MANAJEMEN WAKTU ( KONSEP DAN STRATEGI ) PDF

Preview

Summary

MANAJEMEN WAKTU ( KONSEP DAN STRATEGI ) https://bahrurrosyididuraisy.wordpress.com/ PENDAHULUAN Waktu itu ibarat uang, sangatlah berharga. Tapi bedanya, uang bisa saja kita dapatkan kembali jika hilang atau mungkin kita bisa mendapatkan gantinya, sedangkan waktu yang hilang sampai kapanpun tidak aka...

Description

MANAJEMEN WAKTU ( KONSEP DAN STRATEGI ) https://bahrurrosyididuraisy.wordpress.com/

PENDAHULUAN Waktu itu ibarat uang, sangatlah berharga. Tapi bedanya, uang bisa saja kita dapatkan kembali jika hilang atau mungkin kita bisa mendapatkan gantinya, sedangkan waktu yang hilang sampai kapanpun tidak akan pernah bisa kembali. Lalu sudah seberapa maksimalkah kita memanfaatkan waktu kita yang berharga ini ? Kebanyakan dari kita hanya menghabiskan waktu dengan sia-sia dan akhirnya menyesal. Sebenarnya jika kita ingin mengatur kehidupan kita, merubahnya menjadi menyenangkan itu mudah saja, yang kita butuhkan adalah mengatur waktu kita sebaik-baiknya. Pengaturan waktu yang efektif merupakan hal yang mendasar untuk lingkup berbagai wilayah kehidupan. Manajemen waktu dapat membuat kita menyelesaikan pekerjaan secara cepat. Selain itu manajemen waktu dapat meningkatkan kualitas kehidupan baik dalam pekerjaan maupun diluar pekerjaan Manajemen waktu merupakan alat yang efektif untuk membantu seseorang maupun organisasi meraih sasarannya sehingga penting untuk memahami dan mengamalkan ilmu manajemen waktu. Bagaimanapun juga, waktu adalah karunia Allah SWT yang bersifat tidak dapat disimpan, tidak dapat diulang, dan tidak dapat dihentikan. Sehingga, ketika tujuh menit kita lewatkan begitu saja, tanpa ada amalan yang terbaik yang kita lakukan, maka hilanglah sudah tujuh menit tersebut dan jadilah kita merugi sebagaimana yang Allah SWT sampaikan dalam QS Al Ashr Ayat 1-3 berikut: (1) Demi Masa. (2) Sesungguhnya manusia itu benar-benar berada dalam kerugian, (3) kecuali orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal saleh, dan nasihat-menasihati supaya menaati kebenaran, dan nasihat-menasihati supaya menetapi kesabaran. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | DECISION MAKING PROCESS

1

KONSEP MANAJEMEN WAKTU Waktu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997) adalah seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau berlangsung. Dalam hal ini, skala waktu merupakan interval antara dua buah keadaan/kejadian, atau bisa merupakan lama berlangsungnya suatu kejadian. Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan manajemen waktu yang telah ditetapkan sebelumnya.Dan efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada. Jika kita pisahkan menurut kata penyusunnya yaitu manajemen berasal dari kata manage artinya:mengatur atau mengelola. kemudian diikuti dengan kata waktu itu sendiri adalah terdiri dari siang dan malam yang tersusun dari satuan waktu terkecil detik,menit,dan jam,hari,minggu,bulan,tahun dan seterusnya. Manajemen Waktu adalah :Usaha untuk memanfaatkan setiap bagian dari waktu untuk dilakukan aktivitas tertentu yang mana telah ditentukan target dalam jangka waktu tertentu suatu aktivitas atau pekerjaan harus sudah diselesaikan. Memang akan sulit sekali untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditargetkan, namun jika kita ingin hasil yang maksimal hal itu harus dilakukan setidaknya jika kita belum mampu 100 % sesuai target kita berupaya semaksimal mungkin itu lebih baik. Manajemen waktu yang baik adalah : dengan membuat data aktivitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Di sini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline. Letakkanlah aktivitas yang genting pada daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang prioritasnya

FILOSOFI MANAJEMEN WAKTU 1. Filasafat idealisme Suatu keadaan yang amat sempurna yang menjadi pola dari segala sesuatu yang kita dapati didunia ini, filsafat ini diterapkan dalam manajemen marxis dan codetermination yang popular di Negara sosialis, jerman dan skandinavia. 2. Filsafat realisme Dunia ini dan segala sesuatu yang terdapat didalamnya adalah kenyataan yang tidak dapat dibantah, filsafat ini beriringan dengan revolusi industri inggeris yang disusun Frederick W. taylor. 3. Filsafat neo-thomisme Kenyataan itu rasio, keadaan, dan Tuhan sedangkan kebenaran adalah intuisi, segala sesuatu yang masuk akal dan yang diwahyukan Tuhan banyak dipraktikan oleh manajemen katholik yang merujuk pada bible.

