Module presenteren PDF

Preview

Summary

verplichte opgave Module presenteren...

Description

MODULE PRESENTEREN

1

INLEIDING

Een presentatie geven is voor veel mensen een ware nachtmerrie. Herinner je je nog je middelbareschooltijd en de doodsangsten die je uitstond voordat je aan de beurt was? En hoe graag jij je beurt wel had laten voorbijgaan? Misschien herken je wel het volgende scenario: een PowerPointpresentatie van een zwetende spreker. Vol tekst, vier kleuren (fuchsia?) en oneindig veel bullet points. Of een presentatie waarbij er vooraan iemand lijkt te sterven. Slide per slide. En het publiek in rouw. Iedereen kent wel een docent die zijn cursus mompelend voorleest. Woord per woord. Een heel semester lang. Niemand kan er echter onderuit en misschien zul je in je latere werkomgeving een of meerdere presentaties moeten geven. Dan kun je maar beter goed voorbereid zijn! Een mondelinge presentatie geven is vooral een kwestie van degelijk voorbereiden en oefenen. Oefenen baart kunst, zeker bij mondelinge communicatie. Presenteren is een skill en wat ook het doel is van je presentatie, je kunt het (meestal) leren. Vergis je niet, zelfs deze kleppers hebben keihard getraind om te leren presenteren met schwung:   

Steve Jobs: Stay foolish, stay hungry. (http://www.youtube.com/watch?v=UF8uR6Z6KLc) Barack Obama: Yes we can! (http://www.youtube.com/watch?v=Fe751kMBwms) Hans Rosling: The magic washing machine. (http://www.youtube.com/watch?v=BZoKfap4g4w).

De kwaliteit van een presentatie hangt dus in sterke mate van de voorbereiding af. We onderscheiden de volgende fases: 1

oriëntatie (op doelen, publiek, randvoorwaarden …),

2

ontwerp (van inhoud en structuur),

3

uitwerking (tekst, spreekschema, visuele (al dan niet digitale) ondersteuning, hand-outs …),

4

revisie (zowel na het proefdraaien als na de presentatie zelf).

2

VOOR JE PRESENTATIE

2.1

Doel verkennen: wat wil je bereiken?

1

Je moet bij de voorbereiding van je presentatie duidelijk voor ogen hebben wat je publiek na afloop van de presentatie moet weten, denken, kunnen of (niet) doen. Je kunt met je presentatie onder meer: informeren, instrueren, overtuigen, motiveren.

   

Een combinatie van deze doelen is ook mogelijk. Het doel van je presentatie bepaalt de inhoud en de structuur van je verhaal.

2.2

Doelgroep verkennen: wie zijn je toehoorders en wat willen ze?

De belangrijkste researchvraag: Wie zit voor je? Ieder publiek vereist een andere aanpak. Als marketeer spreek je anders over een of andere bedrijfseconomische tekst met collega-marketeers, dan wanneer je in gesprek bent met iemand die niet in die branche werkt. Belangrijke vragen zijn dan ook: 

Hoeveel weten je toehoorders van je onderwerp al af?



Wat verwachten ze van jou te weten te komen?



Waarom wonen ze je presentatie bij?



Hebben zij bepaalde interesses of behoeften?



Weten zij allen evenveel af van je onderwerp?



Hoeveel mensen zullen je presentatie bijwonen?

Je opdrachtgever is in de meeste gevallen een goede eerste bron van informatie. Hij of zij weet wie er komt luisteren. Daarnaast is de opdrachtgever trouwens ook op de hoogte van andere praktische bijzonderheden of beslommeringen. Je moet het hem of haar alleen durven te vragen. Sowieso is het essentieel dat je weet hoelang je mag presenteren, waar en met welke middelen. Voor je met een presentatie begint, luister je dus naar je publiek. In Hogeschool Thomas More deden studenten Psychologie onderzoek naar de tevredenheid over de aangeboden vormingen. Die blijkt vooral af te hangen van de mate waarin de opleiding voldoet aan de verwachtingen. Lekkere broodjes zijn tof, een vlotte spreker is nog beter, maar als het niet overeenstemt met de verwachtingen van de deelnemers is het verspilde energie. En dat is doodjammer. Je moet niet alleen de inhoud van je presentatie aanpassen aan je publiek, maar ook de vorm. Zaken als woordkeus, stemgebruik en het gebruik van hulpmiddelen, zoals een flip-over of PowerPoint, moet je eveneens afstemmen op je publiek. Hoe groter de groep, hoe meer moeite je zult moeten doen om de aandacht te grijpen en vast te 2

