Perencanaan dalam Organisasi PDF

Preview

Summary

PENGANTAR MANAJEMEN “PERENCANAAN DALAM ORGANISASI” Dosen : Prof. Drs. EC. H. Tantawi, AS. MS. DISUSUN OLEH Moh. Alfin (201510160311183) Ervina Lukesi (201510160311192) Elda Widi Susanti (201510160311195) Irfan Fauzi (201510160311198) PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MU...

Description

PENGANTAR MANAJEMEN “PERENCANAAN DALAM ORGANISASI”

Dosen : Prof. Drs. EC. H. Tantawi, AS. MS.

DISUSUN OLEH

Moh. Alfin

(201510160311183)

Ervina Lukesi

(201510160311192)

Elda Widi Susanti

(201510160311195)

Irfan Fauzi

(201510160311198)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG TAHUN 2016

Kata Pengantar Segala puji syukur kita panjatkan untuk Allah SWT atas berkat, rahmat, dan taufik, serta hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Pengantar Manajemen yang berjudul ” Perencanaan di Organisasi” dengan sebaik-baiknya. Dalam penyusunan makalah ini, penyusun mempunyai beberapa kendala diantaranya sulit untuk mencari sumber referensi. Beruntung penyusun mendapat pinjaman dari teman, sehingga penyusun bisa menyusun makalah dengan segera. Kendala lainnya yaitu tidak samanya waktu dan keperluan masing-masing anggota untuk mendiskusikan makalah ini sehingga penyusunan makalah sedikit terhambat. Untuk itu, penyusun mengucapkan terima kasih kepada para anggota yang dengan senantiasa kompak dan semangat untuk menyelesaikan makalah ini. Dan juga untuk beberapa pihak yang telah berperan dalam penyusunan makalah ini. Dan tak lupa kepada dosen pengampu mata kuliah Pengantar Manajemen yaitu Prof. Drs. EC. H. Tantawi, AS. MS. yang telah memberi arahan kepada kami sehingga makalah ini dapat terselesaiakan. Meskipun penyusun telah menyelesaikan makalah ini dengan sebaik-baiknya, tentu tak luput dari kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu penyusun mengharap kritik dan saran yang membangun, agar makalah ini bisa lebih baik kedepannya. Demikian semoga makalah ini bermanfaat bagi pembacanya. Sekian dan terima kasih.

Malang, 25 Maret 2016 Hormat Kami,

Penyusun

i

Daftar Isi Kata Pengantar .................................................................................................................. i Daftar Isi ............................................................................................................................ ii BAB I

GAMBARAN UMUM PERENCANAAN DALAM ORGANISASI .................................................... 1 1.1 PENGERTIAN PERENCANAAN ............................................................... 1 1.2 PERLUNYA PERENCANAAN DI DALAM ORGANISASI ...................... 2 1.3 EVOLUSI KONSEP STRATEGI ................................................................ 2 1.4 TINGKAT STRATEGI ................................................................................. 4 1.5 ISI STRATEGI KORPORASI ..................................................................... 4

BAB II ANALISIS PERENCANAAN DALAM ORGANISASI ................................. 5 2.1 PERLUNYA PERENCANAAN DI DALAM ORGANISASI ..................... 5 2.1.1 HIERARKI RENCANA ORGANISASI ............................................ 5 2.1.2 PERBEDAAN RENCANA STRATEGIS DAN OPERASIONAL ... 6 2.2 EVOLUSI KONSEP STRATEGI ................................................................ 6 2.2.1 STRATEGI SEBAGAI RENCANA BESAR ..................................... 6 2.2.2 MUNCULNYA MANAJEMEN STRATEGIS .................................. 7 2.2.3 PROSES MANAJEMEN STRATEGI ............................................... 8 2.3 TINGKAT STRATEGI ................................................................................. 9 2.4 ISI STRATEGI KORPORASI ................................................................... 11 BAB III PENUTUP ......................................................................................................... 13 3.1 KESIMPULAN ............................................................................................ 13 3.2 PENDAPAT KELOMPOK ......................................................................... 13 DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 14

