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Resumen del libro…

DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES BÁSICAS DE UNA EMPRESA Alberto Díaz

Objetivo: Es de vital importancia que el alumno concientice por ejemplo, la existencia de facturas, remitos, notas de crédito, débito y otros tantos documentos internos que hacen al funcionamiento de la empresa, siendo que dichos documentos emergen o se integran a Sistemas de Información. Y para el abordaje a Sistemas de Información construidos en base a las operaciones básicas de la empresa donde también existen controles internos aplicados a los diferentes circuitos administrativos (compras, ventas, pagos, cobranzas y producción), se hará con la intención de vincularlos al ámbito de los Diagramas de entidad relación (DER) y análisis orientado a objetos (AOO) ya aprendidos o por aprender. Para esto, debemos introducir al alumno en una serie de conceptos básicos administrativos contables, ya que dicho alumno, en su vida profesional, manejará directa o indirectamente en estos conceptos a través de sus entidades, tablas, clases, etc.

Conceptos básicos El concepto de operación es la razón de existencia de toda empresa, ya que la misma implica a cada una de las transacciones que ésta realiza durante la vida del registro y su patrimonio. El patrimonio se apoyará en tres conceptos: activo, pasivos y patrimonio neto. Nos referimos a activo (A) para hablar de todo aquello que posee la empresa. Mientras que pasivo (P) es todo aquello que la empresa debe. Siendo el patrimonio (PN) neto igual a la diferencia entre el activo y el pasivo. Cabe resaltar que si la diferencia entre ambos términos, es decir activo y pasivo, da como resultado positivo (+), esto representa lo que la empresa tiene y gana. Mientras que si el resultado es negativo (-), equivale a todo lo que la empresa debe o lleva perdido. Mientras que en caso de dar como resultado cero, la empresa no ganó ni perdió nada. Es interesante mencionar que lo expuesto de A, P y PN es demasiado conceptual, pues todo esto se apoya en conceptos de operaciones, es decir que…     

Compras Ventas Pagos Cobranzas Producción

Operaciones básicas

A través de transacciones (operaciones) donde se observan constantes ingresos y egresos, ya sea de dinero o materia prima u otros conceptos. Como nuestro objetivo orienta a sistemas de información con el concepto de entidades. Pero el concepto de operación es muy amplio, por lo que nos obligaría en conceptos más precisos, donde observamos la explotación principal entre producción y ventas, que dan lugar a operaciones básicas (OB), como ser: comprar, vender, pagar, cobrar, financiar. A partir de este concepto de OB, nos vemos obligados a bajar la abstracción, pues nos encontramos con que cada una de estas operaciones está compuesta de más suboperaciones, como ser: registración,

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2 control, consultas, calcular, despachar, etc. Mientras que la acción implica a todos los pasos que se ejecutan durante cada operación. Por lo que podemos resumir cuatro conceptos:    

Explotación principal (EP) Operaciones básicas Operación Acción

Ahora pasaremos a detallar brevemente cada una de los conceptos anteriormente mencionados. En primer lugar las operaciones básicas: compras, ventas, producción, pagos y cobranzas definidos de la siguiente manera:  Compras: Implica la adquisición de bienes y servicios requeridos para la fabricación y/o ventas cuya EP imponga.  Pagos: Consiste en el pago de las compras realizadas o de los servicios contratados, incluidos los sueldos y jornales.  Producción: Se fundamenta en la trasformación de materia prima adquirida en bienes listos para la venta.  Ventas: Comprende la comercialización de los bienes producidos para tal fin, o bienes comprados para su venta posterior.  Cobranzas: Involucra la obtención de importes de ventas realizados. La contabilidad de las operaciones básicas En el contexto de la gestión, es de total conocimiento que para decidir se requiere de buena información. Para el logro de la información es necesaria elaborarla, y en este contexto la contabilidad es la herramienta principal. En esta herramienta se hace uso de los registros contables, para los asientos contables de los diferentes operaciones, pero no todas ellas son materia de registración. La registración permite el manejo de todos los datos que conforman los activos y pasivos y de las cuentas de resultado (ganancias y pérdidas) a través de las ventas o de los pagos (en una primera instancia). Y a partir de todo esto, y ya obtenidos los datos, permite la elaboración de dichos informes para todos los casos que se requieran. Toda esta mecánica contable se refleja en libros diarios, mayores, cierre de sueldos y balances. Cabe destacar que todos los documentos y comprobantes usados para el ingreso de datos como para también emitirlos sin elementos básicos para controlo interno.