houden. In een groot publiek voelen de toehoorders zich minder verantwoordelijk voor de sfeer in de zaal. Het is dan extra belangrijk dat je hun vertrouwen en sympathie wint. Het moeilijkste qua presenteren? Een heterogeen publiek. Je moet namelijk stevig in je schoenen staan om zowel de pensioengerechtigde directeur als de hyperambitieuze kortgerokte stagiaire te bekoren met hetzelfde verhaal. Drie zaken zijn hier erg belangrijk:   

Overleg met de opdrachtgever wat kan en niet kan binnen de timing. Peil naar de verwachtingen en de achtergronden van de deelnemers. Communiceer heel concreet wat je wel en wat je niet doet in de presentatie.

Een goed voorbereide presentatie voor het verkeerde publiek gaat even goed de mist in als een slecht voorbereide presentatie voor het juiste publiek. Hoe meer je over je toehoorders weet, hoe beter je een presentatie kunt afstemmen op hun noden en hoe beter je je in je vel zult voelen tijdens je presentatie.

2.3

Randvoorwaarden verkennen en inhoud afbakenen: wat ga je vertellen?

Hou vanaf de eerste fase van de voorbereiding rekening met de opgegeven duur en de setting van de presentatie. Je moet je materiaal toesnijden op de toegestane tijd. Het is niet makkelijk om vooraf precies in te schatten hoe lang een presentatie zal duren. Als je klaar bent met je voorbereiding doe je er goed aan de presentatie even uit te testen. Je kunt dan nog schrappen als ze te lang blijkt te zijn. Schrappen betekent niet dat je té hard gewerkt hebt aan je presentatie. Je kunt je presentatie niet grondig genoeg voorbereiden. Soms zal je maar een fractie van wat je weet ook effectief kunnen gebruiken. En dat is maar goed ook. Zo heb je nog iets achter de hand om je toehoorders bij de vragen achteraf te verrassen en zo te scoren. Bovendien wil je meestal wel dat de toehoorders zich een week nadien nog iets van je presentatie herinneren. En dat betekent dat je je wel moet beperken tot bij voorkeur niet meer dan driehoofdpunten. Verlies je niet in al te gedetailleerde uitweidingen. Denk aan het KISS-principe (Keep It Simple, Stupid). Beperk je tot informatie die voor het publiek van belang is. Niet alles wat je weet, is van belang voor je publiek. Denk niet: wat wil ik kwijt? Denk: wat wil mijn publiek weten?

2.4

Structuur: VVV

Doorgaans bestaat een uitvoerige presentatie uit: •

een inleiding,

•

een kern,

•

een slot,

3

•

een vragenronde,

•

een afsluiting.

Mondelinge communicatie verschilt van schriftelijke communicatie. Toehoorders krijgen meestal maar een kans, ze kunnen niet eventjes ‘herlezen’ als ze het allemaal niet zo goed begrepen hebben. Daarom is een goede structuur in presentaties essentieel: de toehoorders moeten de informatie in een keer kunnen verwerken, vooral als ze geen vragen kunnen stellen tijdens de presentatie. Zorg dus voor een logische structuur en kondig die structuur ook aan bij het begin van de presentatie. Als je voor een presentatie een precieze opdrachtomschrijving krijgt, dan bevat die vaak al een aantal elementen over de structuur van de presentatie. En verder gebruik je vooral je gezond verstand als je kiest voor een of ander principe bij het structureren. Als je bijvoorbeeld moet uiteenzetten hoe je chef tot een bepaalde beslissing is gekomen, dan zal het chronologische principe wellicht een geschikt beginsel zijn om te structureren. Als je een langere presentatie geeft, is het aangewezen dat je af en toe eens recapituleert en kort vermeldt wat je al besproken hebt. Daarna kondig je het nieuwe gedeelte aan dat je zult bespreken. Of zoals Angelsaksische communicatiespecialisten het verwoorden: ‘tell them what you're going to tell them (forecast), tell them, and tell them what you’ve told them (summary)’.1 Wij zouden daarvan het VVV-principe kunnen maken: vertel wat je gaat vertellen, vertel het, en vertel wat je verteld hebt. En misschien vertel je nog een tweede keer wat je verteld hebt, maar parafraserend. Toehoorders hebben nu eenmaal behoefte aan herhaling en bevestiging. Op die manier hou je hen ‘wakker’ en help je hen om de presentatie met aandacht te blijven volgen.

