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Trabajo colaborativo 2 entrega...

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Proyecto grupal. Mejoramiento de sistemas logísticos de información

Facultad de ingeniería, diseño e innovación. Sistemas de información en gestión logística

Sistemas de Información en Gestión Logística Mejoramiento de sistemas logísticos y de información

Presentado por: Acosta Cortes Daniel Alfonso Cod-1911983405 Galvis Martínez Adriana Carolina Cod-1911980804 Nunez Martinez Jorge Luis Cod- 100212047 Palomino Rivera Javier Stiven Cod- 1910650221 Subgrupo 11

Tutor Cipamocha Javier

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano Facultad de ingeniería, diseño e innovación Ingeniería industrial Sistemas de información en gestión logística 2020

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Proyecto grupal. Mejoramiento de sistemas logísticos de información

Facultad de ingeniería, diseño e innovación. Sistemas de información en gestión logística

Tabla de Contenidos Introducción 4 Objetivos 5 Objetivos generales 5 Objetivos específicos 5 Mejoramiento de sistemas logísticos de información. 6 1. Describir la empresa, su misión, visión, objetivos estratégicos. 6 1.1 Descripción de la empresa: 6 1.2 Misión: 6 1.3 Visión: 6 1.4 Objetivos estratégicos: 6 2. Describir su competencia y un análisis de la ventaja competitiva que presenta la compañía o que debería tener. 7 2.1 Descripción de la competencia: 7 2.2 Análisis de la ventaja competitiva que presenta la compañía o que debería tener: 7 3. Describir los sistemas de información que utiliza, ventajas, desventajas y principales problemáticas enfrentadas en su uso. 7 3.1. Descripción del sistema de información que utiliza la empresa: 7 3.2. Ventajas: 8 3.2 Desventajas: 8 3.3. Principales problemáticas enfrentadas en su uso: 8 4. Analizar cómo estos sistemas de información propician los objetivos estratégicos de la organización y generan valor agregado y competitividad en el mercado. 8 5. Conclusiones 10 6. Boceto de descripción de un sistema CRM para la empresa 10 6.1 Descripción general de cómo sería el sistema CRM en la organización y su funcionalidad. 10 6.2 Descripción de las estrategias y pilares de CRM en la empresa seleccionada. 11 6.3 Descripción detallada de las actividades y procesos que realizaría el sistema CRM en la empresa. 12 6.4 Descripción del funcionamiento de los módulos del sistema de información CRM. 12 7. Boceto de descripción de un sistema SCM para la empresa 13 7.1 Dibujo y descripción de la cadena de suministro de la empresa. 13

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7.2 Descripción general de cómo sería el sistema SCM en la organización y su funcionalidad. 7.3 Descripción del sistema de planificación de la cadena de suministro y su funcionalidad en la organización. 7.4 Descripción del sistema de ejecución de la cadena de suministro y sus funcionalidades. 8. Explicación de cómo estos dos sistemas de información brindan crecimiento a la cadena de valor y permiten la toma de decisiones en la organización seleccionada. Referencias

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Introducción Los sistemas de información son herramientas que se utilizan para apoyar una empresa u organización en el análisis y procesamiento de información para facilitar la toma de decisiones en distintas circunstancias con exactitud y no basándose meramente en incertidumbres, lo que conlleva a múltiples beneficios como la optimización del tiempo, la disminución de desperdicios, el ahorro de dinero, la calidad… Los sistemas son procesadores en tiempo real lo cual le permite a la organización estar atentos y enteraros en todo momento de las evoluciones o los errores que ocurren, planear a corto mediano y largo plazo, la información almacenada es fácil de interpretar para todas las personas, se da a conocer de forma gráfica y explicita, los informes se pueden obtener con facilidad, en cualquier momento y de cualquier proceso al cual esté vinculado el sistema. Es útil aprender y comprender sobre estos sistemas y su importancia en la sociedad en general, pues es un recurso necesario ya que la información es importante en todo lugar, es esencial que ésta sea ordenada, fácil de encontrar y entender. Los sistemas de información van cambiando y evolucionando según las necesidades venideras trayendo con esto cambios, beneficios y ventajas para todos, por lo cual el proyecto grupal que se realizara está basado en el mejoramiento de estos sistemas y una investigación que nos permitirá conocer el funcionamiento de los mismos.

