Resumo Gestão de Projetos - P1 PDF

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Resumo feito com base no material fornecido pela disciplina e minhas anotações de aula....

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Gestão de Projetos – P1 I) Gestão e Gerenciamento: conceituações 1.Gestão  Gestão de projetos: Preço + Prazo + Qualidade Gestor de Projetos − Gerencia vários projetos − Atua na gestão de conflitos entre projetos

X

Gerente de projetos − Gerencia um único projeto

 Qual o propósito da empresa, do departamento, da tarefa ou de uma pessoa no momento em que um conflito ocorre? Ao avaliar um propósito, é possível avaliar a raiz de um conflito. Por isso, os planos estratégicos da empresa devem estar claros a todos. Fontes de conflitos: falta de planejamento; diferença de critérios.  Gerenciamento de Diretrizes: característica estratégica (longo prazo)  Gerenciamento de Projeto: característica tática (médio prazo)  Gerenciamento do Dia a Dia: característica operacional (curto prazo)  Gestão da Qualidade Total: melhorar a produtividade (produtividade = produção total/quantidade de recursos), sem perder a qualidade do processo ou do produto.

2. Objetivos e Metas  Objetivos: descreve qualitativamente o que se quer atingir  Metas: quantifica o que se quer atingir

II) Projeto: definição, conceituação 1. Plano  Programa  Projeto  Sub-projeto  Plano: delineia as decisões de caráter geral do sistema, suas diretrizes. Sistematiza e compatibiliza objetivos e metas, procurando otimizar o uso dos recursos do sistema.  Programa: aprofundamento do plano, setorizando o plano.  Projeto: sistematiza e estabelece o traçado prévio da operação de uma unidade de ação.  Sub-projeto: decomposição do projeto para facilitar a gestão. − − − − −

Projeto X Não rotineiro: não é repetido, processo único Temporário: tem início, meio e fim Criar um produto ou serviço novo Resultados exclusivos: singularidade Elaboração progressiva: realizado em etapas

Operação − Rotineiro: processos repetidos de acordo com padrões. − Natureza contínua

 Em resumo, projeto é um esforço temporário (com prazo para terminar) para realizar algo singular procurando alcançar uma meta. Operação é um esforço infinito (sem prazo para terminar) para realizar algo repetitivo (produtos similares). Ambos são realizados por pessoas; têm restrições de recursos; são planejados, executados e controlados; e são feitos para um objetivo e têm atividades interrelacionadas.

2. Características comuns aos projetos  Ciclo de vida: compreende um conjunto de etapas até que se obtém um produto.  Incerteza: devido à singularidade, há sempre um grau de incerteza associado ao desenvolvimento do projeto. Pode-se reduzir a incerteza, mas nunca eliminá-la.  Aumento do conhecimento com o tempo  Mudanças durante o ciclo de vida: devido ao aumento de conhecimento podem ocorrer mudanças no desenvolvimento.  Interfuncionalidade: envolvem diversas áreas da organização.

3. Motivação para o surgimento de projetos    

Atendimento a demandas relacionadas ao mercado Visão estratégica: oportunidade ou necessidade estratégica de negócios. Avanço tecnológico Requisitos legais e/ou ambientais

4. Missão, Visão e Valores  Definem a cultura da empresa e são considerados na elaboração de projetos. Se estes não forem bem definidos, cada funcionário criará os seus, podendo gerar conflitos.  Missão: ”por que a organização existe?”. Compreende o propósito, a razão de ser da empresa.  Visão: “o que a empresa quer se tornar?”. Onde a empresa quer chegar.  Valores: são os princípios, ou crenças, da empresa.

III) Gerenciamento de Projetos – cojuntos de conhecimentos (PMBOK) 1. Partes interessadas        

Clientes Organização executora Membros da equipe do projeto Equipe de gerenciamento de projetos Patrocinador Influenciadores Gerente de Projeto PMO (Escritório de projetos)

2. Definição do ciclo de vida do projeto

−

Quanto mais tarde forem feitas mudanças no projeto, mais caras elas serão.

3. Cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos Execução Definição

Planejamento

Conclusão Controle

    

Definição: elaboração do escopo (objetivos) do projeto Planejamento: definição da metodologia do projeto Execução: implementação da metodologia do projeto Controle: validação do projeto e avaliação do projeto Conclusão: finalização do projeto

4. Avaliação do projeto  Indicadores de Projeto: é um critério de comparação. Medem a eficiência e a eficácia dos processos envolvidos; mantém o foco nos resultados; atuam como sinalizadores; ensinam a fazer as coisas certas; expressam o grau de aceitação de um dado fato. São obtidos por meio de índices.  Índices: representam um padrão permitindo a comparação, estabelecimento de metas e acompanhamento dos processos envolvidos no projeto.  Avaliação por norma: indicadores são comparados com aqueles existentes ao longo do mesmo projeto. Pode verificar se está melhorando ou piorando, sinalizando a perspectiva de sucesso ou insucesso no projeto.  Avaliação por critério: indicadores são comparados com aqueles existentes no melhor projeto de natureza similar. Sinaliza o posicionamento do projeto em relação a melhores práticas observadas.  KPI: indicadores chave de desempenho, ou seja, são os indicadores relevantes para o negócio. Eles devem ser passíveis de mensuração; devem ter importância para o objetivo principal do negócio; deve ajudar nas tomadas de decisão; e serem medidos periodicamente.

5. Eficiência X Eficácia Em resumo, um projeto deve ser eficiente (fazer certo uma determinada coisa) e eficaz (fazer a coisa certa), ou seja, deve fazer certo a coisa certa.

6. Dez áreas de conhecimento gerencial 1) Gerenciamento de Integração: unificar, consolidar e articular os processos para atender às expectativas das partes interessadas e dos requisitos de projeto. Gerencia o projeto como um todo. 2) Gerenciamento de Escopo: garantir que o projeto incluirá todo o trabalho necessário para o sucesso do resultado. 3) Gerenciamento de Tempo: garantir que o projeto fluirá em um prazo adequado. 4) Gerenciamento de Custos: garantir que o projeto será executado dentro do orçamento aprovado. 5) Gerenciamento de Qualidade: garantir que o projeto atenderá as necessidades para as quais foi concebido. 6) Gerenciamento de Recursos Humanos: garantir que os recursos humanos serão utilizados do melhor modo possível. 7) Gerenciamento de Comunicações: planejamento, execução e controle das comunicações. 8) Gerenciamento de Riscos: identificar, analisar, monitorar e controlar os riscos do projeto. 9) Gerenciamento de Suprimento e Contratos (procurement): processos para aquisição de bens e serviços necessários à realização do projeto. 10) Gerenciamento de Partes Interessadas do Projeto (stakeholders) : identificação, engajamento e controle das partes interessadas.

IV) Gerenciamento de Produtos 1. Ciclo de vida de um produto Começa com a concepção do produto Especificação

Projeto

Construção

Operação

Desativação

2. Vida útil X Tempo de vida  Tempo de vida útil ≤ Tempo de vida  O tempo de vida útil está ligado à necessidade do produto.  O tempo de vida está lidado ao cumprimento de sua finalidade.  Um produto fica obsoleto quando seu tempo de vida útil é menor que o tempo de vida, ou seja, o produto ainda cumpre suas funções, porém não tem mais necessidade de utilizá-lo.

3. Matriz BMG

Estrela Questionar

Animal de estimação

Vaca leiteira

V) Gerenciamento de Projetos - Recursos Humanos 1.Competências desejadas Competência: conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes que justificam um alto desempenho, que estão fundamentados na inteligência e na personalidade (aspectos comportamentais) do profissional.    

