Planificación de Auditoria PDF

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CAPITULOIIIPLANIFICACION DE LA AUDITORIA1. Generalidades 271 Definición 2 7 1 Objetivo de la planificación 27 1 Iniciación de la auditoría 27 1 Metodología de la planificación 2 82. Fases de la Planificación 292 La Planificación Preliminar 302.1 Metodología 30 2.1 Elementos 30 2.1 Productos de la pl...

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CAPITULO III PLANIFICACION DE LA AUDITORIA 1. Generalidades

27

1.1 Definición 1.2 Objetivo de la planificación 1.3 Iniciación de la auditoría 1.4 Metodología de la planificación

2. Fases de la Planificación 2.1

27 27 27 28

29

La Planificación Preliminar

30

2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4

30 30 31 31

Metodología Elementos Productos de la planificación preliminar Desarrollo de la planificación preliminar

APENDICES PLANIFICACION PRELIMINAR

41

APENDICE A:

Programa General para la Planificación Preliminar

41

APENDICE B :

Contenido Esquemático del Memorando de la Planificación Preliminar

47

APENDICE C:

Determinación de la Materialidad e Identificación de Cuentas de los Estados Financieros y Fuentes de Información Significativa

51

APENDICE D:

Cuestionario sobre Control Interno y Fraude

58

CASO PRACTICO

Memorando de Planificación Preliminar Matriz de la Evaluación Preliminar del Riesgo de Auditoría

71 81

26 2.2

Planificación Específica

83

2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4

83 83 84 84

Generalidades Elementos Productos de la planificación específica Desarrollo de la planificación específica

APENDICES PLANIFICACION ESPECIFICA APENDICE A:

Afirmaciones en los Estados Financieros

108

APENDICE B:

Programa General para la Planificación Específica

110

APENDICE C:

Contenido Esquemático del Memorando de Planificación Específica

114

APENDICE D:

Componentes del Control Interno

118

APENDICE E:

Métodos para Evaluar los Controles Internos

129

APENDICE F:

Evaluación del Riesgo de Auditoría

138

CASO PRACTICO

Memorando de Planificación Específica Evaluación y codificación de los riesgos de auditoría 3. PROGRAMAS BASICOS DE AUDITORIA 3.1 Definición 3.2 Propósitos del programa de auditoría 3.3 Responsabilidad por el programa de auditoría 3.4 Flexibilidad y revisión del programa 3.5 Coordinación de las actividades de auditoría a través del programa 3.6 Preparación de los programas de auditoría 3.7 Evaluación presupuestaria

151 155

160 160 160 160 161 161 161 163

APENDICE G:

Programas Básicos de Auditoría

172

27

CAPITULO III PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA 1.

Generalidades

1.1

Definición La planificación es la primera fase del proceso de la auditoría financiera y de su concepción dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificación debe ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, debe considerar alternativas y seleccionar los métodos más apropiados para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe recaer en los miembros más experimentados del grupo. La planificación de una auditoría, comienza con la obtención de información necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definición detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecución.

1.2

Objetivo de la planificación El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva. La planificación es un proceso dinámico, que si bien se inicia al comienzo de las labores de auditoría, puede modificarse durante la ejecución de la auditoría.

1.3

Iniciación de la auditoría Para iniciar la auditoría, el Director de la Auditoría emitirá la "orden de trabajo" autorizando su ejecución, la cua l contendrá: a. b. c. d. e.

Objetivo general de la auditoría. Alcance de la auditoría. Nómina del personal que inicialmente integra el equipo. Tiempo estimado para la ejecución. Instrucciones específicas para la ejecución. (Determinará si se elaboran la planificación preliminar y específica o una sola que incluya las dos fases).

La instalación del equipo en la entidad, marca de manera oficial el inicio de la auditoría, la que comenzará con la planificación preliminar, en la cual es preferible que el equipo esté integrado por el supervisor y el jefe de equipo.

