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Projektmanagement Zusammenfassung Klausurfragen: Aufgabe 1) Beschreiben Sie die Aufgaben des Projektmanagements in der Projektsteuerungsphase. Erläutern Sie in diesem Zusammenhang was man unter Basispläne und Sollpläne versteht. Aufgaben:      

Ausgangsanalyse überprüfen sowie der Projektziele Organisation des Projektablaufs (Festlegung der aufbau-und ablauforganisatorischen Regelungen) Koordination der Projektteilnehmer (Zuordnung der MA zu den Vorgängen in den Projektplan, z.B. Arbeitspaketfreigabe.) Dokumentation des Projektverlaufs Kontrolle der Projektergebnisse / Soll-/Ist Vergleich (kontinuierliche Überwachung der Zielerreichung im Projekt) Aufgaben: Berichtswesen, integrierte Änderungssteuerung Feinplanung (Arbeitspakete werden mit mehreren Ressourcen in verschiedne Aufgaben untereilt)

Basisplan: Ist der in zeitliche Phasen gegliederte Plan mit Projektinhalt und –umfang, Kosten, Terminplan  Grundlage für das tägliche Arbeiten Sollpläne werden erstellt, um zu sehen ob es Änderungen während des Projektes gegeben hat. Sie geben den Verlauf des Projektes wieder, in dem ein Soll-Ist-Vergleich gemacht wird. Auf mögliche Änderungen muss Projektleiter eingehen und Projekt entsprechend anpassen. Finanziell in Budget? Ist (abgeschlossene AP) + Ist (begonnene AP) + Restwert (begonnene AP) + Soll (nicht begonnene AP) = Gesamtkosten Projekt Gesamtkosten Projekt wird verglichen mit Gesamtkosten Basisplan

Aufgabe 2) Beschreiben Sie die Vorgehensweise wie Risiken für ein Projekt behandelt werden. Erläutern Sie dabei auch unter welchen Aspekten Risken mit Maßnahmen versehen werden oder auch ggf. ohne Maßnahmen bleiben. 1. Risikoidentifizierung (sammeln und identifizieren) Mit welchen Risiken ist mein Unternehmen konfrontiert? 2. Risikobewertung hinsichtlich Schaden und Eintrittswahrscheinlichkeit  Klasterdiagramm/analyse kommt zu tragen Risken, die hohe Schaden und hohe Eintrittswahrscheinlichkeiten haben werden i.d.R. mit einer Maßnahmenplanung versehen. Bei Risiken mit niedrigen Schaden und Eintrittswahrscheinlichkeit werden keine Maßnahmen durchgeführt. In allen anderen Fällen bei denen Schaden und Eintrittswahrscheinlichkeiten jeweils hoch und niedrig ist wird eine

individuelle Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt und danach wird entschieden ob eine Maßnahme durchgeführt werden soll oder nicht. 3. Dann welche Maßnahme ist nötig  Risikomanagement 4. Risiken können präventiv (im Vorfeld verhindern, dass Risiko eintritt) oder korrektiv behandelt werden. (Maßnahmen, um den Schaden eines eingetretenen Risikos so gering wie möglich zu halten)

Aufgabe 3) Erläutern Sie welche Probleme im Projektmanagement entstehen, wenn Ziele nicht genau festgelegt wurden.    

Genauer!!!

Budgetüberschreitung Zeitüberschreitung Probleme bei der Abnahme Motivation meiner Mitarbeiter (Ablauforganisation unklar), es entsteht eine Unzufriedenheit

