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Ejemplo de un proyecto de mejora, respecto a prácticas profesionales...

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Propuesta para la implementación de un sistema de gestoría para estudiantes de licenciaturas online en la UNIDEP

Katherine Cárabes Rodríguez Lic. Publicidad y Mercadotecnia Ciudad del Carmen, Campeche Jueves, 29 de noviembre de 2018.

ÍNDICE ÍNDICE ……………………………………………………………………….2 INTRODUCCIÓN.................................................................................. 3 CAPÍTULO I. DIAGNÓSTICO DE LAS NECESIDADES ...................... 5 1.1.

Aplicación de instrumentos .................................................................... 5

1.1.1.

Encuesta ............................................................................................. 6

1.1.2.

Estadísticas ........................................................................................ 7

1.1.3.

Autoevaluación ................................................................................ 10

1.2 Análisis de la información......................................................................... 12 1.3 Delimitación de áreas de oportunidad ..................................................... 12 1.3.1 En las áreas de cultura de la organización ........................................ 13 1.3.2 En las áreas de la estructura de la organización .............................. 14 1.3.3. En las áreas de funcionamiento de la organización ........................ 15 1.4 Contrastación de fuerzas y debilidades ................................................... 15

CAPÍTULO II. GENERACIÓN DE PROYECTOS..................................... 17 2.1 Estructura de proyecto .............................................................................. 17 2.2 Presentación de proyecto ......................................................................... 18 2.3 Negociación de proyecto .......................................................................... 18 2.4 Autorización ............................................................................................... 20 2.5 Gestión para la implementación ............................................................... 21

CAPÍTULO III. LA PRESENTACIÓN DE RESULTADOS. .................... 24 3.1 La presentación en forma oral de resultados .......................................... 24 3.2 La presentación de forma escrita ............................................................. 25 3.3 Conclusiones generales y propuestas ..................................................... 26

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................ 29 ANEXOS............................................................................................................. 30 Anexo 1. Formato de Encuesta ....................................................................... 30 Anexo 2. Equipo de trabajo (área de promoción).......................................... 31

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INTRODUCCIÓN El surgimiento de las nuevas tecnologías de la información (TIC´s) y los recursos con los que se cuentan hoy en día, así como el acceso a dichos recursos y herramientas tecnológicas se ha traducido en un incremento de las actividades a través del uso de internet y otros medios de comunicación, que permiten ‘acortar distancias’ entre usuarios. Entre algunas de las actividades que más se han intensificado a través de la explotación de todas estas herramientas tecnológicas, es la educación. Pero, ya no es sólo en el ámbito de utilizar el internet como fuente de información para investigaciones, como un medio para observar tutoriales que puedan resolver dudas o nos ayuden a tener mejores ideas a la hora de realizar proyectos, sino que, de hecho, muchas instituciones educativas han volcado sus mercados en ofrecer estudios de niveles completos a través de la modalidad “online”. Entre ellas la Universidad del Desarrollo Profesional (UNIDEP), oferta diversas licenciaturas en modalidad online, en la cual el alumno distribuye y organiza sus propios tiempos de estudio, para que no descuiden las actividades individuales que cada uno de ellos atienden de manera cotidiana, ofreciendo la posibilidad de incrementar su calidad de vida, al brindarles la oportunidad de cursar una licenciatura, que de otra manera sería casi imposible lograr. No obstante, si bien, la modalidad online, ofrece maravillosos beneficios y grandes oportunidades de desarrollo, aún tiene muchos obstáculos por vencer. El primero de ellos, es que los alumnos en general, consideran esta modalidad de estudios como un poco más flexible, siendo que ellos requieren un poco más de rigidez, por lo tanto al no tener acciones más concretas, aquellos estudiantes con menos compromiso propio, rápidamente pierden el interés y desatienden las tareas o actividades que tienen que presentarse como entregables en fechas límites, por lo cual, la desidia, falta de compromiso o cultura de organización (a nivel individual), se convierte en una de las principales causas de baja en esta modalidad de estudios, por otra parte, aquellos alumnos que logran concentrarse y 3