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Objetivos Objetivos generales Identificar los diferentes sistemas de información, reconociendo los beneficios y ventajas que estos pueden llegar a traer para una organización, su importancia y funcionalidad con el fin de conocer su impacto y así generar propuestas de mejora. Objetivos específicos ● Establecer diferencias entre los sistemas de información. ● Conocer los elementos que contiene un sistema de información. ● Demostrar la capacidad de trabajo en equipo. ● Generar propuestas de mejora para los sistemas de información.

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Mejoramiento de sistemas logísticos de información. Según información otorgada por la empresa: 1. Describir la empresa, su misión, visión, objetivos estratégicos. 1.1 Descripción de la empresa: CIACOMEQ S.A.S, es una empresa nacional (Colombia) fundada hace más de 30 años, dedicada a la fabricación y distribución de insumos químicos para diferentes sectores de la industria tales como; aseo y mantenimiento, alimentos, textiles, tratamiento de agua, cosméticos, construcción, agrícola, pinturas y recubrimientos entre otros. 1.2 Misión: CIACOMEQ S.A.S, comercializa y distribuye productos químicos para diferentes sectores de la industria al por mayor y detal, de manera eficaz y eficiente; ofreciendo productos y servicios de calidad, permitiendo cada día ser más competitivos en el sector con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. 1.3 Visión: CIACOMEQ S.A.S busca ser reconocida como una organización comercializadora y distribuidora de productos químicos, líder en ventas al por mayor y al detal a nivel nacional. Por lo que todas sus políticas y procesos van encaminados a la mejora continua, estableciendo nuevos vínculos comerciales garantizando un valor agregado a sus clientes. 1.4 Objetivos estratégicos: ● Brindar productos y servicios conforme a los requisitos aplicables a los mismos. ● Propender por la satisfacción de los clientes brindando productos y servicios que cumplan con expectativas y necesidades. ● Tener implementado el kaizen en todos y cada uno de nuestros procesos y áreas.

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2. Describir su competencia y un análisis de la ventaja competitiva que presenta la compañía o que debería tener. 2.1 Descripción de la competencia: La competencia que tiene CIACOMEQ S.A.S en la ciudad (Bogotá) es una empresa llamada CIMPA S.A.S, la cual se dedica a distribuir e importar Insumos y Tecnología para la industria alimentaria. Llevan más de 24 años de liderazgo en el mercado y se dedican a promover el desarrollo del sector alimentario colombiano, su base es el suministro de insumos, aditivos, materias primas, químicos y transferencia de tecnología, para productos tradicionales, línea light, alimentos funcionales y/o nutracéuticos de nueva generación. Apoyamos la innovación en la industria con asistencia técnica de experimentados profesionales. 2.2 Análisis de la ventaja competitiva que presenta la compañía o que debería tener: Aunque CIMPA S.A.S se especializa en insumos para alimentos estos también han generado insumos para diferentes sectores industriales que es donde compiten con CIACOMEQ S.A.S, a pesar de no ser muy fuertes en la parte de alimentos, si ganan en los otros sectores industriales con sus químicos y distribución de estos y además llevan más tiempo de experiencia en éste sector, es una de las ventajas que se puede analizar ya que tienen un campo de comercialización más amplio que Cimpa S.A.S y por qué no más adelante lograr la punta en el tema de insumos para alimentos. Otra de las ventajas que tiene CIACOMEQ S.A.S frente a su competencia como lo es CIMPA S.A.S es la capacitación que le ofrecen a sus clientes en el uso de diferentes insumos para su excelente manipulación y uso adecuado algo que no otorga la competencia y es una parte fundamental entre la confianza del cliente y la empresa, dan certeza de sus productos y su buen funcionamiento. 3. Describir los sistemas de información que utiliza, ventajas, desventajas y principales problemáticas enfrentadas en su uso. 3.1. Descripción del sistema de información que utiliza la empresa:

