Manajemen Proyek Procurement dalam Pengadaan Barang Dan Jasa menggunakan aplikasi E-procurement PDF

Preview

Summary

Manajemen Proyek Procurement dalam Pengadaan Barang Dan Jasa menggunakan aplikasi E-procurement Alqardio Fristly , Iwan Krisnadi Universitas Indonesia Jakarta, Indonesia [email protected] abstrak- Tahun 1970-an, perusahaan cenderung menilai bahwa bagian pengadaan memiliki peran pasif dalam orga...

Description

Manajemen Proyek Procurement dalam Pengadaan Barang Dan Jasa menggunakan aplikasi E-procurement Alqardio Fristly , Iwan Krisnadi Universitas Indonesia Jakarta, Indonesia [email protected] abstrak- Tahun 1970-an, perusahaan cenderung menilai bahwa bagian pengadaan memiliki peran pasif dalam organisasi bisnis, dan pada dasarnya adalah kegiatan administratif dan tidak memiliki banyak muatan strategis Dalam Manajemen Pengadaan terdapat sebuah aplikasi pendukung proses administrasi, aplikasi tersebut disebut E – Procurement. E – Procurement merupakan sebuah aplikasi Internet untuk keperluan proses pengadaan. Dengan Internet perusahaan bisa mengirim Request For Quotation dan Purchase Order ke supplier, melakukan lelang secara elecktronik (online) membagi informasi-informasi yang kritis, dan sebagainya. E-procurement atau disebut juga sebagai Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) merupakan sistem pengadaan barang atau jasa dengan menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer. Dengan adanya e-procurement, proses pengadaan barang/jasa menjadi lebih efektif, terbuka, bersaing, adil akuntabel, meningkatkan transparansi, juga memberikan efisiensi yaitu dalam hal harga yang lebih rendah, biaya transaksi yang lebih murah, layanan publik yang lebih baik, dan siklus pengadaan yang lebih pendek. Dalam prakteknya, e-procurement mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu dan mengurangi penggunaan tenaga kerja dalam prosesnya. Memang dibutuhkan investasi untuk menjalankan e-procurement. Akan memberikan profit jika diaplikasikan dengan benar dan menjalankan prinsipprinsip e-procurement. 1.

Pendahuluan

kontribusi yang cukup berarti bagi peningkatan

Tahun 1970-an, perusahaan cenderung menilai bahwa

keuntungan (profit) sebuah perusahaan.

bagian pengadaan memiliki peran pasif dalam

Tujuan Bagian Pengadaan yaitu menyediakan barang

organisasi bisnis, dan pada dasarnya adalah kegiatan

maupun jasa dengan harga yang murah, berkualitas,

administratif dan tidak memiliki banyak muatan

dan

strategis. Tahun 1980-an pandangan tersebut mulai

pengadaan tidak terbatas hanya pada kegiatan rutin

berubah. Hal ini didorong oleh persaingan yang

pembelian. Secara strategis dapat menciptakan

semakin ketat sehingga pelaku bisnis mulai sadar

keunggulan dari segi ongkos (dengan mendapatkan

bahwa efisiensi dan value creation tidak hanya perlu

sumber-sumber bahan baku, komponen, dll dengan

dilakukan di bagian produksi, namun juga di bagian

harga yang murah). Bagian pengadaan juga berperan

bagian lain termasuk salah satunya bagian pengadaan.

mendapatkan

Bagian pengadaan sangat relevan terutama di berbagai

komponen

perusahaan manufaktur dimana persentasi ongkos-

jembatan dalam membina supplier-supplier yang ada

ongkos material bisa mencapai antara 40% – 70% dari

dengan berbagai program peningkatan kualitas.

ongkos sebuah produk akhir. Menunjukkan bahwa

Bagian

efisiensi di bagian pengadaan bisa memberikan

menciptakan keunggulan dari segi waktu. Untuk

terkirim

tepat

waktu,

sumber-sumber yang

pengadaan

berkualitas

juga

tugas-tugas

bahan

baku

dan/atau

dituntut

bagian

dan

menjadi

untuk

bisa

mendukung keunggulan dari segi waktu, bagian

efektif. E-procurement mengurangi prosesproses yang

pengadaan tentunya bisa memilih supplier yang

tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis. Dalam

memiliki kemampuan untuk mengirim barang dalam

prakteknya, E-procurement mengurangi penggunaan

waktu yang lebih pendek tanpa harus mengorbankan

kertas,

kualitas dan meningkatkan harga.

penggunaan tenaga kerja dalam prosesnya.

