Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) PDF

Preview

Summary

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN SISTEM REGISTRASI KONFERENSI PT. OPTIONS Oleh : Fachrosi Firdaus NIM : 0908605066 Jurusan Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Udayana 2012 HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN SISTEM REGISTRASI KONFERENSI PT. OPTIONS Ole...

Description

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN SISTEM REGISTRASI KONFERENSI PT. OPTIONS

Oleh : Fachrosi Firdaus NIM : 0908605066

Jurusan Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Udayana 2012

HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN SISTEM REGISTRASI KONFERENSI PT. OPTIONS

Oleh : Fachrosi Firdaus NIM : 0908605066

Denpasar, 7 September 2012 Menyetujui, Pembimbing

I Made Widiartha, S.Si, M.Kom NIP. 19821220208011008

Mengetahui, Ketua Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Universitas Udayana

Drs. I Wayan Santiyasa, M.Si NIP. 196704141992031002

ii

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat-Nya penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya. Laporan yang berjudul “Sistem Registrasi Konferensi pada PT. Options”. Laporan ini dibuat sebagai laporan atas terlaksanakannya Praktek Kerja Lapangan di PT. Options. Tidak lupa dalam kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Ragil Murdiono selaku pimpinan perusahaan PT. Options, yang telah membantu dalam penempatan tempat PKL sekaligus menjadi dosen pembimbing lapangan di PT. Options yang telah membimbing penulis dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan. 2. Bapak Seka Savianto, S.E selaku pendamping penulis di PT. Options, yang telah memberikan petunjuk dalam menyelesaikan tugas selama Praktek kerja lapangan. 3. Karyawan – karyawan di PT. Options yang telah membantu penulis dalam melaksanakan tugas selama praktek kerja lapangan. 4. Komisi PKL Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, yang telah mengadakan PKL periode IV ini. 5. Bapak I Made Widiartha, S.Si, M.Kom selaku pembimbing praktek kerja lapangan yang telah membantu penulis dalam pembuatan laporan praktek kerja lapangan. 6. serta semua pihak yang telah ikut berpartisipasi baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pembuatan laporan ini. Demikian laporan ini saya sampaikan, semoga Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta dapat sebagai syarat untuk menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan periode IV. Denpasar,

Penulis

iii

September 2012

DAFTAR ISI Halaman HALAMAN PENGESAHAN................................................................................. ii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang .............................................................................................. 1 2.1 Tujuan dan Manfaat ...................................................................................... 1 1.3 Lokasi dan Waktu ......................................................................................... 2 BAB II GAMBARAN UMUM............................................................................... 3 2.1 Sejarah Institusi ............................................................................................. 3 2.2 Produk yang Dihasilkan ................................................................................ 3 2.3 Struktur Organisasi Institusi.......................................................................... 5 2.4 Visi, Misi, dan Tujuan Institusi ..................................................................... 9 BAB III KAJIAN PUSTAKA............................................................................... 10 3.1 Konsep Sistem Informasi ............................................................................ 10 3.2 Database ...................................................................................................... 10 3.3 System Development Life Cycle (SDLC)................................................... 11 BAB IV PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN ........................... 15 4.1 Hasil Pengamatan (Masalah yang muncul selama PKL) ............................ 15 4.2 Perancangan dan Prosedur Sistem Registrasi Konferensi ........................... 16 4.3 Kelebihan dan Kekurangan Sistem ............................................................. 31 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN................................................................ 32 5.1. Kesimpulan ................................................................................................ 32 5.2. Saran........................................................................................................... 32 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 33

iv

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan berkembangnya teknologi dan sistem informasi pada era saat ini, membuat kebutuhan akan sistem informasi menjadi meningkat. Tidak hanya badan usaha milik negara saja yang mebutuhkan sistem informasi, tapi juga badan usaha milik swasta juga memerlukan sistem informasi, bahkan perusahaan sekecil apapun saat ini sangat membutuhkan sistem informasi. PT. Options merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak di dalam penyewaan alat meeting pada acara konferensi baik dalam skala nasional maupun internasional. Akhir-akhir ini PT. Options sering kali menerima permintaan dari panitia konferensi selain berupa perangkat keras seperti personal komputer, LCD, sound system, backdrop, dan sebagainya juga diminta untuk memiliki sebuah sistem informasi yang dapat digunakan untuk mendaftarkan atau meregistrasi peserta pada konferensi tersebut. Atas dasar inilah penulis diberikan tugas selama praktek kerja lapangan di PT. Options untuk membuat sebuah sistem informasi yang berfungsi sebagimana permintaan dari panitia konferensi. Pengambilan judul SISTEM REGISTRASI KONFERENSI ini sebagai laporan dalam praktek kerja lapangan yang telah di laksanakan. Sehingga penulis dapat lebih memahami tentang kebutuhan dari PT. Options dan mempraktekkan ilmu yang didapat di bangku kuliah dalam dunia nyata.