ii

BAB I GAMBARAN UMUM PERENCANAAN DI ORGANISASI

1.1 PENGERTIAN PERENCANAAN Perencanaan menurut Sondang P. Siagian (1994:108) adalah sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Menurut James A.F. Stoner (1996:263) sasaran itu penting karena mempunyai empat alasan, yaitu: 1. Sasaran Memberikan Arah. Tanpa sasaran, individu dan organisasinya cenderung tidak menentu, bereaksi terhadap lingkungan tanpa alasan yang jelas mengenai apa yang sebenarnya mereka inginkan. Dengan menetapkan sasaran, orang dan organisasinya mendukung motivasi mereka dan memperoleh sumber inspirasi yang membantu mereka mengatasi hambatan yang tidak terelakkan akan mereka hadapi. 2. Sasaran Memfokuskan Usaha Kita. Setiap orang dan setiap organisasi mempunyai keterbatasan sumber daya dan sejumlah besar cara memanfaatkan sumber daya tadi. Dalam memilih sasaran tunggal atau sejumlah sasaran yang saling berkaitan, kita menetapkan prioritas dan memberikan komitmen mengenai cara kita akan menggunakan sumber daya yang langka. Hal ini penting bagi organisasi, sebab itu manajer harus mampu mengkoordinasikan tindakan banyak orang. 3. Sasaran Menjadi Pedoman Rencana Dan Keputusan Kita. Orang dalam organisasi terkadang timbul berbagai pertannyaan. Apa sasaran kita? Apakah tindakan ini akan mendekatkan kita ke arah sasaran organisasi atau justru menjauhkan? Untuk menjawab pertanyaan seperti itu akan membentuk rencana jangka pendek dan jangka panjang anda serta membantu anda membuat banyak keputusan penting.

1

4. Sasaran Membantu Kita Mengevaluasi Kemajuan Yang Kita Capai. Pernyataan yang dikemukakan dengan jelas, sasaran yang dapat diukur dengan tanggal tertentu menjadi standar prestasi yang membuat individu dan manajer dapat mengevaluasi kemajuan mereka. Jadi, sasaran merupakan bagian penting dari pengendalian proses yang memastikan bahwa tindakan yang diambil sesuai dengan sasaran dan rencana yang dibuat untuk mencapai sasaran tadi.

1.2 PERLUNYA PERENCANAAN DI DALAM ORGANISASI Dalam organisasi, menurut James A.F. Stoner,1996 perencanaan adalah proses menetapkan sasaran dan memilih cara untuk mencapai sasaran tersebut. Tanpa rencana, manajer tidak dapat mengetahui bagaimana cara mengorganisasikan orang dan sumber daya secara efektif. Mereka mungkin bahkan tidak mempunyai ide yang jelas mengenai apa yang perlu mereka organisasikan. Tanpa rencana, manajer dan bawahannya hanya mempunyai peluang kecil untuk mencapai sasaran atau mengetahui kapan dan dimana mereka keluar dari jalur. Terlalu sering kesalahan dalam rencana mempengaruhi masa depan seluruh organisasi. Oleh karena itu, perencanaan sangat penting! (James A.F. Stoner, 1996:265)

1.3 EVOLUSI KONSEP STRATEGI Suatu rencana strategis berisi dan berkisar di sekitar di pernyataan strategi untuk sebuah organisasi. Membuat perusahaan strategis merupakan proses menghasilkan strategi dan memperbaikinya sesuai dengan keperluan. (James A.F Stoner, 1996:267) 1.3.1 STRATEGI SEBAGAI RENCANA BESAR Konsep strategi sudah lama ada. Kata ini berasal dari bahasa Yunani strategia, yang berarti seni atau ilmu seorang jendral. Orang Yunani mengetahui bahwa strategi lebih dari sekedar berperang dalam pertempuran. Jendral yang efektif harus menentukan jalur suplai yang tepat, memutuskan kapan berperang dan kapan tidak, dan mengelola hubungan angkatan bersenjatadengan penduduk, politisi, dan diplomat. Jendral yang efektif tidak 2

hanya harus membuat rencana tetapi juga harus bertindak. Sejak zaman yunani kuno, konsepstrategi sudah mempunyai komponen perencanaan dan pembuatan keputusan atau komponen tindakan.Kalau disatukan, kedua konsep ini membuat dasar untuk rencana strategi yang “besar”. (James A.F Stoner, 1996)

1.3.2 MUNCULNYA MANAJEMEN STRATEGIS Menurut Dan E. Schendel dan Charles W. Hofer, eds. (1978), hubungan antara bisnis dan strategi yang dibuat oleh manajer masa kini relatif masih baru. Hanya setelah Perang Dunia II muncul ide bahwa membuat rencana strategis dan bertindak berdasarkan pada rencana tadi berisi proses manajemen terpisah, prose situ kita sebut manajemen strategis. Pendekatan yang lengkap untuk mengembangkan strategi ini tidak muncul dalam semalam. Perkembangn itu berkembang perlahan-lahan.