Wie müssen Ziele beschaffen sein, damit sie im Projekt gut sind?  SMART oder Sinnvoll, erreichbar, eindeutig, überprüfbar (quantitativ und qualitativ) Aufgabe 4) Erläutern sie die Funktionsweise des magischen Quadrats. Wofür wird das magische Quadrat im Rahmen eines Projektes eingesetzt? Funktionsweise: Das magische Quadrat besteht aus vier Determinanten, die für die Projektplanung erforderlich sind: Aufwand bzw. Kosten, Qualität, Quantität und Zeit. Bei Veränderung des Projekts verändert sich i.d.R. eins dieser Determinanten positiv, wohingegen die anderen sich negativ verändern (entgegengesetzte Wirkung).  Mithilfe des magischen Quadrats kann ermittelt werden, wie das Projekt zu verändern ist, wenn sich einer der Faktoren für den Kunden positiv verändert. Im Fall einer Zeitverkürzung bedeutet das, dass sich min. einer der Faktoren Aufwand, Kosten, Qualität oder Quantität verschlechtern. Einsatz: in der Projektsteuerungsphase. Wenn während des Projektes Änderungen vorgenommen werden beispielsweise durch sog. Change Requests (Kundenänderungsanforderungen) des Kunden.

Weitere Fragen: Welche Faktoren machen ein Projekt besonders (siehe Eigenschaften von Projekten)?       

Einmaligkeit Überdurchschnittliches Risiko Spezielle Organisation Interdisziplinäres Team (Personen unterschiedlicher Berufsbilder effektiv und produktiv zusammen) z.B. Ärzte versch. Fachbereiche kümmern sich um einen Patient Begrenzte Ressourcen Komplexität Hoher Innovationsgrad

Problemlösungszyklus: 1. Ausgangsanaylse a. Beschäftigt sich mit Informationen die jetzt zu diesem Zeitpunkt vorliegen (z.B. Höhe des Budgets, Gesundheitszustand/Motivation meiner Mitarbeiter) 2. Zielsetzung Formulierung des Ziele, was ist der angestrebte Sollzustand. 3. Vorgehensweise Gestalten einer Methodik, wie ich von Ausgangsituation zur Zielsetzung gelange. 4. Durchführung 5. Soll-Ist-Vergleich Kontrolle, ob das was man sich vorgenommen hat, erreicht wurde. Evtl. Ziele anpassen Externe Effekte können Projekte beeinflussen  Taktik muss geändert werden

Wasserfallmodell vs. Agiles Projektmanagement Wasserfallmodell: Einsatz:  bei Unternehmen mit hierarchisch geprägten Strukturen. Das Projekt wird anhand eines klar definieren Ablaufs schrittweise bearbeitet. Eine Aufgabe wird erst begonnen, sobald die vorherige Stufe beendet ist. Wird eine Phase abgeschlossen, kann und soll die Entscheidung nicht mehr rückgängig gemacht werden. + durch geordnete Struktur  hohe Planungssicherheit

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Nachteil: Nicht andwendbar für Projekte mit vielen unvorhersebaren Faktoren, die flexible Anpassungen benötigen. Es wird entsprechend teuer wenn Fehler dennoch ausgebessert werden, da sich diese oft gehäuft am Ende zeigen.

Agiles Projektmanagement: Beispiel Scrum Model: Im Gegensatz zum WF-Modell wird das Projekt mit Hilfe sog. Sprints, als kurzen Bearbeitungszyklen, in denen jeweils ein oder mehrere Themenbereiche bearbeitet, getestet und abgeschlossen werden. Herangehensweise Sprints: In täglichen, kurzen Meetings, den sog. Scrums, werden Erfolge des vergangenen Tages bilanziert und die nächsten Schritte besprochen.  + maximale Anpassungsfähigkeit Nachteile: -

Einschränkungen in der Planungssicherheit durch eigenständige Arbeitsweise des ausführenden Teams Messung der Erfolge ist schwierig (Ergebnis schlecht abzuschätzen von einigen Sprints)

Länge/Aufwand/Zeit des Projekts zu schätzen: WFM  in Tagen, Projektleiter muss MA fragen APM  Aufwände für Auftrag in einem Team werden verteilt bis Konsens entsteht (SCRUM-POKER)

Project Management Institute (PMI)

Projektinitialisierung -

Beginnt mit Idee Customer Plan (etw. funktioiniert nicht so wie es sollte) Budget (Geld für das Projekt  einschätzen, noch nicht bekannt was das Projekt kostet) Auftraggeber (erteilt Projektauftrag  Ergebnis des Initalisierung)

