MANUAL BOOK SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA BERBASIS WEB PDF

Preview

Summary

MANUAL BOOK SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA BERBASIS WEB SUBBAGIAN DATA DAN FORMASI 2011 BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI KEMENTERIAN PERHUBUNGAN KATA PENGANTAR Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karuniahNya Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Kementerian Perhubungan ...

Description

MANUAL BOOK

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA BERBASIS WEB

SUBBAGIAN DATA DAN FORMASI 2011 BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karuniahNya Sistem

Informasi

Sumber

Daya

Manusia

Kementerian

Perhubungan

telah

dikembangkan dari program aplikasi berbasis windows menjadi program aplikasi berbasis web. Migrasi data dari program aplikasi berbasis windows ke program aplikasi berbasis web telah dilakukan pada bulan Februari 2009, sehingga untuk pemutakhiran (updating) data kepegawaian setiap unit kerja di lingkungan Departemen Perhubungan sudah dapat menggunakan aplikasi yang baru. Program aplikasi kepegawaian yang baru tersebut dapat diakses melalui jaringan lokal Departemen Perhubungan dan jaringan internet. Dengan digunakannya aplikasi baru ini, aplikasi yang lama sudah tidak digunakan lagi, seluruh aktivitas pemutakhiran database kepegawaian harus menggunakan aplikasi yang baru. Mekanisme pemutakhiran data dan pengelolaan sistem informasi kepegawaian Kementerian Perhubungan tetap mengacu pada Keputusan Menteri Perhubungan Nomor 88 Tahun 2003. Untuk memudahkan para pengguna (user) program aplikasi Sistem Informasi SDM Departemen Perhubungan telah disusun buku manual dan buku standar operasi dan prosedur (SOP) penggunaannya.

DAFTAR ISI 1. Pendahuluan……………………………………………………………………... 2. Maksud & Tujuan………………………………………………………………... 3. Login User………………………………………………………………………… 4. Proses Admin UPT………..……………………………………………………... a. Menambah Data …………………………………………………............. b. Mengubah ………………………………………………..………............. 5. Tampilan Laporan……………………….……………………………………….

1. PENDAHULUAN Pusat Data dan Informasi Kementerian Perhubungan (PUSDATIN KEMENHUB) merupakan institusi di bawah struktur Kementerian Perhubungan dengan salah satu tugasnya sebagai penyedia layanan data dan informasi berbasis komputer di lingkungan Kementerian Perhubungan. Dan berkaitan dengan data kepegawaian yang ada, maka Pusat Data dan Informasi Kementerian Perhubungan (PUSDATIN KEMENHUB) berpandangan akan pentingnya dibangun sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM) yang lebih memadai sekaligus dapat memberikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. Membangun kembali sebuah aplikasi dalam rangka mengembangkan sistem informasi yang sudah ada di bidang sumber daya manusia dengan menggunakan basis WEB, merupakan sebuah pandangan yang mengacu pada kemajuan untuk keluar dari masalah yang ada. Misalnya saja ada kasus jatuhnya masa pensiun seorang pegawai disebuah daerah tertentu, maka dalam waktu bersamaan pula pihak administrasi dari kepegawaian akan mengetahuinya dalam waktu singkat.

2. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud, dan tujuan dari pembuatan buku petunjuk ini adalah untuk mempermudah admin (pengelola kepegawaian) dalam menjalankan Sistem Informasi SDM Berbasis WEB di lingkungan Kementerian Perhubungan.

3. LOGIN USER Untuk masuk kedalam aplikasi harus menggunakan username dan password. Agar setiap pegawai mempunyai username dan password, maka admin akan memasukan data-data personal pegawai, ketika data sudah tersimpan maka secara otomatis user tersebut akan mempunyai username dan password berupa NIP masingmasing.

