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“Universidad Mesoamericana de San Agustín” Materia: Administración de Proyectos Nombre del maestro (a): M.E. Manuel Briceño Gómez Autor: Aissa Jheman Arjona Semestre y Grupo: 7mo. “A” Carrera: Ingeniería Industrial Tema: “Preguntas: Capítulo 1 del Libro “Administración Exitosa de Proyectos” Fecha: 29/08/2020 1

CONTENIDO Preguntas.................................................................................................................4 1.

Defina qué es un proyecto...................................................................................4

2.

Defina el término objetivo del proyecto y dé algunos ejemplos...............................4 Ejemplo................................................................................................................5

3.

Elabore una lista de algunos recursos que se usen en un proyecto...........................6

4. ¿Qué papel tiene el cliente durante el ciclo de vida del proyecto? ¿Por qué es importante satisfacer al cliente?.................................................................................7 5. ¿Qué aspectos de un proyecto podrían involucrar cierto grado de incertidumbre? ¿Por qué?.................................................................................................................8 6. Defina alcance, programa, costo y satisfacción del cliente. ¿Por qué se considera que estos factores restringen el proyecto?..........................................................................9 7.

Elabore una lista de las fases principales del ciclo de vida del proyecto y descríbalas. 9

8. Elabore una lista de los pasos requeridos para desarrollar un plan inicial y describa cada uno de ellos.....................................................................................................10 9. ¿Por qué un gerente debe monitorear el avance del proyecto? ¿Qué se puede hacer si el proyecto no marcha según lo planeado?................................................................12 10. Explique por qué un proyecto global puede ser más complejo que un proyecto realizado en un solo país. ¿Cómo afectarían estos elementos el resultado exitoso del proyecto global?.....................................................................................................12 11. Elabore una lista de algunos beneficios de aplicar las técnicas de administración de proyectos...........................................................................................................13 12. Considere un proyecto en el cual está participando (o en el que haya participado recientemente)........................................................................................................13 a. Describa los objetivos, el alcance, el programa, el costo y todos los supuestos.. .13 b.

¿Dónde está usted en el ciclo de vida del proyecto?......................................13

c. ¿Este proyecto tiene un plan inicial? De ser así, descríbalo. De lo contrario, desarrolle el plan inicial.......................................................................................14 d. ¿Está usted o alguien más monitoreando el avance del proyecto? De ser así, ¿cómo lo está haciendo? De lo contrario, ¿cómo podría hacerlo?............................14 2

e. Describa algunas circunstancias inesperadas que podrían en peligro el éxito del proyecto.............................................................................................................14 f.

Describa los beneficios anticipados del proyecto..............................................14

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PREGUNTAS

1. DEFINA QUÉ ES UN PROYECTO. Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y el uso eficaz de los recursos. Un proyecto es una planificación, que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dados. Para que un proyecto esté bien diseñado y formulado se debe explicar cuál es su finalidad, sus objetivos, beneficiarios, productos, actividades, cronograma, presupuesto, etc.

2. DEFINA EL TÉRMINO OBJETIVO DEL PROYECTO Y DÉ ALGUNOS EJEMPLOS. Se define en términos de producto final o entregable, programa y presupuesto. Requiere que se complete el alcance del trabajo del proyecto y se produzcan todos los entregables por un tiempo determinado y dentro del presupuesto. También puede incluir también una declaración de los beneficios o resultados esperados que se lograrán a partir de la implementación del proyecto. Ésta es la razón por la cual se está realizando el proyecto. Lo primero que tenemos que saber para comenzar a definir los objetivos de un proyecto, es que estos deben escribirse en indicativo. Lo que pretendes es alcanzar una meta, no realizar una acción concreta, por eso tus proyectos deben indicarlo de la manera correcta. Verbos como construir, desarrollar, potenciar o alcanzar, son algunos ejemplos que puedes utilizar. 4

Además, se conviene saber que se pueden diferenciar dos tipos de objetivos en función de su carácter: Objetivos generales. Se trata de aquellos objetivos que se quieren alcanzar cuando finalice una etapa o el proyecto. Se trata de objetivos a largo plazo, es decir, a conseguir en un trimestre, un semestre, un año, o diez años. Objetivos específicos. Este tipo de objetivos son más concretos. Señalan pequeñas metas que se tienen que conseguir para poder alcanzar los objetivos generales. Por poner un ejemplo práctico y sencillo con el que seguro que lo entiendes: para que una persona llegue a correr (objetivo general), antes debe haber superado otros objetivos más concretos y específicos, como sostenerse de pie, dar pasos sujetos a algún objeto, andar, caminar con soltura, trotar y por ultimo ya alcanzará el objetivo de correr. ¿Lo ves ahora? Estos objetivos son considerados como objetivos a corto o medio plazo. Su temporalización dependerá de la duración del proyecto, Todo proyecto debería tener en cuenta estos dos tipos de objetivos para comprobar que su proyecto es viable y asegurar su éxito.