Projektplanung (Was muss gemacht werden) Dokumentation: Projektrahmen festlegen (was soll im Rahmen des Projektes dokumentiert werden)    

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Spielregeln aufstellen (Umgang untereinander, Höflichkeit, Urlaub, Anwesenheit)  von Anfang an festsetzen! Projektorganisation: Verantwortlichkeiten werden festgelegt Statusübergabe: (wöchentlich, monatlich, je nach Dauer des Projekts), wie läuft das Projekt soweit (Reporting, was hat sich geändert?) Dokumentationsform/Vorlagen: (Wie sollen Protokolle aussehen, wer hat was in der Sitzung entschieden), wie sollen Dokumente erstellt werden, Corporate Design (=Logo, gleicher Stil) Kommunikation: wer, was, wann, Kommunikationsform (E-Mail, Lync..), Klassifizierung + Inhalte (was darf man kommunizieren intern/vertraulich/streng vertraulich), Meeting (wie haben sie stattzufinden: regelmäßig: jour fixe) , Ablageort (wo kann man auf Infos zugreifen)

Projektsteuerung (Durchführung/Soll-Ist-Vergleich, falls man vom Plan abweicht  Ausgangssituation/Ziele/Vorgehensweise falsch (Problemlösungszyklus) Projektabschluss -

Soll-Ist-Vergleich (wie gut wurde das Projekt geschafft) Lessons Learned (was hat gut/nicht gut funktioniert), daraus lernen, in nächste Projekt mitnehmen, Fehler dürfen nicht wiederholt werden Kickout  Projektergebnis „rauswerfen“, Projekt etablieren, Unternehmen muss damit umgehen Change Management  Veränderung in Organisationen (Verbesserung interner Kommunikation, Steigerung der Motivation) PM (zuständig für Planung und Steuerung) AG (Auftraggeber zuständig für Abschluss/Initialisierung)

Projektorganisation

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Entscheidungsgremium (Lenkungsausschuss) o Vorstand des Unternehmens, nicht unbedingt Auftraggeber - kann auch Betriebsrat / Abteilungsleiter/ Einkauf, bildet sich aus unterschiedlichen Interessengruppen o Stellvertretend für Auftraggeber o Trifft Entscheidungen in Bezug auf Geld + Zeit, Änderungen im magischen Quadrat Projektmanager o Ist persönlich involviert o Projektleiter verwaltet fremdes Geld o Hat nicht die Übersicht nach oben o Kennt Ausgangssituation des Unternehmens nicht – nur für Projekt Änderungsgremium o CR = Change Request o Änderungen bewerten, welche Auswirkungen (MQ) ? o Werden vom Änderungsgremium vorbereitet o Machen oder nicht machen Abnahmegremium o Prüfung/Testen o Schauen ob das Projekt beendet ist und erteilen Abnahme Programmmanagement o im Unternehmen gibt es mehrere Projekte, daher für mehrere Projekte zuständig o höchste Instanz

Motivation von Projektteilnehmern (Stakeholder) Stakeholder: haben ein Interesse am Projekt (können Projekt gut / schlecht finden) Auftraggeber: will Problem möglichst schnell lösen, Geld und Zeit spielen große Rolle – je weniger desto besser Entscheidungsgremium: Stellvertreter des Autraggebers, kontrollieren das Einhalten der Rahmenbedingungen, kein Nutzen, ob weniger Zeit / Geld (partizipieren nicht), haben mehr zu tun, wenn das Projekt oft geändert wird  Meetings etc., wollen mögichst wenig Änderungen Projektleiter: Personen, die sich gerne präsentieren, die gerne führen, je länger das Projekt, desto mehr Geld, mehr Planungsaufwand um Projekt zu kürzen, persönliche Motivation etwas gutes zu leisten, Teilprojektleiter: möchten guten Ruf / gute Reputation (glänzen, Anerkennung), möchten Gesamtprojektleiter werden Mitarbeiter: motiviert, wenn er Freiraum hat, kreative Aufgabengestaltung (aktiv werden), manche wollen Vorgaben haben, manchen ist Geld bzw. Spaß wichtiger. Es ist wichtig, darauf zu achten, was genau meinen MA motiviert Befreundete Unternehmensbereiche: Konkurrenzbereiche, Diversifikation, wer kriegt Budget?, negative Propaganda der Projekte, negative Stakeholder, wollen ihr eigenes Projekt durchsetzen, Projekt schützen Stakeholder – Analyse: wer hat alles Interesse, wie stehen MA zu meinem Projekt (pos./neg.), Maßnahmen durchführen negative Stakeholder überzeugen (gehört zur Ausgangsanaylse)