Técnicas: “eu sei” Comportamentais: “eu sou” Habilidades: “eu sei como fazer” Atitudes: “eu quero fazer”

2.Competências para área de Gestão de Projetos  Competência Técnica: composta por uma diversidade de habilidades e conhecimentos específicos necessários ao exercício da profissão. É aprimorada ao longo do tempo, porém o profissional que se destaca nas atividades técnicas, muitas vezes será estimulado a assumir posições mais gerenciais.  Competência Comportamental: capacidade de produzir relacionamentos interpessoais produtivos e saudáveis nos papéis que desempenham na empresa. Os gestores ficam atentos à desenvoltura nas apresentações, ao saber ouvir, à facilidade de expressão, à clareza das ideias, à objetividade da comunicação, ao pensamento estruturado e à capacidade de trabalhar em equipe.  Competência Organizacional: domínio da organização como um todo absorvendo conceitos abstratos e interpretativos através da experiência em situações diferentes dentro da empresa.

3.Considerações importantes sobre liderança  Influência: líder deve ser capaz de influenciar o comportamento dos demais através de suas opiniões.  Hierarquia: liderança não está ligada, obrigatoriamente, com hierarquias.  Habilidade: líderes devem ter capacidade de dirigir equipes, mediando conflitos e conseguindo que todos deem o melhor de si para alcançar objetivos comuns.  Visão: líder deve ter visão estratégica, baseada nos valores e na missão da empresa, conseguindo engajamento entusiasmado das pessoas. Uma boa liderança deve-se valer apenas de argumentos objetivos e embasamentos lógicos, dados, estatísticas, jamais se basear na retórica (liderança carismática).

4.Algumas características de um bom líder  Admiração: o líder deve ser admirado pela sua equipe, admiração essa conquistada devido às atitudes tomadas no dia-a-dia.  Confiança: o líder deve transmitir confiança para sua equipe, principalmente em situações mais adversas.  Generosidade: o bom líder sempre compartilha seus conhecimentos e tem humildade para aprender com seus subordinados.  Comunicação: o líder deve ter boa capacidade de comunicação, sendo bem articulado, pois lida mais com pessoas e menos com conhecimento técnico. Um bom líder, então, deve possuir os seguintes atributos: paciência, gentileza, humildade, respeito, altruísmo, empatia, honestidade, comprometimento, perseverança e resiliência.

5.Estilos de liderança  Repressor: líder que exige cumprimento de suas ordens, podendo passar por cima da ética e reprimir novas ideias. (situações extremas)  Autoritário: menos dominador que o repressor, pois permite novas ideias para alcançar as metas preestabelecidas. (riscos de falha)  Compreensivo: prioriza necessidades individuais. (formação de equipe)  Democrático: aberto a opiniões para tomada de decisões. (projetos flexíveis)  Organizado: serve de exemplo e determina o ritmo de trabalho da equipe. Consegue aumentar a produtividade do grupo devido aos seus elevados padrões de referência. (qualquer tipo de projeto)  Professoral: prioriza o desenvolvimento das habilidades e da confiança de sua equipe. (quando a equipe precisa de incentivo e aprimoramento) Dependendo do tipo de projeto e da fase em que se encontra, bem como das características da organização à qual pertence, o líder poderá demonstrar flexibilidade, compondo um estilo de liderança variável, de acordo com a situação.

6.Tomada de decisão Um bom líder deve ser capaz de tomar decisões rapidamente e com qualidade. Essa atitude é influenciada diretamente pela intuição, que é um processo mental rápido e complexo, que pode ser de dois tipos: intuição aprimorada e elementar.  Intuição aprimorada: permite que pessoas bem preparadas e com grande experiência tomem decisões rápidas e com qualidade.  Intuição elementar: processo que permite que pessoas tomem decisões com base em sonhos, desejos e preconceitos, tendo grandes possibilidades de fracassos. Para tomada de decisão são necessários dados (registros como: gráficos, imagens, etc.), informações (interpretação dos dados) e conhecimento (experiência e aprendizados que levarão a tomada de decisão).  Conhecimento Explícito: registrado em linguagem formal (livros, manuais, aulas, etc.).  Conhecimento Implícito: passível de ser registrado, mas ainda não foi.  Conhecimento Tácito: de natureza pessoal, adquirido por experiências. Variáveis

