JURNAL MANTOR PERAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PIMPINAN PDF

Preview

Summary

PERAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PIMPINAN PERUSAHAAN Oleh: Andri Arsyadi – 165211037 Email: [email protected] Program Studi D3-Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga POLITEKNIK NEGERI BANDUNG ABSTRAK Penulisan jurnal ini bertujuan untuk mengetahui peran seorang sekretaris yang sangat p...

Description

PERAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PIMPINAN PERUSAHAAN

Oleh: Andri Arsyadi – 165211037 Email: [email protected]

Program Studi D3-Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

ABSTRAK Penulisan jurnal ini bertujuan untuk mengetahui peran seorang sekretaris yang sangat penting bagi pimpinan dalam melancarkan kinerjanya dalam perusahaan, kemudian tugas-tugas dan fungsi dari seorang sekretaris yang turut andil dalam bagian tercapainya kesuksesan pimpinan. Oleh karena itu seorang sekretaris dituntut untuk bekerja lebih cerdas, kreatif, dan tentu saja efektif dalam menjalankan tugasnya. Seiring berjalannya waktu dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, peran sekretaris juga mengalami perubahan yang semakin berkembang dalam hal peran, tugas maupun fungsi. Seorang sekretaris juga harus dituntut dapat menyelesaikan atau memecahkan suatu masalah yang sewaktu-waktu terjadi dalam perusahaan. Maka dari itu profesionalisme seorang sekretaris sangat diperlukan dalam mengatasi segala masalah dalam perusahaan. Karena keberhasilan pimpinan tidak dapat terlepas dari peran sekretaris di dalam perusahaan. Kata kunci : Peran Sekretaris, Kinerja pimpinan The purpose of this paper is to determine the role of a secretary who is very important for the leadership in launching performance in the company, then the tasks and functions of a secretary who took part in the achievement of leadership success. Therefore a secretary is required to work more intelligent, creative, and of course effective in carrying out its duties. As time passes and the development of science and technology, the role of secretary also undergoes a growing change in terms of role, duties and functions. A secretary should also be sued to solve or solve a problem that at any time occur within the company. Therefore professionalism of a secretary is needed in overcoming all problems in the company. Because the success of the leadership can not be separated from the role of secretary within the company. Keywords : The role of secretary, Leadership Performance

Peran Sekretaris dalam Membantu Pimpinan Perusahaan

1

tugas, agenda, dan lainnya perlu dibantu oleh seorang sekretaris agar pimpinan tidak kewalahan dalam menjalankan pekerjaannya

PENDAHULUAN Tak bisa dipungkiri kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat, berdampak ke segala bidang pekerjaan. Ini berimbas juga dengan semakin meningkatnya tingkat aktivitas dan kompleksitas suatu pekerjaan. Terlebih seorang manajer/pimpinan. Seorang pimpinan terkadang memiliki aktivitas dan agenda di dalam kantor yang begitu padat. Dan kadang kala juga seorang pimpinan tidak dapat mengelola waktu, agenda pertemuan dengan tamu, dan sebagainya. Oleh karena itu, seorang pimpinan memerlukan bantuan dari seorang sekretaris yang diharapkan mampu untuk membantu manajer/pimpinannya dalam hal melaksanakan tugas pimpinan dan membuat jadwal ataupun agenda pimpinannya. Peran sekretaris harus bisa menyesuaikkan dengan perkembangan kompleksitas pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan, tidak hanya itu seorang sekretaris juga memiliki peran untuk membantu pimpinan/direksi dalam hal mengatur jadwal agenda pimpinannya. Karena pada dasarnya tugas seorang sekretaris yaitu membantu kelancaran pekerjaan pimpinan nya. (Gie, 1979)

IDENTIFIKASI MASALAH Seorang pimpinan pasti memiliki tingkat kesibukan yang sangat tinggi. Kemudian tugas pekerjaan yang begitu padat, belum lagi ketika harus menghadiri rapat pimpinan internal maupun eksternal. Ini memang sudah menjadi tanggung jawab sebagai seorang pimpinan dalam menjalankan tugasnya. Akibatnya, seorang pimpinan kewalahan dengan padatnya agenda pekerjaannya. Maka dari itu agar manajer tidak kewalahan dalam menjalankan