Zu Projektdokumenation:

Projekttagebuch: alle Projektmanagemententscheidungen protokollieren, PM schreibt wichtige Infos zum Projekt welche Entscheidungen und warum, hilft Nachfolger den Stand nachzuvollziehen, falls Leiter wegfällt  Dokumentation was bisher gemacht wurde. Projektordner: als Ordner / USB-Stick (immer dabei haben) aktuelle Dokumente (Entscheidungen etc.), unwichtiges von unwichtigem trennen Projektablage: alte Versionen, archiviert

1.1 Nenn Sie die Phasen aus denen ein Projekt aufgebaut ist und beschreiben Sie die Wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements für die einzelnen Phasen. Die Phasen aus denen ein Projekt besteht ist die Projektplanung, Projektsteuerung und der Projektabschluss. In der Projektplanungsphase gilt es das geplante Projekt zu dokumentieren, die Ausgangslage zu analysieren, die Ziele zu definieren, die Risiken analysieren und eine Grobplanung zu erstellen. Zu Beginn der Projektsteuerungsphase wird zunächst eine Ausgangsanalyse erstellt, weiter gilt es die Ziele zu definieren ggf. den neuen Gegebenheiten anzupassen. Im Anschluss wird die Feinplanung gemacht und mit der Durchführung des Projekts begonnen. Am Ende der Phase wird ein Soll-/Ist-Abgleich durchgeführt. Die Projektabschlussphase ist durch einen weiteren Soll-/Ist-Abgleich gekennzeichnet. Zudem werden Mitarbeiter geschult und das nun realisierte Projekt mit Support/Wartung betreut. Allgemein ist Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projekts.

Planung: Warum planen wir ?  Reduktion der Planungskomplexität durch Teilung und Zerlegung Grobplan: Was?  sachlich-logisch: Inhalt von etwas detaillieren/zerkleinern, auf Detail konzentrieren (Komplexreduktion auf sachlicher Ebene) Wann? Wie lange? Zeitlich-logisch: Reihenfolge berücksichtigen nicht alles auf einmal abarbeiten Wie? Methode: einfacher machen, welche Methodik soll verwendet werden Wer? Ressourcen: Aufgaben auf unterschiedliche Personen aufteilen, jeder hat eigenen Bereich, es muss nicht jeder alles können

Grobplan ≙ Projektplan, was haben wir vor, um von Plan- zur Zielsituation zu gelangen Gewissen Änderungen möglich  wird detailliert (Detailplan)

1. Was? Aktivitäten, Vorgänge, Arbeitspakete (AP) / Aufgaben, was durchführen, um von Plan- zur Zielposition zu gelangen 2. Wie? Methode findet sich überall wieder 3. Wann? Welche Aktivitäten müssen bereits vorhanden sein, damit andere Aktivitäten laufen können 4. Wie lange? Kurze und lange Vorgänge, ist Parallelisierung möglich?, kann sein dass es zeitlich-logisch nicht hintereinander passt, Dauer verändert sich durch Anzahl der Ressourcen. Je mehr Mitarbeiter, desto kürzer die Dauer und Projekt ist früher fertig. Aufwand = Stunden, Personentage festlegen / schätzen, muss geplant werden. Aufwand für Aktivität schätzen  aus Erfahrung schätzen, vergleichen mit vorherigen /ähnlichen Aktivitäten  Nur Dauer verändert sich nach Einsatz der Ressourcen, Aufwand bleibt gleich Gantt-Diagramm  soll zeitliche Abhängigkeiten der Vorgänge visualisieren

