinarias requieren la estandarización previa de las operaciones de fabricación. Las operaciones innecesarias que se eliminan, son generalmente manuales y que no agregan valor al producto. La estandarización de las operaciones y la determinación del orden secuencial de las mismas que debe ejecutar un operario, debe cumplir con los siguientes objetivos: a) Lograr una alta productividad laboral. b) Equilibrar los procesos en términos de tiempos de producción. c) Utilizar mínima cantidad de trabajo manual. 8.- Programas de recepción y aprovechamiento de ideas y sugerencias: El concepto de “SOIKUFU” , supone la implantación de sistemas de sugerencias individuales y de grupos reducidos, tales como los Círculos de Calidad. Estos Círculos permiten mejorar el entorno laboral, mejorar la calidad de los productos, reducir los tiempos de traslados de herramientas y repuestos, reducir el tamaño del Lote, desarrollar capacidades individuales, conseguir una dirección más eficiente, enriquecer la personalidad del trabajador y participación en grupos de trabajo y contribuir a la formación permanente de los trabajadores. 9.- El Control Automático de Defectos (JIDOKA): Este consiste en la utilización de equipos productivos con mecanismos automáticos de retroalimentación que detectan las anormalidades o defectos en los ítems fabricados. Cuando esto sucede la máquina implicada se detiene automáticamente. La aplicación del “JIDOKA”, conlleva las siguientes ventajas: - Garantiza la calidad de salida de los componentes de cada fase productiva. - Reduce los ciclos de fabricación. - Permite fabricar solo lo requerido. - Reduce los cargos para la Inspección manual. (ahorros).

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Limitaciones y Ventajas de la filosofía “Just in Time” En un estudio a empresas japonesas, se observaron 7 problemas o limitaciones más importantes: 1.- Los Proveedores no suministran las M.P. en pequeños lotes, ni con periodicidad diaria. 2.- La línea de producción sufre paradas y la producción se retrasa. 3.- Se necesita un Software especializado, que resulta muy costoso. 4.- Se pierde el control de los materiales dentro de la fábrica y de las existencias. 5.- No tratan de producir economías de escala, ni de enlace. 6.- Fabrican en lotes grandes, porque solo producen sobre pedidos. 7.- No modifican el sistema productivo actual, porque la fábrica ya funciona bien como está.

Por otro lado los Beneficios más relevantes son: 1.- Mejora continua de la calidad de los procesos y productos. 2.- Permite la supervivencia de la empresa. 3.- La Fábrica futura necesita el JIT para optimizar su automatización. 4.- Aumenta la Productividad y disminuyen los costos que no producen valor agregado. 5.- La filosofía “Just in Time” se aplica tanto a empresas de manufactura de bienes y también de servicios

Elaborado por: Carlos Gallardo Silveira-Martins Ingeniero Comercial, Univ. de Chile

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