Ejemplo El objetivo podría ser fabricar un nuevo aparato portátil para preparar alimentos en un plazo de 10 meses y con un presupuesto de $2 millones. Un proyecto con el objetivo de desarrollar un nuevo producto puede tener como resultado esperado vender una cantidad determinada de unidades de ese producto nuevo dentro de un año, o aumentar la participación de mercado un porcentaje específico. De este modo, el objetivo del proyecto podría ser ampliar 3% la participación de mercado de una empresa mediante la introducción de un nuevo aparato portátil para preparar alimentos, en 10 meses y con un presupuesto de $2 millones. En este caso, el resultado del incremento de la participación de mercado no se conocerá hasta que haya transcurrido un tiempo después de que el proyecto de desarrollo del nuevo producto haya sido completado.

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Otro ejemplo es un proyecto cuyo objetivo es organizar un evento con el fin de recaudar fondos para una causa particular, como una investigación sobre la diabetes, pero el beneficio esperado del evento es recaudar una determinada cantidad de dinero, por ejemplo, $20 000. En este caso, la terminación del proyecto, es decir, la celebración del evento para recaudar fondos, permite que se obtenga el beneficio.

3. ELABORE UNA LISTA DE ALGUNOS RECURSOS QUE SE USEN EN UN PROYECTO. 1. Los recursos físicos son la propiedad tangible, e incluyen instalaciones, oficinas, bodegas, terrenos, maquinaria, equipos y herramientas. Algunos recursos (por ejemplo, instalaciones de fabricación y centros de distribución) reflejan grandes inversiones que sólo se producen cada 20 años o más. Otros, como herramientas desechables, pueden requerir poca inversión y pueden ser cambiados con frecuencia. 2. Los recursos humanos son los empleados que componen la fuerza de trabajo de las operaciones. Los empleados individuales difieren en sus habilidades, el conocimiento, la formación, la capacidad, flexibilidad y condiciones de empleo. También difieren en el papel que desempeñan. 3. La Propiedad Intelectual, el software y los métodos son los recursos basados en el conocimiento de la función de operaciones. Son el conocimiento colectivo residente en la organización, no por los empleados individuales. Se incluyen en esta categoría los diseños patentados y propietarios, secretos comerciales, software, sistemas de organización, procesos, técnicas e información. 4. El ecosistema de recursos, que son las relaciones con los proveedores, distribuidores, clientes y socios, que constituyen colectivamente el ecosistema de negocios de la empresa. Démonos cuenta que casi siempre las alianzas fuertes entre colaboradores, proveedores y clientes, son un activo muy importante para nuestro éxito, y por tanto son un “recurso” disponible.

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5. Los recursos financieros, que son los tipos de fondos disponibles, incluyendo dinero en efectivo, dinero en efectivo generado por las operaciones, y los fondos disponibles de los mercados financieros. Estos recursos generalmente no son considerados como parte de las operaciones, sin embargo, pueden ser decisivos en habilitar o restringir la aplicación de la estrategia. Por tanto debemos trabajar en la identificación de lo siguiente: 1. Base de recursos: es un inventario de los recursos que captura las decisiones acumulativas sobre qué recursos emplean. El tipo, la ubicación, la calidad, la durabilidad, la capacidad y la utilización de cada recurso. 2. Decisiones de integración de recursos: determinan cómo los recursos individuales interactúan entre sí para formar el sistema operativo, incluidas las decisiones sobre la organización, la planificación y la toma de decisiones. 3. Desarrollo de recursos y decisiones de adquisición: guían el desarrollo del sistema operativo. Los planes y procesos para la innovación, el desarrollo, y las fusiones y adquisiciones determinan cómo se espera que cambien la base de recursos y la integración de recursos.

4. ¿QUÉ PAPEL TIENE EL CLIENTE DURANTE EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO?