1.2 Beschreiben Sie was man unter einem GANTT-Diagramm versteht und welcher Vorgehensweise hiermit Planung vorgenommen wird. Entwerfen Sie ein Beispiel GanttDiagramm für ein Projekt. Ein Gantt-Diagramm ist eine Kombination aus einer Tabelle und einem Zeitstrahl. Es stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. In der Darstellung werden außerdem die Zuteilung von Ressourcen und Abhängigkeiten dargestellt. Zusätzlich bietet es Transparenz und der krit. Pfad wird ersichtlich.

Erklären Sie was man unter dem kritischen Pfad versteht? Bilden Sie dazu ein KLEINES Beispiel von Aufgabenpaketen mit dem Sie einen kritischen Pfad abbilden. Es handelt sich dabei um die Folge der Vorgänge in einem Projekt, die die Mindestprojektdauer bestimmen; es ist der längste Weg innerhalb aller möglichen Folgen eines Projekts. Die Aktivitäten, die auf dem kritischen Pfad liegen, bestimmen die Gesamtprojektdauer und stehen damit unter besonderer Beachtung der Projektleitung. Alle anderen Aktivitäten können im Rahmen ihrer Pufferzeit zeitlich verschoben oder verlängert werden, ohne die Gesamtprojektdauer zu verändern. Bsp.: Entwicklung einer neuen SW. Es wird parallel programmiert und eine Verpackung entworfen und produziert. Das Programmieren der Software stellt den kritischen Pfad dar, da es am längsten dauert. Sollte die Programmierung länger als geplant dauert, verschiebt sich das gesamte Projekt. Die Fertigstellung der Verpackung zählt nicht zum kritischen Pfad, da die Verlängerung nicht zu einer Verlängerung des gesamten Projekts führt.

1.3 Beschreiben Sie welche besondere Bedeutung der kritische Pfad für das Projektmanagement hat. Wie kann ein Projektmanager mit Aufgabenpaketen des kritischen Pfades umgehen? Der Projektleiter hat in der Projektsteuerungs- und Durchführungsphase explizit die Arbeitspakete, welche auf dem kritischen Pfad liegen, zu überwachen, und bei Abweichen gegenzusteuern um den Zeitplan des Projekts einzuhalten. Bei diesem Punkt spielt das RisikoManagement zusätzlich eine Rolle. Beispielsweise könnte der Projektleiter bei den Arbeitspaketen, die auf dem kritischen Pfad liegen, Präventivmaßnahmen planen um den Projektabschlusstermin sicherzustellen.

1.4 Beschreiben Sie was man unter einem Werklieferungsvertrag versteht und welche beiden Varianten bestehen. Nennen Sie jeweils ein geeignetes Beispiel. Beim Werkvertrag schuldet der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Fertigstellung/Herstellung des Werkes/ eines Erfolges. Der Werkvertrag kann nach Aufwand geschlossen werden, die Leistung erfolgt also nach geleisteten Stunden/Tagen z.B. Erstellung eines neuen Prototyps. Der Werkvertrag kann auch mit einem Festpreis geschlossen werden, die Abrechnung der Leistung erfolgt zu einem im Voraus festgelegten Preis, z.B. Erstellung einer Werkzeugmaschine für 100.000 Euro. Dienstleistungsvertrag: Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber eine Leistung, die aber im Gegensatz zum Werkvertrag aber nicht erfolgsabhängig ist. Nach Aufwand: Abrechnung der Leistung erfolgt nach geleisteten Stunden/Tagen. Festpreis: Die Abrechnung der Leistung erfolgt zu einem im vorab festgelegten Preis....