Operaciones Basicas DE UNA Empresa PDF

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OPERACIONES BASICAS DE UNA EMPRESA (Compras, Ventas, Pagos, Cobranzas) Todas las operaciones deben tener un control interno, que son un conj de normas de seguridad que garantizan que la contabilidad refleje correctamente la situación. Compras: pueden ser normales/rutinarias, menores (caja chica), extraordinarias, importaciones.

PRESUPUESTOS

REMITOS MERCADERIA

1) Detección de la necesidad: aparece la necesidad de realizar un cambio/adquirir/comprar algo y se informa a RRHH. 2) Control del requerimiento: RRHH verifica si la necesidad es válida (por medio del sector de Mantenimiento o similar). 3) Control financiero: Compras informa al Jefe de Finanzas y este analiza la posibilidad de realizar dicha adquisición. 4) Selección proveedores: Compras consulta la base de datos de proveedores, se eligen 3 de ellos (eligiendo por conveniencia, calidad, beneficios, descuentos, etc) y se elaboran las notas de pedido. 5) Solicitud de cotización: Compras envía las notas de pedido a los proveedores y se les solicita las cotizaciones correspondientes. 6) Control Ofrecido y Requerido: Al recibir las cotizaciones/presupuestos, Compras controla que las cotizaciones reflejen lo requerido. Luego se envía a Mantenimiento para que verifiquen las especificaciones técnicas de las cotizaciones. 7) Análisis de ofertas y mejoracion: Comprasy Finanzas analizan las ofertas, y se intenta negociar y mejorar la oferta, obtener beneficios, etc 8) Control y adjudicación: Una vez decidida la mejor cotización se selecciona un proveedor definitivo. 9) Formalización de la compra: Compras genera la orden de compra y se contacta con el proveedor formalizando la compra. 10) Activación: Se pone en marcha el proceso por parte del proveedor para cumplir con la orden de compra. También se verifica que el proveedor vaya cumpliendo con el tiempo acordado con posibles sanciones. 11) Recepción y Controles: Recepción recibe el pedido, compara el remito con la orden de compra para controlar la cantidad correcta y que se va a facturar lo correspondiente. Este control se llama conformar (cuando esta ok) y observar (cuando hay un error y se marca). Si esta todo ok se manda a Deposito. 12) Almacenaje y Registración: Deposito desempaca la mercadería, controla la calidad de lo recibido y luego se almacena. Se envía el Remito a Contaduria para que registre la compra y realice su pago correspondiente.

Pagos: obligación de pago hacia un tercero. El pago puede ser por correspondencia, en las oficinas del proveedor, en bancos, etc.

1) Factura, Orden de compra, Remito, Pagos - Precios, Datos proveedor : cuando llega la factura del proveedor se juntan todos los demás documentos (orden de compra, remito. etc.) y se los envía a Contaduría. 2) Control del pedido de pago: Contaduría controla la factura, remitos y demás documentos del proveedor para cerciorarse de que no hubo errores en la facturación y recepción de la mercadería. Si todo esta OK se emite la orden de pago. 3) Registro Contable: Contaduría registra la orden de pago 4) Definición de la forma de pago: se define la forma de pago según le convenga a la empresa (cheque, transferencia, de cual Banco, etc.) 5) Elaboracion del medio de pago: Tesoreria elabora el medio de pago (cheque, transferencia, etc) y se envian los documentos a Finanzas para autorizar y firmar el medio de pago (firma del cheque, etc). 6) Control medio de pago: Finanzas realiza los controles sobre el medio de pago (control sobre cheques, etc.) y se colocan las correspondientes firmas. 7) Registro Contable: Contaduría registra el medio de pago seleccionado. 8) Pago: Tesorería lleva a cabo el pago a través del medio pago seleccionado. 9) Recepción del pago: una vez que llega el recibo del proveedor, Contaduría controla que lo pagado fue lo acordado y luego se guardan los documentos.