BAHRUR ROSYIDI DURAISY | DECISION MAKING PROCESS

2

4. Filsafat pragmatism Pengalaman dan segala sesuatu yang dapat dialami oleh manusia, keberanaran dapat dilihat dari pendapat umum yang banyak merujuk pada manajemen yang berlaku umum mellaui opini public. 5. Filsafat eksistensialisme Kenyataan adalah eksistensi atau keadaan yang menyerupai itu, kebenaran adalah pendapat yang sejalan dengan pandangan pribadi seseorang, peran manusia menjadi perhatian utama.

PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU Mengapa kita perlu memanajemen waktu kita sebaik mungkin ? Selain karena waktu itu sangat berharga, ada beberapa alasan lainnya, diantaranya :    

Karena waktu kita terbatas, sementara pekerjaan senantiasa bertambah. Manajemen waktu membantu kita untuk berkerja lebih efektif dengan skala prioritas. Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress kita dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya Manajemen waktu membuat kita lebih produktif (dapat menghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan.

Sebuah sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan, dapat membantu Kita menyelesakan pekerjaan dalam waktu singkat. Apapun prioritasnya, mempelajari cara mengatur hidup dan belajar akan membantu kita mencapai tujuan hidup kita. Berikut ini adalah jawaban untuk pertanyaan “Mengapa Saya harus memanage waktu saya?” Karena sistem manajemen waktu yang efektif dapat : 1. Membantu Kita membuat prioritas. Misalnya bertemu kekasih yang sudah seminggu tak bertemu atau mengejakan bahan presentasi tugas yang akan dikumpul besok. 2. Mengurangi kecenderungan untuk menunda. Nah… biasanya hal yang satu ini yang membuat manusia-manusia di dunia ini susah sekali untuk sukses. Saya pribadi merupakan penderita akut penyakit ini., sistem manajemen waktu adalah obatnya. 3. Membantu kita menghindari “tabrakan waktu”. Dengan menulis semua aktivitas, tugas, janji, pesan dan pengingat Kita hanya disatu tempat, akan membantu kita memastikan bahwa dua atau tiga kegiatan tidak dilaksanakan pada waktu yang bersamaan. Jika terjadi tabrakan waktu, kita akan mengetahui sejak awal dan memungkinkan untuk mengatur kembali jadwal kita. 4. Memberi kita kebebasan dan kendali. Manajemen waktu tidak akan membatasi ruang gerak seseorang. Sebuah kendali terhadap bagian dari hari kita, memungkinkan kita untuk menjadi fleksibel pada hari-hari berikutnya. 5. Membantu kita menghindari perasaan bersalah. Kita akan belajar dengan nyaman jika kita menyediakan waktu tertentu untuk melakukannya. Tanpa sebuah rencana untuk mengerjakan tugas kita saat ini. Kita mungkin merasa “kepala kita terbebani”. Bahkan juga ketika kita tidak sedang mengerjakan tugas tersebut.

BAHRUR ROSYIDI DURAISY | DECISION MAKING PROCESS

3

6. Membantu mengevaluasi kemajuan kita. Jika kita menyadari bahwa kita dapat membaca 75 halaman perminggu, sedangkan pada minggu ini kita hanya membaca 60 halaman, maka kita memerlukan kalkulator untuk mengetahui bahwa kita memang tertinggal pada minggu ini. Dan dengan begitu kita akan tau, „sedang dalam posisi apa saya ini?‟ artinya dibutuhkan sedikit waktu untuk mengejar ketertinggalan itu. Dan keuntungan buat kita, kita dapat langsung menyadarinya, dan segera bertindak untuk itu.

PRAKTIK MANAJEMEN WAKTU Aplikasi dari filsafat melahirkan beberapa tahapan penerapan manajemen antara lain : 1. Manajemen partisipasi 2. Manajemen berdasarkan hasil (result management) 3. Manajemen memperkaya pekerjaan (job enrichment), 4. Manajemen prioritas produktifitas, 5. Manajemen berdasarkan kemungkinan (contingency management) 6. Manajemen pemanfaatan konflik

1. 2. 3. 4.