2.1 Tujuan dan Manfaat 1.1.1

Tujuan Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk memadukan teori yang

diperoleh di bangku kuliah khususnya pada mata kuliah rekayasa perangkat lunak, basis data, dan pemrograman komputer dengan persoalan nyata yang dihadapi di tempat praktek kerja. Melalui pelaksanaan PKL mahasiswa diharapkan mampu menganalisis, merancang, menguji, dan mengimplementasikan keilmuannya pada persoalan nyata di tempat praktek kerja.

1

2

1.1.2

Manfaat Setelah mengikuti PKL diharapkan mahasiswa dapat :

1. Memahami kebutuhan pekerjaan di tempat praktek kerja. 2. Mengetahui secara langsung peranan teknologi informasi dan komunikasi di tempat praktek kerja. 3. Mengimplementasikan teori-teori perkuliahan di tempat praktek kerja serta menganalisis persoalan-persoalan yang dihadapi selama PKL. 4. Menyajikan hasil-hasil yang diperoleh selama PKL dalam bentuk laporan praktek kerja.

1.3 Lokasi dan Waktu 1.1.3

Lokasi Lokasi praktek kerja yang dilaksanakan adalah kantor PT. Options yang

terletak di jalan Gelogor Carik 36 A - B Denpasar.

1.1.4

Waktu Waktu pelaksaan PKL dilaksanakan selama dua bulan yaitu mulai tanggal

28 Juni 2012 sampai 28 Agustus 2012. PKL berlangsung sesuai hari dan jam kerja kantor pada PT. Options yaitu hari Senin sampai Sabtu pada jam 9.00 WITA sampai dengan jam 17.00 WITA.

BAB II GAMBARAN UMUM 2.1 Sejarah Institusi Pada awalnya OPTIONS RENTAL bernama PT.K.A.E, yang berdiri sejak tahun 1996 dengan bidang usaha utama pengadaaan alat uji kendaraan bermotor dan penjualan komputer serta peripherial lainnya. Seiring perkembangan perusahaan yang semakin pesat maka di bentuklah suatu unit usaha yang memfokuskan diri dalam bidang penyewaan meeting equipment seperti : komputer, notebook, fotokopi, printer, SIS, Delegate Mic serta kebutuhan pendukung lainnya. Options yang mempunyai motto "one stop multitask services" dengan maksud bisa melayani semua kebutuhan client dalam hal penyewaan kebutuhan meeting untuk berbagai event meeting baik skala nasional dan internasional. Options selalu berusaha yang terbaik dalam memberikan jasa kepada client karena kesuksesan event anda adalah kesuksesan kami juga. Options selalu berupaya untuk menjadi partner di balik sukses event anda, dengan harapan akan terjalin suatu hubungan kerja yang dinamis dan saling menguntungkan. Lokasi kantor pusat PT. Options berada pada jalur yang mudah dijangkau oleh siapapun yang membutuhkannya. Posisi tepatnya adalah di jalan Gelogor Carik 36 A - B, Denpasar - Bali.

2.2 Produk yang Dihasilkan Sesuai gambaran di atas, ada beberapa produk baik barang ataupun jasa yang disewakan pada PT. Options, antara lain : 1. Jaringan Internet Options menyediakan layanan pengadaan jaringan internet untuk kemudian digunakan secara bersama-sama dengan puluhan, ratusan atau bahkan ribuan komputer tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan. Dengan adanya jaringan komputer yang terintegrasi dengan internet akan memungkinkan untuk melakukan komunikasi dan kolaborasi dengan para karyawan yang berada di lokasi kantor yang berbeda. Sehingga tetap dapat saling bertukar informasi seolaholah berada dalam satu kantor.

