Resumen Administración 1 Harold Koontz PDF

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Capítulo 1: Administración: Ciencia, teoría y práctica La administración es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas específicas de manera eficaz. -

Gerentes: personas que realizan las funciones gerenciales de planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar. La administración se aplica a cualquier tipo de organización También se adjudica a los gerentes de todos los niveles organizacionales La meta de todos los gerentes es la misma, crear valor agregado. La administración se ocupa de la productividad, lo que supone efectividad y eficiencia y la suma de ambas para lograr la eficacia.

Organización: Grupo de personas que trabajan en conjunto para crear valor agregado. En organizaciones lucrativas este valor es igual a “utilidades” y en organizaciones “no lucrativas” es la satisfacción de necesidades. Funciones de la administración: una organización útil y clara del conocimiento facilita el análisis de la administración. Son cinco funciones gerenciales: Planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar. Es importante también recordar que evidentemente los gerentes no pueden realizar bien sus tareas a menos que comprendan y respondan a los muchos elementos del ambiente externo que afectan a sus áreas de operación La administración como elemento esencial: Los gerentes los responsables de actuar de manera que permitan a los individuos contribuir de la mejor forma al logro de los objetivos del grupo. Una empresa es un negocio, una dependencia gubernamental, un hospital, una universidad o cualquier otro tipo de organización. Funciones gerenciales a diferentes niveles organizacionales: Los gerentes de alto nivel dedican más tiempo a planear y organizar; en dirigir ocupan más tiempo los supervisores de primera línea. La diferencia en el tiempo dedicado a controlar varía un poco para los gerentes de los diversos niveles. Habilidades gerenciales y jerarquía organizacional: Robert Katz identificó tres tipos de habilidades de los administradores: -

Habilidades técnicas: de máxima importancia para los supervisores. Habilidades humanas: Son útiles en las interacciones frecuentes con subordinados. Habilidad conceptuales y de diseño.

El la alta gerencia las habilidades conceptuales, de diseño y humanas son especialmente valiosas, mientras que las técnicas son relativamente poco necesarias. Se supone, sobre todo en compañías grandes, que los directores ejecutivos pueden utilizar las habilidades técnicas de sus subordinados; sin embargo, en empresas más chicas la experiencia técnica es la más importante. La meta de todos los gerentes y las organizaciones: se suele decir que la meta de los gerentes de las empresas lucrativas es obtener utilidades, pero para muchas empresas una meta importante es el aumento a largo plazo del valor de sus acciones comunes.

Características de compañías excelentes y más reconocidas: Thomas Peters y Robert Waterman identificaron 43 compañías que consideraron “excelentes”. Dentro de estas identificaron ocho características de excelencia: -

Estaban orientadas a la acción Aprendían sobre las necesidades de sus clientes Promovían la autonomía gerencial y el espíritu emprendedor. Lograron la productividad al prestar mucha atención a las necesidades de su gente Eran impulsadas por una filosofía de compañía basada, a menudo, en los valores de sus líderes. Se enfocaban al negocio que conocían mejor Tenían una estructura de organización simple con un mínimo de personal. Eran centralizadas y descentralizadas, según se requiriera.

Dos años después se volvieron a examinar estas compañías y se supo que aproximadamente 14 de estas no cumplían bien con varias de estas ocho características, y nueve mostraron disminución de sus ingresos. Si bien este análisis fue entonces criticado, pudo reflejar que el éxito puede ser sólo transitorio y exige un trabajo duro y constante para adaptarse a los cambios en el ambiente. Cómo adaptarse a los cambios en el siglo XX!: adoptando avances tecnológicos, tendencias en globalización y un enfoque en el espíritu emprendedor: 1. Tecnología: especialmente las de información. Internet posibilita la comunicación y el comercio rápido y eficiente entre todo el mundo. La administración debe ser eficaz para que esta se aproveche al máximo. La tecnología en general es una tendencia en aumento que crea oportunidades para nuevas formas de organización que requieren nuevas capacidades administrativas. 2. Globalización: la OMC es una organización paraguas (1995) que gobierna el comercio internacional. Las ganancias de la globalización no sólo benefician a las corporaciones occidentales, sino que también generan mayores ingresos para personas de países en rápido desarrollo. 3. Espíritu emprendedor:. Para las compañías este espíritu es esencial para el éxito y supervivencia de estas en mercados cada vez más competitivos. Es un proceso creativo enfocado en la noción de identificar oportunidades de mercado y necesidades no satisfechas. Productividad, eficacia, efectividad y eficiencia: Hoy en día, otra forma de ver la meta de los gerentes es que deben elevar la productividad. Esto es visto como una urgente necesidad por gobiernos, industrias y universidades. Productividad: Cociente producción-insumos dentro de un periodo, considerando la calidad

𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 =

𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑐𝑖ó𝑛 (𝐷𝑒𝑛𝑡𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑢𝑛 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜, 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑖𝑑𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑𝑜 𝑙𝑎 𝑐𝑎𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑) 𝐼𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜𝑠

Las compañías utilizan varios tupos de insumos, como mano de obra, materiales y capital. La productividad total de los factores combina varios insumos para llegar a un solo compuesto.