Odiorne membagi praktek manajemen dengan beberapa tahapan : Manajemen memaksa (1920-an dan 1930-an) Manajemen mementingkan hubungan kemanusiaan (1940-an) Manajemen menggunakan tekanan (1950-an) Manajemen menurut keadaan (1960-an)

Bennet Silalahi (2001:10) membagai praktik manajemen menjadi 5 tahapan antara lain : 1. Manajemen teknologis 2. Manajemen administrative 3. Manajemen sistem kemanusiaan 4. Manajemen ilmiah 5. Manajemen sasaran dan hasil EFEK-EFEK MANAJEMEN WAKTU Orr dan Traccy menjelaskan efek-efek dalam manajemen waktu yakni sebagai berikut : 1. Dapat meningkatkan keteraturan hidup, percaya diri dan disiplin. 2. Meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja. 3. Meningkatkan penghasilan pada tiap individu. 4. Meningkatkan kepuasan kerja pada individu. 5. Mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjaan. 6. Mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu. 7. Menurunnya tingkat stress individu. 8. Dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan diperoleh prestasi kerja yang baik. 9. Dapat meningkatkan kecepatan kerja. 10. Meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.

BAHRUR ROSYIDI DURAISY | DECISION MAKING PROCESS

4

Dari uraian diatas dapat kita lihat betapa banyaknya efek-efek positif yang dihasilkan ketika individu dapat memanajemen waktunya dengan baik. ASPEK-ASPEK MANAJEMEN WAKTU Setelah melihat efek positif terhadap manajemen waktu yang mampu membuat penyelesaian pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Berikutnya aspekaspek dalam manajemen waktu. Menurut Atkinson, aspek-aspek dalam manejemen waktu mencakup hal-hal berikut: 1. Menetapkan Tujuan Bagian utama dari pengelolaan waktu adalah menetapkan tujuan dari apa yang akan dikerjakan. Menetapkan tujuan dapat membantu individu untuk memfokuskan perhatian terhadap pekerjaan yang akan dijalankan, fokus terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai serta mampu merencanakan suatu pekerjaan dalam batasan waktu yang disediakan. 2. Menyusun Prioritas Menyusun prioritas perlu dilakukan mengingat waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama. Urutan prioritas dibuat berdasarkan pringkat, yaitu dari prioritas terendah hinnga pada prioritas tertinggi. Urutan prioritas ini dibuat dengan mempertimbangkan hal mana yang dirasa penting, mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Atkinson berpendapat menyusun prioritas membutuhkan ketelitian tinggi dan kemampuan menyusun strategi agar hasil pokok penggunaan waktu dapat tercapai secara maksimal. 3. Menyusun Jadwal Aspek lainnya dalam manajemen waktu adalah membuat susunan jadwal. Jadwal merupakan daftar kegiatan yang akan dilaksanakan beserta urutan waktu dalam priode tertentu. Fungsi pembuatan jadwal adalah menghindari bentrokan kegiatan, menghindari kelupaan, dan mengurangi ketergesaan. 4. Bersikap Asertif Aspek manajemen waktu ini diartikan sebagai ekspresi bertanggungjawab dari perasaan dan pikiran seseorang terhadap orang tertentu pada waktu yang tepat. Sikap asertif dapat diartikan sebagai sikap tegas untuk berkata "Tidak" atau menolak suatu permintaan atau tugas dari orang lain dengan cara positif tanpa harus merasa bersalah dan menjadi agresif. 5. Bersikap tegas merupakan strategi yang diterapkan guan menghindari pelanggaran hak dan memastikan bahwa orang lain tidak mengurangi efektivitas penggunaan waktu. Dalam bersikap asertif tetap dibutuhkan pertimbangan matang dari segi konsekuensi atau besar kecilnya dampak poisitf dan negatif yang diterima individu. 6. Menghindari Penundaan Penundaan merupakan penangguhan suatu hal hingga terlambat dikerjakan. Penundaan dalam pelaksanaan tugas dapat menyebabkan ketidakberhasilan dalam menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, kemudian merusak jadwal kegiatan yang telah disusun secara apik serta mengganggu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

