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UNIVERSIDADE POTIGUAR - UnP PRÓ-REITORIA ACADÊMICA ESCOLA DE GESTÃO E NEGÓCIOS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

RELATÓRIO DE DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ORGANIZACIONAL DA MICRO EMPRESA CARIMBOS E CIA

NATAL 2017

RELATÓRIO DE DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ORGANIZACIONAL DA MICRO EMPRESA CARIMBOS E CIA

Relatório de diagnóstico da situação organizacional apresentado ao curso de graduação em Administração da Universidade Potiguar, como atividade acadêmica avaliativa da disciplina de Projeto Interdisciplinar III. Orientador: Prof.

Natal 2017

SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO..........................................................................................................3 2 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA........................................................................5 3 DESENVOLVIMENTO...............................................................................................6 3.1 ANÁLISE SWOT.....................................................................................................6 3.2

DIAGNÓSTICO

GERAL..........................................................................................7 3.2.1 Estratégia e planos............................................................................................8 3.2.2 Pessoas, saúde e segurança............................................................................8 3.2.3

Mercado,

clientes

e

marketing........................................................................10 3.2.4 Finanças e custos............................................................................................11 3.2.5

Gestão

de

processos.......................................................................................12 3.2.6

Gestão

socioambiental....................................................................................13 3.2.7 Fornecedores e parcerias...............................................................................14 3.3 DIAGNÓSTICO ESPECÍFICO..............................................................................14 3.4

PLANO

DE

AÇÃO

(5W2H)....................................................................................16 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS....................................................................................23

1 INTRODUÇÃO Existem dois tipos de Consultoria Empresarial: a consultoria interna e a externa. Ambas as atividades são o fornecimento da prestação de um serviço realizado por profissional qualificado e com conhecimento técnico. Seu principal propósito é dar uma visão geral da situação da empresa, ou seja, um diagnóstico da saúde da empresa, identificando os problemas e buscando soluções para resolvelos. Rosa (2002 p.186) define que consultoria “por natureza se baseia na prestação de um conselho, num método de diagnosticar um problema ou oportunidade para pensar e agir num modelo de ajuda para delinear alternativas e apoiar decisões”. Dessa forma, consultoria consiste basicamente em direcionar ou dar um planejamento para um melhor desempenho funcional da empresa. Entende-se por diagnóstico organizacional, segundo Oliveira (2006) nos processos de mudanças organizacional, é um dimensionamento ou uma avaliação que se faz sobre o estado atual da organização, com o intuito de se determinar às condições necessárias para se chegar a um novo estado, mais desejável do que o atual. O processo de elaboração do diagnóstico organizacional é realizado através da coleta de informações obtidas a partir da percepção do consultor com relação à realidade da empresa, assim como, as respostas dadas pelo proprietário ou pelos funcionários, em função das características da mesma. "Diagnóstico empresarial é o levantamento e análise das condições de uma empresa com a finalidade de se avaliar qual é o seu grau de saúde ou eficiência". (ROSA, 2001, p. 05). O desenvolvimento do diagnóstico é muito importante para a elaboração de um plano de ação que melhore o desempenho organizacional da empresa, por isso a coleta de dados deve ser realizada de forma precisa para que o conhecimento das dimensões da empresa seja alinhado com a realidade organizacional. O presente trabalho realizou uma pré-consultoria na Microempresa Carimbos e CIA, ou seja, um levantamento de dados, para dar um diagnóstico realista da situação da empresa em questão. Para isto realizou-se um diagnóstico organizacional na empresa objeto de estudo. A metodologia aplicada foi a pesquisa descritiva com a coleta de dados primários através de entrevista presencial com o gestor e os funcionários da empresa. A ferramenta utilizada para o diagnóstico fez um levantamento de dados sobre as dimensões da empresa, aplicando notas de 0 a 4 para avaliar onde se

encontra

os

maiores

graus

de

relevância

dentre

as

áreas

estudadas.

