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Universidad Autónoma de Nuevo León“FACULTAD DE INGENIERÍAMECÁNICA Y ELÉCTRICA”AdministraciónPIA4 pasos de la administraciónIntroducción:El proceso administrativo consta de un conjunto de actividades que fluyen para alcanzar un fin. Esas actividades se dan en dos etapas; una primera llamada mecánica ...

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Universidad Autónoma de Nuevo León “FACULTAD DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA”

Administración

PIA 4 pasos de la administración

Introducción: El proceso administrativo consta de un conjunto de actividades que fluyen para alcanzar un fin. Esas actividades se dan en dos etapas; una primera llamada mecánica que involucra las fases de planificación y organización, y una segunda etapa más dinámica que comprende las fases de dirección y control. Juntas conforman un ciclo dentro del proceso administrativo ya que cada vez que un proyecto planeado se cumple, este vuelve a empezar. 1. Planificación La planificación del proceso administrativo es la parte del proceso donde se establecen los objetivos o las metas a alcanzar a corto, mediano y largo plazo. También se establecen las estrategias más idóneas para alcanzar esos objetivos y se construye un plan donde se clarifique las actividades a realizar, los recursos materiales que se necesitan y el perfil o las competencias de las personas más idóneas para realizar cada actividad. Esta es una función que debe cumplir el alto mando administrativo de la organización, puesto que está totalmente relacionada con la misión y visión de la empresa. 2. Organización Es la fase que le da vida a aquellos detalles que se han planificado dentro del proceso administrativo, estructurando mejor cada actividad, asignando los recursos que se necesitan y seleccionando las personas con las competencias requeridas para cumplir las actividades asignadas. En la organización del proceso administrativo lo que se busca en esta fase es la coordinación de todo lo planificado con anterioridad. Por ello, esta etapa resulta esencial para poder dirigir los esfuerzos de trabajo hacia metas precisas y concretas. De nada serviría definir una serie de objetivos si posteriormente, el equipo es incapaz de poder redirigirlos hacia su consecución. 3. Dirección Es la fase de ejecución de lo coordinado donde se necesita un gerente que motive, comunique y supervise las actividades planeadas y coordinadas. En la dirección del proceso administrativo, la persona que ejerce el cargo de gerente debe tener la potestad de decidir y también una excelente inteligencia interpersonal, ya que será el director de la orquesta. 4. Control Es la fase del proceso administrativo de una organización donde se busca medir los resultados obtenidos con la finalidad de mejorar aquello que sea necesario y asegurar que el proceso vuelva a comenzar desde una planeación más inteligente que la anterior. El control del proceso administrativo proporciona la oportunidad de mejorar los puntos débiles y ratificar los fuertes para incorporarlos en la cultura organizacional. En esta fase se compara lo planeado con lo obtenido y se observa la desviación existente en caso de que exista. Se dice que el proyecto ha llegado a su fase final cuando cumple su fase de control, y es justo en ese momento que termina un primer ciclo para comenzar de nuevo en la fase de planificación. Esta fase también resulta imprescindible, porque sin ella resultaría imposible poder conocer los aspectos

necesarios a mejorar durante las distintas etapas del proceso administrativo. No son pocas las empresas, pequeñas, medianas o grandes que se resisten a aplicar los Cuatro Pasos Fundamentales del proceso administrativo. Esto no deja de ser llamativo por varias razones. En la vida cotidiana lo aplicamos contínuamente. Vayamos a un ejemplo: cuando uno decide aprovechar un fin de semana con la familia con una salida de minivacaciones o mini-turismo, “planifica” el conjunto de pasos que debe recorrer para concretarlo, “organiza” las responsabilidades que tiene cada integrante del grupo familiar, “ejecuta” todas las tareas (compra de alimentos, chequeo del automóvil, reserva del hotel o del camping, etc.) y, por último, “controla” a modo de balance, al regresar, cómo se aprovechó ese fin de semana tan especial. Pero algo tan obvio, no siempre se lleva a cabo en el ámbito laboral. Muchas decisiones se toman en forma intempestiva (tipo “maverick” en la jerga del e-business), sin mucho lugar para la planificación ni la organización. Todo se hace sobre la marcha, haciendo imposible el control. Y lo que agrava las cosas, no pudiendo establecerse la efectividad o eficiencia ni de lo que se está haciendo ni de quienes lo hacen. Toda conclusión resultará, inevitablemente, arbitraria, es decir, basada en opiniones y no en datos. Tal es así, que en muchas empresas de la región he podido detectar que cuando se les acerca una solución, por ejemplo, para permitir una mejor “planificación” les cuesta, a quienes deben tomar la decisión de compra o incorporación, comprender su utilidad. Y lo mismo ocurre para cualquier herramienta que se oriente a la “Inteligencia de Negocios” o Business Intelligence. En suma, puedo afirmar que he encontrado una fuerte correlación entre la no comprensión de la utilidad de estas herramientas y la no aplicabilidad de un concepto que tiene más de un siglo: el del Proceso Administrativo. Para administrar eficientemente su negocio debe tener en cuenta cuatro pasos que lo conducirán al éxito, estos pasos (etapas) reciben el nombre de Proceso Administrativo. 1. Planear Primero pregúntese con qué recursos cuenta, cuáles necesita adicionalmente, a dónde quiere llegar, cómo se organizará para lograr los objetivos que se ha propuesto. Si ya sabe cuáles son sus recursos y ha definido bien su negocio es hora de ponerse unos objetivos. Los objetivos pueden ser de carácter general pero deben ir acompañados de otros más específicos, además de esto los objetivos específicos deben estar de acuerdo entre sí, con los recursos, con las oportunidades del sector y sobre todo no deben ser inalcanzables ni tan rígidos que no puedan modificarse en un momento dado; sólo asegúrese que todo el equipo de trabajo los conozca, si necesita nuevos recursos haga un pequeño plan para conseguirlos. El siguiente paso es programar el trabajo para llegar a sus objetivos. Delegue responsabilidades, programe su tiempo y sobre todo defina las acciones a seguir, en pocas palabras: organice las actividades, el tiempo, los responsables y la disponibilidad de espacio, maquinaria y cualquier otro recurso.