Efectividad: El logro de los objetivos. Eficiencia: Logro de los fines con el mínimo de recursos Administrar: ¿Ciencia o arte?: Administrar, como muchas prácticas, es un arte; Sin embargo el conocimiento organizado que lo subyace, es una ciencia (En este caso, ciencia y arte son mutuamente complementarios y no excluyentes). Evolución del pensamiento administrativo: Hay muchos enfoques sobre la administración que integran la “jungla de la teoría de la administración” Administración científica Frederick W Taylor: Padre de la administración científica, elevó la productividad mediante mayor eficiencia en la producción y mejor pago para los trabajadores al aplicar el método científico. (Utilizó la ciencia, creó la armonía y la cooperación de grupo, el logro de una producción optima y el desarrollo de los trabajadores) Henry L Gantt: Pedía la selección científica de los trabajadores y la cooperación armoniosa entre mano de obra y administración. Desarrolló la gráfica Gantt Insistió en la necesidad de la capacitación. Insistió en la necesidad de la capacitación. Frank y Lilian Gilberth: Frank conocido por sus estudios de tiempos y movimientos. Lilian, psicóloga industrial, se enfocó en aspectos humanos de trabajo y la comprensión de las personalidades y necesidades de los trabajadores. Teoría de la administración operacional moderna Henri Fayol: Conocido como el padre de la teoría de la administración moderna. Dividió las actividades industriales en seis grupos: Técnico, comercial, financiero, de seguridad contable y gerencial. Reconoció la necesidad de enseñar administración. Formuló 14 principios de la administración como autoridad o responsabilidad, unidad de mando, cadena de escala, y esprit de corps.

Ciencias del comportamiento Hugo Munsterberg: Aplicación de la psicología de la industria y administración. Walter Dill Scott: Aplicación de la psicología a la publicidad, el marketing y el personal. Max weber: Teoría de la burocracia. Vilfredo Pareto: Conocido como el padre del enfoque de los sistemas sociales a la organización y la administración.

Pensamiento administrativo moderno Peter F Drucker : Escritor muy prolífico, se dedic´a temas generales de administración W. Edwards Deming: Introdujo el control de calidad en Japón.

Laurence Peter: Observó que con el tiempo las personas son promovidas a un nivel en el que son incompetentes. Wiliam Ouchi: Analizó determinadas prácticas gerenciales japonesas adaptadas al ambiente estadounidense. Thomas Peters y Robert Waterman Jr: Identificaron las características de las compañías que consideraron excelentes. FREDERICK TAYLOR Y LA ADMINISTRAICÓN CIENTÍFICA: Encontró que los principios fundamentales que subyacían al enfoque científico son: -

Reemplazar las reglas impositivas con ciencia. Lograr armonía en la acción de grupo. Lograr la cooperación de los seres humanos. Trabajar para obtener la producción máxima. Desarrollar a todos los trabajadores al mayor grado posible para su propia prosperidad y la de la compañía.

HENRI FAYOL, EL PADRE DE LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN MODERNA Identificó catorce principios administrativos que pueden ser flexibles, no absolutos y útiles sin importas las condiciones cambiantes. Algunos son: -

Autoridad y responsabilidad: Están relacionadas y la segunda es consecuencia de la primera. Unidad de mando: ordenes de un único superior Cadena de escala: cadena de superiores (De los más altos hasta los más bajos) Sprit de corps: “La unión hace la fuerza”, destaca la necesidad del trabajo en equipo y la importancia de la comunicación..

ELTON MAYO Y F. J.ROETHLISBERGER, Y LOS ESTUDIOS HAWTHORNE Luego de analizar un estudio aplicado en la planta Hawthorne sobre la determinación del efecto de la iluminación y otras condiciones sobre los trabajadores y su productividad, concluyeron que los factores eran los responsables de los cambios en la productividad, factores sociales como la moral, las relaciones satisfactorias entre los miembros de un grupo de trabajo y una administración efectiva (que considera y comprende el comportamiento humano). Surge entonces el fenómeno basado en que las personas sean notadas y se llamó “el efecto Hawthorne) Modelos de análisis administrativo: ¿Una jungla de teorías administrativas? Se han creado a lo largo de la historia tantos enfoques sobre el análisis de la administración que se ha creado una confusión. Harold Koontz llamó a esta situación “la jungla de la teoría de la administración”.