Posteriormente, através de planilhas realizou-se uma análise das dimensões organizacionais, tais ações foram efetuadas com o intuito de fazer um levantamento de atividades e proceder com as mudanças necessárias na empresa-caso. O diagnóstico reuniu informações básicas para a análise de mercado, das ameaças e oportunidades dos pontos positivos e negativos com relação a organização. A partir dessas informações foi criado um diagnóstico organizacional com as seguintes áreas: estratégias e planos, pessoas, saúde e segurança do trabalho, clientes e marketing, finanças e custos, tecnologia da informação, gestão de processos, gestão ambiental e fornecedores e parcerias. Para o complemento da análise, foi desenvolvido um estudo através da análise SWOT. A análise SWOT consiste em fazer uma análise ambiental, caracterizados

pelos

ambientes

interno

(forças

e

fraquezas)

e

externos

(oportunidade e ameaças), sendo assim esse sistema é destinado a posicionar ou verificar a posição estratégica da empresa no ambiente em que está inserido. Desta forma colheu-se informações que propiciaram a criação de cenários no mercado a qual a empresa pertence, e criou-se uma estratégia organizacional mais adequada à realidade da Carimbos e CIA. A consultoria contemplará posteriormente ao diagnostico, um plano de ação fundamentado nos dados obtidos nas etapas anteriores da consultoria. Através desses dados, será possível obter as informações necessárias para aplicação da ferramenta de planejamento 5W2H, que descrimina como serão realizadas essas ações. Esta atividade de pré-consultoria tem como objetivo transmitir ao empresário, de forma clara e eficiente as condições atuais de todas as dimensões da empresa, e se identificando a necessidade, apresentar propostas de soluções viáveis para a realização de um plano de ação que compreenda todos os aspectos organizacionais, afetando positivamente no desenvolvimento das dimensões em questão. Estas ações vão atuar de forma que auxiliem no crescimento da empresa, para que a mesma possa se tornar mais competitiva frente o mercado, desempenhado de forma eficiente suas atividades e buscando cada vez mais uma melhor rentabilidade.

2 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA A empresa objeto de estudo de caso do presente trabalho é uma microempresa, cuja razão social é José Nogueira Junior, inscrita no CNPJ: 05.533.429/0001-68, que atende pelo nome fantasia “Carimbos & CIA”, localizada na Avenida Presidente Bandeira, 348, Alecrim, Natal/RN. O segmento da empresa é de papelaria e artigos de escritório, iniciou suas atividades em 12 de maio de 2014 no bairro do Alecrim, pelo atual proprietário mais dois funcionários. O foco principal da empresa é a elaboração e venda de carimbos e acessórios de papelaria, porém com a necessidade de aumentar as vendas e pelas exigências dos clientes, passou a incluir acessórios e serviços de informática no seu mix de produtos. O gestor da empresa zela pela qualidade de seus produtos, na qualidade do atendimento e na praticidade dos serviços tenta sempre oferecer de forma eficiente os produtos que seus clientes desejam e/ou procuram. A empresa possui estrutura organizacional simples, distribuída por uma área destinada ao estoque a qual também são elaborados os carimbos, e a área de atendimento ao cliente e vendas que é composta por balcões de atendimento e as prateleiras de exposição dos produtos.

Atualmente, a empresa não possui

definições de visão, missão e valores e também não existe um organograma definido. A empresa possui atualmente uma funcionária que exerce atividade semanal de segunda a sexta que está ligada a execução das atividades diárias, desde a organização de estoque ao controle de caixa. A execução das atividades é distribuída da seguinte forma: o administrador juntamente com sua funcionaria são responsáveis pelo atendimento ao cliente e pela organização física da loja, assim como, no controle dos estoques, reposição de produtos. A funcionária é responsável por executar tarefas como: recepção do cliente, demonstração dos produtos, serviços de informática (xerox, boletos, impressões) e também recebimento e controle de caixa. Já o proprietário, é responsável pela elaboração dos carimbos, e realiza as compras de mercadorias, além de exercer as mesmas atividades da funcionária no sábado. O relacionamento comercial entre a empresa e o cliente começa através da necessidade do produto ou serviço oferecido, e é efetivado com a ida do cliente

ao estabelecimento e efetuando o ato da compra, desta forma a operação comercial é realizada sem intermediários, ou seja, é feito entre o cliente a empresa diretamente. 3 DESENVOLVIMENTO

3.1 ANÁLISE SWOT A Análise SWOT é uma ferramenta de avaliação, que tem como objetivo oferecer uma visão geral do posicionamento e das características da empresa. Através dessa analise pode-se identificar as oportunidades e ameaças que a empresa precisa observar no ambiente externo (não controláveis), e os pontos fortes e pontos fracos que caracterizam o ambiente interno da empresa (controláveis). Também faz parte das características da Análise SWOT a identificação dos fatores que influenciam as funções da organização, o que auxilia na elaboração de um planejamento estratégico, além de identificar informações que não são observadas na planilha de diagnóstico organizacional aplicada. AMBIENTE INTERNO PONTOS FORTES • Localização • Organização • Matéria prima barata • Mix de produtos • Qualidade dos produtos

PONTOS FRACOS • Quantidade de funcionários • Fachada • Acessibilidade • Estacionamento AMBIENTE EXTERNO

OPORTUNIDADES • Licitações • Alianças estratégicas

AMEAÇAS • Concorrentes • Crise financeira do país • Produto substitutos (tecnologia) • Guerra de preços

Quadro 1: Análise SWOT da empresa Carimbos e CIA. Fonte: Pesquisa primária (2017).