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Posteriormente, dependiendo de la complejidad de las operaciones y del objetivo de la auditoría, se designarán los profesionales requeridos para la planificación específica y la ejecución del trabajo. El Director de la Auditoría proporcionará al Jefe de equipo de auditoría, la carta de presentación, mediante la cual se inicia el proceso de comunicación con la administración de la entidad; la que contendrá la nómina de los miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algún dato adicional que considere pertinente. 1.4

Metodología de la planificación El enfoque moderno de la planificación, incluye diversos procedimientos más relacionados con una lógica conceptual que con una técnica de auditoría. Por ello es que si alguien pretende dar una opinión sobre los estados financieros de un ente, los cuales reflejan la actividad del mismo, resulta necesario obtener un conocimiento profundo de su actividad principal. Como ejemplo se puede mencionar que una persona conoce la actividad de un ente, cuando posee una clara comprensión de aspectos tales como: cuál es la principal fuente de ingresos y recursos, cómo se obtienen éstos, cuáles son los aspectos estratégicos claves para producir o prestar los servicios, qué actividades conexas existen, cuáles son los sistemas de información de que dispone para reflejar las operaciones, etc. Habiendo conocido las principales características de la actividad, se está en condiciones de definir las "Unidades Operativas" en las cuales resultará útil dividir a una entidad a efectos de revisar los estados financieros u otra actividad. Se entiende por unidades operativas, a todas aquellas actividades que por tener características distintivas, son susceptibles de ser consideradas con criterios y procedimientos de auditoría propios. Determinadas las unidades operativas, se deben definir los "componentes" que las conforman. Estos componentes están vinculados con los estados financieros a examinar y con el ciclo de las transacciones. Pueden ser tanto los rubros de los estados financieros, como los sistemas o circuitos administrativos cuyas operaciones afectan a estos rubros. El paso siguiente consistirá en definir para cada componente el enfoque de auditoría a aplicar, para lo cual primeramente habrá que definir las "afirmaciones", es decir, los hechos o resultados más importantes que presentan los componentes, cuya validez deberá probarse en el transcurso de la auditoría y luego determinar los hechos que condicionan a los componentes como son, los factores de riesgo de auditoría. “El riesgo de auditoría”, es lo opuesto a la seguridad de la auditoría, es decir, es el riesgo de que los estados financieros, área o actividad que se está examinando, contenga errores o irregularidades no detectadas una vez que la auditoría ha sido completada.

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Es de gran importancia que el auditor tenga una clara comprensión de cómo los riesgos se vinculan con cada componente ya que es la clave de la determinación del "enfoque de auditoría" a aplicar. Definido el enfoque para cada componente, se determinan los "procedimientos de auditoría específicos", mediante la combinación apropiada entre pruebas analíticas, de cumplimiento y sustantivas, procedimientos que se detallan en los respectivos "programas de trabajo", cuya aplicación permitirá confirmar la validez de las afirmaciones. La secuencia de planificación descrita, es susceptible de ser aplicada en forma concienzuda y creativa a la mayoría de trabajos de auditoría, no obstante, debe reconocerse que la metodología desarrollada no puede abarcar todas las situaciones posibles, como por ejemplo circunstancias particulares de cada entidad, proyecto o actividad, que requieran especialización. 2.

Fases de la Planificación La planificación de cada auditoría se divide en dos fases o momentos distintos, denominados planificación preliminar y planificación específica. En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e información obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinación de los procedimientos específicos a aplicarse por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases. Las etapas mencionadas, suponen la realización de un trabajo de auditoría recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el análisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el último examen. En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado y por lo tanto, la etapa de planificación demandará un esfuerzo de auditoría adicional. Cuando se trate de exámenes a entidades o actividades relativamente pequeñas, donde no amerite presentar por separado la planificación preliminar y la específica, el Director de la Auditoría al emitir la orden de trabajo instruirá a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificación sea único.