BAHRUR ROSYIDI DURAISY | DECISION MAKING PROCESS

5

7. Meminimalkan Waktu yang Terbuang Pemborosan waktu mencakup segala kegiatan yang menyita waktu dan kurang memberikan manfaat yang maksimal. Hal tersebut sering menjadi penghalang bagi individu untuk mencapai keberhasilannya karena sering membuat individu menunda melakukan kegiatan yang penting. Canfield mengemukakan aspek-aspek manajemen waktu mencakup hal berikut ini: 1. Perencanaan Proses perencanaan diperlukan untuk membuat seseorang tetap pada pilihannya untuk menyeleksi pekerjaan yang ada dengan didorong oleh tekad untuk mengerjakan pekerjaan sampai tuntas. 2. Menetapkan Prioritas Menentukan prioritas berarti berusaha menentukan mana hal yang harus didahulukan berdasarkan tingkat kepentingannya. 3. Melakukan Delegasi Delegasi artinya menyerahkan suatu pekerjaan kepada orang lain yang dinilai tepat dan dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut sehingga waktu yang kita miliki akan lebih efisien. 4. Disiplin Diri Disiplin diri akan mengarahkan individu untuk mementingkan pada tugasnya sendiri dan menghindarkan diri hari hal-hal yang dapat menghambat penyelesaian tugas. Dapat disimpulkan dari penjelasan diatas bahwa aspek-aspek manajemen waktu mencakup adanya perencanaan, penetapan tujuan, menyusun prioritas, menghindari penundaan, menyusun jadwal, bersikap asertif, meminimalkan waktu yang terbuang, melakukan delegasi, dan adanya disiplin diri. SUMBER-SUMBER PEMBOROSAN WAKTU 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

menonton televisi menelepon melakukan perjalanan pulang pergi melamun menunggu melayani tamu yang tidak diundang mengerjakan pekerjaan lain yang seharusnya tidak dikerjakan

Kegiatan pemborosan waktu merupakan kegiatan yang dilakukan secara berlebihan serta diluar jadwal perencanaan. Sebaiknya minimalkanlah waktu yang terbuang tersebut.

BAHRUR ROSYIDI DURAISY | DECISION MAKING PROCESS

6

TEKNIK MANAJEMEN WAKTU SECARA UMUM 1. Bawalah jadwal, dan ingatlah seluruh isi pemikiran Anda, percakapan, dan kegiatan yang harus Anda lakukan selama seminggu. Ini akan membantu Anda untuk memahami berapa banyak hal yang dapat Anda selesaikan dalam satu hari, dan kapan waktu-waktu berharga Anda akan berlalu. Anda akan dapat melihat berapa banyak waktu yang Anda luangkan untuk mencapai hasil, dan berapa banyak waktu yang telah Anda buang untuk kegiatan-kegiatan yang tidak produktif. 2. Segala kegiatan dan percakapan yang penting untuk kesuksesan Anda harus ada jangka waktunya. List pekerjaan Anda akan bertambah sangat banyak jika Anda mengisinya dengan hal-hal yang tidak bisa dikerjakan. Buatlah jadwal untuk diri Anda sendiri dimana Anda bisa meluangkan waktu untuk berpikir dan melakukan hal-hal yang produktif bagi diri Anda. Lakukanlah hal ini secara disiplin. 3. Rencanakanlah setidaknya 50% dari waktu yang Anda miliki untuk menghasilkan hal yang produktif. 4. Rencanakanlah waktu untuk beristirahat, menarik diri dari semua kesibukan yang Anda miliki. 5. Luangkan 30 menit pertama setiap harinya untuk merencanakan hari Anda. Jangan memulai aktivitas Anda sebelum Anda selesai merencanakannya. Saat yang paling penting dalam hari Anda adalah saat dimana Anda merencanakannya. 6. Luangkan waktu selama 5 menit untuk setiap undangan dan keputusan yang harus Anda datangi dan Anda ambil. Ini akan membantu Anda memperlihatkan prioritas yang harus diutamakan, dan membuat Anda merasa bahwa waktu tidak berlalu begitu cepat. Luangkan pula 5 menit setelah aktivitas atau keputusan yang Anda ambil untuk menentukan apakah target yang Anda tentukan hari ini tercapai atau tidak. Apakah ada yang terlewat, atau tidak. 7. Jangan ragu-ragu untuk menolak interupsi dari siapapun juga saat Anda benar-benar harus mengerjakan sesuatu sampai selesai. Adapun teknik yang lain antara lain : 1. Menilai bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda Sebagai langkah pertama dalam mengelola waktu yang lebih baik, Anda mungkin ingin menganalisis bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda sekarang. Untuk melakukan hal ini, membagi hari menjadi segmensegmen lima belas menit, kemudian mencatat apa yang Anda lakukan setiap lima belas menit. Setelah itu, review kali ini buku harian dan total waktu yang dihabiskan pada setiap aktivitas sepanjang hari. a. Misalnya, Anda mungkin bahwa Anda menghabiskan waktu tiga jam menonton televisi, berolahraga satu jam, satu jam belajar, dan dua belanja jam. Selanjutnya, mengevaluasi penggunaan waktu. b. Anda mungkin memutuskan Anda menghabiskan waktu terlalu banyak menonton TV dan terlalu sedikit waktu belajar. Berdasarkan evaluasi ini, memutuskan pada penyesuaian, tapi membuatnya spesifik. Cara yang

BAHRUR ROSYIDI DURAISY | DECISION MAKING PROCESS

7

2.