Dalam Manajemen Pengadaan terdapat sebuah

2.2.

aplikasi pendukung proses administrasi, aplikasi

Permintaan penawaran adalah proses bisnis di mana

tersebut disebut E – Procurement. E – Procurement

perusahaan atau entitas publik meminta penawaran

merupakan sebuah aplikasi Internet untuk keperluan

dari pemasok untuk pembelian produk atau layanan

proses pengadaan. Dengan Internet perusahaan bisa

tertentu. RfQ secara umum memiliki arti yang sama

mengirim RFQ dan PO ke supplier, melakukan lelang

dengan Call for bid dan Invitation for bid. RfQ

secara elecktronik (online) membagi informasi-

biasanya melibatkan lebih dari harga per item.

informasi yang kritis, dan sebagainya.

2.3.

2.

Dasar Teori.

B2B adalah situasi di mana satu bisnis melakukan

2.1.

E-Procurement

transaksi komersial dengan yang lain. Ini biasanya

2.1.1

Menurut Wu et al (2007), electronic

terjadi ketika, Sebuah bisnis mencari bahan untuk

procurement (e-procurement) didefinisikan sebagai

proses produksi mereka untuk output. Contoh:

penggunaan teknologi informasi untuk mempermudah

Menyediakan bahan baku untuk perusahaan lain yang

business-to-business (B2B) bertransaksi pembelian

akan menghasilkan output.

untuk bahan/barang dan jasa.

2.4.

2.1.2

Menurut

Kalakota

et

al

(2001),

procurement adalah semua aktivitas yang melibatkan aktivitas mendapatkan barang meliputi pembelian, juga kegiatan logistic ke dalam seperti, transportasi barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum barang

tersebut

digunakan.

Procurement

atau

pengadaan barang tidak hanya terbatas pada aktivitas purchasing atau pembelian yang selama ini dipandang oleh sebagian banyak orang. Kalakota menyebutkan eprocurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website. E-procurement merupakan sistem pengadaan barang atau jasa dengan menggunakan media elektronik seperti

internet

atau

jaringan

komputer.

E-

procurement diterapkan dalam proses pembelian dan penjualan secara online supaya lebih efisien dan

menghemat

waktu

dan

mengurangi

RFQ (Request For Quotation)

B2B (Business to Business)

Project Procurement Management

Project Procurement Management mencakup prosesproses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, yang dibutuhkan dari luar organisasi . 2.4.1.

Plan Procurement

Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak

2.4.2.

Conduct Procurement

proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak. Dalam proses ini, tim akan menerima tawaran atau proposal yang kemudian akan menerapkan kriteria seleksi yang ditetapkan sebelumnya untuk memilih satu atau lebih seller yang memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan dan diterima sebagai seller.

2.4.4.

Close Procurement.

merupakan proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan. Mendukung close project atau Phase project karena melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan deliverable sudah diselesaikan.

3.

Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penulisan jurnal ini diantaranya: 3.1. 2.4.3.

Control Procurement

Proses mengelola procurement relationship , monitoring contracts performance, dan membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.

Metode Studi Literatur

Bertujuan untuk mendapatkan teori dasar tentang halhal terkait permasalahan yang dibahas, baik melalui internet maupun buku referensi. 3.2.

Metode Pengumupulan dan Pengolahan

data Bertujuan untuk mendapatkan data dan informasi tentang manajemen e-procurement. 3.3.

Metode Analisis

Bertujuan untuk menganalisis bagaimana proyek dilaksanakan dari tahap awal hingga akir.

4.

Pembahasan

Dalam mengikuti pelelangan dengan system eprocurement,

perusahaan

jasa

dituntut

untuk

memahami tata cara pelelangan dengan eprocurement, dari

mulai

mencari

data

informasi

sampai

mendownload pengumuman pemenang lelang. Untuk mengetahui

tata

cara

pelelangan

dengan

e-

procurement, Pemerintah telah mengeluarkan Pepres no. 54 tahun 2010 yang di dalam Pepres tersebut menjelaskan tata cara dan aturan dalam melaksanakan lelang denga e-procurement. Pepres no. 54 tahun 2010 juga diperkuat oleh Surat Edaran Menteri PU no:13 Tahun 2011, tentang tata cara pelelangan dengan system e-procurement. Para pihak yang terlibat dalam e-procurement adalah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Unit

Layanan

Pengadaan

(ULP)/Pejabat

Pengadaan dan Penyedia barang/jasa. Aplikasi eprocurement wajib memenuhi unsur perlindungan hak

Gambar 4.1 Bagan alir e-procurement dengan metode

atas kekayaan intelektual dan kerahasiaan dalam

pasca kualifikasi.

pertukaran

dokumen

serta

tersedianya

sistem

keamanan dan penyimpanan dokumen elektronik yang menjamin dokumen elektronik tersebut hanya dapat dibaca pada waktu yang telah ditentukan. Eprocurement dilaksanakan dengan menggunakan sistem

pengadaan

secara

elektronik

yang

diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). ULP/pejabat pengadaan dapat menggunakan sistem pengadaan secara elektronik yang diselenggarakan oleh layanan pengadaan secara elektronik terdekat. Adapun tata cara pelelangan dengan sistem eprocurement ditunjukkan dengan metode pasca kualifakasi pada bagan alir sebagai berikut.

