PERAN SEKRETARIS SEBAGAI MEDIATOR PERUSAHAAN Oleh PDF

Preview

Summary

PERAN SEKRETARIS SEBAGAI MEDIATOR PERUSAHAAN Oleh: Rasyika Tami (Mahasiswi Universitas Negeri Jakarta, [email protected]) ABSTRAK Tugas seorang sekretaris adalah melaksanakan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Disampi...

Description

PERAN SEKRETARIS SEBAGAI MEDIATOR PERUSAHAAN Oleh: Rasyika Tami (Mahasiswi Universitas Negeri Jakarta, [email protected])

ABSTRAK Tugas seorang sekretaris adalah melaksanakan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Disamping mempunyai tugas, sekretasis pun mempunyai peran yang sama yaitu sebagai mediator perusahaan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan atau bawahan. Seorang sekretaris menjadi penghubung antara perusahaan dan lingkungan kerja atau lingkungan masyarakat. Oleh karena itu, sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Maka penampilan seorang sekretaris harus baik dan professional. Pentingnya peranan sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga atau pun kantor Kata Kunci: Peran Sekretaris, Mediator Perusahaan

1

PENDAHULUAN Sebagian besar waktu kerja sekretaris dalam melaksanakan tugas kesehariannya adalah melakukan komunikasi, hubungan atau bekerjasama dengan pimpinan dan banyak orang; baik itu pihak internal ataupun eksternal perusahaan. Oleh karena itulah, profesi sekretaris menuntut suatu standar pelayanan yang khusus sehingga mampu menampilkan citra profesi sekretaris yang memberikan kepuasan bagi setiap pimpinan ataupun rekan kerja dan pelanggan (internal/eksternal) secara positif. Kualitas pelayanan yang baik dari sekretaris dalam memenuhi kebutuhan pimpinan/karyawan perusahaan secara tidak langsung mampu meningkatkan semangat kerja dan memunculkan suasana kerja yang kondusif bagi semua pihak. Hal ini sangat relevan dengan peranan yang menjadi tanggung jawab sekretaris dalam perusahaan yaitu sebagai mediator perusahaan yang menjembatani dan menyelaraskan aspirasi karyawan ataupun pihak eksternal yang menjembatani dan menyelaraskan aspirasi karyawan ataupun pihak eksternal dengan manajemen perusahaan. Seorang sekretaris memiliki pekerjaan multi fungsi dari menyaring informasi untuk disampaikan kepada direktur, sekretaris memiliki peran penting menjadi penghubung dari pihak-pihak lain dengan direktur. Selain itu sekretaris bertugas sebagai moderator antara direktur dengan karyawannya. Dengan deskripsi kerja sekretaris yang sangat penting dibutuhkan sekretaris yang jujur dan bertanggung jawab karena sekretaris memegang rahasia penting direktur yang berkaitan dengan perusahaan. Secara keseluruhan kedudukan sekretaris sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris professional berperan lebih jauh lagi untuk mengatur kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan system penyimpanannya, sebagai event organizer

2

untuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan. PERAN SEKRETARIS Meskipun teknologi informasi dan komputer sudah semakin canggih, tenaga sekretaris masih akan terus dibutuhkan. Peran sekretaris saat ini semakin beragam. Tidak hanya mengerjakan tugas-tugas kesekretarisan saja, seperti menyimpan surat-surat/data-data dalam bentuk arsip, mengetik, atau menelepon, sekarang ini tugas-tugas manajerial yang diemban oleh sekretaris. Fenomena yang berjalan di masyarakan posisi dan status seorang sekretaris lebih cenderung pada gambaran secara phisik, seperti; Gambaran Sekretaris? Wanita, Muda ,Cantik , Seksi , Cekatan , Genit , Berpenampilan menarik Hal ini memcerminkan bahwa sekteraris lebih cenderung pada opini yang negatif, yaitu; Opini Negatif Masyarakat Tentang Sekretaris; Pekerjaan mentok ,Pekerjaan yang tidak menantang ,Pekerjaan sepele , Sebenarnya siapakah sekretaris itu. Tabel 1. Posisi Dengan Profesi Kompetensi Sekteraris Saat Ini : Peran Seorang Peluang:

Ancaman: Sekretaris

Profesi

a. Memiliki Pangsa Pasar a. Krisis finansial

Bukan saja sebagai

Kompetensi

b. Memiliki Posisi Brand

global

stenografer,melainkan

Sekretaris

Image Yang Baik Dalam

b. Munculnya

Seorang Sekretaris

Stuktur Organisasi Di

jumlah pt baru yang

Yang Dapat

Perusahaan

identik dengan prodi Menerapkan

3

c. Lulusannya,Diterima

sekretari

Perannya Terhadap

Diinstansi Manapun

c. Kurang sosialisasi Atasan dengan

d. Network Kerja Sama

core program studi

berbagai peran;