Poucas

Existem estilos nas tomadas de decisões: Analítico: criterioso Diretivo: rápido e lógico Conceitual: soluções criativas Comportamental: necessita validação

Muitas

   

Conceitual

Analítico

Comportamental

Diretivo

Elementar

Aprimorada

Intuição

7.Protocolo Ideal para tomada de decisões 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Correta definição do problema Coleta de informações a respeito do problema Identificação de possíveis alternativas de solução Avaliação de cada alternativa Escolha da melhor alternativa Preparo do Plano de Ação Implementação do Plano de Ação

8.Tipologia de temperamento humano É o temperamento individual de cada pessoa que as torna diferentes em relação a gostos e áreas de atuação. Nesse contexto existem 4 funções mentais, que dosadas diferentemente e em conjunto, formam a personalidade de cada pessoa, são elas:  Sensação: percepção dos fatores externos que ocorrem através dos órgãos dos sentidos.  Intuição: percepção que antevê possibilidades de acontecimentos (pressentimentos, palpites e impressões). De natureza irracional.  Sentimento: Julga fatos e acontecimentos mediante aceitação ou rejeição subjetiva. Depende dos valores de cada pessoa. De natureza racional.  Pensamento: funções racionais influenciadas pela reflexão, permitindo o indivíduo compreender, avaliar e priorizar o que se absorve por meio da percepção.

Todos usamos diariamente essas 4 funções, porém possuímos algumas que são mais desenvolvidas e que serão priorizadas. A partir dessas funções mentais estabelecem-se quatro tipos diferentes de personalidades, são elas: artesão, guardião, idealista e racional.  Artesão: pessoas que confiam em seus impulsos e tem gosto pela ação, pessoas práticas (não teóricas). (Sensação + Intuição)  Guardião: administradores e gestores por excelência. São pessoas responsáveis, trabalham muito, comprometidos, responsáveis, obedecem bem a ordens e regulamentos. (Sensação + Pensamento)  Idealista: pessoas que muito se preocupam com bem estar e desenvolvimento das pessoas. (Intuição + Sentimento)  Racional: pessoas focadas no raciocínio lógico, focados no desenvolvimento de novas tecnologias e desvendar segredos da natureza. (Intuição + Pensamento)

9.Competência Organizacional Um bom líder, além das competências técnicas e comportamentais já vistas, deve possuir também competência organizacional. Por meio da competência organizacional as experiências são transformadas em bons modelos mentais, que são armazenadas e usadas positivamente no futuro. Compreende o domínio de como a organização funciona, absorvendo conceitos abstratos, imprecisos e interpretativos a partir da vivência e experiência em diferentes situações vivenciadas dentro da empresa. Faz parte da competência organizacional do gestor a sua capacidade de entender e gerenciar a empresa de acordo com seus respectivos valores, visão e missão, entendendo as limitações e explorando as potencialidades existentes e, quando necessário, mudar a empresa. Forma-se, então, o que se chama de cultura da empresa. À medida que vivenciamos diferentes situações vamos extraindo delas princípios que passam a nos servir como padrões, tanto para seu entendimento como para comparações. Esses princípios podem ser encarados como sendo modelos mentais. A formação desses modelos mentais orienta a nossa percepção sobre a realidade, guiando as nossas reações. Eles regem nossa capacidade de resolver problemas mediante o emprego do raciocínio e da criatividade.