Control interno de operaciones básicas Es muy importante que los registros contables se fundamenten en la existencia de documentación confiable y clara, para evitar errores y/o fraudes. También se observa que las operaciones básicas de repiten muy frecuentemente, ya sea, documentos para registrar una compra de materia prima, como documento para producción de artículos o documentos para la venta. O sea, toda la información archivada, luego de registrada nos permite observar las semejanzas de estos documentos en distintas operaciones. Por lo que puede ser normalizada en cada una de las operaciones. Por lo tanto permite la confección de manuales de procedimientos y los cursogramas. Entonces el control interno se convierte en un instrumento por el cual se generan normas de seguridad o control preventivo para detectar errores o fraudes, garantizar registraciones fiables y detectar desvíos que se produzcan en relación a la norma.

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3 También a tal fin será necesaria la capacitación del personal para el correcto desempeño en su función, llevando al mismo a un orden en sus tareas, no pudiendo comenzar una nueva sino ha concluido la anterior que de ella depende. O sea, a partir del control interno se intensificará el control sobre las registraciones. Sin embargo, debemos ser conscientes, de que el control interno no implica garantía alguna, en todo lo anteriormente expuesto. Concluyendo que son normas de control que sirven como guía en el diseño de sistemas de información, estando vinculadas a las características propias de cada empresa. Para concluir la presentación de control interno de operaciones básica se debe tener en cuenta que no todas las normas en todos los circuitos que veremos tendrán su referente en entidad, tablas, clases [E-TC].

COMPRAS Este concepto enuncia un conjunto de operaciones que posibilita adquirir bienes a nuestra empresa a partir de un faltante que origina una necesidad de compra. Existen diferentes formas de compras en relación a la importancia, frecuencia, proveedores, lugar de origen del bien a comprar. Tipología de compras:  Compras normales: Estas incluyen todo elemento faltante que hace el desarrollo normal de la empresa en la que representa tanto la explotación principal como a los insumos de librería y otros elementos de administración. Dependiendo de atributos como “punto de pedido” o “stock de protección”. Incluido el stock mínimo y máximo. Es interesante mencionar que podemos imaginar entidades como materia prima, materia prima en proceso de producción, productos listos para la venta, o sí es mercadería ó stock u otros que surjan en esta instancia. Cabe destacar que las compras en este caso se realizan a nivel departamento.  Compras extraordinarias o mayores: Son aquellas de reposición poco frecuente y por lo general conforman el activo. Por ejemplo bienes de uso, muebles ó inmuebles. Cabe destacar que esta es autorizada a nivel general.  Compras menores: También llamada cada chica ó fondo fijo. Las mismas surgen en el momento, requiriendo autorización a nivel de oficina y no de departamento.  Importaciones: Son aquellas cuyo proveedor esta en el extranjero, los procedimientos son diferentes, pues se deben seguros y fletes, ya que el precio cotizado por el proveedor es un precio FOB (Free on Board).

Estas deben estar reglamentadas por el derecho aduanero, como también de las normativas del comercio exterior, más la intervención de una entidad bancaria para regular el intercambio de divisa.

Contabilización de las compras

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4 Si ahondamos respecto de la propiedad del bien diremos que la misma esta circunscripta al cambio de mano del bien, es decir cuando el bien cambia de propietario. Como también dependerá también de las características y particularidades de la compra. Una vez producida la misma se procederá a la contabilización de esta. Debitando en las cuentas de activo y/o pasivos correspondientes, como ser materias primas, materiales, maquinarias, muebles y útiles, mercaderías, caja, banco (activos), pago a proveedores, acreedores varios (pasivo). [E - T - C] Traducido esto a nuestro sistema de información podremos abstraer (en muchos casos) en conceptos de entidad, tablas, clases. Que tendrán los mismos nombres o los que correspondan y por contrapartida el movimiento se reflejara en una cuenta banco o caja. En el caso de compras menores vemos cuentas de fondo fijo (caja chica), oportunamente la reposición del dinero de este fondo se efectuará desde una cuenta corriente de banco de la empresa. [E - T - C] Como en la contabilidad usamos el concepto de partida doble, vemos que lo anteriormente mencionado se refrenda con el disminución del fondo fijo contra una cuenta de resultado negativo llamada gastos varios (una perdida). En la reposición se observa un aumento de fondo fijo y una disminución de la cuenta banco. [E - T - C]