Dengan Instansi Yang

sekretari oleh

a. Sebagai perantara

Banyak Dan Baik

perguruan tinggi

atau saluran

d. Spesifikasi

komunikasi dan

pekerjaan sekertaris

pembinaan hubungan

dapat diisi oleh s1

yang baik bagi orang

dan d3 jurusan

yang ingin

pr,komunikasi dan

berhubungan dengan

bahasa.

pimpinan.

e. jurusan sekretari

b. Sebagai sumber

tidak menjanjikan

informasi yang

lagi seperti tahun

diperlukan pimpinan

1990-an

dalam memenuhi

f. Minat masyarakat

tugas, fungsi dan

untuk mendalami

tanggung jawab.

bidang ilmu

c. Sebagai pelanjut

kesekretariatan

keinginan pimpinan

berkurang

dalam pelaksanaan tugas.

4

Tabel 2. Peran Sekretaris Di Era Globalisasi Pusat Informasi Peran Di Dalam

Peran Strategis

Peran Teknis Pendukung

Kantor Dengan

yaitu peran

yaitu peran

yaitu peran

bertindak

yang

yang

yang

sebagai pusat

diharapkan

diharapkan

diharapkan

informasi,

dapat

dapat

dapat

sekretaris harus

memberikan

meningkatkan

memberikan

Peran Seorang

mampu

pengaruh positif kinerja

positif kepada

Sekretaris saat

menjalankan

pada status dan

pimpinan.

anggota

ini;

Peran Strategis,

performansi

Dengan

organisasi

Peran Teknis

organisasi

demikian

lainnya, yang

dan Peran

secara jangka

semakin berat

dapat dicapai

Pendukung :

panjang

beban kerja

dengan

pimpinan, maka

pendistribusian

tugas sekretaris

informasi

pun akan

(incoming dan

semakin

outgoing).

internsif

PELUANG; Pertama, posisi geostrategis Indonesia di Asia Pasifik memberikan kesempatan pada kita untuk dapat mengundang banyak calon mahasiswa asing dan mahasiswa

5

domestik

yang berkeinginan untuk

mendapatkan pendidikan tinggi

berkualitas

internasional. Kedua, kita hendaknya mampu memanfaatkan era globalisasi sebagai peluang besar untuk melakukan kerjasama internasional dengan berbagai institusi pendidikan tinggi di luar negeri. Kerja sama internasional ini dapat berupa pencangkokan pengajar dan manajemen perguruan tinggi, sehingga standar-mutu kita semakin meningkat dan berkualitas melalui diseminasi pengalaman atau ‘best-practices’ universitas asing dengan semangat Ke- Indonesia-an. Ketiga, dengan melakukan kerjasama internasional ini terbuka potensi pasar yang semakin besar, daya jual yang semakin kompetitif, terjangkau oleh rata-rata kelas menengah yang makin berkembang di Indonesia, sehingga mereka tak perlu lagi kuliah ke luar negeri. Hal ini berarti kita melakukan penghematan devisa dan meningkatkan employabilitas tenaga kerja di Indonesia, baik dalam bidang akademik, kependidikan maupun non-kependidikan. Keempat, terciptanya forum pertukaran pengalaman akademik (pendidikan dan pengajaran,

penelitian,

serta

pengabdian

kepada

masyarakat)

yang

berkualitas

internasional, sehingga secara pasti kualitas pendidikan tinggi di Indonesia akan semakin memiliki daya tawar yang semakin tinggi terhadap institusi pendidikan tinggi lainnya di luar negeri, mulai dari kawasan Asia Tenggara hingga kawasan-kawasan lainnya yang memiliki keunggulan dalam pengelolaan pendidikan tinggi. TANTANGAN; Pertama, untuk dapat menjadi sebuah World Class University, dibutuhkan sebuah tekad, semangat, kesungguhan, dan dukungan dari berbagai pihak untuk dapat mencapai