Control de Pagos: - Separacion de funciones - Separacion de fondos de cobranzas y destinos a pagar - Numeracion de comprobantes - Rotacion del personal que maneje fondos - Pago en cheque: disminuye la tenencia de efectivo, minimiza el riesgo de perdidas Pago en cheque:  Forma de emisión del cheque: debe tener el nombre de alguien.  Cheques con firmas indistintas o conjuntas.  Respaldo en comprobantes, remito, factura, orden de compra.  Control de cheques anulados (rotura del cheque, desprolijidad, etc)  Estipulación de quienes pueden utilizar cheques.

Ventas: se vende un producto o un servicio. La venta puede ser por corredores, por correspondencia, por teléfono, por mostrador, extraordinaria, por exportación.

SOLICITUD DEL CLIENTE

del cliente

1) Definición de parámetros comerciales: se define la estrategia de venta, el tipo de campaña, etc. 2) Confección del plan de acción comercial: se confeccionan los presupuestos y campañas comerciales. 3) Vinculación con cliente: Ventas se contacta con el cliente (o viceversa) y se genera la nota de pedido. 4) Definición de la facilidad de lo pedido: Ventas analiza el grado de dificultad del pedido del cliente. 5) Estándar o A medida: si el pedido del cliente es estándar o a medida. Si es a medida se definen las especificaciones. 6) Cotización Presupuesto: Ventas confecciona el presupuesto correspondiente a la nota de pedido. 7) Control del presupuesto: se verifica el presupuesto según el tipo de pedido (estándar o a medida) 8) Control del Crédito: Cuentas Corrientes controla el limite asignado al cliente y luego Créditos decide si el pedido es aprobado o no 9) Formalización de la operación: el cliente decide efectuar la compra, Ventas emite la Orden de Compra y se la entrega al cliente. 10) Conforme Cliente: el cliente analiza el presupuesto. 11) Control de Stock - Fabricación: si la nota de pedido es estándar Almacenes recibe verifica su stock, si la nota de pedido es a medida comienza la fabricación del producto. 12) Armado del pedido: una vez listo el producto, Almacenes arma el pedido, genera el Remito y envía ambos a Despacho. 13) Distribución: Despacho controla la mercadería y Remito, y luego despacha al repartidor. 14) Control - Recepción cliente: el repartidor entrega la mercadería al cliente y luego el cliente firma el remito (o no). 15) Control posibles rechazos: el repartidor entrega a Despacho los remitos firmados y se controlan posibles rechazos. Si hubo algún rechazo queda pendiente para el día siguiente. 16) Registración Nota de crédito: Despacho envía el remito a Facturación, este procede a valorizarlo y generar las facturas correspondientes. Luego informa a Contaduría dicho valor y si todo esta correcto envía la Factura al cliente. 17) Reingresa Stock: Si el cliente rechazó la mercadería (en forma parcial o total) vuelve a reingresar el stock.

Facturación y Cobranzas:

FACTURA

RECIBO

1) Recepción conforme, formalización compra, Cobros Previos, Datos del cliente : Cobranzas archiva los documentos de los deudores para ser cobrados (orden de compra, Remito, factura, etc). 2) Control: Cobranzas detecta el momento de cobrar controlando las fechas próximas a vencer. 3) Formalización deuda: se genera la factura. 4) Registro Contable: se registra la factura. 5) Definición de forma de cobro : Cobranzas decide las formas de cobro y luego envían las facturas al cobrador. 6) Cobro: el cobrador se encuentra con el deudor, efectúa el cobro y se le otorga el recibo al deudor. 7) Rendición del cobro: el cobrador indica a Caja los valores percibidos y a Cobranzas lo que no pudo cobrar. 8) Control Cuenta Corriente: el sector Cuentas Corrientes registra el cobro en las cuentas de los deudores, y obtiene totales de débitos/créditos y se los envía a Contaduría. 9) Registro Contable: Contaduría confecciona los asientos correspondientes por las transacciones....