Makalah Pendelegasian Wewenang PDF

Preview

Summary

PENDELEGASIAN WEWENANGDisusun Oleh:1. Ajeng Diah Utami (180810301005)2. Ade Eva Anggita Praptiwi (180810301008)3. Yuli Fatmasari (180810301012)4. Dita Wahyu Puspitasari (180810301013)KATA PENGANTARPuji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dankarunia-Nya kepada kami, sehingga...

Description

PENDELEGASIAN WEWENANG

Disusun Oleh: 1. Ajeng Diah Utami

(180810301005)

2. Ade Eva Anggita Praptiwi (180810301008) 3. Yuli Fatmasari

(180810301012)

4. Dita Wahyu Puspitasari

(180810301013)

KATA PENGANTAR Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelaisaikan makalah yang berjudul “Pendelegasian Wewenang” guna memenuhi tugas kelompok untuk mata kuliah pengantar manajemen. Tak lupa kami ucapkan banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam pembuatan makalah ini, baik bantuan berupa moril maupun meteril. Kami menyadari dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangan, kesalahan dan kekeliruan. Maka dari itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca. Sehingga dapat kami jadikan acuan dalam penulisan makalah pada kemudian harinya. Semoga makalah ini dapat berguna bagi kita semua dan semoga makalah ini dapat menambah ilmu, wawasan dan pengetahuan terutama bagi para pembaca dan kami sebagai penulis.

Jember, 1 Oktober 2018

Penulis

DAFTAR ISI Halaman Judul Kata pengantar ................................................................................................................. i Daftar isi............................................................................................................................ii BAB 1 : Pendahuluan 1.1 Latar Belakang…...........………………………..………..............................1 1.2 Rumusan Masalah……..........………………….……………………........1-2 1.3 Tujuan…………..……………………………………..........………………2 1.4 Manfaat…………………………................…………….………………… 2 BAB 2 : Pembahasan 2.1 Pengertian Pendelegasian Wewenang………...…………………….........3-4 2.2 Dasar Pendelegasian Wewenang……………………….…………………. 4 2.3 Sifat Delegasi……………….………………..………….………………. 4-5 2.4 Prinsip – Prinsip Pendelegasian Wewenang……………….……………… 5 2.5 Aspek Penting Pendelegasian …….…..………….…………………........6-7 2.6 Asas-Asas Pendelegasian Wewenang…….…..………….……………....7-9 2.7 Jenis – Jenis Pendelegasian Wewenang…….…..………….…………...9-10 2.8 Sikap Pemimpin Terhadap Delegasi…………………….……………..10-12 2.9 Sentralisasi dan Desentralisasi ………….…………………………….12-13 2.10 Tujuan dan Manfaat Pendelegasian Wewenang……..….……………….13 2.11 Hambatan Pendelegasian Wewenang……...…………….…………...13-14 2.12 Langkah Pendelegasian yang Efektif…………………….…………..14-16 BAB 3 : Penutup 3.1 Kesimpulan…….……………...…………………......................................17 Daftar Pustaka………………………………………………………………...………..18

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pendelegasian wewenang dan koordinasi merupakan sesuatu yang sangat penting dan vital dalam organisasi manajemen / kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang dan koordinasi agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis

dari

semakin

besarnya organisasi.

Bila seorang

atasan

tidak

mau

mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapasiapa selain dia sendiri. Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan

bawahan sehingga lebih

memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen. Koordinasi juga merupakan proses pengintegrasian tujuan-tujuan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang dan mengkoordinasikannya kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Ciptakan budaya bahwa pendelegasian wewenang adalah upaya agar manajer anda menjadi semakin matang. Koordinasi akan lebih membantu manajemen pekerjaan lebih efisien.

1.2 Rumusan Masalah 1. Apakah pendelegasian wewenang itu ? 2. Apa yang mendasari adanya Pendelegasian terhadap wewenang ? 3. Bagaimana sifat delegasi ? 4. Apa saja prisip – prinsip pendelegasian wewenang? 5. Apa aspek penting dalam pendelegsian ?

6. Apa saja Asas – Asas dalam pendelegasian ? 7. Apa saja jenis-jenis pendelegasian wewenang ? 8.

Bagaimana pemimpin menyikapi pendelegasian wewenang ?

9. Apakah sentralisasi dan desentralisasi itu? 10. Apa tujuan dan manfaat pendelegasian wewenang ? 11. Apa saja hambatan dalam pendelegasian wewenang ? 12. Apa saja langkah-langkah pendelegasian yang efektif ?

