Proceso de selección de ofertas PDF

Preview

Summary

Proceso de selección de ofertas...

Description

TEMA 5

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Y NEGOCIACIÓN DE LA COMPRA

5.1. PROCESO DE SELECCIÓN DE OFERTAS   

Preseleccionar las ofertas recibidas. Confeccionar una ficha para cada proveedor. Elaborar un cuadro comparativo con las ofertas preseleccionadas.

Factores de selección  



Los factores económicos son el precio unitario, los descuentos comerciales y rappels o los gastos de embalaje, transporte, carga y descarga. Elegiremos la oferta cuyo producto sea de mayor calidad. Los factores de calidad se obtienen examinando las muestras recibidas, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento, etc. Cuando dos artículos son de la misma calidad o similar, se escoge el que resulte más económico. Los factores de servicio son aspectos como el plazo de entrega, el servicio posventa, la asistencia técnica y atención al cliente, el período de garantía, el prestigio del proveedor o la imagen del producto en el mercado.

5.1.1. Criterios de evaluación de ofertas   

Primero: se establece el baremo o criterio de puntuación, según el peso específico que sobre el total representa cada una de las variables consideradas. Segundo: se calcula la puntuación que, sobre la base del baremo, ha obtenido cada una de las ofertas preseleccionadas. Tercero: se suma la puntuación total que ha obtenido cada proveedor.

5.2. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR El análisis y evaluación de ofertas indican el proveedor o proveedores que más se ajustan a nuestras condiciones. El proceso de evaluación permite elaborar una preselección entre los proveedores que en su oferta transmitan una imagen de empresa garante, con solidez financiera y productos de calidad. Cuando queremos establecer relaciones comerciales a largo plazo, debemos comprobar:  

La empresa del proveedor tiene capacidad para atender nuestros pedidos. La organización y la situación financiera del proveedor nos transmiten información sobre la continuidad de la empresa o nos advierten de situaciones que podrían producir interrupciones en el suministro.

Los factores del producto y el proveedor están relacionados con las características técnicas y la facilidad de uso, la formación ofrecida por el proveedor y el tiempo concedido para ello, la flexibilidad para adaptarse al personal de nuestra empresa o confianza y empatía entre comprador y vendedor, para asegurar la comodidad del suministro. Los factores del proceso de compra se relacionan con el tipo de compara, el riesgo percibido y el tiempo disponible. Una vez elegido a un proveedor o proveedores, debemos responder con una carta a todas las empresas que enviaron su oferta. 5.2.1. Fichero de proveedores y productos Todas las empresas deben disponer de un fichero de los proveedores con quienes trabajan de forma habitual. Anotará en él las operaciones que realiza el personal de sus distintas secciones y, cada comprador necesita tener a su disposición información sobre las empresas o personas con quienes mantienen comerciales. Las condiciones que debe reunir un buen fichero son:   

Contener todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados. Conservar las fichas ordenadas y clasificadas, bajo un sistema de fácil localización. Realizar un duplicado y guardarlo en lugar seguro, para los casos de extravío o hurto.

1

TEMA 5

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Y NEGOCIACIÓN DE LA COMPRA

La ficha de proveedor es un documento que usa todo el personal de compras; sin ella, su trabajo sería poco menos que imposible. Contenido de una ficha de modelo:    

Datos de identificación del proveedor. Artículos que fabrica o comercializa. Condiciones comerciales. Observaciones.

Ficha del producto Se utiliza normalmente para conservar los datos y las conclusiones de un proceso de selección de ofertas. Contenido:   

Nombre y código del artículo para el cual se han solicitado ofertas y presupuestos. Nombre y código de los proveedores preseleccionados, por orden de prioridad. Observaciones sobre las características que más han destacado al estudiar las ofertas recibidas.

Clasificación de las fichas Un fichero ordenado facilita la búsqueda del proveedor, del producto o del cliente.  

Clasificación alfabética. Clasificación numérica o alfanumérica.



Clasificación por el sistema mixto.

5.3. NEGOCIACIÓN DE LA COMPRA La negociación es una práctica muy habitual en las operaciones de compraventa y contratación de servicios entre empresas. Se define como la relación que establecen dos o más personas sobre un asunto determinado, con el fin de acercar posiciones y llegar a un acuerdo que sea beneficioso para todos. El objetivo de la negociación es maximizar el beneficio propio sin abusar de la parte contraria, garantizar las buenas relaciones y convencer al otro de que se ha logrado un buen acuerdo. El oponente debe salir de la negociación convencido de haber alcanzado un acuerdo razonable y nosotros, de haber logrado todo lo previsto. 5.3.1. Elementos negociables Los elementos que suelen ser objeto de negociación entre el comprador y el vendedor son:  



 