Admin Login kedalam Aplikasi

Setelah masuk ke dalam aplikasi, maka admin akan memasukan data-data perorangan untuk dapat membuat username dan password untuk masing-masing pegawai. Ketika data disimpan setelah memasukan pada input halaman pertama, secara otomatis username dan password dibuat dengan menggunakan nip masingmasing.

4. PROSES UPDATE DATA a. Menambahkan Data

menambahkan data halaman pertama

Dalam proses menambahkan data halaman pertama Admin (pengelola kepegawaian) dapat menambahkan data pegawai sesuai dengan komposisi pegawai di unit kerja yang bersangkutan. Dalam pengisiian harus diisi secara lengkap dan tepat, karena apabila tidak sesuai akan mempengaruhi pada menu laporan di menampilkan data.

Menambahkan Data Pendidikan Menambahkan pendidikan di input setelah proses menambah data halaman pertama, untuk pengisian data pendidikan pertama harus menginput NIP pegawai yang ingin di input datanya untuk memproses pencarian/ menghubungkan data pegawai yang bersangkutan setelah itu isi data pendidikan pegawai tersebut secara lengkap. Menambahkan data pendidikan harus sesuai dengan pendidikan Formal pegawai tersebut. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/tampil tabel data pendidikan pegawai tersebut.

Menambahkan Data Kursus

Menambahkan data Kursus sama proses peng-inputannya dengan menambahkan pendidikan hal pertama dilakukan ketik NIP pegawai yang ingin ditambahkan, lalu isi data secara lengkap dan tepat. Data kursus yang harus di input yaitu kursus yang dilaksanakan di Kementerian Perhubungan, seperti Diklat Teknis, Diklat Fungsional, Workshop dan Seminar. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel data kursus pegawai tersebut.

Menambahkan Data Diklat Perjenjangan

Menambahkan Data Diklat Perjenjangan di input apabila pegawai sudah mengikuti diklat PIM IV (SEPALA/ADUM), PIM III (SEPADYA/ SPAMA), PIM II (SESPA/SPAMEN), PIM I (SPAT I) dan LEMHANAS. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel data Diklat Perjenjangan pegawai tersebut.

Menambahkan Data Kepangkatan

Menambah Data Kepangkatan

Menambahkan Data Kepangkatan di input untuk mengisi data kepangkatan/Golongan Pegawai dan kenaikan pangkat pegawai. sehingga dapat mengetahui Sejarah kepangkatan pegawai tersebut dari golongan terendah sampai keatas. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel data kepangkatan pegawai tersebut.

Menambahkan Data Jabatan

Menambahkan data Jabatan di input untuk mengisi jabatan pegawai tersebut, jabatan yang diisi harus JABATAN STRUKTURAL dan JABATAN FUNGSIONAL apabila pegawai tersebut belum memiliki jabatan FUNGSIONAL maka diisi FUNGSIONAL UMUM, tidak ada lagi istilah staf karena PNS diangkat sudah dalam

Jabatan karena nanti kedepannya pada masalah Reformasi Birokrasi Jabatan akan di hitung besar Beban Kerjanya, Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel data jabatan pegawai tersebut.

Menambah data Tanda Jasa

Menambahkan Data Tanda Jasa di input untuk pegawai yang sudah memiliki penghargaan dari Kementerian Perhubungan dan penghargaan dari Instansi Pemeritahan. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel data Tanda Jasa tersebut.

Menambahkan Data Kunjungan Luar Negeri

Menambahkan Data Kunjungan Luar Negeri di input bagi pegawai yang sudah melakukan perjalanan dinas ke luar negeri atas biaya Kementerian Perhubungan atau Instansi Pemerintah bukan atas biaya sendiri. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel Data Kunjungan Luar Negeri tersebut.

Menambahkan Data Istri/ Suami

Menambahkan Data Istri/ Suami di input bagi Pegawai yang sudah Menikah atau yang sudah memiliki Suami/ Istri. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel Data Istri/ Suami tersebut.