comprometerse con su desarrollo y crecimiento profesional, hacen el esfuerzo de organizarse y cumplir cabalmente, en tiempos y formas todas las actividades, tareas, proyectos o asignaciones que la licenciatura le demanda, sin embargo, en ocasiones éstas no tienen la calidad esperada para el nivel de estudios que cursan, o simplemente se cumple con la entrega pero no cumple con los estándares propios de la carrera, aunado al hecho de que en muchas ocasiones, aunque esto último sea el caso, el alumno no recibe la retroalimentación apropiada, por lo que a pesar de haber cumplido con la tarea, y pese a que no cumple al 100% con las rúbricas indicadas para dicho trabajo, el alumno se queda con la idea de que el trabajo que entregó es el apropiado, debido a esta problemática de no existir una retroalimentación apropiada; y por último, y quizá más importante de los casos, la modalidad online, demanda que el alumno sea en buena medida autodidacta, o que tenga al menos la iniciativa y la habilidad para buscar información propicia y/o tutoriales cuando un tema de los desarrollados en alguno de los módulos no son bien comprendidos. Es debido a esta problemática que existe de manera general al estudiar una licenciatura online, y que en la Universidad del Desarrollo Profesional (UNIDEP), no es excepcional, que se ha decidido desarrollar un proyecto de mejora, que en caso de aplicarse apropiadamente pueda contrarrestar o al menos disminuir la incidencia de bajas en esta modalidad de estudios, debido principalmente a la poca retroalimentación o los largos tiempos de espera que para ello transcurre y que impacta de manera negativa en el alumno, en su desempeño o motivación. El objetivo de este proyecto es apoyar a los alumnos que cursan licenciaturas online, y que han tenido problemas diversos con respecto al prolongado tiempo de espera para recibir respuestas (o la nulidad de estas), ya sea con respecto a dudas, entrega de trabajos o simplemente retroalimentación. En base a la investigación que se va a realizar, la propuesta de solución es contar en el plantel con un área de vinculación (gestoría), de manera que se pueda apoyar a los a alumnos a tener contacto más directo con los profesores y resolver sus dudas en ese momento y no tener que esperar por un tiempo prolongado a que este responda. 4

CAPÍTULO I. DIAGNÓSTICO DE LAS NECESIDADES 1.1. Aplicación de instrumentos En la Universidad del Desarrollo Profesional se cuenta con la modalidad online para aquellos alumnos que quieren o tienen la necesidad de trabajar al mismo tiempo que estudiar. Actualmente se están ofertando un total de siete licenciaturas online, las cuales constan de un plan de estudios de 10 cuatrimestres: licenciatura en administración hotelera y negocios turísticos, licenciatura en ingeniería industrial y de procesos productivos, licenciatura en administración de empresas, licenciatura en pedagogía, licenciatura en educación, licenciatura en derecho y licenciatura en idioma inglés. La problemática que existe de estudiar en esa modalidad es que todo se maneja vía correo electrónico, de los cuales, en diversas ocasiones los alumnos no tienen respuesta. Esto para ellos representa un grave problema, ya que si surge alguna duda en cuanto las materias que están presentando vía online no podrán ser aclaradas por los profesores que se les asigna en dicho curso. Para el área de promoción también surge la problemática, ya que es precisamente esta área la que se encarga no sólo de promover sino, de inscribir a alumnos a las licenciaturas online y si ellos no están obteniendo el servicio que se les ofrece al inscribirse, es precisamente esta área la primera a la que acuden porque no obtienen respuesta de sus profesores. En la plataforma los profesores no manejan horarios en los cuales especifiquen que pueden atender al alumno y así ellos estar pendientes del tiempo en que puedan aclarar sus dudas. Dicha situación surge debido a que, en el caso de la UNIDEP, los profesores que son asignados para proporcionar el servicio online, en ocasiones no son frecuentes al aclarar dudas e inquietudes de los alumnos, y es cuando ellos acuden a los promotores, por ser éstos su primera fuente de proximidad con la universidad,

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desafortunadamente ellos no cuentan con los recursos, información ni herramientas necesarias para brindarles el máximo apoyo, ya que es un área que no les compete. Dentro de las principales inquietudes que los alumnos desean les sean resueltas es el motivo por el cuál, a pesar de haber transcurrido cierto intervalo de tiempo los profesores aún no han calificado, o porque no les han contestado de vuelta los correos. Esto genera una situación complicada, y ocasiona problemas no sólo al área de promoción, sino también a la institución educativa en sí misma, ya que este se convierte en una de las principales causas por las cuales los alumnos se dan de baja, lo cual ocasiona que los números de eficiencia terminal, tanto del área de promoción como de la propia universidad bajen asombrosamente. Lo más lamentable de esta situación problema es que para efectuar el proceso de baja, requiere el envío de la solicitud vía correo electrónico, la cual también tiene el problema de una respuesta tardía, demorándose días o incluso semanas para responder un proceso local, que, en teoría, debería ser mucho más veloz.

