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LISTA DE CHEQUEO PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN

Para el correcto diligenciamiento de la lista de chequeo se debe únicamente responder una de las dos opciones con una X y en la opción observaciones se escribe la información a aclarar de la pregunta. CUMPLE No. de SI NO DESCRIPCIÓN Observaciones Orden ANTES

1.

Digitalizan los documentos que cumplen su ciclo vital.

2.

Existe en el proceso de digitalización un plan de contingencia; es decir que la información siempre esté disponible en caso de catástrofes, de manera que se garantice la continuidad de los procesos y operaciones llevadas a cabo por la entidad una vez se supere la emergencia. (Ley 527 de 1999)

3.

El protocolo de digitalización de documentos cumple con los requisitos mínimos para garantizar la existencia de bases archivísticas y políticas documentales que aseguren la transparencia del proceso.

4.

Cuando los documentos pasan del archivo histórico la documentación es digitalizada.

5.

Cuando los documentos pasan del archivo histórico la documentación es digitalizada.

6.

El personal que trabaja en el área de archivo tiene preparación previa en digitalización.

7.

Digitalizan los documentos que están muy deteriorados.

8.

9.

La entidad mantiene adecuadas condiciones ambientales en las instalaciones para la correcta conservación de los documentos digitalizados. (Temperatura, Humedad, Iluminación)

Toda la documentación está correctamente foliada.

Aplican las TRD, TVD y cuadros de clasificación en este

10.

proceso.

DURANTE

1.

Aplican en el proceso de digitalización de los documentos las características técnicas generales relativas a la imagen. (Resolución, Color, Tamaño)

2.

Tienen en cuenta las políticas, procesos y parámetros técnicos mínimos para la digitalización certificada, siempre contemplando la normatividad existente en el AGN.

3.

Realizan el correspondiente acto administrativo avalado por el comité de archivo, para la designación del oficial de Gestión Documental y a su vez la inscripción al AGN.

4.

Siguen la normatividad y alineamientos establecidos, para desarrollar el proceso de digitalización.

5.

Manejan adecuada dotación para las labores de digitalización. (Escáner, Software, Ordenador)

6.

Aplican continuidad en los documentos digitalizados; es decir cuando la cantidad de documentación es relativa a la capacidad de grabación total. (Se agrupan por lotes)

7.

Dejan evidencia de los documentos digitalizados. (Informes semestrales y/o anuales)

8.

Realizan revisiones periódicas del escáner, para llevar control y certificado de por lo menos 5.000 documentos promedio procesados.

9.

Manejan adecuadamente los instrumentos para el índice y la descripción documental.

10.

En el proceso de reprografía el oficial de Gestión Documental se basó de acuerdo a la guía estipulada por el Archivo General de la Nación (AGN) “Pautas para la utilización de la Digitalización” DESPUES

1.

Realizan certificaciones para hacer referencia del punto anterior, el cual da constancia, por medio del acta de inicio, por cada lote de documentos que procesan para generar su

guarda.

2.

Realizan actas de cierre o final de cada lote de documentación guardada o unidad de grabación de manera que este contenga el resumen de las unidades de medida y registro de índices (número de expedientes) para que sirva como soporte.

3.

Diligencian correctamente el formato único de inventario documental para este proceso.

4.

Tienen establecido su propio sistema operativo (Software) y este cuenta con el cuidado y la seguridad de la información es decir, el control de acceso, fiabilidad e integridad de la información. (Ley 1266 de 2008)

5.

Conservan en el archivo las de control de almacenamiento de imágenes (actas de inicio y de cierre o final)

6.

Tiene elaborado los controles de calidad para el mejoramiento de los medios digitales.

7.

En la aplicación de controles de calidad se especifica la preciosidad de mantenimiento de la maquinaria utilizada en el proceso de digitalización. Verificando el escáner una vez cada 5000 documentos, de acuerdo con la tarjeta de resolución y calidad establecida en la NTC.

8.

A la hora de la conservación de las imágenes originales aplican los siguientes aspectos: encuadre, direccionalidad, integridad.

9.

Realizan periódicamente actualización de los sistemas tecnológicos, y de los lotes en los que reposan las imágenes automatizadas.

10.

En el formato de almacenamiento de las imágenes incluye todo la información a la hora de la captura y al momento de su reproducción garantiza su exactitud.

Bucaramanga, 20 de agosto de 2014

Aprendiz@: Linda Carol Dangond Carlos Fabio Dangond Marcela Lopez Carvajal Elizabeth Vega Gómez...