2.5

De presentatie als argumentatie

2.5.1 Wat is argumentatie? Een mondelinge presentatie kun je in essentie beschouwen als een vorm van argumentatie.  Argumentatie is een verbale activiteit tussen een spreker en een of meerdere toehoorders.  Gedurende deze activiteit wil de spreker de toehoorder(s) van een bepaald standpunt overtuigen.  Dat overtuigen gebeurt door middel van een aantal proposities (stellingen of beweringen). Die proposities zijn in feite jouw argumenten pro of contra.

1

http://pages.cs.wisc.edu/~markhill/conference-talk.html

4

2.5.2 De argumentatiestructuur Waarom zou je met een dergelijke structuur werken? Het is van belang inzicht te hebben in de manier waarop je standpunten en argumenten voor lezers en luisteraars duidelijk kunt formuleren en weergeven. Hieronder volgen enkele vormen van argumentatie. 

Enkelvoudige argumentatie: het standpunt wordt ondersteund door slechts een argument. Voorbeeld: Meneer Peeters moet uit zijn woning worden gezet.  Hij veroorzaakt regelmatig geluidsoverlast voor zijn buren.



Meervoudige argumentatie: het standpunt wordt ondersteund door meerdere argumenten. Dat is vanzelfsprekend een krachtigere vorm van argumentatie in vergelijking met de enkelvoudige. Als iemand bijvoorbeeld kan aantonen dat een van de argumenten niet opgaat, blijven er nog andere over. Voorbeeld: Het is onmogelijk dat u mijn vader vorige week in Deurne bij de Hema ontmoet hebt.  Mijn vader is twee jaar geleden overleden.  In Deurne is er geen Hema.



Nevenschikkende argumentatie: het standpunt wordt ondersteund door meerdere argumenten waarbij de argumenten alleen samen, in onderlinge samenhang, een onderbouwing vormen van het standpunt. De argumenten zijn daardoor in feite afhankelijk van elkaar. Voorbeeld: Ze is geschikt voor de functie.  Ze heeft de juiste opleiding genoten.  Ze heeft minstens vijf jaar relevante werkervaring.  Ze beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.



Onderschikkende argumentatie: het standpunt wordt verder ondersteund en onderbouwd door middel van subargumenten. Voorbeeld: Ik hoef mijn broer volgende week niet te helpen.  Ik heb volgende week geen tijd.  Ik moet dan studeren voor mijn examen.  Ik wil niet opnieuw een onvoldoende behalen.

In een presentatie zal je veelal een combinatie hebben van al de zopas beschreven vormen.

5

2

Opdracht: Lees de onderstaande (korte) argumentatie en ontleed de argumentatiestructuur. Geef het zoals hierboven weer in een schematische structuur. Ik vind dat dit geen bevredigend boek is geworden, want de prijs is veel te hoog. Bovendien is het in het Frans geschreven terwijl veel meer mensen het zouden kunnen lezen in het Engels. Daarnaast heb ik er zelf niet aan mogen meewerken.

2

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/schriftelijk/modellen/betoog-schrijven

6

2.6

Hoe word ik een storyteller?

Een straf verhaal is van alle tijden. Hoe maak je echter een verhaal dat je publiek aan de ontbijttafel nog met plezier kan en wil navertellen? Voordat we deze vraag beantwoorden, kunnen we ons eerst afvragen wat het best verkochte boek ter wereld is:    

Harry Potter and the Goblet of Fire (J.K. Rowling) Fifty Shades of Grey (E.L. James) De Lenige Liefde (H. De Coninck) de Bijbel

In hun boek Made to Stick leggen Chip en Dan Heath uit dat elke goed verhaal (en dus ook presentatie) uit de volgende elementen bestaat: Simple, Unexpected, Concrete, Credible, Emotional, Stories. Laten we dit acroniem (succes) nu eens toepassen op de Bijbelse bestseller. Simple: geboren in een stalletje. Unexpected: onbevlekt ontvangen. Concrete: water in wijn, twaalf apostelen, kruis. Credible: de gevonden brieven, koningen, verschillende bronnen. Emotional: de judaskus. Stories: de kruisweg, de wederopstanding, de barmhartige Samaritaan …

2.7

Hoe ga je alles onthouden?