Capítulo 7: Naturaleza de la organización, espíritu emprendedor y reingeniería La función gerencial de organizar es básicamente diseñar y mantener los sistemas de funciones. Para que esta exista y sea significativa para las personas, debe incorporar: 1. Objetivos verificables que son una función importante de la planeación. 2. Una idea clara de las principales obligaciones o actividades involucradas, 3. Un criterio claro de la función o una autoridad para que la persona que la desempeña sepa lo que puede hacer para alcanzar las metas. Para que una función opere con efectividad deben tomarse las medidas que proporcionen la información y las herramientas necesarias para su desempeño: -

Identificar y clasificar actividades necesarias Agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos Asignar cada grupo a un gerente con la autoridad necesaria para supervisarlo Proveer de la coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional.

Organización es un término que suele utilizarse sin precisión. Para la mayoría de los gerentes es la estructura intencional y formal de funciones o puestos. Organización formal e informal: (Se da implícitamente en casi todas las organizaciones

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Organización formal: Estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada Organización informal: Red de relaciones interpersonales que surgen cuando los individuos se asocian entre sí.

División organizacional: El departamento: Están establecidos mediante la organización y son áreas, divisiones o unidades específicas de una organización sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeño de las actividades establecidas. Niveles organizacionales y la gestión administrativa: Los niveles existen para que sea más eficaz la supervisión de personas, por lo que cada nivel tiene un supervisor.

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Organización con ámbitos estrechos: tienen supervisión estrecha, control estricto y comunicación rápida en niveles, pero los superiores tienden a involucrarse mucho en el trabajo de subordinados, hay muchos niveles administrativos lo que genera altos costos y mucha distancia entre los altos bajos y altos. Organización con ámbitos amplios, los supervisores están obligados a delegar, deben establecer políticas claras, es necesario seleccionar a los subordinados con sumo cuidado, sin embargo en esta tendencia los supervisores están sobrecargados de trabajo, hay riesgo de que el superior pierda el control y se requiere una administración de calidad excepcional.

Problemas con los niveles organizacionales: La división de actividades en departamentos y la creación de múltiples niveles en sí no es del todo deseable porque: 1. Los niveles son costosos ya que se deben asignar más esfuerzos y dinero para administrarlos (Se les llama gastos indirectos, carga o gastos generales y administrativos) 2. Lo niveles complican la comunicación: Tienen más dificultad para comunicar sus objetivos, planes y políticas hacia abajo que una horizontal donde el gerente principal se comunica con sus empleados de manera directa. 3. Muchos departamentos y niveles complican la planeación y el control: por ejemplo, los planes y controles hechos en niveles altos, pierden coordinación cuando son aplicados en niveles más bajos, lo que dificulta su ejecución y la comunicación. Postura de la administración operativa un enfoque situacional: El principio de ámbito de la administración establece que hay un límite a la cantidad de subordinados que un gerente puede supervisar con efectividad, pero la cantidad de subordinados que un gerente. Factores que determinan un ámbito efectivo: Ámbitos estrechos (mucho tiempo dedicado a subordinados): -

Poca o ninguna capacitación de los subordinados Delegación de autoridad inadecuada o poco clara Planes poco claro para operaciones no repetitivas Objetivos y estándares no verificables Cambios rápidos en ambientes internos y externos Reuniones ineficaces Gerentes incompetentes y no capacitados

Ámbitos amplios (Poco tiempo dedicado a los subordinados): -

Plena capacitación de los subordinados Delegación clara y tareas bien definidas Planes bien definidos para tareas repetitivas Objetivos verificables que se emplean como estándares Reuniones eficaces Gerentes competentes y capacitados