1.3.3 PROSES MANAJEMEN STRATEGI Manajemen strategis menyediakan cara yang sistematik bagi manajer untuk menilai lingkungan tempat organisasi beroperasi, dan kemudian bertindak. Secara garis besar, ada dua fase yang terjadi: o Perencanaan strategis adalah nama yang biasa kita berikan pada aktivitas memahami. Ini mencakup proses menetapkan sasaran dan merumuskan streategi yang telah dibedakan oleh hofer dan schandel (1978). o Implementasi strategi adalah nama yang biasa kita berikan pada tindakan berdasarkan perencanaan seperti itu. Tahap ini termasuk tahap administrasi dan pengendalaian strategis yang dsebut oleh hofer dan schandel.

3

1.4 TINGKAT STRATEGI Menurut James A.F. Stoner, 1996 Tingkat strategi dibedakan menjadi tiga, yaitu 1. Strategi Tingkat Korporasi 2. Strategi Unit Bisnis 3. Strategi Tingkat Fungsional 4. Strategi Korporasi 1.5 ISI STRATEGI KORPORASI 1. MUTU SEBAGAI BAGIAN DARI STRATEGI KORPORASI Mutu telah menjadi tema yang menyatuan bagi banyak organisasi. Agar manajemen mutu terpadu dapat berhasil, program mutu tersebut perlu dihubungkan dengan beberapa sasaran strategis yang jeas. Seperti yang dikemukakan dalam majalah Fortune, “keinginan keras mengenai mutu tidak ada penggantinya untuk strategi korporasi yang sudah dipikirkan masak-masak”.

2. PENDEKATAN STRATEGI KOPORASI Menurut James A.F. Stoner, 1996 pendekatan strategi korporasi ada tiga cara untuk mengekspresikan strategi korporasi, yaitu: 1. Pendekatan portofolio korporasi 2. Lima kekuatan strategi korporasi 3. Strategi perusahaan korporasi

4

BAB II ANALISIS PERENCANAAN DI ORGANISASI

2.1

PERLUNYA PERENCANAAN DI DALAM ORGANISASI Dalam organisasi, menurut James A.F. Stoner,1996 perencanaan adalah

proses menetapkan sasaran dan memilih cara untuk mencapai sasaran tersebut. Tanpa rencana, manajer tidak dapat mengetahui bagaimana cara mengorganisasikan orang dan sumber daya alam secara efektif. Mereka mungkin bahkan tidak mempunyai ide yang jelas mengenai apa yang perlu mereka organisasikan. Tanpa rencana, manajer dan bawahannya hanya mempunyai peluang kecil untuk mencapai sasaran atau mengetahui kapan dan dimana mereka keluar dari jalur. Terlalu sering kesalahan dalam rencana mempengaruhi masa depan seluruh organisasi. Oleh karena itu, perencanaan sangat penting! (James A.F. Stoner, 1996:265)

2.1.1 HIERARKI RENCANA ORGANISASI Organisasi biasanya dimanajemeni menurut dua macam rencana yaitu rencana strategis dan rencana opeasional. Rencana strategis didesain oleh manajer tingkat tinggi dan menentukan sasaran secara luas untuk organisasi. Rencana

operasional

berisi

rincian

untuk

melaksanakan

atau

mengimplementasikan rencana strategis tadi ke dalam kegiatan sehari-hari. Rencana strategis dan operasional berkaitan dengan hubungan kunci tempat sasaran organisasi dicapai. Rencana strategis berkaitan dengan hubungan antara orang di sebuah organisasi dengan orang yang bertindak di organisasi lain. Rencana operasional berkaitan dengan orang di dalam satu organisasi. (James A.F. Stoner, 1996:265-266)

5

2.1.2 PERBEDAAN RENCANA STRATEGIS DAN OPERASIONAL James A.F. Stoner, 1996 menuliskan dalam bukunya bahwa rencana strategis dan operasional berbeda dalam tiga hal besar, yaitu : a) Kurun Waktu. Rencana strategis cenderung untuk melihat beberapa tahun ke depan atau bahkan dekade. Bagi rencana operasional, satu tahun sering kali merupakan periode yang relevan.

b) Cakupan. Rencana strategis mempengaruhi aktivitas organisasi secara luas. Sedangkan rencana operasional mempunyai cakupan yang sempit dan terbatas. Sejumlah hubungan yang terlibat adalah perbedaan pokok.

c) Tingkat Rincian. Seringkali rencana strategis dinyatakan dalam istilah yang tampaknya sederhana dan umum. Tetapi cakupan yang luas ini perlu untuk mengarahkan orang dalam organisasi untuk memikirkan operasi perusahaan secara keseluruhan. Sebaiknya, rencana operasional yang diturunkan dari rencana strategis, dinyatakan dalam rincian yang relatif lebih halus.

