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informacion para la certificacion digital de la maestria en el TecMilenio Calidad y productividad, en la cual con esa informacion y preparacion se puede aprobar la materia....

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MODULO TEMA 1 CONCEPTOS BASICOS

Introducción En los últimos años las organizaciones han adoptado nuevas estructuras funcionales que les permitan alcanzar las metas y los objetivos establecidos en su planeación estratégica, de una manera más eficiente. Un ejemplo de ello es la administración de proyectos, que ofrece una integración más efectiva de recursos y actividades encaminadas al logro de un fin específico. Para ello es indispensable que los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicos estén incorporadas en el rol de los directores de proyectos. Esto incluye integrar tareas, recursos (humanos, financieros, materiales, etc.) y otros participantes en un tiempo específico, con el único objetivo de lograr el producto final que el negocio requiere. La mayoría de los negocios globales competitivos, incluyendo firmas orientadas a productos y servicios, cuentan con una oficina de proyectos (también conocida como PMO – Project Management Office), la cual es responsable de administrar el portafolio de proyectos y asegurar el éxito que se ha comprometido. El Project Management Institute (PMI) es una organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la administración de proyectos de todo el mundo. Desde principios de 2011 es la más grande del mundo en su rubro, dado que se encuentra integrada por más de 480,000 miembros de aproximadamente 170 países. El PMI te certifica a través de un examen teórico/práctico como PMP (Project Management Professional), lo cual te identifica como parte de este grupo de profesionales. Poseer este certificado es altamente cotizado como parte de la experiencia en proyectos. Asimismo, la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (denominada Guía del PMBOK®) (2017) es el documento del PMI, que establece “normas, métodos, procesos y prácticas establecidas” para la dirección de proyectos, las cuales, en conjunto, se les conoce como “buenas prácticas”.

Referencia bibliográfica Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) (6ª ed.). Estados Unidos: PMI Publications.

Explicación 1.1 Administración de proyectos El verdadero entendimiento de qué es un proyecto te ayudará a comprender en qué consiste este, y cómo se aplican los procesos y las áreas de conocimiento de las mejores prácticas del PMI. Lee y analiza el significado que se presenta a continuación:

De la definición anterior es importante que distingas entre el concepto de proyecto y el de operación. Mientras que el proyecto es temporal y tiene un final, las operaciones son continuas y representan el bien o servicio que la organización produce. Muchas personas piensan que la administración de proyectos se centra en la “administración de personas” o en la compra de alguna solución tecnológica para su implementación, pero no es así. De acuerdo con Gido y Clement (2012) la “administración de proyectos es la planeación, organización, coordinación, dirección y control de los recursos para lograr el objetivo del proyecto”. Puede decirse que es una ciencia y un arte al mismo tiempo, pues utiliza procesos sistemáticos para su operación. La Guía del PMBOK® (2017) desglosa la administración de proyectos en los siguientes conceptos generales

De este modo el concepto de administración de proyectos se fundamenta en la integración de todas las áreas de conocimiento a través de los grupos de procesos. No es tan fácil como suena, ya que debes satisfacer a todas las personas involucradas sin olvidar que estás trabajando por alcanzar objetivos organizacionales. La práctica establece que, en cada grupo de procesos debes operar procesos, los cuales atienden a alguna área de conocimiento. No todas las áreas se gestionan en todos los grupos. En la siguiente tabla se ilustra este concepto para que lo observes y comprendas mejor:

Como puedes ver, la integración se gestiona durante todo el proyecto, ya que esta área de conocimiento tiene relación con el rol de integrador y de facilitador del director, quien debe estar presente durante toda la ejecución. Ahora bien, las áreas de alcance, cronograma, costo y riesgos se planean y luego se les da seguimiento–control durante todo el desarrollo del proyecto.

Es importante que entiendas este concepto a alto nivel, ya que constituye la base para la operación de los procesos.

1.2 Oficina de proyectos

Usualmente esta PMO desempeña tres roles centrales:   

Establece las políticas, las metodologías y los formatos (formas, templates) para la gestión de los proyectos. Entrega soporte o guía a otros dentro de la organización sobre cómo gestionar proyectos, y capacita a los equipos de trabajo en temas relacionados con los procesos y herramientas tecnológicas de proyectos. Facilita administradores de proyectos capacitados a la organización y es responsable por los resultados de estos. En caso de existir proyectos críticos o de alto impacto para la organización, estos pueden ser gestionados directamente por la PMO.