Gambar 4.2 Bagan alir e-procurement dengan metode

menjaga, merawat, dan memperbaiki sistem e-

pasca kualifikasi (lanjutan).

procurement.

c.

Pendaftaran

Proses pendaftaran lelang mengalami perubahan yang cukup signifikan. Dalam sistem manual, panitia harus menyiapkan meja dan kursi khusus untuk menerima pendaftar, juga harus ada orang yang menjaga untuk menerima pendaftar, serta menyiapkan formulir pendaftaran

untuk

diisi

oleh

calon

penyedia

barang/jasa. Dari sisi penyedia barang/jasa juga harus menyiapkan fotokopi SIUP dan membawa aslinya, juga menyiapkan surat kuasa yang bermaterai kalau yang mendaftar bukan direktur atau yang berada di dalam akte, dan persyaratan lainnya. Namun, dengan sistem e-proc, pendaftaran dilakukan secara online saja. Dari sisi panitia tidak melakukan apa-apa, cukup Gambar 4.3 Bagan alir e-procurement dengan metode

melihat layar monitor sekali-sekali untuk mengecek

pasca kualifikasi (lanjutan).

jumlah pendaftar, dan dari sisi peserta cukup login

Tahapan-tahapan manajamen proyek procurement

menggunakan username dan password yang telah

dalam pengadaan barang dan jasa menggunakan

dimiliki, membaca pengumuman lelang dan syarat-

aplikasi E-Procurement sebagai berikut:

syaratnya, kemudian mengklik tombol daftar pada

a.

lelang tersebut. Dengan mengklik tombol daftar, maka

Tahap Persiapan

Tahap ini khusus untuk Pejabat Pembuat Komitmen

secara otomatis sudah dilakukan penandatanganan

(PPK) dan Panitia. Pada tahapan ini, yang perlu

Pakta

diperhatikan adalah dokumen pemilihan.

pendaftaran, tidak perlu fotokopi SIUP, tidak perlu

b.

datang jauh-jauh kekantor pelaksana lelang, dan cukup

Lembaga Penyelenggara

Pelaksanaan

pengadaan

secara

elektronik

Integritas

juga.

Jadi

tidak

perlu

meja

dilakukan dari kantor penyedia masing-masing.

membutuhkan sebuah unit khusus di pemerintahan,

d.

unit tersebut bernama Layanan Pengadaan Secara

Pengumuman lelang e-procurement berbeda dengan

Elektronik disingkat LPSE. LPSE inilah yang

lelang konvensional. Beberapa lelang yang dilakukan

berfungsi sebagai penghubung antara PPK/Panitia

dengan sistem eprocurement selalu mengarahkan

dengan Penyedia Barang/Jasa melalui aplikasi e-

pembaca untuk membuka sebuah laman. Biasanya

procurement. LPSE bertugas untuk membangun

dimulai dengan http://lpse.xxxxxxxx.xxx.id

sistem eproc, memberikan username dan password

e.

kepada semua pihak yang terlibat, memberikan

(Aanwijzing) Dengan sistem e-procurement, tidak

pelatihan kepada semua pihak yang terlibat, serta

dilakukan tatap muka pada tahapan ini. Masing-

Proses Pengumuman

Rapat Penjelasan

masing pihak cukup berada di depan komputer

mereka.

Penjelasan,

pertanyaan

dan

jawaban

Setelah dikompres dan dienskripsi, maka seluruh

dilakukan secara online. Bentuknya mirip mengisi

dokumen

komentar pada facebook. Panitia dan seluruh

administrasi, teknis dan harga untuk sistem satu

pendaftar pada lelang tersebut bisa saling bertukar

sampul; dan dokumen administrasi dan teknis untuk

penjelasan, pertanyaan, dan jawaban. Dengan cara

dua sampul) akan menjadi 1 (satu) file saja. Inilah

seperti ini, tidak ada kontak fisik yang terjadi, dan

yang disebut dengan sistem satu file, dan ini yang

tidak ada emosi yang tertumpah. Tanya jawab

dikirim ke panitia untuk dilakukan evaluasi.

dilakukan sampai batas waktu Aanwijzing selesai.

g.