Control interno en las compras Entre las normas aplicables a las compras mencionaremos las más significativas: 1) Separación de funciones en compras: Debe separarse funcionalmente la persona que realiza las compras de aquella que realiza los registros contables, es decir comprar, almacenar, recepción y contaduría deberán estar separados. 2) Inicio del trámite de compra: Deben estar vinculados con una nota de requisición formal. Si se trata de mercadería especial deberá existir un informe técnico, con especificaciones del bien a comprar. [E - T - C] 3) Obtención de cotización: A partir de un determinado importe en a requisición se deberá pedir una cierta cantidad de cotizaciones a diferentes proveedores, no dejando esta elección en manos del jefe de compras. [E - T - C] 4) Colocación del producto: Cabe destacar que la cotización de cambio deberá ser en proceso del monto y tal responsabilidad caerá en diferentes responsables y no en una sola persona. 5) Nivel de compra: Esta se refiere a la cantidad de compra. Por lo tanto requiere saber que de cada producto a comprar existan atributos de stock minino, máximo y stock de protección o punto de pedido. Cabe destacar que si esta es excesiva puede dar lugar a devolución, generando de manos del proveedor una nota de crédito. [E - T - C] Por otro lado si la compra es pequeña, aumenta la frecuencia de compra aumentando los gastos administrativos y posibles pérdidas de bonificaciones. Es importante dejar en claro que no debe haber vínculos de ningún tipo entre los funcionarios de la empresa y los proveedores.

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5 6) Control de mercadería recibida: Es importante el control de las mercaderías que ingresan a la empresa, debiendo verificarse artículo, cantidad, calidad y especificaciones técnicas. Es importante mencionar que este control sería conveniente que lo hiciera recepción, ya que debería tener una copia de la orden de compra emitida en compra. [E - T - C] 7) Constitución de seguros: Es muy recomendable que la empresa que realiza compras y trasladan la misma por su cuenta, ya sea en transportes propios o de terceros, contar con los seguros pertinentes que cubra los riesgos que pudiesen surgir en el traslado de los productos adquiridos. Dicho sea de paso, cuando se trate de una importación, el proveedor vende a precio “FOB”, por lo que es conveniente asegurar la mercadería, desde el puerto (terrestre o aéreo) hasta la empresa.

Compras normales Este apartado comprende las siguientes etapas:

1. Solicitud de Compra Basado en las características de las compras normales comentadas anteriormente, en relación a los consumos repetitivos para el desarrollo de la explotación es necesario que el reabastecimiento de los almacenes, sea dinámico, por lo que, al observar que se ha llegado al punto de pedido o de protección (lo menos preferible es tomar como referente al stock mínimo). Éste se fijara en una sola oportunidad, y se basa en contemplar la cantidad de mercadería vendida o consumida, en un lapso de tiempo que va desde que se pide hasta se recibe el pedido. En ese momento el stock debería estar en stock mínimo. Tener en cuenta que en muchos casos, dada la complejidad del stock es casi imposible poder estudiar el punto de pedido para cada uno de los ítems que lo componen. Por acarrear un elevado costo administrativo. Una vez detectada la necesidad de reaprovisionamiento, almacenes elaborará una solicitud de compra que se hará por duplicado. Una va a compras y la otra se archivará en almacenes, hasta que llegue el material. [E - T - C] Cabe destacar que compras elaborará en consecuencia una nota de compras (con las debidas copias) enviando el original al proveedor. El objetivo de la solicitud de compras (original) en el departamento es por un lado evitar pedidos repetidos por almacenes y por el otro detectar una posible demora del proveedor en la entrega de lo pedido como así también contemplar entregas parciales en un pedido. En cada uno de los documentos que se mueven en este circuito, por ejemplo solicitud de compras (almacenes a compras) y luego orden de compras (compras a proveedor) que se tratará en el siguiente apartado, puede ajustado a las reglas de negocio cada empresa.

2. Selección del proveedor Una vez que compras recibe la solicitud de compras desde almacenes, de acuerdo a la regla de negocio preexistente en la empresa, se seleccionará la cantidad de proveedores que exige el caso, donde por lo general se utilizará el proveedor de la última compra y se elegirán otros que reúnan las condiciones que exige la norma y el tema de compras. A partir de ahí se elaborará un pedido de cotización con original y tantas copias como se requiera. [E - T - C]

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3. Decisión de la compra Cuando compras recibe las cotizaciones es necesario establecer quién será el proveedor elegido. Esta decisión estará basada en el manual de procedimiento de la empresa. Cabe destacar que si el monto de la operación supera el nivel establecido en las normas, será necesario obtener la autorización del funcionario de compras de más alta jerarquía. Una vez seleccionado el proveedor se emitirá una orden de compras con el mayor detalle posible en original y cuatro copias, siendo el destino de los mismos: Original a proveedor, Duplicado y triplicado a compras, Cuadruplicado a recepción, Quintuplicado a cuentas a pagar. Cabe destacar que como en al igual que en los casos anteriores, al hablar de original y copia, existirá una sola entidad referente al tema que trate. Quedando el manejo de las copias en manos de lo que las reglas del negocio disponga. [E - T - C]