1.3 Tujuan 1. Untuk mengetahui apakah pendelegasian wewenang itu. 2. Untuk mengetahui apa yang mendasari adanya pendelegasian terhadap wewenang. 3. Untuk mengetahui bagaimana sifat delegasi. 4. Untuk mengetahui apa aspek penting dalam pendelegasian. 5. Untuk mengetahui apa saja asas – asas dalam pendelegasian. 6. Untuk mengetahui bagaimana pemimpin menyikapi pendelegasian wewenang. 7. Untuk mengetahui apakah sentralisasi dan desentralisasi itu 8. Untuk mengetahui apa tujuan dan manfaat pendelegasian wewenang. 9. Untuk mengetahui apa saja hambatan dalam pendelegasian wewenang. 10. Untuk mengetahui apa saja langkah-langkah pendelegasian yang efektif

1.4 Manfaat Makalah ini kami buat agar dapat dijadikan referensi bagi pembaca untuk mengetahui tentang pendelegasian wewenang.

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Pendelegasian Wewenang

Adakalanya seseorang yang berada disuatu posisi memiliki berbagai keterbatasan dalam melakukan suatu pekerjaan, jumlah pekerjaan serta keahlian yang dimiliki. Jika keterbatasan ini tidak dapat ditanggulangi, hal ini akan memperburuk kinerja Organisasi. Maka perlu dilakukannya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab atau biasa disebut delegation. Pendelegasian ialah : Proses terorganisir dalam kerangka hidup organisasi atau keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak mungkin orang dan pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja yang berkaitan dengan pemastian tugas. Tindakan mempercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi. Berikut adalah definisi atau pengertian dari Delegasi oleh beberapa pakar : 

Drs. H. Malayu S.P Hasibuan Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate untuk di kerjakannya atas nama delegator.



Ralph C. Davis Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika kita menyerahkan

wewenang,

berfungsi

melepaskan

kedudukan

dengan

melaksanakan pertanggung jawaban.



Harold Koontz and Cyril O’Donnel Pendelegasian wewenang merupakan pokok yang didapat kembali oleh pemberiwewenang.Hal itu adalah suatu sifat wewenang, si pemilik wewenang

(pemimpin) tidak selamanya menyelesaikannya sendiri kekuasaan ini dengan menyerahkan wewenang itu.

2.2 Dasar Pendelegasian Wewenang Pokok pembahasan tentang dasar pendelegasian ini berupaya untuk menjawab pertanyaan “Mengapa pendelegasian itu penting?” .Pendelegasian itu sangat penting bagi hidup dan kerja setiap organisasi dengan alasan-alasan mendasar berikut di bawah ini. 1. Pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkannya melalui pendelegasian. 2. Melalui pendelegasian, pemimpin memberi tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan demi pemastian tanggung jawab tugas (agar setiap individu peserta suatu organisasi berfungsi secara normal). 3.

Dengan pendelegasian, pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran pemimpin puncak atau atasan secara langsung.

4. Dalam pendelegasian, pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak, tanggung

jawab,

kewajiban,

dan

pertanggungjawaban

yang

sekaligus

“menuntut” adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan. 5. Dalam pendelegasian, pemimpin memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sepadan bagi pelaksanaan kerja sehingga bawahan dengan sendirinya dituntut untuk bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan kerja. 6. Pendelegasian wewenang membuktikan adanya pimpinan dan bawahan dalam organisasi.

2.3 Sifat Delegasi 1. Pendelegasian tidak sama pada setiap tingkat hierarki organisasi. Besar kecilnya pendelegasian adalah sesuai dengan tugas, hak, wewenang, kewajiban, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban setiap individu dalam hierarki organisasi.

2. Pendelegasian tidak dapat ditransfer dari satu tugas ke tugas yang lain dalam suatu organisasi karena satu pendelegasian berlaku untuk satu tugas saja.

2.4 Prinsip – Prinsip Pendelegasian Wewenang Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah: 1. Prinsip Skalar Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui: a. kepada siapa dia dapat mendelegasikan b. siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya c. kepada siapa dia bertanggungjawab Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang diperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari: a. gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penangung jawabnya b. overlaps, yaitu tanggung jawab untuk satu tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang. c. splits, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan organisasi. 2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command) Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain. 3. Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:

a. Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien, tanggung jawab untuk tugas tertentu diberikan kepada tingkatan organisasi yg palaing bawah dimana ada cukup kemampuan untuk menyelesaikannya. b.

Masing-masing orang dalam organisasi dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif.

c. akuntanbilitas penerimaan tanggungjawab dan wewenang berarti individiu juga setuju untuk menerima tuntutan pertanggung jawabn pelaksanaan tugas. Bagi manajer, juga harus mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas bawahannya.

