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La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la información general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y adjetivas, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoría, cumpliendo los estándares definidos para el ef...

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QUE ES : Estudio del archivo parmente de la entidad Base legal de la empresa Informe de la auditoria anterior Organización tributaria Cerrar Tema 6: Estudio del archivo permanente de la entidad.

El Archivo Permanente se refiere a la documentación obtenida de la empresa durante el desarrollo de la Auditoría

Objetivo General

ARCHIVO PERMANENTE: Facilitar la preparación de papeles de trabajo, especialmente para aquellas áreas que requieren la referencia de documentos tales como contratos, dictámenes etc. que regulan operaciones que se extienden a varios períodos.

ESPECIFICOS ARCHIVO PERMANENTE ü Facilitar el proceso de familiarización, a través de un conocimiento general de la entidad. ü Documentar los hallazgos detectados con los criterios técnicos, legales o contables que debieron observarse. ü Servir de fuente de consulta para la planificación de las auditorías. CREACION Y ACTUALIZACION DEL ARCHIVO PERMANENTE DEFINICIÓN Es la recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de información de utilización continua o necesaria para futuras auditorías. Estos documentos, contienen información legal, reglamentaria, organizativa, metodológica, contractual y otras, debidamente clasificada y archivada, relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o más, la cual es de interés y utilización continua para la planificación y ejecución de las auditorías. Esta información debe recopilarse al iniciarse una primera auditoría y actualizarse en las auditorias subsecuentes. El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta información cada año. El archivo permanente debe contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no se refiere exclusivamente a un solo período. Este archivo debe suministrar al equipo de auditoría la mayor parte de la información sobre la entidad para llevar a cabo una auditoría eficaz y objetiva. Contiene información que servirá para auditorias posteriores. Ventajas del Archivo Permanente: Hace posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más riguroso, ya que existe información comparativa con años anteriores. Un más rápido y mejor entendimiento por el auditor de las características principales de la entidad. Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoria. Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar el equipo de auditoria. RESPONSABLES El proceso de creación y actualización es responsabilidad de: Director de Auditoría Interna Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y el apoyo necesario para obtener la información que permita mantener actualizado el archivo permanente. Además debe velar porque la creación y actualización del archivo permanente se efectúe técnicamente, para apoyar el mantenimiento de la base de datos documental de la Contraloría General de Cuentas. Supervisor Debe velar porque el archivo permanente se cree oportunamente cuando es una primera auditoría, y que se actualice en las auditorías recurrentes, en el proceso de familiarización, planificación y ejecución del trabajo de auditoría.

Auditores Deben apoyar al supervisor en la planificación de las auditorías y en la ejecución del trabajo, y velarán porque el archivo permanente se organice y actualice de acuerdo a la metodología implementada. Asimismo, son responsables de obtener toda la información y documentación necesaria durante la ejecución del trabajo, para la actualización del archivo permanente. Funcionarios y empleados de la entidad Deben proporcionar toda la documentación e información en los plazos y forma solicitados por el equipo de auditoría. PROCEDIMIENTO De acuerdo a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental, durante el proceso de las auditorías los auditores están obligados a crear o actualizar el archivo permanente, para lo cual se debe utilizar el siguiente procedimiento: 1 Estructura Para la creación del archivo permanente, se debe tomar como referencia la siguiente estructura básica, la cual no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre otros aspectos, de la naturaleza de la entidad, sus operaciones y las necesidades de información de la Unidad de Auditoría Interna.