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE

SATISFACER AL CLIENTE? El cliente es el papel más importante ya que es quien proporciona los fondos necesarios para que se realice dicho proyecto y es a quien busca satisfacer sus necesidades por equipo profesional para alcanzar una meta y objetivos, y es importante satisfacer al cliente para que su necesidad sea atendida y solucionada de una manera profesional.

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El patrocinador/cliente es la entidad que proporciona los fondos necesarios para realizar el proyecto. Cuando un contratista construye una adaptación a una casa, el cliente es el propietario de la casa que está financiando o pagando el proyecto.

5. ¿QUÉ

ASPECTOS

DE

UN

PROYECTO

PODRÍAN

INVOLUCRAR CIERTO GRADO DE INCERTIDUMBRE?

¿POR QUÉ? Antes de que se inicie un proyecto, se prepara un plan con base en ciertas suposiciones y estimaciones por ejemplo el tiempo en el que termina el proyecto puede ser mayor, sus costos pueden ser más elevados de lo que ya se había presupuestado debido a que el costo de ciertos recursos se subestimo, pero a medida que el proyecto avanza estas sus pociones se pueden cambiar por información verdadera. Los voluntarios al ser precisamente eso, muchas veces no tienen el compromiso que una persona que se encuentra bajo contrato, así mismo las aportaciones de dinero, son variables ya que en ocasiones estas pueden aumentar o disminuir como en este caso, ya que son factores externos los que afectan y de los cuales poco se puede hacer. Un proyecto se basa en una serie única de tareas interdependientes y estimaciones de la duración de cada tarea, varios recursos y supuestos sobre la disponibilidad y la capacidad de esos recursos, y aproximaciones de los costos asociados con los recursos. Esta combinación de supuestos y estimaciones genera incertidumbre respecto a si se logrará plenamente el objetivo del proyecto. Por ejemplo, el alcance del proyecto se puede realizar en el plazo previsto, pero el costo final puede ser mucho mayor de lo previsto debido a las bajas estimaciones iniciales del costo de ciertos recursos

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6. DEFINA

ALCANCE,

PROGRAMA,

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.

COSTO

Y

¿POR QUÉ SE CONSIDERA

QUE ESTOS FACTORES RESTRINGEN EL PROYECTO? 

Alcance: es el trabajo que se debe realizar para garantizar al cliente que el producto o servicio cumple con los requisitos y criterios solicitados.



Programa: es el cronograma donde se especifica cuando se debe iniciar y culminar cada actividad.



Costo: es el monto o dinero que el cliente ha acordado pagar por el producto o servicio del proyecto.



Satisfacción del cliente: lo incluye como favorecido en el resultado exitoso por medio de su inversión activa en el proyecto

Porque es posible que se encuentren en situaciones no tan favorables y se ponga en riesgo el resultado del objetivo del proyecto con respecto al costo, alcance y programa. Estos factores pueden restringir el proyecto porque, a veces es un reto equilibrar o compatibilizar estos factores, que a menudo se restringen entre sí y ponen en peligro el logro del objetivo.

7. ELABORE UNA LISTA DE LAS FASES PRINCIPALES DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y DESCRÍBALAS. 

Iniciación: es la fase de identificación y selección de una necesidad.



Planificación: es planificar y hacer un plan de trabajo para desarrollo de una propuesta, oportunidad o problema.



Ejecución: es ejecutar el plan y realiza todas las actividades para producir todos los entregables y lograr el objetivo.



Seguimiento y control: es verificar y observar la ejecución y controlar todas las actividades de desarrollo de acuerdo con lo planificado. 9



Cierre: es la fase final y confirmación que se ha completado el proyecto.

8. ELABORE UNA LISTA DE LOS PASOS REQUERIDOS PARA DESARROLLAR UN PLAN INICIAL Y DESCRIBA CADA UNO DE ELLOS. 

Establecer el objetivo del proyecto. El objetivo debe ser acordado entre el patrocinador o cliente y la organización ejecutora del proyecto.



Definir el alcance. Debe prepararse un documento de alcance del proyecto que incluya los requerimientos del cliente, defina las tareas de trabajo o elementos principales, y proporcione además una lista de entregables y los criterios de aceptación correspondientes que se pueden utilizar para verificar que el trabajo y los entregables cumplen con las especificaciones.