1.1.1. Encuesta

En base a la problemática que se presentó, y por lo cual se decidió integrar este proyecto de mejora, se decidió realizar una encuesta a fin de que se pudiera captar las percepciones y sensaciones generales que ocasiona en el cliente (los alumnos de la universidad), las soluciones, consejos y/u orientaciones proporcionadas por el personal del área de promoción, quienes son los primeros en recibir las quejas debido a la falta de consistencia por parte de los profesores que imparten las licenciaturas online. Considerando la tasa de incidencia de dicha situación y la frecuencia semanal con la que algunos alumnos llegaban al área de promoción se proyectó aplicar la encuesta a un total de 20 alumnos que manifestaran hallarse en la situación descrita en la problemática. 6

La encuesta consta de un total de 8 preguntas, en las cuáles se abarcan temas como: edad, periodo de estudios que se está cursando, la opinión individual acerca de poder interactuar mediante redes sociales (principalmente Facebook) con profesores u otros alumnos, sugerencias generales con respecto a implementar mecanismos de mejoras para los estudiantes online, la posibilidad de tener una clase presencial a la semana, indicar una breve descripción de la problemática que experimentaron respecto a la entrega de trabajos, atención de dudas o calificaciones, así como una pregunta final para conocer el grado de satisfacción que han experimentado tras proporcionarles una solución por parte del área correspondiente, esta última pregunta se mide cuantitativamente, yendo en escala del 1 al 5, siendo 1 el menor grado de satisfacción posible (No satisfecho), y llegando hasta el 5, como el mayor grado de satisfacción (Muy satisfecho). El formato de la encuesta como tal se puede apreciar a detalle en el Anexo 1.

1.1.2. Estadísticas

A pesar de haber estimado como proyección la aplicación de la encuesta a un total de 20 personas, sólo se obtuvieron 17 contestadas, debido a que la población de estudio estaba limitada a aquellos alumnos que acudieran al área de promoción solicitando ayuda respecto de la problemática que se ha descrito.

GRADO DE ESTUDIOS QUE CURSA ACTUALMENTE Cuarto, 29.41%

Primero, 70.59%

7

De ellos, el 70.59% (n=12) resultaron ser del primer cuatrimestre y el 29.41% restante (n=5), correspondían al cuarto cuatrimestre. La licenciatura que obtuvo el mayor caso de incidencias fue administración de empresas con un 64.71% (n=11). La mayor parte de los encuestados (88.23%, n=15), indicó que le gustaría existiese mayor interacción entre los profesores y otros alumnos a través de redes sociales. Aunque existieron respuestas diversas, categorizándolas se pudo determinar que la mayor parte de los encuestados (52.94%, n=9) indican que el crear una especie de departamento de asesorías y/o incluyendo una clase regular (no obligatoria) entre semana sería una buena opción para mejorar el apoyo educativo hacia ellos.

Propuestas de apoyo a los estudiantes 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Creación del dpto. de Gestoría

Becas

Seguimiento

Con respecto al hecho de tener una clase presencial a la semana, el 35.29% (n=6) opinó que sí, siempre y cuando no fuese obligatoria; el 29.42% (n=5), opinó únicamente que sí (sin restricciones), mientras que el 35.29% restante (n=6), indicó que no les gustaría o no podrían debido a sus actividades y precisamente por ello se inscribieron en una modalidad online.

8

Opinión sobre clases presenciales 35.00% 30.00% 25.00% 20.00% 15.00% 10.00% 5.00% 0.00% Clase presencial obligatoria

Clase presencial opcional

Sin clases presenciales

Respecto a la problemática, se categorizó en 3 generales, de las cuales destaca con el 64.71% de incidencia (n=11), la nula atención de dudas respecto a temas parciales o totales de la clase que por los métodos convencionales no se lograron comprender; el 35.29% (n=6) destacó que su problemática primordial fue dudas con respecto a la entrega de actividades y/o retroalimentación de las mismas y sólo 2 personas (11.76%) argumentaron que su situación preponderante fue una calificación tardía o dudas acerca del porqué de la ponderación.