3

4

2. Bandwidth Management Options

akan

melakukan

pengelolaan

jalur

internet

event

agar

penggunaannya menjadi efektif dan efisien. Pada kebanyakan perusahaan, masalah jaringan yang sering terjadi adalah adanya karyawan yang gemar melakukan download secara besar-besaran, sehingga gateway/jalur ke internet dipenuhi oleh traffic/lalu lintas download tersebut mengakibatkan kecepatan internet dan jaringan lokal menjadi berkurang. Dengan bandwidth management, kami (Options) akan mengatur bandwidth event sesuai dengan prioritas dan kebutuhannya, misalnya memberikan prioritas utama untuk email (terutama email-email top level management), atau memberikan prioritas kepada aplikasi khusus yang menggunakan jaringan komputer sesuai dengan base on request.

3. Projector PT. Options menyediakan LCD projector mulai dengan berbagai spesifikasi, antara lain : a. Projection System DLP, Brightness 1500 ANSI LUMENS, Contrast Ratio 2000 : 1, Resolution SVGA (800x600), Weight 2.6kgs , Dimension WxHxD), 277 x 95 x 208 mm untuk audiens dibawah 10 orang. b. LCD Projector 2000 lumens LCD Projector dengan lumens 2.000 biasa digunakan pada acara meeting atau conference dengan jumlah peserta (audience) di bawah 50 orang. dengan layar (screen) ukuran 2x2 c. LCD 3000 ansi lumens Projector 3.000 ansi lumens biasa digunakan pada acara meeting atau conference dengan jumlah peserta (audience) di bawah 50-100 orang dengan Layar 2x3 d. LCD Projector 5000 lumens Sewa LCD Projector 5.000 ansi lumens. Biasa digunakan pada acara meeting atau conference dengan jumlah peserta (audience) 100-200 orang dengan sewa Screen 3x4 e. LCD Projector 7000 ansi lumens

5

Projector dengan lumens 7.000 biasa digunakan pada acara meeting atau conference dengan jumlah peserta (audience) 200-500 orang. dengan layar ukuran 4x6

4. TV Plasma dan lain-lain. Double-Windows / (PAP) Double Window pada dasarnya pembagian layar menjadi dua. LCD SANYO dapat menampilkan gambar HDMI pada layar pertama dan lainnya bisa (DVD, PC Input, RF,Composite) pada layar kedua atau sebaliknya. Ini memberikan kemudahan dalam menonton program favorit anda dan film secara bersamaan tanpa harus mengganti mode TV berkali-kali. HD

ready

mengindikasikan

kemampuan

pesawat

televisi

untuk

menampilkan sinyal High Definition baik 720p, 1080i, maupun 1080p dengan menggunakan input komponen video atau input digital, dan tidak memiliki tuner dengan tehnologi plasma TV yang Options miliki akan membuat tampilan visual event anda akan lebih semarak serta elegan.

2.3 Struktur Organisasi Institusi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Options

6

Dari struktur organisasi di atas, terdapat tanggung jawab dari masingmasing pegawai atau karyawan yaitu : 

Pimpinan 1. Menetapkan Program Kerja PT. Options berdasarkan rencana kegiatan masing-masing Bidang. 2. Membuat perumusan kebijakan teknis pada tiap – tiap divisi berdasarkan kewenangan yang ada. 3. Mengatur,

mendistribusikan

dan

mengkoordinasikan

tugas-tugas

bawahan sesuai dengan bidangnya masing-masing. 4. Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta pengawasan kepada bawahan. 5. Memeriksa hasil kerja bagian operasional dan tiap – tiap divisi. 6. Mengevaluasi hasil kerja bawahan.



Sekretaris 1. Menyusun program kerja Sekretariat berdasarkan rencana kegiatan masing-masing divisi. 2. Menyusun laporan pertanggungjawaban kinerja Sekretariat berdasarkan laporan hasil kegiatan masing-masing divisi. 3. Berkoordinasi dengan pimpinan mengenai program kerja yang akan dilaksanakan. 4. Melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar. 5. Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan. 6. Mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kerja bawahan kepada pimpinan. 7. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.



Operasional 1. Menyusun program kerja masing – masing Divisi berdasarkan rencana kegiatan masing-masing Bidang dan rencana kegiatan sekretariat. 2. Menyusun laporan hasil kegiatan Divisi berdasarkan laporan hasil kegiatan masing-masing Divisi.

7

3. Mengatur,

mendistribusikan

dan

mengkoordinasikan

tugas-tugas

bawahan sesuai dengan Divisi masing-masing. 4. Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta pengawasan kepada masing – masing Divisi. 5. Memeriksa hasil kerja masing – masing Divisi. 6. Mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kerja masing – masing Divisi. 7. Melaksanakan tugas dinas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.