Menambahkan Data Anak

Menambahkan Data Ayah dan Ibu

Menambahkan Data Ayah dan Ibu Mertua

Menambahkan Data Anak, Ayah dan Ibu, Ayah dan Ibu Mertua di input sesuai dengan data pribadi Pegawai. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel Data Istri/ Suami tersebut. b. Mengubah Data Menu Mengubah Data Berfungsi Untuk Mengubah Data-data yang sudah diinput apabila mengalami Kasalahan, Untuk Tampilan Menu Mengubah Data Sama dengan Menu Menambahkan Data, Tetapi dalam pengubahannya Data Pegawai Harus menginput NIP Pegawai yang ingin di ubah.

Berikut Contoh Mengubah Data Pegawai :

Tampilan Ubah Halaman Pertama

Tampilan Ubah Halaman Pertama

Cara manegubah Data Pendidikan Pegawai :

Tampilan mengubah Data Pendidikan

Tampilan mengubah Data Pendidikan

Cara mengubah Data Kepangkatan :

5. TAMPILAN LAPORAN Laporan pada Menu Menampilkan data Berfungsi Sebagai Tampilan Keseluruhan data yang sudah diproses dalam beberapa bentuk tertentu dengan adanya Menu ini kita dapat mempermudah menampilkan keseluruhan pegawai dan dapat dengan cepat mengetahui Berapa jumlah pegawai yang sudah di input. Berikut data yang dapat di tampilkan : 1. Struktur organisasi

Menampilkan Struktur Organisasi Per Unit Kerja Eselon I 2. Seluruh pegawai

3. Pegawai per unit kerja

4.

Pejabat per eselon ...

5. Pejabat fungsional 6. Daftar pejabat 7. Pejabat [Perempuan] . 8. Pejabat [Laki-Laki] ... 9. DUK per golongan ... 10. DUK per unit kerja ... 11. Daftar nominatif ... 12. Pegawai per golongan ... 13. Sudah mengikuti diklat penjenjangan LEMHANNAS ... 14. Dapat mengikuti diklat penjenjangan LEMHANNAS ... 15. Dapat menduduki jabatan eselon ... 16. Akan naik pangkat ... 17. Akan naik gaji berkala ... 18. Telah memperoleh tanda jasa ... 19. Dapat memperoleh tanda jasa ...

20. Tingkat pendidikan ... 21. Disiplin ilmu S1 ... 22. Disiplin ilmu (lebih dari satu) ... 23. Sarjana teknik ... 24. Sarjana non teknik 25. Golongan IV tanpa jabatan struktural ... 26. NIP tertentu 27. Nama tertentu 28. Usia 55 tahun atau lebih 29. Akan pensiun (S1 - S3) dalam ..... tahun lagi 30. Akan pensiun (dibawah S1) dalam ..... tahun lagi 31. Telah pensiun ... 32. Mantan pejabat ... 33. Pejabat yang telah mencapai golongan puncak ... 34. Golongan III/b puncak ... 35. Komposisi pegawai berdasarkan golongan / ruang gaji 36. Komposisi pegawai berdasarkan eselon 37. Komposisi pegawai berdasarkan diklat penjenjangan 38. Komposisi pegawai berdasarkan tingkat pendidikan 39. Komposisi pegawai berdasarkan agama 40. Dokter ... 41. Ulang Tahun ... 42. Pejabat yang wajib membuat LKPN ... 43. Lahir di Provinsi ... 44. Lahir di Kabupaten ...

45. Telah dikenai hukuman pelanggaran disiplin ... 46. Pegawai per Agama ... 47. Lancar berbahasa ... 48. Pendidikan S2 Transportasi 49. Daftar Konversi Per Unit Kerja

Dalam menampilkan data laporan hanya beberapa contoh yang ditampilkan atau yang sering digunakan dalam pengelolaan data pegawai, seterusnya agar di cek satu persatu dengan adanya Aplikasi Kepegawaian Berbasis Web, diharapkan dapat mempermudah mengidentifikasi Kepegawaian Dilingkungan Kementerian Perhubungan....