Apabila jadwalnya telah selesai, maka secara otomatis

Dalam sistem e-proc, tidak ada “kumpul-kumpul

penyedia tidak bisa mengirimkan pertanyaan lagi,

rekanan” pada satu tempat karena pada tahapan ini,

namun panitia masih punya waktu minimal 1 jam

yang dimaksud pembukaan artinya benar-benar hanya

untuk

yang

membuka dokumen yang telah dikirimkan oleh

diajukan pada akhir waktu. Tugas berikutnya bagi

peserta pengadaan. Seluruh file yang telah dikirimkan

panitia

dokumen

oleh peserta, hanya dapat dibuka pada waktu yang

pengadaan yang selanjutnya diunggah pada sistem

telah ditentukan, yaitu pada saat pembukaan dokumen.

LPSE.

Pembukaan filenya juga tidak bisa menggunakan

f.

aplikasi

menjawab

adalah

pertanyaan-pertanyaan

menyusun

adendum

Pemasukan Dokumen

yang

sudah

disiapkan

(dokumen

Pembukaan Dokumen

sembarangan,

melainkan

juga

harus

Di dalam sistem lelang konvensional, kita mengenal

menggunakan aplikasi yang dibuat oleh Lembaga

sistem satu sampul, dua sampul, dan dua tahap. Untuk

Sandi Negara.

e-procurement dikenal yang namanya satu file dan dua

h.

file. Jika dulunya berupa sampul, sekarang berganti

evaluasi antara sistem konvensional dengan sistem e-

menjadi file. Dengan sistem ini, maka penyedia tidak

proc sama saja. Yaitu sama-sama memeriksa dokumen

perlu repot-repot menyiapkan dana untuk fotokopi

dari peserta meliputi dokumen administrasi, teknis,

semua dokumen pendukung kualifikasi (Akta, SIUP,

harga,

kontrak, dll) serta dokumen administrasi maupun

konvensional,

teknis. Seluruh dokumen yang sifatnya fisik, diganti

sedangkan pada sistem e-proc, panitia melihat layar

menjadi elektronik dalam format PDF atau JPEG. Dari

komputer.

semua dokumen itu, hanya 1 yang bentuknya masih

i.

harus secara fisik, yaitu

Pemenang

Evaluasi Tahapan

dan

kualifikasi. panitia

Bedanya, melihat

pada

dokumen

sistem fisik,

Usulan Calon Pemenang dan Penetapan

Jaminan Penawaran dan tidak dikirimkan ke panitia

Pada tahapan ini di dalam sistem pengadaan

pengadaan

LPSE

konvensional, ketua panitia akan membuat surat resmi

penyelenggara. Sistem e-proc telah menyediakan

yang ditujukan kepada PPK yang berisi permintaan

sebuah aplikasi khusus yang akan menggabungkan

penetapan pemenang dan 2 cadangan. Setelah itu PPK

seluruh file yang akan dikirim sekaligus melakukan

juga akan mengeluarkan surat resmi menjawab surat

enskripsi data agar aman dari “kejahilan” dunia maya.

dari ketua panitia yang berisi penetapan pemenang.

Aplikasi ini dibuat oleh Lembaga Sandi Negara dan

Pada sistem e-proc, seluruh kegiatan tadi dilaksanakan

dapat diunduh pada akun masing-masing penyedia.

hanya dengan klik pada tombol mouse dan sedikit

melainkan

dititipkan

ke

pengetikan pada keyboard. Ketua panitia mengklik

5.

pada nama peserta yang diusulkan sebagai pemenang,

E-procurement atau disebut juga sebagai Sistem

memberikan sedikit catatan untuk PPK kemudian

Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) merupakan

mengklik tombol kirim ke PPK. Segera setelah itu,

sistem

PPK dapat login menggunakan username dan

menggunakan media elektronik seperti internet atau

password yang dimiliki kemudian membaca seluruh

jaringan komputer. Dengan adanya e-procurement,

tahapan yang telah dilakukan panitia termasuk semua

proses pengadaan barang/jasa menjadi lebih efektif,

Berita Acara yang telah diunggah

terbuka, bersaing, adil akuntabel, meningkatkan

j.

transparansi, juga memberikan efisiensi yaitu dalam

Pengumuman

Kesimpulan

pengadaan

barang

atau

jasa

dengan

Pada sistem konvensional, pengumuman dipas...