Divisi Transportasi 1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang Divisi transportasi. 2. Mempersiapkan sarana transportasi jika diperlukan oleh atasan atau pada saat ada kegiatan keluar kantor. 3. Melakukan pengangkutan barang baik dari kantor ke tempat kegiatan maupun sebaliknya. 4. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi transportasi berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakan. 5. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional.



Divisi Humas 1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang Divisi Humas. 2. Melakukan koordinasi mengenai tugas antar divisi. 3. Sebagai sarana hubungan antara konsumen dengan perusahaan. 4. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi humas berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakan. 5. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional



Divisi Inventori 1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang Divisi Inventori.

8

2. Melakukan pengecekan terhadap barang-barang yang ada di gudang kantor serta mengklasifikasikan barang-barang sesuai permintaan dari atasan. 3. Mempersiapkan barang-barang yang akan digunakan oleh kantor dan yang akan diguanakan oleh pantia penyelenggara kegiatan. 4. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi inventori berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakan. 5. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional.



Operator 1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang operator. 2. Melakukan pengecekan terhadap kualitas barang-barang khusunya barang elektronik yang ada di gudang kantor maupun yang ada pada kegiatan di luar kantor. 3. Mengatur konfigurasi barang elektronik saat kegiatan berlangsung. 4. Memperbaiki kerusakan barang elektronik yang disebabkan oleh kelalaian karyawan maupun hal – hal lain yang terjadi di luar dugaan. 5. Menyusun laporan hasil kegiatan operator berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakan. 6. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional.



Divisi Fungsional 1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang divisi funsional. 2. Membantu kinerja bidang inventori dan operator saat diperlukan. 3. Melakukan inventarisasi dan analisis serta evaluasi kinerja divisi. 4. Melaksanakan publikasi dan komunikasi melalui media. 5. Melaksanakan pengawasan terhadap media. 6. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi fungsional berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakan. 7. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional.

9

2.4 Visi, Misi, dan Tujuan Institusi 1. Visi Options Dengan berpijak pada perubahan ke arah yang lebih baik, maka Visi PT. Options adalah : “One Stop Multitask Services” yaitu terwujudnya kesuksesan client melalui pelayanan penyewaan kebutuhan client untuk berbagai event baik skala nasional dan internasional.”

2. Misi Options Dalam rangka

mewujudkan visi tersebut, sebagai penjabarannya

dituangkan dalam bentuk misi yang dapat memberikan fokus terhadap program yang akan dicapai. Adapun Misi Options adalah sebagai berikut : a. Mengoptimalkan

pemanfaatan

teknologi

informasi

dan

sistem

informasi guna mencapai efesiensi dan efektifitas kerja. b. Meningkatkan kinerja pegawai demi kelancaran event. c. Memperbanyak belajar dari pengalaman dan menumbuhkan sikap bekerja keras demi kesuksesan client. d. Menigkatkan hubungan kerja dengan perusahaan-perusahaan di bidang teknologi informasi.

3. Tujuan Options Tujuan yang telah dirumuskan oleh PT. Options, antara lain : a. Memberikan kemudahan kepada client melalui teknologi informasi dan jaringan informasi secara terpadu. b. Terciptanya

komunikasi

yang

efektif

dan

efisien

penyelenggaraan event – event nasional dan internasional. c. Terwujudnya masyarakat modern berbasis teknologi informasi.

dalam

BAB III KAJIAN PUSTAKA

3.1 Konsep Sistem Informasi Menurut Meteod (dalam Nur Asiah, 2008:27) ‘Sistem merupakan sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.’ Data merupakan deskripsi benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan, dan disimpan. Item data dapat berupa numerik, alfanumerik, foto, suara, atau gambar. Suatu database terdiri atas kumpulan data yang diorganisasikan agar dapat dicari kembali (Turban, 2004:51). Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan (Turban, 2004:51). Sistem informasi adalah sistem yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa dan mendiseminasi informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem-sistem yang lain, sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, perhitungan). Sistem informasi tidak selalu terkomputerisasi, meskipun sebagian besar dari mereka berkaitan dengan komputer (Turban, 2004:18).

3.2 Database Database adalah suatu aturan kumpulan logika yang dihubungkan dengan file. Pada database, data diintegrasikan dan dihubungkan menjadi satu himpunan program software yang menyediakan akses ke semua data. Beberapa data yang bermasalah dengan file sekitarnya harus dikurangi agar tidak terjadi data ganda atau redundant, data tersembunyi, dan data yang tidak konsisten (Turban, 2004:839).

10

11

3.3 System Development Life Cycle (SD...