3.

4.

5.

6.

baik untuk membuat perubahan ini adalah untuk membuat kontrak dengan diri sendiri yang mencakup imbalan untuk menjadi sukses. Tetapkan Tujuan Hal yang paling penting yang dapat Anda lakukan untuk mengatur waktu adalah untuk mengatur harian, mingguan, bulanan, sasaran tahunan dan jangka panjang. Jika Anda tidak memiliki makna yang jelas mengenai mana Anda akan pergi dulu, Anda tidak akan dapat merencanakan bagaimana untuk sampai ke sana. Mengatur waktu penggunaan Anda untuk memaksimalkan peluang untuk mencapai tujuan Anda. Belajarlah untuk memprioritaskan Setelah Anda menetapkan tujuan Anda, Anda perlu untuk memprioritaskan mereka dan kegiatan Anda. Tidak semua tujuan Anda akan persis penting. Fokus pada tujuan-tujuan yang paling penting bagi Anda, dan bekerja pada tujuan-tujuan lain setelahnya. Demikian pula, fokus pada aktivitas yang paling penting bagi pencapaian tujuan Anda tertinggi dan kegiatan lain sesudahnya. Jauhkan jadwal Setelah Anda memiliki prioritas kegiatan Anda, Anda kemudian dapat menjadwalkan mereka ke rutinitas harian Anda. Kapan Anda pergi ke bank? Kapan Anda membeli bahan makanan? Jangan lupa untuk jadwal beberapa waktu relaksasi dan rekreasi, serta. Anda Maksimalkan manfaat Dalam penjadwalan seluruh aktivitas Anda, ingat apa yang ahli manajemen waktu ada yang mengatakan: kita memperoleh 80% penghargaan kami pada hanya 20% dari kegiatan kami dan, sebaliknya, akuisisi hanya 20% dari hadiah kami pada 80% dari waktu kita habiskan. Apa ini menyatakan adalah bahwa kita perlu memastikan bahwa kami mengakui dan terlibat dalam 20% kegiatan yang memberikan kita 80% dari hadiah kita sebelum kita beralih ke kegiatan lain. Anda Maksimalkan manfaat dengan mengatur waktu Anda. Fakta bahwa Anda membaca artikel ini berarti Anda punya waktu untuk melakukan teknik di atas dan menerapkannya pada kehidupan pribadi Anda

TEKNIK MANAJEMEN WAKTU BERDASARKAN SKALA PRIORITAS Skala Prioritas adalah tingkat-tingkat yang memiliki kriteria tertentu atas segala sesuatu yang diutamakan. Berikut adalah beberapa hal-hal yang mempengaruhi Skala Prioritas : 1. Tingkat Urgensinya, yang mana yang harus didahulukan 2. Kesempatan yang dimiliki misalnya : obat, saat sakit menjadi hal utama dan yang lain menjadi hal kedua 3. Pertimbangan Masa deman, agar masa depan gemilang kita perlu mendapatkan pendidikan maka dari itu pendidikan beserta pelengkapnya harus di utamakan juga 4. Kemampuan diri 5. Tingkat pendapatan 6. Status Sosial 7. Lingkungan

BAHRUR ROSYIDI DURAISY | DECISION MAKING PROCESS

8

Tiga Kategori Prioritas Waktu a. Jangan dikerjakan b. Kerjakan Nanti c. Kerjakan Sekarang Tabel Kategori Prioritas Waktu NO 1

Kategori Jangan Dikerjakan

2

Dikerjakan Nanti

Kategori Prioritas Waktu Karakteristik  Masalah dapat hilang tanpa diatasi  Sudah kedaluarsa  Dapat dikerjakan oleh orang lain   

Tidak disertai jatuh tempo Dapat ditunda Dapat diperlambat

Alasan penundaan tugas :  Tidak ingin memulai  Tidak tahu dari mana memulai  Tidak tahu dari mana memulai meskipun ingin memulai 3

Dikerjakan Sekarang

Kebutuhan unit operasional harian Kegiatan-kegiatan yang telah ditunda, misal :  Kebutuhan staf  Kebutuhan peralatan  Rapat

Manajemen waktu sangat dibutuhkan ag...