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CIACOMEQ S.A.S utiliza Avanzi como sistema de información, Avanzi es un sistema el cual registra los inventarios de cada uno de los productos existentes y que maneja la empresa, en este sistema se logra observar lo que hay a lo largo de las bodegas que dispone la empresa, en específico 5. 3.2. Ventajas: Una de las ventajas que se puede tener con este sistema de información son los datos en tiempo real de cada producto, se logran ver los precios, fechas de empaque, fechas de vencimiento, los lotes de los productos, etc. Otra ventaja que se obtiene del sistema es que este funciona de acuerdo con la tasa daría del dólar, entonces en el momento que el dólar cambia su valor en la bolsa de éste se varia en el sistema y así, el mismo calcula los nuevos precios de los productos en base al valor del dólar actualizado. 3.2 Desventajas: El sistema de información carece de actualizaciones puesto que fue creado netamente para esa empresa y no se le otorga como nuevas herramientas o actualizaciones a este y esto lleva a: 3.3. Principales problemáticas enfrentadas en su uso: Ya que el programa fue creado netamente para la empresa y son muy pocas las actualizaciones que se le hacen a este el sistema tienden a fallar y ocasiones se cae, provocando que este se demore en su reinicio y volviendo a generar los datos de los productos, esto puede ser un problema en cuento a tiempo dado caso que se esté sacando un inventario de lo que halla en la empresa para empezar una producción en masa. 4. Analizar cómo estos sistemas de información propician los objetivos estratégicos de la organización y generan valor agregado y competitividad en el mercado. Un sistema de información es una estrategia empresarial que permite a las empresas ser más competitivas en el mercado y ser más eficientes en todos los procesos. En el caso de Avanzi el Sistema de información que utiliza CIACOMEQ SAS, propicia el

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cumplimiento de los objetivos estratégicos de la siguiente manera: ● Brindar productos y servicios conforme a los requisitos aplicables a los mismos. Mantener información organizada del inventario, lo concerniente a la logística de entrada; se tiene un control de proveedores y un control del inventario suministrado a la empresa; garantizando condiciones de calidad, disponibilidad, vigencia que permitan responder oportunamente a las necesidades de los clientes (inventario en stock). Avanzi también permite organizar la logística de salida del inventario de la empresa, lo que implica coordinar y gestionar la entrega de los productos en los tiempos estipulados a los centros de distribución, mayoristas, minoristas y clientes finales. ● Propender por la satisfacción de los clientes brindando productos y servicios que cumplan con expectativas y necesidades. Con Avanzi se puede tener un registro sobre la información de las bondades de los productos que ofrece CIACOMEQ SAS lo que permite proporcionar un servicio de posventa a los clientes con el fin de ofrecer asesoramiento para potencializar el uso y las condiciones de los productos. El objetivo de este servicio posventa es mejorar el nivel de servicio al cliente, conociendo y anticipándonos a las necesidades de los clientes, cumpliendo con sus expectativas y dando respuesta a las mismas para generar fidelidad hacia la empresa. Adicional con Avanzi garantizamos la eficiencia para la generación de órdenes de ventas, con el propósito de hacer seguimiento a los pedidos y garantizar entrega oportuna a los clientes, acorde a los tiempos establecidos. ● Tener implementado el kaizen en todos y cada uno de nuestros procesos y áreas. Avanzi está directamente alineado con la implementación del modelo Kaizen, a través de procesos simplificados y organizados. Permite tener un control del inventario, controlar las entradas y salidas de los productos; lo cual a su vez atribuye a la no generación de sobrecostos, evitando que las utilidades se vayan por el inventario que no tiene un control o que se ha perdido; y aumentando la rentabilidad

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5. Conclusiones ❖ Con lo mencionado anteriormente, se puede concluir que los sistemas logísticos de información son determinantes para optimizar la gestión de cadena de suministro y la comunicación entre los stakeholders logísticos. Aquellas empresas logísticas que no hacen uso de este tipo de herramientas están en una gran desventaja con su competencia ya que estos logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización. ❖ El área de la mejora continua en las compañías cumple un gran papel a la hora de implementar un sistema logístico ya que esto garantiza una eficiencia y eficacia en todos los procesos garantizando la calidad como principio fundamenta en la organización. De esta manera influye en la minimización de desperdicios y en los aumentos de las utilidades de una compañía ofreciendo así valor agregado y cumpliendo las expectativas de los clientes. ❖ El sistema logístico ha ayudado significativamente a la empresa en cuestiones de mejora, optimización de tiempo, reducción de inventarios, de la misma manera reduciendo tiempos innecesarios y de transporte a la hora de disponer de algunos productos; con respecto a las desventajas que tiene el sistema logístico de información con el que trabaja CIACOMEQ se recomienda cambiarlo por un sistema más moderno como lo es Oracle y SAP o algunas alternativas como QAD, IFS, entre otras, permitiendo de esta manera cumplir con sus objetivos y su visión que es la de ser más líderes en su mercado y crecer como compañía nacional.