Crear una estructura de división del trabajo. Subdivida el alcance del proyecto en partes o paquetes de trabajo. Aunque los proyectos pueden parecer abrumadores cuando se ven como un todo, una forma de salir victorioso incluso de la tarea más monumental es dividirla en componentes pequeños. Una estructura de división del trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica del alcance del proyecto en el.



Asignar responsabilidades. Debe identificarse la persona u organización responsable de cada elemento de trabajo en la estructura de la división del trabajo. De esta manera el equipo del proyecto estará informado de quién es la persona responsable y de los resultados del desempeño de cada paquete de trabajo y cualquier entregable relacionado.



Definir las actividades específicas. Revisar cada paquete de trabajo en la estructura de división del trabajo y elaborar una lista de las actividades detalladas que se deben realizar para cada paquete y para producir todos los entregables requeridos.



Establecer la secuencia de las actividades. Trace un diagrama de red que muestre la secuencia necesaria y las relaciones de dependencia de las actividades detalladas que se deben realizar para lograr el objetivo del proyecto. 10



Estimar los recursos de las actividades. Determine los tipos de recursos, como las habilidades o expertos necesarios para realizar cada actividad, así como la cantidad que se requerirá de cada recurso. Los recursos incluyen las personas, materiales, equipos, etcétera, que se necesiten para realizar cada actividad. Las estimaciones de los recursos deben tener en cuenta la disponibilidad de cada tipo de recurso, ya sea interno o externo (como los subcontratistas), y la cantidad disponible durante la duración del proyecto. Designe a una persona específica para que se encargue de cada actividad.



Estimar la duración de las actividades. Haga una estimación del tiempo que tomará completar cada actividad, con base en los recursos que se aplicarán menos de trabajo que ejecutará el equipo del proyecto que producirá los entregables respectivos.



Desarrollar el programa del proyecto. Con base en la duración estimada de cada actividad y las relaciones lógicas de la secuencia de actividades en el diagrama de red, se desarrolla el programa general del proyecto, incluyendo las fechas en que se espera que inicie y termine cada actividad, así como las últimas fechas de inicio y terminación de cada actividad con el fin de completar el proyecto para la fecha de terminación requerida.



Estimar los costos de la actividad. Los costos de una actividad deben basarse en los tipos y las cantidades de los recursos estimados para cada actividad, así como en la tasa de costo de mano de obra apropiada o el costo unitario de cada tipo de recurso.



Determinar el presupuesto. El presupuesto total del proyecto se puede desarrollar al añadir las estimaciones de costos para cada actividad. Asimismo, los presupuestos para cada paquete de trabajo en la estructura de la división del trabajo se determinan al añadir los costos estimados de las actividades detalladas para cada paquete de trabajo.

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9. ¿POR QUÉ UN GERENTE DEBE MONITOREAR EL AVANCE DEL PROYECTO?

¿QUÉ SE PUEDE HACER SI EL

PROYECTO NO MARCHA SEGÚN LO PLANEADO? Mientras el trabajo del proyecto se está realizando, es necesario monitorear el avance para asegurar que todo marcha según lo planeado. También se debe medir el avance real y compararlo con el avance planeado. Si en algún momento durante el proyecto la comparación del avance real con el planeado revela que el proyecto está atrasado, rebasa el presupuesto o no cumple con las especificaciones técnicas, deben emprenderse acciones correctivas para colocar al proyecto, de nuevo, dentro del alcance, programa y restricciones presupuestarias de su objetivo. Durante la ejecución del trabajo del proyecto ocurrirán cambios por varias razones inesperadas, como algunas actividades que toman más tiempo de lo esperado para completarse, recursos que no están disponibles cuando se les necesita, materiales que cuestan más de lo previsto o la incidencia de los riesgos identificados.

10. EXPLIQUE POR QUÉ UN PROYECTO GLOBAL PUEDE SER MÁS COMPLEJO QUE UN PROYECTO REALIZADO EN UN SOLO PAÍS.

¿CÓMO AFECTARÍAN ESTOS ELEMENTOS EL

RESULTADO EXITOSO DEL PROYECTO GLOBAL? Por qué en un proyecto global se tiene que tomar en cuenta muchos factores como lo puede ser el cultural, el tipo de idioma y como es la manera en que esa gente está acostumbrada a trabajar. Puede afectar en el plazo en que tiene que terminar el proyecto por los días festivos que manejan en cierto país o eventos internacionales, el tipo de cambio salen más caros los recursos y pues el más notorio el idioma la dificultad que esto implica para que tus trabajos se entiendan. 12