PEMBAHASAN A. DEFINISI SEKRETARIS Secara etimologis, istilah kata sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Menurut Bahasa, yang diambil dari bahasa Inggris biasa disebut dengan secretary, dalam bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam bahasa Perancis disebut secretaire. Jika kita perhatikan kata sekretaris manurut dari ketiga Bahasa tersebut, mempunyai kata dasar yang sama, yakni ketiganya berasal dari kata secret yang artinya yaitu rahasia. Dengan begitu, berdasarkan dengan kata tangkapnya, berarti Sekretaris ialah seseorang yang diberi tugas/kepercayaan untuk menyimpan suatu rahasia mengenai perusahaannya yang boleh diketahui oleh orang lain ataupun pegawai di perusahaannya. Oleh sebab itu seorang sekretaris dituntut untuk bisa menyimpan rahasia kantor/perusahaannya. Menurut Sulistiyani RA (2005:12) Sekretaris merupakan pembantu dari seorang pimpinan/atasan yang memiliki tugas bukan hanya berkaitan dengan pekerjaan yang bersifat rahasia, melainkan justru meliputi bidang kesekretariatan atau pekerjaan kantor yang terdiri dari keseluruhan aktivitas menghimpun mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan, memelihara dan juga memusnahkan bahan-bahan keterangan/informasi/warkat kantor, juga pekerjaan manajerial, yang meliputi: planning, organizing, actuating dan controlling. Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler yang dikutip dari Nani Nuraeni dalam

Peran Sekretaris dalam Membantu Pimpinan Perusahaan

2

buku yang berjudul Sekretaris Professional mengartikan bahwa pengertian dari sekretaris ialah orang yang bekerja untuk orang lain yang mana bertujuan untuk membantu dalam pekerjaan korespondensi, pekerjaan tulis, memperoleh informasi dan juga masalah-masalah lainnya.(2008:2). Kemudian definisi lain dari sekretaris yang dikutip dari Sutarto dalam buku Sekretaris dan tatawarkat, Pengertian sekretaris Menurut William Selden dan Louis C. Nahassy menyatakan bahwa: “Secretary is an office employee who has a more responsible position than a stenographer and whose duties usually include taking and transcribing dictation; dealing with the public by answering the telephone, meeting callers, and making appointment ; and maintaining or filing records, letters, etc, A secretary frequently acts as an administrative assistant or Junior executive”. Yang mana terjemahannya adalah sebagai berikut: “Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.” (1997:4). Beberapa pengertian lain dari sekretaris diantaranya: Menurut F.X Tulusharyono, M.M, dan M.G. Hartiti Hendarto “Sekretaris ialah orang yang membantu seseorang pimpinan dalam menjalankan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan.”(2003:4). Sedangkan menurut Saiman sekretaris diartikan sebagai seseorang yang memiliki tugas yang berkaitan dengan kegiatan catat-mencatat dari suatu kegiatan perusahaan.

Berdasarkan definisi yang sudah dijabarkan diatas, secara umum sekretaris merupakan seseorang pegawai kantor yang bertugas untuk membantu dalam menjalankan tugas pimpinannya, tetapi tidak hanya sekedar membantu pimpinan saja, seorang sekretaris juga dipercaya oleh pimpinannya dalam mengemban tugas untuk memegang tanggung jawab yang besar mengenai rahasia perusahaan, kemudian mengatur agenda pimpinan agar pelaksanaan kerja pimpinan dapat berjalan dengan lancar, mengatur agenda rapat, hingga pekerjaan korespondensi. Yang mana segala tugas seorang pimpinan akan berjalan dengan lancar apabila pekerjaan tersebut dibantu atau dilibatkan oleh sekretaris. Pada awalnya sekretaris hanya diartikan sebeagai seseorang yang mendapat kepercayaan dari pimpinan/direksi untuk mengurusi pekerjaan yang sifatnya rahasia seperti halnya mengurusi dokumen ataupun surat-surat penting. Namun menurut Sutarto (1997:9) ternyata “tugas seorang sekretaris mengalami perkembangan, yakni tidak hanya melaksanakan tugas di bidang ketatanegaraan, tatausaha maupun tatawarkat pada umumnya”. Sebagai suatu profesi pekerjaan yang sangat diandalkan oleh pimpinan, seorang sekretaris dituntut/diharuskan untuk bekerja secara efisien dan efektif agar mendapatkan hasil terbaik bagi kantor atapun perusahaannya dalam membantu berbagai macam pekerjaan pimpinan. Seorang sekretaris dituntut harus memiliki sifat aktif, kreatif dan tanggap. Karena profesi sebagai sekretaris perusahaan mempunyai tugas yang berat dan juga cukup padat. Oleh karena itu, seorang sekretaris diwajibkan untuk memiliki sifat cekatan dan selalu mempunyai inisiatif untuk melakukan segala hal yang berkaitan dengan pekerjaannya dari diri sendiri tanpa harus