1.1) Caratula 1.2) Elaboración del índice La elaboración del índice debe hacerse con base a la estructura y al análisis y clasificación de la información recopilada, cada sección del archivo permanente debe identificar los documentos que contiene, con base en el número correlativo asignado, con el fin de asegurar su fácil localización y control. 1.3) Información general Identificación de la dependencia (programa, proyecto, dirección etc.) - Dirección, teléfono, fax, E mail, etc. - Autoridades superiores y sus generales - Misión y visión institucional. 1.4) Estructura organizacional - Manuales de Organización - Manuales de Funciones - Manuales de Normas y Procedimientos (operativos técnicos, recursos humanos, informática etc.) Organigramas - Ubicación geográfica de programas y proyectos - Integración de unidades ejecutoras por programa 1.5) Leyes y Regulaciones - Ley Orgánica

- Reglamento Orgánico y reglamentos internos - Decretos, acuerdos gubernativos que regulen la entidad 1.6) Planificación de Operaciones - Plan Operativo Anual - Planes de trabajo - Cronogramas de actividades 1.7) Información Administrativa - Extractos de Contratos administrativos (prestamos, donaciones, - fideicomisos, asistencia técnica construcción, arrendamientos, personal etc.) - Extractos de actas de Junta Directiva, de Juntas de Licitación etc ) - Principales políticas institucionales (compras, personal etc.) - Flujogramas de los procesos más importantes (compras, nóminas) 1.8) Información Presupuestaria, Contable y Financiera - Políticas, contables y presupuestarias - Normas presupuestarias - Manuales contables - Manuales de presupuesto - Estados financieros - Estados de ejecución y liquidación del presupuesto - Informes de auditoría - Integraciones de las principales cuentas de activos y pasivos 2 Actualización La actualización del archivo permanente es indispensable para que los auditores se apoyen eficientemente en el proceso de la auditoría. El archivo será de utilidad en la medida que la información que contiene, esté debidamente clasificada y actualizada. La clasificación y actualización de la información del archivo permanente es una actividad que debe estar inmersa en el proceso de toda auditoría. La consulta de la información, permitirá al auditor evaluar la utilidad de la misma para decidir si se desecha, o si por el contrario, debe seguir Figurando. 2.1) Acceso y utilización El archivo permanente, es una de las principales fuentes de evidencia, de consulta constante por parte de los auditores, por lo tanto su acceso o utilización debe estar normado por la Unidad de Auditoría Interna. 2.2) Identificación de la información, análisis, clasificación, y archivo Este proceso deberá delegarse a una persona de la Unidad de Auditoría Interna, quien realizará sus actividades conforme a los procedimientos que establezca el Jefe de la misma. 

Archivo permanente

El archivo permanente de auditoría contiene aquellos papeles de trabajo que conservan su importancia por un periodo de tiempo más o menos largo y hacen referencia a la información general necesaria para el conocimiento de la entidad auditada.

SIMBOLOGÍA DE LOS ARCHIVOS 

ARCHIVO PERMANENTE (A/P)

INSTRUCTIVO DE LLENADO Para el llenado de la “Carátula e índice de Archivo Permanente”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración señalada en este instructivo. 1. Clave asignada al archivo permanente. Se integrará con las siglas de la UAA responsable (SC, si se trata de la Dirección General de Auditoría al Sector Central, o EPOA, si corresponde a la Dirección General de Auditoría a Entidades Públicas y Órganos Autónomos), seguidas de una diagonal y de las siglas del sujeto fiscalizado, de conformidad con el glosario de siglas del Informe de Resultados de la Revisión de la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal del ejercicio que corresponda. 2. Número de carpeta correspondiente. 3. Número total de carpetas de archivo permanente del sujeto fiscalizado. 4. UAA que integró el archivo permanente 5. Nombre del sujeto fiscalizado a que corresponde el archivo permanente. 6. Dirección y teléfonos del sujeto fiscalizado. 7. Principal actividad del sujeto fiscalizado. 8. Fecha de integración del archivo permanente. 9. Fecha de la última actualización efectuada al archivo permanente. 10. Documentos del archivo permanente correspondientes a cada rubro (antecedentes; organización; operación; información jurídica, administrativa y fiscal; información financiera; información programática y presupuestal; y revisiones de órganos internos de control, auditorías externas y de otras instancias). 11. Número de carpeta en que se encuentra la información referida. 12. Número de páginas de cada documento. Tema 7: Base Legal Base legal para la constitución de una empresa 1. Aprobación del nombre o razón social de la empresa, en la Superintendencia de Compañías, Disponibilidad de razón Social. 2.- Apertura de la cuenta de integración de capital, en cualquier banco de la ciudad. 3.- Elevar a escritura publica la constitución de la empresa, en cualquier notaria.