6

tujuan tersebut. Dari pengamatan kami, pembentukan tekad, semangat, kesungguhan, dan dukungan tersebut diatas ternyata belum diupayakan secara optimal oleh seluruh pemangku kepentingan (stakeholders) bidang pendidikan. Oleh karena itu, untuk dapat menuju sebuah World Class University diperlukan konsistensi dan kontinuitas dalam menumbuhkembangkan semua nilai-nilai di atas. Kedua, masih tingginya kesenjangan standar-mutu pengelolaan perguruan tinggi di Indonesia, sehingga belum menumbuhkan sinergi positif antar berbagai perguruan tinggi di Indonesia. Untuk itu, kita harus sangat mengapresiasi Kopertis IV atas prakarsanya melaksanakan kegiatan pelatihan sistem penjaminan mutu bagi pimpinan perguruan tinggi di wilayah ini. Ketiga, belum optimalnya pembinaan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) khususnya tenaga pendidik dan kependidikan yang kapabel, handal dan terpercaya dalam mengelola perguruan tinggi ke arah standar internasional. Oleh karena itu, adalah sebuah keharusan bagi para pengelola Perguruan Tinggi, khususnya swasta untuk terus melakukan pembenahan kualitas tenaga pendidik dan kependidikan agar mampu mengelola Perguruan Tinggi sesuai dengan standar internasional. Keempat,

fasilitas

pendidikan

yang

belum

memenuhi

standar

minimal

internasional, yang meliputi aspek-aspek lingkungan, teknologi, dan pembiayaan. Oleh karena itu, para pengelola Perguruan Tinggi juga harus menempatkan fasilitas pendidikan sebagai salah satu prioritas utama pengembangan Perguruan Tinggi di masa depan dengan melibatkan berbagai stake-holders lainnya, khususnya dari kalangan dunia internasional. Bekal yang diperlukan;Menghadapi Peran Baru; Peluang profesi sekretari dalam era globalisasi(Witarto,., 15 Mei 2008)

7

a. Sanggupkah menjadi simpul sistem informasi bagi organisasi ? b. Sanggupkah menjadi komunikator yang dapat diandalkan ? c. Sanggupkah dapat dipercaya mengembangkan karakter dan kepribadian untuk menjaga Kode Etik Sekretari, di antaranya mengelola DIKW yang Private, Terbatas atau Publik d. Sanggupkah menjadi Event Organizer aktivitas internal dalam e. Sanggupkah mengikuti perkembangan teknologi pendukung, dengan belajarbelajar-dan belajar lagi ? f. Sanggupkah bermetamorfose menjadi pusat informasi yang dapat diandalkan bagi organisasi ? g. Akhirnya, semua kembali kepada minat, bakat, kemauan keras, dan semangat para sekretari dalam rangka survive menjaga profesinya

MEDIATOR PERUSAHAAN Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antar perusahaan dengan stakeholders terutama yang berkaitan dengan kepentingan publikasi perusahaan, kepentingan investor dan pelayanan terhadap keluhan pelanggan. Sekretaris

perusahaan

bertanggung

jawab

menyediakan

informasi

untuk

menanggapi keluhan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu. Aktivitas sekretaris perusahaan dalam berkomunikasi dengan stakeholders dapat dilakukan dengan menyampaikan statement of corporate intent, annual report, company profile, company policy, code of conduc. Sebagai mediator pimpinan dengan bawahan maka seorang sekretaris memiliki peran sebagai berikut:

8

1. Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain. 2. Membantu dan memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. 3. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka Sebagai jembatan penghubung berarti sekretaris harus membina dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan kerja dengan pimpinan,

dan

juga

harus

menjaga

kredebilitas

dan

reputasi

pemimpin

dan

organisasi/perusahaan, maka sekretaris wajib meluruskan persepsi yang keliru itu. Pentingnya Sekretaris dalam sebuah perusahaan, Sekretaris turut memberi andil bagi keberhasilan tugas pimpinan dan organisasi secara keseluruhan sehingga akan mendapatkan kepuasan dalam bekerja. Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Seorang sekretaris profesional dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung. Yaitu: 

Secara strategis dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar



Secara teknis dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris sekretaris profesional yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya

9

dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif. 

Peran pendukung dapat memberikan contoh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).

Dituntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas .Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris profesional tidak hanya terbatas pada kelancaran kerja administrasi perusahaan. Lebih dari itu, seorang sekretaris profesional harus mampu mengkoordinasikan kegiatan kerja atasannya. Dalam hal ini segala pekerjaan yang berhubungan dengan komunikasi dan hubungan dengan relasi para eksekutif merupakan kewajiban dari seorang sekretaris dan menuntut kemampuan yang memadai. Seorang sekretaris yang profesional sangat berperan dalam pencapaian sasaran perusahaan, sesuai dengan target yang telah dicanangkan. Untuk itu ia harus juga mengembangkan diri dalam kemampuan manajerial yang jauh lebih luas daripada keterampilan operasional. Di era perkembangan dan dukungan teknologi komunikasi dan informasi telah merangsang setiap pebisnis untuk bertindak pintar, efektif, dan efisien. Semua kegiatan bisnis dan kehidupan sehari-hari telah melibatkan teknologi komunikasi dan informasi yang nyata-nyata dapat bekerja tanpa batas waktu dan jarak. Sebut saja adanya virtual secretary atau virtual assistant. Yang dimaksud dengan virtual assistant (asisten virtual) adalah seorang (juga disebut sebagai Virtual Office Manager, Virtual Executive Assistant, atau Sekretaris Virtual) yang menyediakan layanan administrasi kepada klien dalam hal ini termasuk pimpinan. Layanan tersebut meliputi semua layanan yang diharapkan dari seorang asisten administrasi yang dapat bekerja di rumahnya sendiri. Menggunakan asisten