Necesidad de equilibro: Para que no hayan problemas de comunicación, masividad de niveles y gerentes con muchos subordinados a quienes supervisar, se requiere un equilibro preciso de todos los factores pertenecientes a una situación determinada. Ambiente organizacional para el espíritu emprendedor e Intraemprendedor: debe buscarse un compromiso con la innovación sistemática, una actividad específica de los emprendedores. La esencia del espíritu emprendedor está en la creación, la orientación a malas oportunidades y la innovación. Los gerentes emprendedores dentro de las organizaciones identifican nuevas

oportunidades de mercado para sus compañías y desarrollan productos nuevos o mejores para aprovechar estas oportunidades. El Intraemprendedor y el emprendedor: El Intraemprendedor opera dentro del ambiente organizacional, se enfoca en la innovación y la creatividad, y transforma un sueño o una idea en un proyecto rentable. El emprendedor designa a una persona creativa e innovadora que puede trabajar tanto dentro como fuera de la organización previamente establecida. Crear un ambiente para el espíritu empresarial: Crear un ambiente para ambiente en que un grupo logre sus metas es una responsabilidad gerencia, por lo tanto los administradores deben promover las oportunidades para que los emprendedores utilicen su potencial de innovación (Asumirán riesgos personales y estos deben tolerarse). Las personas innovadoras a menudo tienen ideas contrarias a la prudencia, ideas que no son apreciadas ni bien aceptadas en la mayoría de los casos, por eso algunas personas salen de las compañías y crean sus propias empresas. Para hacer frente a este creciente interés por el espíritu emprendedor, más universidades han empezado a impartir materias relacionadas. Innovación y espíritu emprendedor: Los emprendedores tienen ideas creativas, usan sus capacidades y recursos administrativos para satisfacer necesidades identificables en el mercado. La innovación notable no es sólo cuestión de buena fortuna: Para obtener resultados se requiere, en primer lugar, de un trabajo sistemático y racional bien organizado y administrarlo. La innovación se produce gracias a algunas de las siguientes situaciones: -

Un suceso como un éxito o un fracaso inesperado Una incongruencia entre lo que se supone y lo que en realidad es Un proceso o tarea que necesita mejorarse Cambios en la estructura del mercado o la industria Cambios en la demografía Cambios en el significado o la forma en que se perciben las cosas Conocimientos recién adquiridos

Reingeniería en la organización: reingeniería es volver a empezar. Nace de la pregunta “Se volviera a crear esta empresa hoy, partiendo de cero, pero sabiendo lo que ahora sé y considerando la tecnología actual ¿Cómo sería?” Algunos la definen como “Repetir el pensamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para obtener mejoras importantes en medidas decisivas de desempeño contemporáneas, como costos, calidad, servicio y rapidez” Aspectos clave de la reingeniería: 1. Primer aspecto: Nadie estaría de acuerdo con la necesidad de repensar los fundamentos de lo que la organización hace y por qué, pero una mirada fresca puede revelar en verdad muchas ineficiencias. 2. Segundo aspecto: El rediseño radical de los procesos de la empresa significa una reinvención. (Reducir el tamaño de la organización o “asignar el tamaño correcto” no es el

propósito principal de la reingeniería, aunque muchas veces esto ocurre de manera espontánea. De igual forma muchos gerentes lo hacen intención y eso le genera muchos costos, entre otras cosas) 3. Tercer aspecto : “procesos”, es un análisis de modelo que indica que el proceso de transformar los insumos en bienes o servicios debe ir más allá del sistema de procesos del negocio. La estructura y el proceso de organizar: Organizar requiere que se consideren varios elementos fundamentales, la estructura debe reflejar: 1. Los objetivos y planes, porque de ellos se derivan las actividades. 2. La autoridad disponible para la administración de la empresa (Derecho determinado socialmente que se ejerce de manera discrecional y está sujeta a cambios) 3. El ambiente que la rodea, cuyas premisas pueden ser económicas, tecnológicas, políticas, sociales o éticas (Para funcionar, permitir contribuciones y ayudar a las personas a alcanzar los objetivos con eficiencia en un futuro cambiante) 4. Debido a que hay muchas personas distintas en la organización, es importante considerar las costumbres de cada una al momento de formar un grupo de trabajo, para considerar y conocer las diferencias de cada uno. La lógica de organizar: La lógica fundamental para organizar es un proceso que consiste en los siguientes seis pasos: 1. Establecer los objetivos de una empresa 2. Formular objetivos, políticas y planes de apoyo, identificar, analizar y clasificar las actividades necesarias para alcanzar esos objetivos. 3. Agrupar las actividades a la luz de los recursos humanos y materiales disponibles. 4. Delegar a la cabeza de cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades. 5. Unir los grupos de manera horizontal y vertical mediante relaciones de autoridad y flujos de información. Algunos conceptos erróneos: Decir que las actividades y funciones deben ser específicas no significa que sean limitadas y mecánicas, los puestos se definen para permitir poca o ninguna libertad personal, o bien a la inversa, la mayor discrecionalidad posible. No existe la mejor forma de organizar y que la aplicación de la teoría estructural organizacional debe considerar cada situación. Preguntas básicas que debe hacerse una organización efectiva: -