4.- Presentación de 3 escrituras de constitución con oficio firmado por un abogado de la Superintendencia de Compañías o en las ventanillas únicas. 5.-La Superintendencia de compañías en el transcurso de 48 horas como máximo puede responder. 6.- Debe publicar en el periódico de amplia circulación en el domicilio de la Empresa por un solo día, (se recomienda comprar tres ejemplares de extracto: 1 para registro mercantil, otro para la Superintendencia de Compañías y otro para la empresa. 7.- Debe sentar razón de la resolución de constitución en la escritura, en la misma notaria donde obtuvo las escrituras. 8.- Afiliarse a la cámara de Turismo de acuerdo al objeto de la compañía. 9.- Inscribir las escrituras en el registro mercantil, para ello debe presentar; 3 escrituras con la respectiva resolución de la Superintendencia de Compañías ya sentadas razón por la notaria; publicación original del extracto y certificado original de la cámara de la producción correspondiente. 10.- Inscribir los nombramientos del representante legal y administrador de la empresa, para ello debe presentar: acta de junta general en donde se nombran al representante legal y administrador y nombramientos originales de cada uno. 11.- Obtención del RUC en el servicio de rentas internas. 12.- Registro de la empresa en historia laboral del IESS.

Definición de Bases legales Las Bases legales son una serie de documentos de carácter oficial que se utilizan para prevenir a las dos partes implicadas en una promoción online: la marca y el participante. Se utilizan para detallar todos los aspectos de carácter legal de un concurso, además de detalles adicionales como la procedencia, el desarrollo de este y todos los aspectos que puedan resultar de interés para cualquier interesado. Por lo general, recopilan una serie de aspectos fundamentales para anular las dudas de los participantes. Los aspectos que suelen cubrirse en estas bases son los que vamos a listar a continuación:  Descripción del concurso o promoción.  Fechas entre las que se mueve.  Mecánicas del concurso o promoción.  Ubicación y duración de la promoción.  Protección de datos de los participantes.  Normas de seguridad.  Límites de responsabilidades.  Normas adicionales.  Procedimiento de resolución de conflictos. Son, sin duda, un elemento que no debe faltar cuando se pone en marcha una campaña promocional en las líneas de un concurso o un sorteo. Es altamente recomendable, por no decir obligatorio, que se introduzcan acompañando al desarrollo y las explicaciones correspondientes para los participantes a la hora de establecer las normas. Su carácter y contenidos pueden ser variables en función del país donde se lleve a cabo la iniciativa. Tras la normativa implantada en la Unión

Europea, por ejemplo, es necesario dedicar un epígrafe a hablar sobre la Ley de Protección de Datos (LPD) y el consentimiento explícito que deben dar ambas partes.

Para qué sirven las Bases legales La finalidad de las Bases legales es detallar una información de necesidad a los participantes de un sorteo o concurso. Sirven para que estos sepan cómo se procede, cuáles son los plazos que se manejan y cuáles son todas las normas que lo rigen; como también para que, en caso de haber cualquier tipo de incidencia, no surjan problemas con la audiencia por la realización de movimientos de dudosa fiabilidad.

Más información sobre las Bases legales Dado que son algo que depende tanto de la web en la que van a figurar como del país donde esta se ubique, hay mucho que leer sobre las bases legales, sobre todo a la hora de tratar de establecer unas que sean robustas y bien explicativas. Debido a esto, te dejamos dos interesantes enlaces que pueden ayudarte a conocer un poco más sobre ellas y su implementación en concursos:

Tema 8: Informe de la auditoria anterior.

Informe de auditoría

Tema 9: Organización contable y tributaria...