Principal problemática en la modalidad online 11%

32%

Dudas sobre temas

58%

Retroalimetación

Calificación

9

1.1.3. Autoevaluación

Tras analizar profundamente, los resultados mostrados por las encuestas revisadas se observa que, tanto desde el punto de vista del cliente (los alumnos), como del área de promoción es necesaria la creación de un sistema de gestoría o vinculación, que sirva como enlace directo entre alumno y maestro, cuando los medios convencionales fallen, así como una capacitación más apropiada hacia el personal que se encuentre laborando, prestando su servicio social y/o realizando prácticas profesionales en el área de promoción, para que éstos puedan dar soluciones, concisas, rápidas y apropiadas hacia los alumnos, y en caso de persistir la problemática, éstos puedan redireccionar o canalizar al alumno hacia la instancia o departamento correspondiente (al de gestoría, en caso de poderse crear). Otra opción viable, que habría que analizar su factibilidad es la de modificar ligeramente el funcionamiento actual de las plataformas, para que sean más amigables y proporcionar a los profesores aplicaciones para sus smartphones que les avisen cuando una nueva asignación se haya entregado, y generar un sistema que incentive a los profesores a dar respuesta oportuna a las dudas generadas, así como a la entrega de calificaciones y retroalimentaciones en un periodo máximo definido. A continuación, se detalla, en forma de lista, los pros y contras de llevarse a cabo la primera propuesta de solución (crear el departamento de gestoría y capacitación respecto de los problemas más comunes, a todo el personal, vinculado al área de promoción): • •

Pros

El capacitar al personal para dar

• •

Contras

El personal del área de promoción

soluciones apropiadas con respecto a

muchas veces no es fijo, por lo que la

la problemática común, aligerará la

capacitación sería muy recurrente y

carga del sistema de gestoría

perdería eficacia en su implementación 10

•

•

Si se crea el sistema o departamento

•

El crear todo un departamento de esta

de gestoría, se podría retener la

magnitud implica un gasto económico

matrícula de la modalidad online por

y técnico un tanto fuerte y habría que

más tiempo y los niveles de satisfac-

evaluar costo-beneficio para poder

ción de los clientes aumentarían

tomar la decisión de crearlo

La creación del sistema de gestoría

•

El sistema de gestoría tendría que

haría que el área de promoción, tenga

contar con un departamento en físico

menos problemáticas de esta índole,

directamente en las instalaciones de

y se pueda concentrar en atraer

la universidad, y operar en horarios

nuevos clientes

prolongados para ser útiles.

Si se optara por la segunda propuesta, consistente en modificar ligeramente la forma operacional de las plataformas y la creación de aplicaciones, que ayuden a reducir los tiempos de espera, el análisis de pros y contras primordiales se detallan en la siguiente lista: • •

•

Pros

Mejorar las interfases, en las platafor-

• •

Contras

A nivel técnico, requiere de muchos

mas educativas y la creación de apli-

costos y tiempos para modificar y

caciones, reducirían significativamen-

crear las aplicaciones específicas de

te los tiempos de espera de los

este tipo por lo cual, logísticamente se

alumnos

vuelve casi imposible a corto plazo

El crear un sistema de estímulo para

•

Para que un sistema de estímulos,

el profesor que entregue calificacio-

debe existir el caso opuesto, pero el

nes, retroalimentaciones y resuelva

volver punitivo un

dudas en tiempos apropiados puede

quienes no cumplan apropiadamente,

resultar atractivo para ellos

hará que para pocos maestros resulte

sistema para

atractivo el trabajar para la UNIDEP •

Una plataforma más amigable y una

•

Nuevamente el tema costo-beneficio

estructura de salones virtuales bien

debe ser evaluado ya que en el corto

consolidados, dan mayor presencia,

o mediano plazo es complicado y difi11

imagen y posible dominio/posiciona-

cílmente sea retribuible la inversión

miento de la universidad en el merca-

que se deba realizar

do de las licenciaturas online

Ambas propuestas pueden resultar útiles para resolver o por lo menos aminorar la incidencia de casos en las problemáticas observadas en la UNIDEP, no obstante, si consideramos que se deben poner a prueba para evaluar si realmente se cumple con el objetivo o no, y viéndolo desde el punto de vista costo-beneficio, resulta mucho menos ...