4. Recepción de la compra Cuando recepción recibe el pedido de manos del proveedor, el encargado contralará que el pedido recibido coincida con la orden de compras y el remito que acompaña la mercadería. En el caso de que la mercadería recibida tenga características especiales se solicitará la presencia del personal idóneo que fiscalice la calidad y especificaciones requeridas. Puede darse el caso de que el control lleve un tiempo que exceda la dinámica del proveedor. Por lo tanto se procede a la firma del remito quedando pendiente la aprobación del pedido recibido en cuanto a control y calidad refiere. En el caso de que la mercadería no reúna las características establecidas en calidad y cantidad, podrá ser rechazada antes de que ingrese a almacenes.

5. Almacenaje de la mercadería Una vez aprobada la recepción de la mercadería es preciso que almacenes controle el parte de recepción (documento generado en recepción para almacenes) con el pedido de compras y la mercadería entregada. En caso de que no haya coincidencia almacenes emitirá un documento que exprese los faltantes o errores en la mercadería recibida. [E - T - C]

6. Registración La registración puede darse de dos formas diferentes, según proveedor y/o empresa. Puede darse el caso que nosotros, empresa recibamos la factura de la mercadería adquirida varios días después de haber recibido la misma. Esto pone a la empresa en la dificultad de tener mercadería no abalada por tal documento. Lo que se solucionaría con la emisión de una factura provisoria generada por la empresa a nombre del proveedor que va a ser confeccionada según la cotización establecida por el proveedor y la orden de compra de la empresa. [E - T - C] Cabe destacar que esta dinámica da lugar a la posibilidad de que aparezcan pequeñas dificultades de orden contable, que escaparía a nuestro interés del enfoque informático.

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7 La otra forma es recibiendo la factura del proveedor en tiempo y forma, evitando las complicaciones enunciadas en el párrafo anterior.

PAGOS El pago implica la cancelación de obligaciones existentes. Por ende la existencia de un pago implica el haber adquirido un bien o un servicio. Cuya cancelación podrá ser abonada en el momento o a futuro. Cuando se lleva a cabo el pago inmediato lo visualizamos a partir de caja o banco, es decir pago al contado, en mano o con cheque o documento al día. Si lo realizamos a largo o corto plazo genera obligación de pago. Por lo tanto se adquiere una deuda en que deberá ser cancelada en la fecha de vencimiento de esa obligación. Destacamos que lo visto conlleva una cantidad de detalles y movimientos que escapan al objetivo de este trabajo. Puesto que el mismo implica la detección de vínculos con los sistemas de información. [E - T - C] Formas de pago Es importante que no se deban dejar de detectar en este apartado, los posibles [E - T - C] Cuando existe una deuda a cancelar nos encontramos con distintas características a tomar en cuenta, entre ellas monto a pagar, acreedor y su residencia. Por lo tanto las formas de pago serán: a) Pago a proveedores por correspondencia: Implica envío de cheque por correspondencia a un proveedor esperando de este por la misma vía el recibo correspondiente. b) Pago a proveedores del proveedor: El pago de una obligación se realiza al cobrador de la empresa cuando este se presenta en la misma y en el mismo momento se hará del recibo correspondiente. c) Pago en oficinas: En este caso el intercambio de cheque y recibo se efectúa en el domicilio del proveedor. d) Pago en bancos: Este tipo de pago es utilizado por lo general para cancelar servicio públicos de la forma habitual conocida. Pero también el proveedor puede entregarle a su banco los documentos firmados por sus cliente y este se hará de cancelar en tiempo y forma la deuda a través de dicho medio. En el caso de que el cliente no cumpla con su obligación de pago en banco se reserva las acciones judiciales pertinentes. e) Pago por medio de bancos: En este caso es el cliente deudor es quien le pide a su banco que se encargue de realizar los pagos de sus deudas a los acreedores correspondientes. Para ello el deudor debe desarrollar una lista de todos sus acreedores para que el banco desarrolle las acciones correspondientes. En la actualidad también podemos visualizar esta situación, mediante el pago a través de transferencias interbancarias (siendo que los titulares de cuenta origen y destino son distintos). Como ejemplo de ellos tenemos pago de expensas o alquiles que es lo más común y otros tantos.

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