2. Organizar e integrar Para lograr una buena organización e integración de su empresa debe tener en cuenta lo siguiente: tener en claro los puestos de trabajo que existen en su empresa, las tareas, responsabilidades y autoridad de cada puesto y, sobre todo, tener bien claro cuántas personas son necesarias y suficientes para cubrir esas plazas. Para esta labor válgase de un organigrama, éste le ayudará a organizar más convenientemente su empresa. En el organigrama usted define los puestos de trabajo con sus tareas y responsabilidades, la organización de las líneas de autoridad, comunicación y coordinación entre dependencias, entre otras. También define los requerimientos cualidades y conocimientos que exige cada cargo, además las necesidades de mejoramiento o de formación de los operarios o trabajadores, los planes de capacitación o formación en relación con las necesidades de puestos y de trabajadores y por ultimo las comunicaciones necesarias. 3. Dirección En este paso se logra que la planeación y la organización entren en acción. Ahora estará dedicado a que cada trabajador quiera y pueda hacer el trabajo de manera correcta, para esto debe coordinar los trabajos, motivar a su personal y orientarlo en sus labores. Recuerde que está trabajando con seres humanos no con máquinas, así que más le valdrá ser un líder que un jefe. Líder es quien conociendo las características de su gente da respuestas a sus necesidades y moviliza su voluntad su capacidad de acción y sus potencialidades a la consecución de los objetivos que se ha propuesto. Tome conciencia de que la comunicación es su principal herramienta para tomar buenas decisiones y para la delegación correcta de responsabilidades. 4. El control y la evaluación Aunque el control es el último paso del proceso administrativo, su éxito depende de la calidad de los primeros, es decir que si se tuvo una buena planeación, una buena organización y dirección lo más seguro es que el control y evaluación sean positivos. Controlar es comprobar que lo que se está haciendo sí está de acuerdo con lo planeado, dirigido a los objetivos y a través de los programas propuestos. Se debe controlar el manejo del dinero, del tiempo, la calidad, el desempeño de los trabajadores, el mantenimiento, los inventarios, etc. Para controlarlo debemos de contar con información y esa información la puede obtener de la etapa de planeación, en el diseño del programa de trabajo. Igualmente la observación es un buen método de control. Finalmente, la evaluación le permite sacar partido de lo realizado en un periodo más largo de tiempo, al poder conocer cuáles son sus puntos débiles y sus fortalezas y lo principal, para verificar si se cumplieron los objetivos y si se llegó a las metas.

Conclusión: En la actualidad, podemos ver que todas las empresas exitosas utilizan procesos administrativos para administrar sus operaciones, porque este proceso compuesto por planificación, organización, orientación y control es un proceso sistemático necesario para hacer realidad sus recomendaciones. Los procedimientos administrativos son de suma importancia en todo tipo de empresas, ya que utilizar este procedimiento puede evitar improvisar decisiones importantes en los momentos más difíciles. En el mundo empresarial, la base de las operaciones de la empresa se centra en el trabajo de las personas que son contratadas como administradores para realizar diversas tareas, también conocidas como oficinistas, que tienen distintas funciones en el área de atención al cliente. Empresas en las que se realizan diversas tareas. La tarea del departamento administrativo es la base de las operaciones de cualquier empresa. Cuenta con una gran cantidad de tareas, incluyendo la formulación y control de bases de datos y diferentes tareas de control operacional. En muchos casos, es el motor que permite el crecimiento o desarrolla nuevas campañas. y tareas que proporcionan nuevos planes de ingresos. Básicamente, los trámites administrativos de cada empresa incluyen diferentes tareas que deben realizarse para el orden y crecimiento de la empresa. También divide el trabajo en diferentes campos profesionales y asegura que cada trabajo se pueda realizar como una entidad autónoma. Trabajo, pero para implementar acciones conjuntas para lograr las metas administrativas, y las metas administrativas son planteadas por los propios departamentos administrativos. El responsable de cada área es el administrador del departamento de la empresa, no solo la persona que coordina las acciones en el área, sino que también actúa como mecanismo de control, supervisa las distintas actividades que realizan los empleados y promueve diferentes tareas colectivas que se realizan en conjunto con otros departamentos de la empresa. Los buenos administradores de empresas deben tener un espíritu desafiante, además de las características de liderazgo y organizacional, también deben apoyarse en características profesionales que tengan una gran tendencia planificadora y predictiva, y que hagan de la empresa un promotor del clima laboral. El funcionamiento de diferentes actividades del proceso de gestión con el fin de poder mostrar el control de los productos elaborados, los resultados obtenidos y los métodos de trabajo utilizados frente a los responsables.

Bibliografía:   

Guerrero Marín Manuel Andrés. (2003, noviembre 20). 4 etapas del proceso administrativo. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/4-etapas-proceso-administrativo/ López, J. F. (2019, 9 octubre). Etapas del proceso administrativo. Economipedia. https://economipedia.com/definiciones/etapas-del-proceso-administrativo.html https://www.uv.mx/personal/alsalas/files/2014/09/Proceso-Administrativo.pdf...