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2.1

Planificación preliminar

2.1.1 Metodología La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la información general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoría. La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden de trabajo, continúa con la aplicación de un programa general de auditoría y culmina con la emisión de un reporte para conocimiento del Director de la Unidad de Auditoría . Para ejecutar la planificación preliminar principalmente debe disponerse de personal de auditoría experimentado, esto es el supervisor y el jefe de equipo. Eventualmente podrá participar un asistente del equipo. Las principales técnicas utilizadas para desarrollar la planificación preliminar son las entrevistas, la observación y la revisión selectiva dirigida a obtener o actualizar la información importante relacionada con el examen. La metodología para realizar la planificación preliminar debe estar detallado en el programa general que con este fin debe ser elaborado y aplicable a cualquier tipo de entidad, organismo, área, programa o actividad importante sujeto a la auditoría. 2.1.2 Elementos La planificación preliminar representa el fundamento sobre la que se basarán todas las actividades de la planificación específica y la auditoría en si mismos, de ahí la importancia del conocimiento de las actividades desarrolladas por la entidad, conjuntamente con la evaluación de los factores externos que pueden afectar directa e indirectamente sus operaciones, para lo cual es necesario realizar un estudio a base de un esquema determinado, sus principales elementos son los siguientes: Conocimiento de la entidad o actividad a examinar; Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos a cumplir; Identificación de las principales políticas y prácticas: contables, presupuestarias, administrativas y de organización; Análisis general de la información financiera: Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas de los estados financieros. Determinación del grado de confiabilidad de la información producida; Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de los sistemas de información computarizados; Determinación de unidades operativas; Riesgos Inherentes y Ambiente de Control; Decisiones de Planificación para las Unidades Operativas;

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Decisiones preliminares para los componentes; y, Enfoque preliminar de Auditoría El apéndice “A” de la planificación preliminar, muestra un programa a aplicarse para la recopilación de la información en esta etapa 2.1.3 Productos de la planificación preliminar Los productos obtenidos en la planificación preliminar permiten calificarla como un proceso completo, que se inicia con un programa de trabajo, que luego es aplicado y se logran resultados para utilización interna de la unidad de auditoría, que están contenidos en el reporte preparado para conocimiento del Director de la Unidad e incluye la definición del enfoque global de la auditoría y los componentes principales sobre los cuales se realizará la evaluación del control interno de la entidad. El contenido básico del reporte es el siguiente: Antecedentes Motivo de la auditoría Objetivos de la auditoría Alcance de la auditoría Conocimiento de la entidad y su base legal Principales políticas contables Grado de confiabilidad de la información financiera Sistemas de información computarizados Puntos de interés para el examen Transacciones importantes identificadas Estado actual de los problemas observados en exámenes anteriores Identificación de los componentes importantes a ser examinados en la siguiente fase Matriz de evaluación preliminar del riesgo de auditoría Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas Identificación específica de las actividades sustantivas no tomadas en cuenta para ser evaluadas en la siguiente fase. La concisión es una característica fundamental del reporte de planificación preliminar, tanto para su preparación oportuna como para el conocimiento inmediato. En apéndice “B”, se señala la información que éste debe contener. Los papeles de trabajo de la planificación preliminar se dividen en dos segmentos, uno referido a la administración de la auditoría y otro para respaldar los resultados del trabajo. En cada caso deben estar organizados, ordenados e indicados como un conjunto integrado. 2.1.4 Desarrollo de la planificación preliminar La utilización de un programa general en esta fase, promueve el eficiente manejo de los recursos humanos de auditoría y permite el logro efectivo de sus