Otros conceptos importantes que también debes comprender son programa y portafolio.

Un programa es un grupo de proyectos. Al agrupar proyectos relacionados en una organización se busca coordinar el esfuerzo de todo ese grupo, lo cual ayuda, como consecuencia, a disminuir los riesgos, lograr economías de escala y aumentar la eficiencia de la gestión de recursos. Para lograr esto debe existir un proceso de administración de programas y un administrador de programa, que generalmente pertenece a la PMO. Un portafolio incluye grupos de programas, proyectos y otros trabajos que se ejecutan para implementar soluciones que ayuden a lograr objetivos estratégicos de las organizaciones. El rol de administrador de portafolio generalmente lo ejecuta el líder de la PMO a través del proceso de administración de portafolio.

Haz clic para revisar la información 

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Un programa es un grupo de proyectos. Al agrupar proyectos relacionados en una organización se busca coordinar el esfuerzo de todo ese grupo, lo cual ayuda, como consecuencia, a disminuir los riesgos, lograr economías de escala y aumentar la eficiencia de la gestión de recursos. Para lograr esto debe existir un proceso de administración de programas y un administrador de programa, que generalmente pertenece a la PMO.

1.3 Estructuras organizacionales Los proyectos no están inmersos en espacios vacíos, sino que interactúan (impactan y se ven impactados) con las normas culturales y políticas, así como con los procedimientos de la organización de la cual son parte. Los buenos directores de proyectos observan estas influencias y las gestionan para lograr los beneficios esperados del proyecto y de la organización. Una de las muchas formas de influencia es la manera en que están organizadas las empresas, es decir, su estructura. Esta estructura organizacional determina a quién el director de proyectos solicitará los recursos, cómo se manejará la comunicación dentro del equipo, entre otros aspectos; sin embargo, el aspecto más crítico es el nivel de autoridad que tiene el director de proyecto dependiendo de la estructura organizacional.

Para entender un poco más el concepto de estructura, revisa brevemente los diversos tipos que existen hoy en día.

Dependiendo de qué estructura organizacional esté presente, la autoridad del director de proyectos cambia. Esto debes tenerlo claro para identificar qué acción tomar en determinadas situaciones; por ejemplo, en una organización funcional, el director de proyectos no tiene mucho poder, por lo que deberá negociar los recursos humanos con los jefes de las áreas respectivas; en caso de cualquier problema con el desempeño de ellos, tendrá que solicitar su apoyo para la resolución. Como te puedes dar cuenta, el rol deja de ser como “un líder” y se convierte en “un coordinador” y si bien logra tener cierto poder para la toma de decisiones (un poco de poder), este no es autónomo.

Cierre La administración de proyectos resulta ser de gran utilidad para las empresas, debido a que designa recursos para cumplir un objetivo específico en un tiempo determinado, siempre alineado a los intereses de la empresa o compañía. El director de proyectos es la pieza clave para logar cumplir con los objetivos, por lo tanto, es importante realizar una selección minuciosa de la persona que cubrirá este rol para empatarla con el tipo de estructura organizacional con la que se cuenta.

Checkpoint Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de comprender:   

Qué es un proyecto, un programa y un portafolio. La operación y la responsabilidad de una oficina de proyectos dentro de una organización. El rol que el director de proyectos desempeña en las diferentes estructuras organizacionales.

TEMA 2 PARTICIPANTES DEL PROYECTO

Introducción Un proyecto representa un esfuerzo colectivo durante un tiempo específico denominado ciclo de vida. Este esfuerzo colectivo está representado por cada una de las personas u organizaciones que tienen alguna participación en el proyecto, y a las que se les denominan interesados (o involucrados). Los interesados ejercen alguna influencia en el desarrollo del proyecto o son afectados por el resultado de este. Asimismo, pueden existir personas que impacten al proyecto (por jerarquía o relaciones), los cuales también son considerados interesados. Todos ellos deben ser identificados y gestionados durante toda la vida del proyecto. Los interesados cumplen con roles y responsabilidades específicos, las cuales en su conjunto ayudarán al óptimo desarrollo del proyecto.

Un rol clave en la ejecución del proyecto es el denominado director del proyecto, razón por la cual se separa del inciso anterior. De acuerdo a lo mencionado por la Guía del PMBOK® (2017), el director del proyecto “es la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto”.