2.5 Aspek – Aspek Penting Pendelegasian Wewenang Fokus pendelegasian adalah hasil kerja yang diharapkan tercapai, dalam upaya menggapai sasaran/tujuan akhir dari organisasi. Pendelegasian dilaksanakan dengan sikap hormat yang didasarkan atas penghargaan dan kesadaran terhadap diri sendiri sebagai sesuatu yang "berharga", serta memerhatikan harga diri dan kehendak bebas orang lain, di mana setiap pekerja dipandang sebagai subjek, dan bukan objek kerja. Pendelegasian yang menghasilkan melibatkan harapan-harapan yang meliputi bidang berikut. 1. Menekankan pada tercapainya hasil-hasil yang didambakan atau diinginkan pada waktu depan yang telah ditentukan ("desired results"). 

Pendelegasian menyatakan dengan tegas tentang apa yang harus dicapai, bukan bagaimana mencapainya, di mana fokus utama diarahkan kepada hasil produksi.



Pendelegasian memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban membuat/memberi laporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin.

2. Pelaksanaannya dilandasi pedoman/petunjuk ("guidelines") yang jelas, baik bagi tugas maupun pelaksana tugas. Artinya pendelegasian menyatakan pedomanpedoman,

larangan-larangan,

dan

batas-batas

dimana seseorang

harus

bekerja/melakukan kewajibannya. Hal ini menolong setiap orang untuk bekerja dengan baik/patut.

3. Melibatkan sumber-sumber daya ("resources") yang pasti. Pendelegasian menyatakan (disertai dengan pernyataan) akan adanya sumber-sumber daya, antara lain sumber daya manusia, keuangan, teknis, atau organisasi yang dapat dipakai seseorang untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan kepadanya. 4. Dinyatakan

dengan

adanya

tanggung

jawab

dan

pertanggungjawaban

("responsibility" dan "accountability"). Pendelegasian menyatakan patokan yang akan digunakan untuk menilai hasil/prestasi akhir, yang diwujudkan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban kerja yang dapat dilakukan dengan membuat/memberi pelaporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin. 5. Mempertimbangkan

risiko-risiko

yang

akan

terjadi

atau

ditindaki

("consequences"). Pendelegasian dapat menyatakan akibat-akibat yang akan terjadi, yang baik maupun yang tidak baik, sebagai hasil dari suatu pekerjaan atau tugas yang didelegasikan. Akibat-akibat ini dapat diukur melalui evaluasi/pengkajian yang dilakukan dengan meneliti deskripsi tugas dan hasil kerja atau produk yang telah dilakukan atau dihasilkan. Dengan menanyakan apakah semuanya ini telah dilakukan dengan baik dan sesuai dengan rencana, ketentuan dan prosedur, ataukah malah sebaliknya. Ada 4 kejadian yang terjadi ketika delegasi dilakukan, yaitu: 1. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan. 2. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai ujuan atau tugas. 3. Penerimaan delegasi, yang menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab. 4. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.

2.6 Asas-Asas Pendelegasian Wewenang

1. Asas Kepercayaan Delegator hanya akan mendelegasikan sebagian wewenanganya kepada delegate, jika delegate dapat dipercaya. Kepercayaan harus didasarkan atas

pertimbangan yang Objektif mengenai Kecakapan, kemampuan, kejujuran, keterampilan dan tanggung jawab. 2. Asas Delegasi Atas Hasil yang Diharapkan Pemimpin dalam mendelegasikan wewenang harus berdasarkan Hasil yang dilakukan oleh delegate. tidak boleh kurang, tidak boleh lebih. Harus disesuaikan dengan jaminan kecakapan dan keterampilan untuk mencapaihasil yang diharapkan. 3. Asas Penentuan fungsi dan Kejelasan Tugas (Principle of function definition) Asas penentuasn tugas yang dilakukan manajer kepada para bawahanya harus secara jelas disertai hasil yang diharapkan. Semakin jelas kegiatan yang dilakukan maka akan semakin jelas delegation of authority dalam organisasi dan semaki jelas pula hubungan wewenang dengan bagian – bagian yang lainnya. Menurut asas ini pendelgasian harus didasarkan atas job description seorang bawahan. 4. Asas Rantai Berkala (Principle Scolar of Chain) Asas ini artinya manajer dalam mendelegasikan wewenang harus dilakukan menurut urutan kedudukan yakni dari pejabat ke bawahan.Asas ini menghendaki adanya urutan – urutan wewenang dari manajer puncak kebawahan. 5. Asas Tingkat Wewenang (The Authority Level Participle) Menurut asas ini masing – masing manager pada setiap tingkat harus mengambil keputusan dan kebijakan apa saja yang dapat diambilnya sepnajang mengenai wewenangnya. 6. Asas Kesatuan Komando (Principle Unity of Command) Setiap bawahan harus diusahakan agar hanya menerima perintah dari seseorang atasan saja. Tapi seorang atasan dapat memerintah lebih dari seorang bawahan. 7.

