LAS Etapas DEL Archivo - Apuntes 2 PDF

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etapas de los archivos...

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LAS ETAPAS DEL ARCHIVO Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo de vida de los documentos:  Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es más conocido como archivo de oficina. La documentación permanece en esta fase 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez más cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se acumula en las oficinas.  Archivo administrativo: Sólo las grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentación está bajo responsabilidad del archivero. Tras quince años de antigüedad los documentos pasan a la siguiente fase. ARCHIVO MUERTO  Archivo intermedio: La documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en el archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.  Archivo histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad. Siempre y cuando el archivo sea público, la consulta de la documentación histórica es uno de los fines últimos del archivo histórico y se debe de brindar a los usuarios que acudan a él. Para brindar la consulta, se deben de establecer políticas o un reglamento que debe encontrarse en la sala de consulta a la vista de los usuarios. Sólo se debe permitir la consulta a quien cubra los requisitos establecidos por el archivo y que se comprometa a respetar el reglamento.

El usuario deberá conocer el contenido del archivo a través de instrumentos de consulta tales como guías, inventarios, catálogos e índices, para evitar que manipulen directamente la documentación y ello provoque el deterioro del acervo. La consulta debe brindar dentro de un horario establecido y dentro de la sala, ya que la documentación histórica sólo debe salir a otros lugares (difusión, exposiciones etc.) en casos extraordinarios. Aún cuando existe una base legal que manifiesta que el usuario tiene derecho a la información y a la consulta dentro de los archivos históricos, no se debe de olvidar que hay documentación que su consulta se debe restringir para evitar daños a terceras personas o a instituciones; por ejemplo, expedientes clínicos, de seguridad nacional, de movimientos sindicales, movimientos estudiantiles, etc. Así la ley ha establecido normas que marcan por cuánto tiempo debe permanecer guardada esta documentación y cuál podrá ponerse al servicio del investigador FUENTE: http://www.sisman.utm.edu.ec/libros/FACULTAD%20DE%20CIENCIAS%20HUMAN%C3%8DSTICAS %20Y%20SOCIALES/CARRERA%20DE%20BIBLIOTECOLOG%C3%8DA%20Y%20CIENCIAS%20DE %20LA%20INFORMACI%C3%93N/05/Archivoa%20Historicos/1-ARCHIVO%20HISTORICO.pdf http://archivosadministrativosintermedios.blogspot.mx/2011/06/unidad-ii-archivos-y-tipos-dearchivos.html

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO COLEGIO DE CIENCIAS Y HUMANIDADES PLANTEL VALLEJO ADMINISTRACION I

TIPOS DE ARCHIVO: ARCHIVO MUERTO

GRUPO: 509...