6. Boceto de descripción de un sistema CRM para la empresa 6.1 Descripción general de cómo sería el sistema CRM en la organización y su funcionalidad. Este tipo de sistemas o módulos CRM nos permite entender lo que nuestros clientes esperan de nuestra empresa; así podemos ajustar nuestros productos y servicios para que sean más atractivos.

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Teniendo en cuenta la empresa y ya que esta maneja un sistema de información basado en inventarios y almacenamiento de datos el CRM más adecuado sería el analítico. El CRM analítico, tiene la firme finalidad de mejorar todos los procesos que involucran a diferentes áreas cómo ventas, marketing y gestión de servicios, ya que tiene un enfoque amplio en analizar la interacción y conjuntos de datos de los clientes. En términos simples se encarga de recopilar los diferentes datos provenientes de la interacción de los clientes en los diferentes canales de comunicación para entender a profundidad sus comportamientos y hábitos de compra. Adicionalmente este tipo de sistema debe contar con reglas y métodos establecidos para generar informes, producto del análisis de los datos con la finalidad de mejorar las relaciones con los clientes y optimizar las interacciones con los clientes. También este tipo de sistemas están pensados para segmentar de forma adecuada los diferentes públicos de las empresas y optimizar el alcance de las campañas de marketing. Dentro de las funcionalidades que este sistema tiene en la empresa más allá de recopilar y analizar los datos de los clientes para conocer su comportamiento y ofrecer un mejor servicio, destaca el hecho de que ayuda a incrementar los clientes potenciales, adicionalmente le permite a la empresa diseñar experiencias personalizadas a las necesidades del usuario, logrando conquistar y fidelizar a los prospectos de forma efectiva. 6.2 Descripción de las estrategias y pilares de CRM en la empresa seleccionada. Los pilares de un proceso o una estrategia CRM son: *Personas *Procesos *Tecnología Teniendo claro que el CRM tiene una estrategia de negocia la cual se basa en la fidelización del cliente y El CRM analítico que maneja la empresa se basa en el análisis de los datos recopilados de cliente para que con ellos se logre optimizar los servicios brindándole calidad y buenas experiencias a este esto se basa por medio de unos procesos al interior de la empresa vigilando que estos estén regulados de una forma acertada y más allá del uso de la tecnología (en este caso el CRM) para lograr la optimización se debe entender que es la persona que lo maneja y administra la cual llevara a la empresa a alcanzar el ROI (Retorno Sobre la Inversión) lo que significa que depende de todo esto que la empresa al adquirir un sistema CRM no sienta que esto fue una mala decisión y a su vez una mala inversión y en vez de generar perdidas logre optimización y ganancia. Todo esto se debe entender en base a los objetivos estratégico de la empresa, los cuales

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fijan el rumbo de esta misma. Basado en lo que se conoce del cliente, propender por la satisfacción de estos con productos de calidad y servicios que satisfagan sus necesidades, además de mejorar y propiciar mantenimiento a los procesos en las áreas de la organización. 6.3 Descripción detallada de las actividades y procesos que realizaría el sistema CRM en la empresa. Proporcionar información del patrón de comportamiento de los diferentes clientes, con el fin de proporcionar productos de acuerdo a las necesidades requeridas, diseñando estrategias comerciales y de mercadeo para generar un nivel de confianza en los clientes, logrando fidelizarlos a la empresa. Medición y control del cumplimiento de las metas proyectadas, que permitan definir acciones y tomar decisiones para lograr los objetivos planteados Mejorar la percepción de satisfacción en los clientes a través del cumplimiento con las expectativas de calidad de los productos ofrecidos, los tiempos de entrega y eficacia en los tiempos y movimientos. Realizar un análisis exhaustivo de la competencia, de tal forma que se obtenga información de los diferenciales de los productos de la competencia, con el objetivo de definir una estrategia de marketing que tenga un impacto en la generación de valor agregado en los productos propios. Implementación de canales de comuni...