2.2 EVOLUSI KONSEP STRATEGI Suatu rencana strategis berisi dan berkisar di pernyataan strategi untuk sebuah organisasi. Membuat perusahaan strategis merupakan proses menghasilkan strategi dan memperbaikinya sesuai dengan keperluan. (James A.F Stoner, 1996:267) 2.2.1 STRATEGI SEBAGAI RENCANA BESAR Konsep strategi sudah lama ada. Kata ini berasal dari bahasa Yunani strategia, yang berarti seni atau ilmu seorang jendral. Orang Yunani mengetahui bahwa strategi lebih dari sekedar berperang dalam pertempuran. Jendral yang efektif harus menentukan jalur suplai yang tepat, memutuskan kapan berperang dan kapan tidak, dan mengelola hubungan angkatan bersenjatadengan penduduk, politisi, dan diplomat. Jendral yang efektif tidak hanya harus membuat rencana tetapi juga harus bertindak. Sejak zaman 6

yunani kuno, konsepstrategi sudah mempunyai komponen perencanaan dan pembuatan keputusan atau komponen tindakan.Kalau disatukan, kedua konsep ini membuat dasar untuk rencana strategi yang “besar”. (James A.F Stoner, 1996) Pada tahun 1920-an, Sears, Roebuck dan Co, merupakan raksasa penjualan lewat pos, yang presidenya, Jenderal Robert E Wood, mengakui pentingnya strategi. Wood menyadari bahwa semakin populernya mobil akan menambah jumlah orang yang dapat mengakses daerah perkotaan. Penduduk yang tidak lagi dibatasi pada daerah pedesaan, demikin alasannya tidak akan menggunakan lagi katalog pemesanan lewat pos dan lebih memilih took eceran. Jadi, Sears memulai strategi jangka panjang untuk mengubah menjadi took eceran. Menurut Wood, perusahaan mula-mula membuat setiap kesalahan yang ditulis dalam buku, tetpi rencana yang dibuat secara hati-hati akhirnya akan berhasil. “Bisnis dapat dipandang mirip dengan perang”, tulis jenderal ini, “Bila strategi besarnya sudah tepat , sejumlah kesalahan taktik yang terjadi tidak mempengaruhi sukses seluruh perusahaan. (Alfred D. Chandler, Jr., 1962)

2.2.2 MUNCULNYA MANAJEMEN STRATEGIS Menurut Dan E. Schendel dan Charles W. Hofer, eds. (1978), hubungan antara bisnis dan strategi yang dibuat oleh manajer masa kini relatif masih baru. Hanya setelah Perang Dunia II muncul ide bahwa membuat rencana strategis dan bertindak berdasarkan pada rencana tadi berisi proses manajemen terpisah, prose situ kita sebut manajemen strategis. Pendekatah yang lengkap untuk mengembangkan strategi ini tidak muncul dalam semalam. Perkembangn itu berkembang perlahan-lahan. Pada tahun 1962, Alferd D. Chandler, seorang ahli sejarah bisnis menusulkan bahwa “strategi” didefinisikan sebagai penentuan sasaran dan tujuan jangka panjang dari sebuah perusahaan, dan proses adopsi rangkaian tindakan serta pengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran tadi.

7

Chandler menekankan pada tiga elemen kunci: a.) rankaian tindakan untuk mencapai tujuan , b.) proses mencari ide pokok (bukannya menerapkan kebijakan yang sudah ada secara rutin, c.) bagaimana strategi tadi dirumuskan. Chandler menghilangkan pengertian konvensional bahwa hubungan antara suatu bisnis dan lingkunannya kurang lebih stabil dan dapat diperkirakan. Dia mengembangkan idenya menggunakan metode sejarah dan dengan menganalisis pertumbuhan serta perkembangan perusahaan.

Ketika konsep chandler berkembang, dua factor segera menjadi bukti: 1.) Perencanaan strategis membuahkan hasil dalam dunia bisnis nyata, tetapi 2.) Peran manajer dalamengimplementasikan rencana strategis belum jelas. Masih harus ditentukan bagaimana manajemen puncak dapat menangani dua masalah pookok yang dihadapi organisasi modern pertumbuhan yang cepat dalam situasi saling ketergantungan antara organisasi dan lingkungan, serta pertumbuhan yang cepat dalam ukuran dan kompleksitas organisasi bisnis modern. Dalam usaha mengatasi masalah ini, pendekatan manajemen strategis mulai memperoleh bentuk.