Dat kan op drie manieren:

2.7.1 Memoriseren Meestal is dit de slechtst mogelijke optie. Vooral onervaren sprekers leren hun presentatie uit het hoofd. Het resultaat hiervan is dat ze zich zodanig focussen op de woorden, dat ze de ideeën achter de woorden - en hun publiek - totaal uit het oog verliezen. Raak je op deze manier de draad kwijt? Of erger, krijg je in dit geval blackouts? Zeker! De vraag is alleen wanneer. Bovendien verlies je ook je normale intonatie en wieg je je toehoorders langzaam maar zeker in slaap. 2.7.2 Lezen Je hebt wellicht ook al dergelijke presentaties meegemaakt ... Als de spreker je niets anders te bieden heeft dan een tekst letterlijk voorlezen, kun je even goed thuisblijven en de tekst zelf lezen.

7

Waarom is lezen geen goed idee? 











Toch kan het wel eens gebeuren dat je een presentatie moet voorlezen. Bijvoorbeeld als je een beleidsverklaring of een standpunt van je bedrijf over een of andere netelige kwestie aan een ruim publiek kenbaar moet maken of als je op een vergadering de notulen moet voorlezen. In dat geval moet je er alles aan doen om zo dicht mogelijk spreektaal te benaderen, inclusief intonatie en pauzes, én met de nodige aandacht voor lichaamstaal.

2.7.3 Spreekschema Je tekst volledig uitschrijven is geen goed idee, want dan is de kans groot dat je die gaat lezen (zie boven). Het vraagt bovendien veel te veel voorbereidingstijd! Redenen genoeg dus om een spreekschema met kernwoorden (of woordgroepen) te gebruiken. Je moet erop vertrouwen dat die zullen volstaan als geheugensteun. En … het is helemaal niet erg als het publiek merkt dat je eventjes moet nadenken over de formulering. Dat komt als heel natuurlijk over. Als je de tekst uit het hoofd ‘opzegt’ en nooit aarzelt, kom je net heel onnatuurlijk over. Je intonatie zal er ook wel bij varen en je zult een veel efficiënter oogcontact met je publiek hebben. Hoe stel je een spreekschema op? Je kunt kaartjes met kernwoorden gebruiken. Die nummer je het best voor het geval je ze laat vallen. Oefen vooraf met je kaartjes, maar hou je er tijdens je presentatie niet krampachtig aan vast, want dan kunnen ze

8

een barrière opwerpen tussen jou en je publiek. Laat ze ook eens achter op je tafel, als die er is. Loop eens rond. Als je voor je presentatie gebruikmaakt van PowerPoint dan kun je voor jezelf en je publiek een leesbare print-out (hand-out) maken en hier en daar nog enkele kernwoorden toevoegen als geheugensteun. Als je met andere collega’s een presentatie houdt, duid dan in de marge aan wie aan de beurt is voor welk onderdeel. Gebruik desnoods kleurtjes in de marge. Het is namelijk nogal vervelend als je met z’n tweeën door elkaar begint te praten. Het kan handig zijn als je in de marge eveneens de spreektijd aangeeft voor elk gedeelte. Dit helpt om de timing in de gaten te houden en tijdsoverschrijding te voorkomen. Als bijlage vind je een voorbeeld van een spreekschema.