Através da análise detalhada foi possível identificar que, os pontos fortes foram a localização, por se encontrar no centro comercial da cidade, onde se identifica um grande fluxo de pessoas todos os dias. Também se identificou uma boa organização interna, com relação a distribuição dos produtos, determinação das funções e layout interno. Outros pontos fortes identificados, foram o mix e qualidade dos produtos, que se caracterizam como uma das principais vantagens competitivas. Por fim, se destaca o baixo custo da matéria prima, o que dar maior margem de lucratividade em cada produto. A empresa também apresentou alguns pontos fracos, são estes: quantidade insuficiente de funcionários, o que pode ocasionar em sobrecarga de funções para a única funcionária, comprometendo a eficiência, a qualidade do serviço e do atendimento ao cliente. Outros aspectos negativos são a falta de estacionamento e uma comunicação visual falha (fachada deteriorada) o que pode levar a perca de clientes para os concorrentes, assim como, a acessibilidade que limita ao acesso de cadeirantes e pessoas idosas. Entre as oportunidades, existe a de criação de alianças estratégicas, junto a outras empresas (escolas, universidades, hospitais, cartórios entre outros), gerando a oportunidade de estabelecer por exemplo, um contrato de prestação de serviço, no modelo de “leasing”, que é o arrendamento de mercadoria, e também a participação em licitações com órgãos públicos, o que geraria uma receita fixa para a empresa. Com

relação

as

ameaças,

foram

identificados

alguns

aspectos

importantes como os concorrentes diretos e indiretos localizados na mesma região, com o destaque que nenhum concorrente contempla o mesmo mix de produtos da empresa, juntamente a isso, tem a ameaça da guerra de preços que pode afetar nas receitas, dessa forma na rentabilidade do negócio. Porém, uma das maiores ameaças ao ramo de carimbos é a entrada de produtos substitutos (certificado digital) podendo levar ao desuso do produto. E o aspecto mais abrangente é a queda nas vendas ocasionada pela crise econômica que é enfrentada no país.

3.2 DIAGNÓSTICO GERAL

O diagnóstico organizacional caracteriza-se como a primeira etapa do processo de consultoria, que consiste em um levantamento de dados primários e análise do momento em que se encontra a empresa, através do estudo das potencialidades e dificuldade encontradas na gestão do empreendimento, com base nas sete dimensões da empresa em estudo. Esse diagnóstico tem como objetivo dar um direcionamento estratégico à organização, de modo que possa desenvolver melhor suas funções e atividades. 3.2.1

Estratégia e planos A estratégia organizacional caracteriza-se como a definição da postura

que será adotada pela organização para alcançar suas metas e objetivos, a curto, médio e longo prazo, e de que forma serão geridas e avaliadas durante o processo de gestão. Essa definição consiste em um planejamento a parti do estudo das possíveis contingências, para maximizar a eficiência e eficácia das decisões que forem tomadas pela gestão da empresa. Um exemplo do que é elaborado dentro da estratégia empresarial, são a missão, visão e valores. De acordo com Chiavenato (2003, p. 234) “Em termos empresariais, pode-se definir a estratégia como a mobilização de todos os recursos da empresa no âmbito global visando atingir os objetivos a longo prazo”. Ter esse aspecto como característica funcional, é de extrema importância para a geração de vantagens competitiva para a organização, dessa forma, auxiliando o crescimento interno da mesma frente as exigências dos clientes e a concorrência. Na empresa estudo de caso, foi identificado um bom conhecimento de mercado por parte do responsável, porém não possui experiência na área (01.01), não utiliza nenhum tipo de estratégia ou plano de negócio que contenha desde a missão, visão e valores (01.04), não existe um plano de compra ou controle de produção em relação as expectativas de vendas (01.08). Além das dificuldades citadas anteriormente, o cenário atual do mercado, torna esses aspectos da dimensão de alta relevância, dessa forma, a análise da dimensão mostra que a mesma tem contribuído de forma negativa para o desenvolvimento da empresa, comprometendo diretamente nas atividades e operações da empresa, e para a sua manutenção no mercado, correspondente com o desempenho que foi 3,6.