2.2.3 PROSES MANAJEMEN STRATEGI Manajemen strategis menyediakan cara yang sistematik bagi manajer untuk menilai lingkungan tempat organisasi beroperasi, dan kemudian bertindak. Secara garis besar, ada dua fase yang terjadi: o Perencanaan strategis adalah nama yang biasa kita berikan pada aktivitas memahami. Ini mencakup proses menetapkan sasaran dan merumuskan streategi yang telah dibedakan oleh hofer dan schandel (1978). o Implementasi strategi adalah nama yang biasa kita berikan pada tindakan berdasarkan perencanaan seperti itu. Tahap ini termasuk tahap administrasi dan pengendalaian strategis yang dsebut oleh hofer dan schandel.

8

2.3

TINGKAT STRATEGI

Tingkat strategi dibedakan menjadi tiga, yaitu tingkat korporasi, tingkat unit bisnis, dan tingkat fungsional (James A.F. Stoner, 1996) 1. STRATEGI TINGKAT KORPORASI Strategi tingkat korporasi dirumuskan oleh manajemen puncak untuk mencakup minat dan operasi organisasi yang terdiri lebih dari satu jenis bisnis. Yang menjadi pertanyaaan pokok pada tingkat ini adalah : bisnis seperti apa yang harus diterjuni oleh perusahaan ? Apa sasaran dana harapan dari setiap bisnis ? Bagaimana pengalokasian sumber daya untuk mencpai semua sasaran ini ? Laura Souhrada (1990), mengemukakan Top Manajer di Minnesota Mining and Manufacturing Co. (3M), secara mengesankan berhasil menyatukan beberapa bisnis kecil yang amat berbeda yang secara bersama-sama memiliki kekuatan dan visi organisaasi total, terutama penekanan yang kuat pada inovasi. Misalnya ada enam unit yang brbeda di bawah unit prosuk kesehatan 3M, yang merupakan salah satu dari unit biologi. Menanamkan pemahaman arah seluruh perusahaan dalam aktivitas dari demikian banyak unit bisnis adalah tugas yang harus dilakukan oleh ahli strategis tingkat korporasi. 2. STRATEGI UNIT BISNIS Strategi unit bisnis (disebut juga strategi lini bisnis) menyngkut cara mengelolah minat dan operasi lini bisnis tertentu. Stetegi ini berkaita dengan pernyataan seperti : Bagaiana bisnis bersaing di pasarnya ? Bagaimana mendistribusikan sumber daya dala bisnis ? Banyak korporasi mempunyai minat yang luas dalam bisnis yang berbedabeda, dan manajer puncak mempunyai kesulitan dalam mengorganisasikan aktivitas korporasi yang kompleks dan bervariasi ini. Salah satu pendekatan untuk masalah ini adalah menciptakan Unit Strategi Bisnis (USB). Dalam sistem organisasi ini, berbagai berbagai aktivitas bisnis yang menghasilkan tipe produk atau jasa tertentu dikelompokkan dan diperlakukan sebagai satu unit bisnis. 9

Tingkat korporasi menyediakan sejumlah pedoman untuk USB, yang mengembangkan strategi mereka sendiri pada tingkat unit bisnis. Tingkat korporasi selanjutnya menelaah rencana USB dan melakukan negosiasi perubahan bila perlu. (James A.F. Stoner, 1996) Sebuah contoh dari korporasi dengan berbagai USB adalah agen iklan Chiat/Day. Manajer tingkat puncak dari Chiat/Day telah membentuk unit bisnis strategis yang mengawasi sejumlah unit bisnis yang lebih kecil. Idenya adalah orang yang paling kreatif dalam agen tersebut kemungkinan besar tidak akan pindah kerja kalau mereka diberi kebebasan dalam menjalankan “agen di dalam negara” mereka sendiri. Klien juga diuntungkan karena lebih mudah berhubungan dngan pembuat iklan yang mempunyai wewenang membuat keputusan dank arena orang yang sama ditugasi menjadi penghubung mereka walaupun dia telah dipromosikan. Seperti ditunjukkandalam contoh ini, USB dapat menjadi cara yang amat berharga untuk mempererat hubungan bisnis. ( “Advertising: brand new day”, 1993)

3. STRATEGI TINGKAT FUNGSIONAL Strategi tingkat fungsiona menciptakan kerangka erja untuk manajer untuk manajer daam setiap fungsi seperti pemasan atau produksi untuk menjalankan strategi unit bisnis dan strategi korporasi. Jadi strategi tingkat fungsional melengk...