Los descuentos forman parte de la práctica habitual del comercio. Los gastos de transporte se originan por trasladar la mercancía desde el almacén del vendedor hasta el punto de venta o almacén del comprador. Respecto a la entrega de la mercancía, negociará las condiciones del transporte, dado que su objetivo es conseguir que los gastos corran a cargo del proveedor. Los gastos de envases y embalajes también incrementan el coste del producto. Los artículos destinados al consumidor final los envasa el fabricante y el coste se incluye en el precio del producto. El comprador puede negociar estos costes cuando el envase sea reutilizable y exista la posibilidad de su devolución al fabricante o cuando la mercancía necesite un embalaje especial durante el transporte y almacenaje. Los gastos por servicios al consumidor se corresponden con los de la instalación y el montaje de ciertos apartados y máquinas, los cuales suponen un coste para el comprador. El plazo de pago es el tiempo de transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contraída con el proveedor. El período de crédito se inicia el día que el vendedor emite la factura y finaliza el día que figura en el propio documento como fecha de vencimiento.

Los plazos de pago que más se utilizan son: 



Pago a plazo ordinario: cuando la fecha de pago es la fecha de la factura, que suele coincidir con la entrega de la mercancía. La factura, se suele extender a la semana o 15 días de entregar la mercancía. Pago con plazo posfechado: cuando el vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura. 2

TEMA 5

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Y NEGOCIACIÓN DE LA COMPRA

    

Pago con plazo extra: consiste en conceder al comprador unos días extra antes de que se haga efectivo el plazo del crédito. Pago a partir de FDM (fin de mes): el plazo de crédito se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar la compra, y no a partir de la fecha de la factura. Pago con plazo a partir de RDP (recepcióndel producto): el plazo de pago se inicia el día que el comprador recibe la mercancía y no en la fecha de la factura. Pago bajo la condición COD (cóbrese o devuélvase): el pago se efectúa cuando se recibe la mercancía. Pago anticipado: para aprovechar el descuento, el importe de la factura se paga antes de la fecha establecida por el proveedor.

5.4. ETAPAS DEL PROCESO DE NEGOCIACIÓN Preparación Se realiza un trabajo de investigación muy meticuloso, pues determina, en gran medida, el éxito de la negociación y además permite que se desarrolla con mayor fluidez. Los aspectos sobre los que hay que trabajar:       

Recopilar información sobre nuestra oferta. Definir objetivos, distinguiendo entre un resultado óptimo, aceptable y mínimo. Contactar con aquellos departamentos de la empresa a los que les pueda afectar la negociación. Conocer nuestro margen de maniobra. Buscar información sobre la empresa y el negociador de la otra parte. Recopilar datos sobre los competidores. Realizar averiguaciones sobre procesos similares que puedan servir de referencia, en aspectos como precios o condiciones pactadas.

Existen dos cuestiones que debemos tener muy claras:  

Ser muy convincente: llevar la lección aprendida para evitar tener que improvisar. Ser muy selectivo: utilizar los argumentos de mayor peso.

Desarrollo Las partes se sientan frente a frente, con objeto de iniciar propiamente la negociación, y terminar cuando finaliza las deliberaciones, ya sea con o sin acuerdo. Primero las partes tratan de conocerse y de establecer un clima de confianza. Después de esta introducción las partes entran en materia; es frecuente que la parte que hacer la oferta comience realizando una presentación de la misma. El desarrollo será normalmente gradual; no conviene precipitarse. Cuando las partes acuden preparadas, la negociación se desarrolla con mayor seguridad, mayor capacidad de reacción y de tomar decisiones, lo que permite que la negociación avance. Cierre Se produce cuando se han tratado todos los temas y se da por terminadas la negociación, con acuerdo o sin él. En caso de obtenerse un acuerdo que marque el final de la negociación y que concluya con éxito, no debemos de estropearlo planteando nuevas exigencias, pues nos arriesgamos a que la parte contraria dé marcha atrás. Antes de firmar el documento, se debe leer despacio, para asegurarnos de que recoge fielmente todos los puntos tratados. El negociador, antes de firmar un documento, debe verificar que posee autorización suficiente o que, por el contrario, requiere la aprobación de un superior.

3

TEMA 5

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Y NEGOCIACIÓN DE LA COMPRA

La negociación es un arte que exige un aprendizaje permanente y cada negociación es un ensayo general de la siguiente. 5.4.1. Estrategia de negociación  

Ganar-perder. (yo gano-tú pierdes)Cada parte trata de alcanzar el máximo beneficio a costa del oponente. Ganar-ganar. (yo gano-tú ganas) Se busca que ambas partes ganen, compartiendo el beneficio.

Estrategia Se caracteriza por que cada uno busca alcanzar el máximo beneficio sin preocuparse de la situación del otro. Durante la negociación prima un ambiente de confrontación, Se ve a la otra parte como un rival al que hay que derrotar. 

El objetivo del comprador es conseguir el precio más bajo, incluso inferior al de mercado.