Peran Sekretaris dalam Membantu Pimpinan Perusahaan

3

menunggu perintah dari pimpinan. Seperti yang dikatakan oleh Sutarto (1997:12) “Sekretaris tidak hanya sekadar menerima perintah dari pimpinan, melainkan harus membantu secara aktif dengan jalan melakukan pola perbuatan manajer yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, dan penyempurnaan” Walaupun pekerjaan yang dilakukan merupakan inisiatif dari sekretaris itu sendiri, tetapi dalam pengerjaannya tetap harus disertai dengan rasa tanggung jawab yang penuh. Agar perencanaan kerja yang telah terkonsep dapat berjalan dengan lancar, seorang sekretaris yang professional harus memiliki rencana kedepan. B. MACAM-MACAM SEKRETARIS Macam-macam sekretaris dapat dibedakan sesuai dengan berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab, kemudian berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, lalu berdasarkan spesialisasi dalam pekerjaannya.  Berdasarkan Ruang Lingkup dan Tanggung Jawab Menurut Durotul Yatimah (2009:35) Berdasarkan ruang lingkup tanggung jawabnya, sekretaris dibedakan menjadi 2 macam, diantaranya: 1. Sekretaris Eksekutif (excecutive secretary) Yaitu seseorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan ataupun instansi pemerintah tertentu, yang memiliki fungsi utama yakni mengkoordinasikan seluruh pelayanan di bidang administrasi yang dapat menunjang berbagai kegiatan operasional perusahaan. Seorang sekretaris organisasi disamping memiliki peran bekerja0atas0instruksi

pimpinan, terkadang juga dalam melaksanakan tugas nya seorang sekretaris memiliki wewenang atau kedudukan sebagai pemimpin, yang mana seorang sekretaris melakukan pengarahan, koordinasi atas pelayanan administrasi, serta melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja. 2. Sekretaris pribadi (private secretary) Yaitu pembantu seorang pimpinan yang tugas utamanya yaitu0melaksanakan tugas ataupun pekerjaan dari atasan yang sifatnya pribadi. Dalam hal ini sekretaris pribadi bukan diartikan sebagai pegawai staf karyawan dari suatu organisasi maupun perusahaan, melainkan diangkat dan digaji oleh perseorangan. Seperti contohnya sekretaris pribadi presiden, dan juga sekretaris pribadi artis. Adapun seorang sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang memiliki fungsi utama dalam melaksanakan tugas dalam bidang administrasi juga tugas perkantoran yang bertujuan untuk melancarkan kegiatan manajerial pimpinan perusahaan. Dalam hal ini sekretaris pimpinan diangkat dan digaji oleh organisasi yang bersangkutan. 

Berdasarkan0Kemampuan0dan Pengalaman0Kerja Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) diantaranya:

1. Sekretaris Junior Sekretaris junior merupakan sekretaris yang baru mulai bekerja dan belum memiliki pengalaman yang banyak. Agar dapat meningkatkan kemampuan,

Peran Sekretaris dalam Membantu Pimpinan Perusahaan

4

menambah ilmu dan pengalamannya, Sekretaris junior ini perlu belajar lebih banyak dari sekretaris senior dalam hal menjalankan tugas dari pimpinan sebagaimana mestinya. 2. Sekretaris senior Sekretaris senior merupakan sekretaris yang kaya akan pengalamannya yang sudah mantang dalam bekerja sebagai seorang sekretaris, biasanya dapat memecahkan ataupun mengatasi suatu masalah yang timbul dalam pelaksanaan pekerjaannya. Seorang sekretaris senior memiliki peran yang sangat penting dan juga berpengaruh bagi perusahaan. Karena disamping memiliki pengalaman yang sudah mumpuni di perusahaan seorang sekretaris itu bekerja, perusahaan sangat memerlukan seorang sekretaris senior dalam menjamin untuk menjaga rahasia dan menjamin segala kebijakan dari perusahaan agar tidak diketahui oleh pihak yang tidak memiliki wewenang untuk mengetahuinya. Kemudian kemampuan seorang sekretaris senior diharapkan bisa membimbing sekretaris junior nya yang mana apabila sekretaris senior tersebut sudah mencapai masa pensiun, sekretaris junior akan melanjutkan tongkat estafet dalam hal membantu pimpinan demi mencapai tujuan dan keberhasilan perusahaan. 

Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan Menurut Ursula Ernawati (2004:8) sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan spesialisasi dalam pekerjaannya, diantaranya: 1. The Legal Secretary Merupakan seorang sekretaris yang bertugas untuk membantu pekerjaan

para pelakon ahli hukum seperti, konsultan, pengacara, notaris dan lainnya. Disini seorang sekretaris hanya membantu meringankan beban tugas atasannya yang merupakan seorang ahli hukum. Meskipun sekretaris tersebut tidak memiliki pengetahuan tentang hukum. 2. The Medical Secretary Merupakan sekretaris yang tugasnya adalah untuk meringankan beban tugas seorang dokter, suster, perawat, dan pekerjaan di bidang ahlil medis lainnya, dalam hal melakukan tugas kesekretarisan di bidang medis/kesehatan. 3. The technical secretary Merupakan sekretaris yang tugasnya membantu profesi seorang insinyur dalam bidang pekerjaan engineering. Pada umumnya jenis sekretaris ini tidak dapat dikatakan profesinya sebagai seorang insinyur, tetapi dia memiliki kewajiban untuk membantu pimpinannya dalam melaksanakan tugas kesekretarisan di bidang engineering seperti di bidang pertambangan, arsitek dan lain-lain 4. The accounting secretary Merupakan seorang sekretaris yang tugasnya membantu meringankan beban pekerjaan seorang akuntan. Pada umumnya, profesi dia bukanlah seorang akuntan, tetapi dia bisa/mampu untuk membantu seorang akuntan dalam mengerjakan tugas kesekretarisan di bidang akuntansi C. TUGAS SEKRETARIS Adapun tugas seorang sekretaris pada umumnya yaitu membantu seorang pimpinan atau atasan dalam melaksanakan pekerjaan yang sifatnya kecil tetapi memiliki pengaruh yang besar bagi pimpinan, demi kelancaran tugasnya agar tercapainya tujuan dari

Peran Sekretaris dalam Membantu Pimpinan Perusahaan

5

perusahaan tersebut. Karena pada dasarnya seorang pimpinan tidak bisa menangani segala pekerjaannya secara sendiri, walaupun pekerjaan yang sifatnya kecil, pimpinan juga tetap memerlukan bantuan dari seorang sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan kantor seperti: 1. Menerima telepon 2. Menerima tamu 3. Menyiapkan minum untuk tamu 4. Menyusun laporan 5. Membuat jadwal perjalanan dinas 6. Mengurus surat-surat untuk para pimpinan Karena semua pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat menunjang kelancaran tugas pimpinan atau atasan. Maka dari itu sering juga sekretaris disebut sebagai unsur penunjang bagi atasannya. 

TUGAS RUTIN Perlu juga diketahui mengenai tugas rutin dari seorang sekretaris yakni tugas umum yang mana tugas ini biasa dikerjakan oleh seorang sekretaris setiap harinya tanpa harus menunggu waktu harus dikerjakannya tugas tersebut dan tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan atasan. Dikutip dari Yani Restiani Widjaja (2015:3) Tugas tersebut diantaranya: 1. Membuka dokumen seperti surat masuk yang ditujukan untuk pimpinan. 2. Menerima tamu dan juga senantiasa melayaninya serta bertamu mewakili pimpinan. 3. Menerima telepon dan juga menelepon

4. Menyusun dan juga menata arsip/surat. 5. Membuat dan menyusun surat untuk kepentingan pimpinan. 6. Mengendalikan dan mengurus suratsurat. 7. Mempersiapkan bahan untuk pembuatan laporan 8. Menyusun, membuat dan mengelola jadwal agenda kegiatan pimpinan. 9. Mengatur/mengelola kas kecil (petty cash) 10. Menjaga kerapihan dan kebersihan kantor agar terciptanya suasana yang nyaman dalam bekerja. 