Explicación 2.1 Los interesados

Estos pueden ser:      

El patrocinador. El equipo de trabajo. Los clientes. Los proveedores. La oficina de proyectos (u otras áreas). Organismos externos.

Los interesados también podrían ejercer influencia sobre el proyecto, sus entregables o sobre los miembros del equipo; para ello, deberán estar perfectamente identificados con el fin de que sus requisitos y expectativas sean determinados y cubiertos. Lidiar con los interesados toma mucho tiempo y trabajo, por lo tanto, lo que se debe hacer es:

2.2 Roles y responsabilidades

Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad cuando participan en un proyecto, y estos pueden cambiar durante el ciclo de vida del mismo. Su responsabilidad y autoridad no es la misma durante el desarrollo del proyecto, puede variar desde una participación ocasional hasta el patrocinio del proyecto mismo. Las principales responsabilidades de los interesados por rol son las siguientes:

Haz clic en cada rol para conocer en qué consiste cada uno.

CLIENTES , USUARIOS Son las personas u organizaciones que adquieren y usarán el producto, servicio o resultado del proyecto. Pueden ser internos o externos a la organización ejecutante. PATROCINADOR Es la persona que brinda los recursos financieros para el proyecto. En la fase de inicio ayuda a construir el acta de constitución, y durante toda la operación se asegura que los recursos (económicos y humanos) estén disponibles dentro de la organización. EQUIPO DE TRABAJO Está conformado por el grupo de personas que llevará a cabo el trabajo del proyecto. Su responsabilidad consiste en ayudar a planificar lo que se tiene que realizar. También en la ejecución y en el monitoreo los miembros del equipo completan actividades y ayudan a encontrar desviaciones con relación al plan. GERENTE FUNCIONAL

Gestiona y es “propietario” de los recursos en un departamento específico, tal como TI, Ingeniería, Finanzas, etc., y por lo general dirige el trabajo técnico de las personas que pertenecen al área funcional que se encuentra trabajando en el proyecto. GERENTE DE OPERACIONES Tienen que ver directamente con la producción y el mantenimiento de los productos o servicios que vende la empresa, y son a quienes se les entregará formalmente el resultado del proyecto. DIRECTOR DE PTOYECTO En pocas palabras, es el responsable de dirigir el proyecto con el fin de cumplir con los objetivos planteados. ADIMISTRADOR DE PORTAFOLIO Es el responsable a nivel ejecutivo de los proyectos y programas que forman parte del portafolio, asegurando que los proyectos seleccionados generen valor a la organización. ADMINISTRADOR DE PROGRAMA Es el responsable de dirigir grupos de proyectos relacionados entre sí para brindar apoyo, control y dirección de manera coordinada. EQUIPO DE PROYECTO Conformado por el director del proyecto, el equipo de dirección de proyecto y otros miembros que desarrollan el trabajo, pero que no necesariamente participan en la dirección del proyecto. VENDEDORES , SOCIOS También llamados proveedores o contratistas, son compañías externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o servicios para el proyecto. Los socios de negocio proporcionan experiencia especializada en particular.

2.3 El rol del director del proyecto Un rol clave en la ejecución del proyecto es el denominado director del proyecto, razón por la cual se separa del inciso anterior. De acuerdo a lo mencionado por la Guía del PMBOK® (2017), el director del proyecto “es la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto”. Dependiendo de la estructura organizacional, el director del proyecto puede estar bajo la supervisión de un gerente funcional o puede ser parte de un grupo de varios directores de proyecto, que reportan a un director de programa o portafolio. El director del proyecto debe contar con las habilidades específicas del área en cuestión, así como las competencias generales en materia de gestión, que serán indispensables en el desarrollo del proyecto. Asimismo, será necesario que cuente con el siguiente perfil: 1. Conocimiento sobre la dirección de proyectos.

2. Buen desempeño al aplicar dichos conocimientos. 3. Mostrar características personales como actitudes, personalidad y liderazgo al ejecutar el proyecto.

Cierre Los roles de cada proyecto variarán dependiendo su duración y complejidad, así como el tamaño de la empresa. Resulta complicado que una sola persona realice varias actividades del proyecto, esto no sería eficiente y de poca calidad. Cuando se determinan los roles con el mayor detalle posible y se asignan los recursos suficientes, el proyecto se desarrollará de manera fluida y se traducirán en eficiencia y calidad.

Checkpoint Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de comprender:   

Qué es un interesado y cuáles son sus principales responsabilidades durante la operación de un proyecto. Las diferencias en las responsabilidades de los diferentes roles de un proyecto. Cuáles son los principales roles específicos que debe tener un director de proyecto.