Asas Keseimbangan Wewenang & Tanggung Jawab (Parity Of Authority & Responsibility) Menurut asas ini besarnya wewenang yang didelegasikan harus sama dan seimbang dengan besaranya tugas – tugas dan tanggungjawab yang diminta.

Tanpa keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab akan berakibat terjadinya kemandekan tugas-tugas dan tumpang tindih. 8. Asas Pembagian Kerja (Devision of Work) Untuk

berfungsinya

Organisasi hendaknya

dilakukan

distribusi

pekerjaan, Karena jika tidak manajemen tidak berarti apa-apa dan semua tugas akan dikerjakan sendiri oleh manajer. 9. Asas Efisiensi Menurut asas ini pendelgasian wewenang maka manajer akan lebih leluasa melaksanakan tugas – tugas penting daripada melaksanakan hal – hal yang dapat dikerjakan bawahanya. 10. Asas Kemutlakan Tanggung Jawab (Principle of Authority of Responsibility) Setiap delegate yang bertanggungjawab

menerima

wewenang,

kepada delegator mengenai

mutlak

wewenang

harus yang

dilaksanakannya. Perlu diperhatikan bahwa asas tidak berlaku mutlak, tetapi hanya sebagai pedoman untuk bertindak dan dalam penerapannya harus mempertimbangkan kebutuhan dan kondisi.

2.7 Jenis – Jenis Pendelegasian Wewenang

Dalam bukunya yang berjudul The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen R. Covey menyatakan bahwa ada 2 jenis pendelegasian, yaitu :

1. Pendelegasian Suruhan (Gofer Delegation) Pendelegasian suruhan berprinsip pada metode, yaitu semua didikte secara rinci dan spesifik step by step cara melakukannya. Pendelegasian dengan cara ini banyak digunakan oleh manager karena mereka berpikir metode yang dilakukan pasti tidak akan keluar dari jalur, minim kesalahan dan sesuai dengan apa yang diinginkan. Tapi kelemahannya adalah bahwa mereka tidak melatih creative thinking anak buah mereka dan bila terjadi kesalahan si anak buah akan merasa tidak bertanggung jawab kepada hasil yang didapat. 2. Pendelegasian pengurusan (Stewardship Delegation)

Pendelegasian pengurusan berfokus pada hasil dan bukan pada metode, memberikan secara rinci hasil yang diinginkan, bukan memberikan secara rinci apa yang harus dilakukan. Pendelegasian ini memberi pilihan metode kepada anak buah dan membuat mereka bertanggung jawab atas hasil. Pendelegasian metode pengurusan memberi kepercayaan penuh kepada anak buah dan kepercayaan ini adalah bentuk tertinggi dari motivasi manusia. Kepercayaan menghasilkan yang terbaik dari diri manusia. Tetapi dibutuhkan waktu dan kesabaran, dan tanpa mengesampingkan kebutuhan untuk melatih dan mengembangkan orang sehingga kecakapan mereka dapat meningkat ke tingkat kepercayaan itu. Bila pendelegasian pengurusan dilakukan dengan benar, kedua pihak akan mendapatkan keuntungan dan akhirnya jauh lebih banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu yang jauh lebih singkat. Prinsip yang terlibat dalam pendelegasian pengurusan selalu benar dan dapat berlaku pada orang atau situasi jenis apapun

2.8 Sikap Pemimpin Terhadap Delegasi

Pendelegasian hanya akan berfungsi secara efektif apabila pemimpin memahami dan mengambil sikap yang tepat terhadap pendelegasian itu. 1. Pemimpin tertinggi dan yang setingkat di atas setiap bawahan bertanggung jawab penuh atas tugas yang didelegasikan dengan memberi dukungan penuh kepada bawahan dengan memenuhi apa yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas. 2. Pemimpin yang mendelegasikan tugas bertanggung jawab memberi kredit kepada setiap pelaksana tugas atas hasil kerja yang telah diperlihatkannya. 3. Pemimpin yang mendelegasikan tugas mutlak bert...