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objetivos, mediante la aplicación de una rutina eficaz de trabajo, la misma que puede ser mejorada y adaptada a las circunstancias específicas de cada examen. La planificación preliminar no debe ser un ejercicio extenso o detallado, sino un esfuerzo concentrado de los miembros del equipo de auditoría que posean mayor experiencia, con el fin de proporcionar una conducción global y establecer un equilibrio adecuado de procedimientos, su desarrollo se basa en el conocimiento y análisis de los siguientes conceptos: Conocimiento del ente o área a examinar y su naturaleza jurídica La evaluación de la naturaleza de la entidad a ser auditada, constituye la piedra angular para realizar una planificación efectiva y una auditoría eficiente, sin que se pretenda en esta fase obtener una comprensión tan amplia como la que se requiere en la planificación específica. Es importante contar con la suficiente información sobre la entidad que se va a auditar a fin de evaluar en forma profesional el medio en el cual desarrollan sus actividades, los funcionarios que la operan y los factores que pueden influir para su éxito o fracaso. De esta manera el auditor puede ir identificando de manera preliminar las áreas de mayor riesgo, formular un plan preliminar de auditoría y proporcionar un asesoramiento significativo con sugerencias constructivas, orientadas al fortalecimiento institucional. El conocimiento adquirido en trabajos de auditoría anteriores a un ente en particular, así como la evidencia obtenida en ellos, por lo general continúa teniendo relevancia, lo cual debe aprovecharse en el presente; de ahí que, para el auditor será muy útil reunir este conocimiento en todos los aspectos vinculados con el objetivo y alcance de la auditoría. En esta etapa el auditor debe concentrar su atención en aquellas partes, transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o presentar características inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas reciban una especial atención. Por Ejemplo: Hechos o transacciones individualmente significativos. Nuevas actividades Incertidumbres o contingencias importantes Existencia de litigios importantes a favor o en contra de la Entidad. Base legal y sus modificaciones Plan operativo institucional Estructura del presupuesto específico de inversiones operaciones

y

La acción más importante de la información a obtenerse en este punto, es la preparación y aplicación del plan de entrevistas y reuniones con los principales funcionarios de la entidad, para comunicarles sobre la ejecución del trabajo e identificar, datos, hechos e información relevante.

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El producto final de determinar o actualizar la comprensión de la naturaleza de la entidad deberá ser una descripción clara y concisa de aquellos factores que ayudarán a apreciar sus actividades y operaciones y que deberán ser incluidos en el archivo correspondiente para ser actualizado en la auditoría subsiguiente. Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir. Este conocimiento ayudará al auditor a identificar las áreas de riesgo potencial que podrían existir en el ente. Para obtener este conocimiento, se realizarán entre otras acciones: Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad para obtener información general de las actividades y procesos observados con la identificación de los más relevantes. Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la entidad, identificando el sector al que corresponden. Entre los temas que se pueden considerar están los siguientes: Características de los bienes o servicios que vende o presta la entidad. Filosofía y métodos de comercialización de los bienes o servicios. Plazos de crédito y contratación, garantías, etc. Procedimientos de producción Procedimientos de distribución y almacenamiento Naturaleza de compras de bienes y servicios Existencia de contratos colectivos, incluyendo incentivos o acuerdos de compensación. Existencia de proyectos de construcción o desarrollo a largo plazo. Naturaleza y alcance de las actividades de investigación y desarrollo. Evaluación de los presupuestos operativos, de inversiones y financieros. Nuevas tecnologías. Reestructuraciones de la entidad. Identificación de las principales políticas y prácticas presupuestarias, administrativas y de operación.

contables,

La identificación de las principales políticas y prácticas contables, administrativas y de operación, contribuyen a señalar la existencia de problemas que pueden estar afectando a la entidad. Por ejemplo, el uso de técnicas sofisticadas de administración de fondos, pueden aumentar el riesgo de que se estén realizando desembolsos indebidos y originen por parte del auditor la reconsideración de la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría. Las siguientes son las posibles áreas de investigación: Los manuales existentes relacionados con el sistema contable; Los cambios en las políticas contables;

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Procedimientos para definir el corte de compras y recepción de bienes y materiales; adquiridos; Transferencias de fondos; Grado de autonomía o centralización de unidades operativas; En esta parte, el auditor deberá conocer el funcionamiento del sistema de registro de las actividades operativas, administrativas y financiero contable, a fin de entender la importancia de las transacciones principales que ejecuta la entidad, la forma como se procesan las transacciones, los registros existentes y el proceso de los reportes financieros Análisis general de información financiera Como parte de la planifi...