10

virtual dapat menghilangkan pengeluaran bisnis mahal seperti pajak gaji, asuransi, ruang kantor, peralatan kantor lainnya. Sekretaris harus dapat berkomunikasi yang berkualitas agar menjadi mediator yang berkualitas untuk perusahaan. Keahlian komunikasi sekretaris dalam organisasi akan sangat terlihat pada keberhasilan sekretaris dalam berkomunikasi dengan banyak pihak di organisasi bisnis seperti dengan pimpinan, karyawan-karyawan, partner kerja perusahaan, pihak

birokrat

pemerintah,

pelanggan/konsumen.

Keberhasilan

sekretaris

dalam

berkomunikasi jelas menjadi good image dan cermin yang bernilai tinggi bagi perusahaan terlebih pimpinan yang didampingi oleh sekretaris. Secara langsung ataupun tidak langsung kehebatan sekretaris dalam berkomunikasi menjadi energy positif bagi pimpinan, hal ini terjadi karena kualitas komunikasi sekretaris dalam menjalankan tugas -tugasnya baik tugas rutin maupun tugas insidentalnya mampu membuat pimpinan puas dan bangga. Kepuasan dan kebanggaan pimpinan dirasakan karena berdasarkan hasil kerja sekretarisnya yang berkualitas yaitu tepat waktu, data-data lengkap akurat, tertata,jelas, membuat pimpinan mudah dan tepat membuat keputusan. Keputusan-keputusan pimpinan yang telah dibuat tersebut tentunya akan dirasakan oleh seluruh lingkungan organisasi baik secara intern ataupun ekstern. Dan bisa dibayangkan betapa besar pengaruh positif bagi perusahaan atas keputusan-keputusan pimpinan yang tepat, dan proses itu semua salah satu unsur pentingnya adalah kualitas kerja sekretaris. Mutu keputusan-keputusan pimpinan jelas menentukan kepercayaan dan kerjasama dengan banyak pihak, jadi mutu keputusan yang baik dengan meminimalisir kesalahan atau zero error pada saat implementasi keputusan dalam ranah operasional organisasi bisnis akan membawa dampak keuntungan bagi perusahaan.

11

Penting bagi seorang sekretaris mengerti, memahami dengan baik dan benar tentang teknik komunikasi yang efektif baik secara verbal maupun non verbal serta mampu menerapkan manajemen waktu dengan baik dalam menjalankan tugas-tugas sebagai sekretaris professional. Misalnya dalam komunikasi verbal seorang sekretaris dapat membuat surat – surat dengan tepat waktu, jelas, katakatanya mudah dimengerti data-data lengkap akurat jelas sehingga komunikan maupun pimpinan tidak salah mengerti. Atau pada saat berbicara suara jelas tidak pelan tidak lemah tetapi juga tidak teriak,intonasi jelas tertata,adanya keteraturan kata dan kalimat yang digunakan, kualitas kata-kata yang digunakan mampu membangun good image, dalam berkomunikasi orang puas dan senang karena kata-kata yang digunakan kata-kata positif yang cerdas. Kualitas komunikasi verbal sekretaris tersebut juga harus diimbangi kualitas komunikasi non verbal. Dimana sekretaris jelas harus mampu membuat dirinya good looking dan good smart yang terlihat dari performance-nya. Mampu mempadupadankan busana dan sikap dengan baik, bermutu,dan tepat, sehingga dari kesan pertama dilihat dan bertemu orang sudah mampu mengapresiasi secara positif, ini sangat penting guna membangun kualitas komunikasi dan keharmonisan komunikasi sehingga orang senang, puas, dan mudah membangun kepercayaan serta kerjasama. Kualitas komunikasi sekretaris ini jelas memberikan dampak positif bagi pimpinan, karena kualitas sekretrarisnya mencerminkan kualitas dan image pimpinannya, jadi memang benar adanya, bila sekretaris itu sebagai cermin pimpinan. Dan akhirnya perlu disampaikan bahwa sekretaris sangat perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face) yaitu komunikasi langsung antara komunikator dengan komunikan, komunikasi kelompok dengan kelompok. Karena keuntungan komunikasi langsung sekretaris mampu melakukan persuasi terhadap orang

12

yang diajak bicara (komunikan). Dengan komunikasi langsung komunikator (sekretaris dapat meng...