10. Organização das Empresas  Organograma: representação gráfica de estrutura organizacional da empresa. Mostra a disposição e a hierarquia entre os setores.  Organograma Funcional:  Organograma Matricial:

 Organograma Projetizado:

11. Organizações que aprendem (Quinta Disciplina) Existem, basicamente, cinco componentes em uma organização de aprendizagem, denominados disciplinas (conjunto de técnica que devem ser estudadas e dominadas para serem postas em prática): 1) Domínio pessoal: é a base da organização de aprendizagem. Implica em um alto grau de proficiência e capacidade de produzir os resultados desejados. Pessoas com alto grau de domínio pessoal possuem métodos eficientes de concentração focados no resultado desejado e não nos meios para alcançá-lo. As variáveis encontradas são tempo, sentimento e foco. Em resumo, é preciso fazer com prazer (sentimento) continuamente (tempo) aquilo que é certo e necessário (foco) para o sistema. Um bom líder deve reconhecer publicamente um bom serviço realizado, jamais fazer críticas negativas publicamente, enaltecer boas áreas do projeto criticando as negativas, ser respeitoso, cortês, praticar a empatia, ter boa comunicação, ser dinâmico, assumir responsabilidade, delegar tarefas, incentivar crescimento da equipe, entre outros. 2) Modelos mentais: são processos profundamente arraigados, generalizações ou mesmo imagens que influenciam nosso modo de encarar o mundo e nossas atitudes. Podem ser dentro das seguintes categorias: − Cognitiva: bagagem técnica individual. − Valorativa: abrange valores individuais, que estabelece o que é certo ou errado, bom ou mau, ético ou não. − Afetiva: repertório emocional do indivíduo, envolvendo as impressões de satisfação e insatisfação, prazer ou desgosto das situações vivenciadas. A assimilação de bons modelos mentais faz parte do processo de aprendizagem e é papel do líder o fornecimento desses modelos. Esse tipo de aprendizado requer altas mudanças de atitude e não é algo fácil. 3) Objetivo comum: a empresa deve ter missão, visão e valores bem definidos e os funcionários devem “vestir a camisa”, para que todos caminhem juntos contribuindo para o bom funcionamento empresarial. Os objetivos comuns nascem dos objetivos pessoais, que devem ser estimulados e realizados, contribuindo para comprometimento e energia no trabalho. 4) Aprendizado em grupo: processo de alinhamento e desenvolvimento da capacidade de um grupo criar os resultados que seus membros realmente desejam. Para que isso ocorra é necessário que haja objetivo comum e domínio pessoal. O grupo, junto, deve ser capaz de trabalhar melhor do que cada um individualmente, ser capaz de se complementar e saber que suas atitudes influenciam diretamente em outros grupos. Essa disciplina requer muito diálogo e discussão. Nos diálogos questões complexas são analisadas e nas discussões as questões complexas são resolvidas (ambas necessitam exposição de opiniões particulares). 5) Visão sistêmica (a Quinta Disciplina): fundamental para que as disciplinas funcionem em conjunto. O pensamento sistêmico é uma disciplina para ver o todo. Fazer o óbvio não produz o resultado óbvio e desejado. É baseado no princípio da alavancagem, ou seja, pequenas atitudes bem focadas podem produzir melhorias significativas e duradouras se atuarem no lugar certo. Leis da Quinta Disciplina: − “Os problemas de hoje vêm das soluções de ontem.” (transferência de problemas) − “Quanto mais você empurra, mais o sistema empurra de volta.” − “O comportamento melhora antes de piorar.” − “A saída mais fácil normalmente nos leva de volta para dentro.” − “A cura pode ser pior do que a doença.” − “Mais rápido significa mais devagar.” − “Causa e efeito não estão próximos no tempo e espaço.”

− “Pequenas mudanças podem produzir grandes resultados, mas, frequentemente, as áreas de maior alavancagem são as menos óbvias.” − “Qualquer pessoa pode assobiar e chupar cana, mas não ao mesmo tempo.” − “Dividir um elefante ao meio não produz dois pequenos elefantes.” − “Não existem culpados.”

12. Aspectos relacionados a competências abrangentes  Capacitação técnica + capacitação comportamental + capacitação gerencial = caixa de ferramentas de um indivíduo (competências).  Caixa de Ferramentas: desenvolvidas pelo ser humano para contrabalançar suas limitações físic...