3.2.2 Pessoas, saúde e segurança O fator humano nas organizações é de extrema importância para que a mesma tenha sucesso na sua área, pois são as pessoas as responsáveis pela gerencia e execução das atividades, assim como a criação de uma cultura e clima organizacional. A gestão dessa dimensão na empresa pode influenciar de forma direta no desenvolvimento que a empresa terá ao longo de suas atividades, isso porque a empresa é um organismo vivo, que tem dependência e influência direta das pessoas que a compõem. Dessa forma, sabe-se que é preciso ter muito cuidado no

desenvolvimento

das

pessoas

dentro

de

uma

organização,

ter

um

acompanhamento das novas tecnologias e investir na qualificação dos seus colaboradores, para que possa ser extraído o melhor de cada pessoa que faz parte da empresa, fazendo com que a ela se torne forte e competitiva no mercado, e possa ser referência no seu segmento. Para que esse fator se torne uma vantagem para a organização é preciso, no entanto, que a saúde e a segurança do colaborador sejam prioridade nos valores da empresa. O QVT tem uma importância direta na motivação do colaborador, e isso promove uma significativa melhora no desempenho operacional, pois quanto mais motivado, melhor será a autoestima do colaborador, gerando resultados cada vez mais positivos. E essa é a maior dificuldade das organizações, oferecer um ambiente que seja saudável e seguro para a execução das atividades sem riscos a sua saúde. Para Filho (2007, p. 32) “A mão de obra deixou de ser considerada como um simples recurso ou insumo dos processos produtivos e passou a ser valorizada, pois é ela que tem a responsabilidade de gerenciar ações empresariais”. Sendo assim, as pessoas são vistas como fatores responsáveis pelo controle das empresas, agentes de transformações e melhorias que levam as organizações ao sucesso esperado. A dimensão em questão não tem atendido as expectativas de forma positiva dentro da organização, tendo em vista que apenas um aspecto dessa dimensão da empresa está com nota dentro da margem positiva, que é a clareza na definição e comunicação das funções e responsabilidades aos colaboradores (02.04), em detrimento de haver apenas um funcionário dentro da organização. Um dos aspectos negativos identificados na dimensão é a aparente falta de valorização

pelos serviços prestados pelo funcionário, e de incentivo pelo desenvolvimento profissional do colaborador (02.15). Porém, o pior aspecto dentro da dimensão é a falta de receptividade de sugestões e críticas por parte do gestor com relação a seus colaboradores (02.02). De acordo com as informações obtidas através do diagnóstico de pessoas, saúde e segurança dentro da empresa, e levando em consideração os dados anteriormente citados, a empresa Carimbos e CIA não obteve uma nota positiva e satisfatória no aspecto em questão. Assim, a análise feita indica que a empresa precisa de algumas intervenções e melhorias pontuais nessa dimensão pois a mesma não tem contribuído para o desenvolvimento da empresa, como visto na nota da dimensão, que foi 4,6. 3.2.3 Mercado, clientes e marketing O estudo do mercado de forma geral, está ligado as estratégias destinadas ao desenvolvimento das vendas, que exerce papel de extrema importância na área de vendas, a qual pertence a empresa avaliada no estudo. A principal função do marketing na organização, é constituir uma relação de troca (bens e serviços) que favoreça tanto o cliente como a empresa. Dessa forma o marketing se torna um processo de sentido duplo, dando condição de oferecer o produto certo para o cliente certo, assim, maximizando as vendas, os lucros e a satisfação dos clientes. Sendo assim, a falta de gestão dessa ferramenta, ou quando utilizada da forma errada, pode comprometer todo um plano estratégico e desperdício de operações na empresa. Segundo Las Casas (2001, pg. 26): Marketing é a área do conhecimento que engloba todas as atividades concernentes às relações de troca, orientadas para a satisfação dos desejos e necessidades dos consumidores, visando alcançar determinados objetivos de empresas ou indivíduos e considerando sempre o meio ambiente de atuação e o impacto que essas relações causam no bem-estar da sociedade.

No contexto geral, a avaliação da dimensão em questão apresentou uma pontuação relevante, considerando que a empresa está no ramo de comercio e serviço, e esta dimensão é de alta relevância para o sucesso da organização. Dentre as características que tornam a empresa líder local do segmento, está nas vantagens competitivas que a mesma tem frente aos concorrentes, como por exe...