  

Utiliza tácticas de persuasión y expone objeciones simuladas basadas en habilidades pícaras. No mantiene relaciones comerciales duraderas. Los proveedores desconocen el uso que el comprador dará a los materiales o productos y, como consecuencia, no saben si satisfacen al consumidor final. Entre el comprador y el vendedor existe desconfianza mutua y continúas fricciones por cuestiones de calidad, precios o entregas. El comprador mantiene a sus proveedores en permanente rivalidad, para ver cuál realiza más concesiones.

 

La estrategia de ganar-perder solo se debería aplicar en una negociación aislada. Estrategia Consiste en llegar a un acuerdo que sea mutuamente beneficioso.     

Conseguir una operación equilibrada, con un buen acuerdo para ambas partes. Obtener relaciones comerciales duraderas a largo plazo y con pocos proveedores. Defender un objetivo común entre empresas y ofrecer al mercado un producto final de alta calidad. Mantener confianza mutua, amplio intercambio de información y mucha cooperación entre las empresas. Incrementar la rentabilidad de ambas empresas; el comprador colabora en la creación de negocios rentables para la otra parte.

El objetivo es llegar a una solución que satisfaga el interés particular del proveedor y del comprador; los compradores estratégicos deben una gran porción de su éxito a la capacidad de crear amistad y confianza con el vendedor. 5.4.2. Relaciones proveedor-cliente: Comakership Esta forma de trabajo mancomunado se basa en una nueva que se apoya en la y en la , que engloba el desarrollo de y . La nueva forma de relacionarse supone para los clientes:      

Mantener relaciones estables a largo plazo. Limitar la cantidad de proveedores activos. No cambiar frecuentemente de proveedores. Establecer un sistema global de valoración o calificación. Calificar a los proveedores por los costes totales en lugar del precio. Lograr una óptima cooperación con los proveedores, para hacer más fiable y menos caros sus procesos.

El Comakership es una forma de gestionar las relaciones entre el comprador y el proveedor. Se apoyan sobre tres pilares básicos: 

Precio sano: es el precio que realmente cuesta un producto, incluido el beneficio razonable del empresario y sin olvidar la coyuntura del mercado.

4

TEMA 5

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Y NEGOCIACIÓN DE LA COMPRA

 

Calidad total: los productos se fabrican con la calidad que exigen los clientes; así se eliminan o reducen los costes de control de calidad. Just in Time: el proveedor ha de suministrar los pedidos en un corto espacio de tiempo, en función de la demanda, para reducir al máximo el coste de almacenamiento de su cliente.

5.5. TIPOLOGÍAS DE COMPRADORES El buen comprador se debe formar en técnicas de compra y negociación y, para ser eficaz, debe conocer su estilo y reconocer el del vendedor. Comprador metódico: Es una persona muy organizada, que aplica minuciosamente sus técnicas de compra.  

Se olvida de la relación humana. Algunas veces se encierra en la rutina y el papeleo.

Comprador receptivo: Es abierto al diálogo, presta atención a las propuestas de su interlocutor y no duda en comentarlas. Sus puntos débiles se manifiestan cuando muestra en exceso su actitud receptiva. Comprador combativo: Es un profesional experimentado, luchador y ambicioso pero que, al mismo tiempo, es realista y, para alcanzar sus objetivos, analiza tanto la dimensión técnica como la humana de la negociación. 5.5.1. Características y tipos de negociadores  

El negociadorenfocado en los resultados . Lo único que le importa es alcanzar su objetivo; para ello intimida, presiona o genera un clima de tensión. El negociador enfocadoen las personas . Le preocupa mantener una buena relación personal y evita el enfrentamiento; prefiere ceder antes que molestar a la otra parte. Busca la colaboración, facilitando información y planteando claramente sus condiciones. Le gusta jugar limpio y puede resultar excesivamente blando.

Características del buen negociador Le gusta negociar: la negociación no le asusta. Entusiasta: aborda la negociación con ganas, con ilusión. Grancomunicador: presenta con claridad su oferta y consigue captar el interés de la otra parte. Muy observador. Sociable: es una cualidad fundamental de un buen negociador. Facilidad para ganarse la confianza y entablar una atmósfera de confianza.  Respetuoso: muestra deferencia hacia su interlocutor, comprende su posición y considera lógico que luche por sus intereses.  Honesto: negocia de buena fe.

    

Firme, sólido: goza de unas ideas muy claras. Autoconfiado: se siente seguro de su posición. Ágil: capta inmediatamente los puntos de acuerdo y de discordia. Resolutivo: busca resultados rápidos pero sin precipitarse. Arriesgado: sabe tomar decisiones complicadas, pero se muestra prudente y distingue las decisiones transcendentes.  Paciente: espera cuando es preciso, las operaciones llevan un ritmo que conviene respetar.  Creativo: encuentra la manera de superar los obstáculos, inventa soluciones sorprendentes y detecta nuevas áreas de colaboración.

    

5...