TUGAS KHUSUS Seorang sekretaris juga memiliki tugas khusus, yang mana tugas khusus disini diartikan sebagai pekerjaan yang tidak selalu dilakukan ataupun dikerjakan setiap hari oleh seorang sekretaris tetapi hanya dilakukan/dikerjakan jika diperintahkan langsung atau mendapatkan perintah khusus dari atasan untuk sekretaris. Tugas tersebut diantaranya: 1. Mempersiapkan rapat dan membuatkan notulen. 2. Membuat konsep surat yang berisi tentang kerjasama dengan perusahaan lain. 3. Menyiapkan akomodasi perjalanan dinas pimpinan atau atasan (seperti pemesanan tiket pesawat, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan, hingga membuat Rancangan Anggaran Biaya perjalanan dinas) 4. Menyusun acara pertemuan bisnis 5. Menyusun dan membuat naskah pidato untuk pimpinan. 6. Mengurus berbagai masalah yang berkaitan dengan bank 7. Mengunjungi perusahaan swasta atau instansi pemerintah untuk

Peran Sekretaris dalam Membantu Pimpinan Perusahaan

6

melakukan studi banding sebagai bahan evaluasi dari untuk perusahaan. 8. Mempersiapkan kado atau cindera mata untuk para klien pada acara tertentu yang diselenggarakan oleh perusahaan

dikantor tapi bukan dalam lingkup yang besar seperti halnya jabatan seorang bendahara. Hanya mengurusi keuangan yang berkaitan dengan pembelian barang-barang keperluan kantor sehari-hari, atau biasa dinamakan dengan petty cash (kas kecil/uang cadangan). Tugas ini meliputi: a) Menangani berbagai macam urusan yang berhubungan dengan keuangan pimpinan di Bank, contohnya: melakukan penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank, dan sebagainya. b) Membayar tagihan pajak, rekening-rekening, ataupun sumbangan dana yang mengatasnamakan pimpinan. c) Menyimpan catatan/note pengeluaran dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari atasan.



TUGAS ISTIMEWA Adapun tugas istimewa yang diberikan dari pimpinan untuk seorang sekretaris diantaranya:





1. Mendampingi pimpinan dalam menghadiri rapat dinas dalam hal kerjasama bisnis dengan perusahaan lain. 2. Berperan sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. 3. Melakukan pengecekan/ pemeriksaan terhadap berbagai alat-alat kantor yang rusak kemudian menindaklanjuti yang mana yang perlu diperbaiki dan yang mana yang tidak perlu diperbaiki, ataupun menambahkan alat-alat yang diperlukan di kantor. . TUGAS SOSIAL Tugas sosial seorang sekretaris meliputi: 1. Mengurus rumah tangga kantor. 2. Mengatur dan mengelola segala kelengkapan acara yang akan diselenggarakan oleh pihak kantor. 3. Menyampaikan kata-kata ucapan selamat ataupun menyampaikan ucapan bela sungkawa kepada partner bisnis mengatasnamakan pimpinan. TUGAS KEUANGAN Biasanya seorang sekretaris melakukan tugas mengenai keuangan



TUGAS RESEPSIONIS Tugas seorang sekretaris sebagai resepsionis, meliputi: 1. Menerima telepon yang masuk dari perusahaan dan juga menulis pesanpesan penting yang disampaikan oleh penelepon. 2. Menerima tamu yang akan maupun ingin bertemu dengan pimpinan. 3. Mencatat dan memeriksa janji pimpinan terhadap pihak lain yang tentunya sudah disepakati sebelumnya oleh pimpinan. 4. Menyusun agenda kerja pimpinan sehari-hari. 

TUGAS INSIDENTAL Maksud dari tugas insidental yakni, suatu pekerjaan yang tidak selalu dikerjakan oleh seorang sekretaris. Yang mana tugas insidental ini meliputi:

Peran Sekretaris dalam Membantu Pimpinan Perusahaan

7

1. Mempersiapkan agenda rapat, laporan, pidato atau pernyataan pimpinan. 2. Membuat rangkuman dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan mediamedia lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. 3. Memeriksa dan juga mengoreksi bahan-bahan cetakan, untuk kepentingan perusahaan. misalnya: brosur perusahaan, formulir, undangan dan lain-lain 4. Mewakilkan atasan dalam hal menghadiri berbagai acara resepsi, rapat ataupun pertemuan bisnis. 

TUGAS DALAM BUS...