TEMA 3 DIRECCIONES DE PROYECTOS Explicación

Introducción El ciclo de vida del proyecto establece las fases que necesitas realizar para completar el trabajo de un proyecto, mientras que el proceso de dirección de proyectos describe las acciones necesarias para dirigirlo. Estos conceptos pueden sonar confusos, pero es importante entenderlos antes de iniciar un análisis a detalle de las fases de un proyecto. De manera general, el proceso de dirección de proyectos incluye lo siguiente:

Explicación 3.1 Ciclo de vida Puede definirse que un ciclo de vida es el progreso continuo de actividades dentro de un flujo operativo, generalmente organizado en una serie de etapas. Es importante que conozcas los conceptos y las diferencias entre dos ciclos de vida, del producto y del proyecto, además del proceso general de la dirección de proyectos: A continuación se describe cada uno de estos procesos.

Abarca desde la concepción de un nuevo producto hasta su retiro. Un producto puede requerir o generar muchos proyectos a lo largo de su vida; por ejemplo, durante la concepción de un producto, puede haber un proyecto para determinar las necesidades del cliente. Cuando el producto está maduro, puede hacer un proyecto para analizar a la competencia del producto en el mercado.

Tal como lo define la Guía del PMBOK® (2017), “es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación”. De manera general, todos

los proyectos constan de las fases de inicio, organización y preparación, ejecución del trabajo y cierre. Es lo que necesitas hacer para producir los entregables del proyecto, como por ejemplo: a. b.

Construcción: factibilidad, planificación, diseño, ejecución, entrega y arranque. Desarrollo: diseño, codificación, pruebas, instalación y entrega a la operación.

Pueden ser: predictivos, iterativos e incrementales, las siguientes definiciones fueron tomadas del PMBOK® (2017):  

Ciclo de vida predictivo (cascada): el alcance, el tiempo y el costo se determinan en fases tempranas del ciclo de vida. Ciclo de vida iterativo: el alcance del proyecto generalmente se determina tempranamente en el ciclo de vida del proyecto, pero las estimaciones de tiempo y costo se modifican periódicamente conforme aumenta la comprensión del producto por parte del equipo del proyecto. Las iteraciones desarrollan un producto a través de una serie de ciclos repetidos.

Ciclo de vida incremental: el entregable se produce a través de una serie de iteraciones que sucesivamente añaden funcionalidad dentro de un marco de tiempo predeterminado. El entregable contiene la capacidad necesaria y suficiente para considerarse completo sólo después de la iteración final.

Incluye los grupos de procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento–control y cierre.

Este diagrama muestra cómo los grupos de procesos de la dirección de proyectos se relacionan entre sí. La iniciación es necesaria para que el proyecto sea aprobado oficialmente, se realiza algo de planificación de alto nivel para verificar que el proyecto se pueda llevar a cabo dentro de las restricciones que se entregarán (alcance, tiempo, costo, entre otros). Una vez que el proyecto se aprueba se lleva a cabo la planificación detallada, etapa en la que se crea el plan que indicará de qué manera vas a planificar y ejecutar, así como dar seguimiento– control al proyecto. El proyecto luego pasa a la ejecución, etapa en la que el equipo completa el trabajo de acuerdo con los procesos y procedimientos que se detallan en el plan para la dirección de proyectos. Mientras se realiza el trabajo, los resultados del mismo (o datos de desempeño del trabajo) son enviados a la parte de seguimiento–control, con lo que se asegura que el proyecto está avanzando de acuerdo al plan. En caso de que existan variaciones del plan que requieran de cambios (pero que no afecten los compromisos hechos de alcance, tiempo y costos), los cambios aprobados resultantes serán enviados de vuelta a la ejecución, en donde la ejecución del proyecto se ajusta para intentar corregir la variación. Pero a veces las variaciones requieren cambios más significativos que necesitan ajustarse a los compromisos. Si estos cambios son aprobados es necesario que exista un esfuerzo de planificación para identificar el impacto a los compromisos y los planes. Eventualmente cuando el trabajo se termina (o el proyecto ha finalizado), el proyecto pasa al cierre. Para comprender cómo opera un director de proyectos en la vida real, revisa la siguiente tabla de actividades de cada uno de los grupos de procesos: Haz clic en cada proceso para conocer en qué consiste

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