2.8

(Audio)visuele ondersteuning: hou rekening met je publiek

Luisteren is veel moeilijker dan lezen. Luisteraars luisteren zo’n 25 % tot 50 % van de tijd. Mensen herinneren zich 10 % van wat ze horen tegenover 50 % van wat ze lezen. Als je toehoorders maar amper de helft van je spreektijd naar je luisteren en zich dan nog maar 10 % herinneren van wat ze horen, betekent dat dat je maar gedurende 2,5 % tot 5 % van je presentatietijd kunt doordringen tot je toehoorders. Doe er dus alles aan om het je toehoorders makkelijk te maken om te luisteren én te onthouden. Audiovisuele middelen maken je presentatie niet alleen duidelijker, maar ook aantrekkelijker en efficiënter. Hou het aantal slides, overheadsheets en dergelijke wel binnen de perken. Je wilt immers niet de ‘ondertitelaar’ van je eigen (audio)visuele middelen zijn. Jij moet de sterrol in je presentatie vertolken, je mag je niet laten herleiden tot de voice-over van je visuele aardigheden. Goede beelden zijn meestal de basis van een krachtige presentatie. Presentaties zijn geen leesoefeningen, maar visuele verhalen. Goed beeldmateriaal kan daarbij enorm helpen. Onderzoek toont aan dat mensen altijd eerst naar foto’s en algemene structuur kijken, voor ze beslissen of ze effectief meer willen weten. Dan pas beginnen ze te lezen of te luisteren. Visualiseer in elk geval:       

informatie over de opbouw van de presentatie, opsommingen, vaktermen, nieuwe of moeilijke begrippen, definities, slogans, informatie in de vorm van berekeningen, formules, tabellen en grafieken, (tussentijdse) samenvattingen, conclusies.

9

Controleer vooraf ook altijd of de apparatuur die je wilt gebruiken aanwezig is, of je er gebruik van mag maken, en of je weet hoe ze werkt. Zo kom je tijdens de presentatie niet voor onaangename verrassingen te staan.

2.9

Flip-over en bord

Als je groep van toehoorders niet te groot is en je onderwerp niet te gecompliceerd is, kun je ook gebruikmaken van een bord of een flip-over. Ze maken je beweeglijk op een natuurlijke manier. Je kunt bijvoorbeeld op je publiek toelopen om een vraag beter te horen en terugkeren. Een flip-over of een bord betekent life action voor je toehoorders. En life action, zo weten ervaren sprekers, houdt de aandacht vast. Je schrijft immers tijdens de presentatie dingen op, of je bouwt een schema op. Praat en schrijf echter niet tegelijk en zorg ervoor dat je leesbaar schrijft. En schrijf niet te veel, want schrijven kost tijd, tijd die je nodig hebt om je publiek toe te spreken.

2.10 PowerPoint Wil je evenwel vooraf alles visualiseren, of heb je een wat groter publiek, gebruik dan PowerPoint-slides. Je weet al dat met PowerPoint zelfs de minder geoefende pcgebruiker in een handomdraai prachtige presentaties kan maken. Een aantal voordelen van PowerPoint-slides op een rijtje gezet:  Je hoeft je geen zorgen te maken over wat je gaat zeggen. Je hebt je spiekbriefje bij de hand. Je moet wel je volgende slide inleiden voor je die toont.  Via de sprekersweergave kan je informatie toevoegen die je misschien anders zou vergeten te vermelden maar die je toehoorders evenwel niet te zien krijgt.  Je blijft oogcontact met je publiek houden.  Je publiek ziet de structuur van je presentatie. Zet de beamer wel uit als hij niet meer nodig is. Je voorkomt zo niet alleen onnodig achtergrondgeruis maar ook dat de lichtvlek de aandacht van je publiek blijft trekken. Toehoorders zijn tijdens een presentatie altijd geneigd om hun aandacht op de PowerPoint-slides te richten. De kracht van het scherm, zeg maar. Het kan natuurlijk voorvallen dat jij even alle aandacht wil ‘opeisen’. In dat geval kun je gebruikmaken van enkele handige sneltoetsen. Tijdens het afspelen van je presentatie kan je namelijk op het even welk moment een punt (.) of een komma (,) indrukken wat resulteert in een zwart, grijs of wit scherm én de blik van je toehoorders die op jou is gericht. Bovendien is je publiek niet geïnteresseerd in het onderwerp en de afzender van binnenkomende mails. Toch vergeten vele mensen dat die vaak zichtbaar zijn via de

10

taakbalk. In de instellingen van jouw mailserver kan je dit in enkele muisklikken aanpassen. Een laatste tip, ten slotte. De mees...