RMK 5 - IKA Haswati - A062211025 PDF

Preview

Summary

INTRODUCTIONDepartemen sumber daya manusia bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk menarik, mempekerjakan, memberi penghargaan, melatih, dan kadang-kadang, memberhentikan karyawan. Keputusan yang dibuat di departemen sumber daya manusia dapat memengaruhi setiap departe...

Description

HUMAN RESOURCE PROCESSES WITH ERP

INTRODUCTION Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk menarik, mempekerjakan, memberi penghargaan, melatih, dan kadang-kadang, memberhentikan karyawan. Keputusan yang dibuat di departemen sumber daya manusia dapat memengaruhi setiap departemen di perusahaan. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia adalah : 1. Menarik, memilih, dan merekrut karyawan baru menggunakan informasi dari referensi dan wawancara pribadi. 2. Mengkomunikasikan informasi mengenai posisi dan karyawan baru diseluruh organisasi dan diluarnya. 3. Memastikan bahwa karyawan memiliki Pendidikan, pelatihan, dan sertifikasi yang tepat untuk berhasil menyelesaikan tugasnya. 4. Menangani masalah yang terkait dengan perilaku karyawan. 5. Memastikan karyawan memahami tanggung jawab pekerjaan mereka. 6. Meninjau kinerja karyawan dan menentukan kenaikan gaji dan bonus. 7. Mengelola gaji dan tunjangan diberikan kepada masing-masing karyawan dan memastikan hal itu pantas mengenai tunjangan yang diberikan kepada karyawan lama maupun baru. 8. Mengkomunikasikan perubahan gaji, tunjangan, atau kebijakan kapada karyawan. 9. Mendukung rencana manajemen untuk perubahan dalam organisasi. Memastikan bahwa tugas-tugas ini diselesaikan dan bahwa informasi terkait sumberdaya manusia yang valid dikomunikasikan ke seluruh organisasi memerlukan sistem yangsecara efektif mengontrol aliran informasi. Dalam bab ini, kita akan mengeksplorasi peransistem informasi terintegrasi dalam sumber daya manusia.

MANFAAT PENGIMPLEMENTASIAN ERP PADA HUMAN RESOURCE PROCESS ERP mengelola sumber daya manusia atau Human Resource dalam suatu perusahaan. Semakin berkembangnya suatu perusahaan, semakin rumit pula tugas dari tim HR untuk

IKA HASWATI (A062211025)

1

HUMAN RESOURCE PROCESSES WITH ERP

mengurus semua aktivitas kepegawaian. Bila tidak ditunjang oleh software pengelolaan bisnis yang mumpuni, pertumbuhan perusahaan ini malah akan memperlambat kinerja tim HR dengan semua pekerjaan manual yang harus mereka lakukan. Implementasi system ERP pada perusahaan dapat membantu otomatisasi proses administrative pengelolaan pegawai seperti pembuatan laporan, kalkulasi gaji berdasarkan kinerja, maupun update data pegawai. System ERP menyimpan semua data terkait kepegawaian dari berbagai departemen dalam satu database terpusat, sehingga bagian HR tidak perlu lagi mengisi data pegawai setiap kali mengisi formulir. Pengelolaan pegawai yang baik tidak hanya berdampak untuk kesejahteraan pegawai, tapi juga bisa merangsang budaya kerja sehat yang berkontribusi pada produktivitas perusahaan. Mencari, mengembangkan, dan mempertahankan orang-orang terbaik untuk mengisi posisi diperusahaan bukanlah hal yang mudah. Dalam suatu perusahaan, peran tim HR juga Menyusun aturan dan kriteria yang akhirnya membentuk kultur atau budaya dalam suatu perusahaan.

BAGAIMANA SISTEM ERP MEMBENTU DEPARTEMEN HUMAN RESOURCE ? ERP adalah suatu proses menggabungkan seluruh departemen terkait dalam suatu organisasi atau perusahaan ke dalam sebuah system perangkat lunak yang terintegrasi. Jika diimplementasikan dengan tepat, software ERP tidak hanya bisa meningkatkan efisiensi perusahaan, tapi juga meningkatkan Return of Investment (ROI) secara signifikan. 1. Database yang terintegrasi Melalui satu database tunggal, system ERP dapat memfasilitasi seluruh departemen di perusahaan, termasuk departemen HR, untuk berkomunikasi dan bertukar informasi secara lebih efektif dan efisien. 2. Menghemat waktu Otomatisasi pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual hanya berarti satu hal yaitu pekerjaan bisa diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat.

IKA HASWATI (A062211025)

2

HUMAN RESOURCE PROCESSES WITH ERP

Diperusahaan dengan skala yang lebih besar, terkadang jumlah staff HR juga tidak sepadan dengan banyaknya pegawai yang harus ditangani setiap harinya sehingga adanya system ERP ini akan membantu menghemat waktu dan tenaga secara siginifikan. 3. Meningkatkan akurasi Semakin banyak data yang harus dikelola, semakin tinggi pula resiko terjadinya human error. Semakin banyak jumlah pegawai, staff HR harus semakin berhati-hati dalam melakukan input data agar tidak menimbulkan masalah dikemudian hari. Database terpusat yang disediakan oleh software ERP tidak hanya memungkinkan data diakses dengan mudah, tapi juga akurat. 4. Meningkatkan kualitas pelaporan dan analisis Laporan dan analisis adalah tantangan divisi mana pun, tapi dengan banyaknya data yang harus dirangkum dan diolah, membuat laporan menjadi tantangan tersendiri untuk departemen HR. dengan software ERP laporan bisa dibuat hanya dengan beberapa klik pada aplikasi. Dengan ini, departemen HR bisa focus melakukan analisis dan meninjau ulang metrik-metrik yang berkaitan dengan berbagai aspek diperusahaan sehingga pengambilan keputusan bisa dilakukan dengan lebih baik. 5. Memastikan kepatuhan regulasi Software ERP memungkinkan untuk menghitung dan memotong sedara otomatis pajak pegawai (PPh 21) setiap bulannya. Selain itu, system juga bisa merekam secara digital setiap aturan, prosedur, atau kesepakatan yang diterbitkan perusahaan sehingga pegawai akan selalu ter-update mengenai regulasi terbaru perusahaan. Penerapan ERP, selain memastikan regulasi dipatuhi dengan baik, juga merekam data dan detail setiap perusabahan untuk keperluan audit di masa mendatang.

IKA HASWATI (A062211025)

3

HUMAN RESOURCE PROCESSES WITH ERP

PROBLEM WITH HUMAN RESOURCE PROCESSES ( CASE STUDY ON FITTER SNACKERS) Fitter snackers hanya memiliki tiga karyawan di Departemen Sumber Daya Manusia. Kurangnya integrasi antara semua departemen sering menghasilkan informasi yang tidak akurat, ketinggalan zaman, dan tidak konsisten. Departemen bergantung banyak pada catatan kertas dan system pengarsipan manual, yang menimbulkan masalah karena informasi tidak dapat diakses atau mudah dianalisis. Proses perekrutan dan penempatan kerja departemen sumber daya manusia akan beroperasi lebih efisien dengan system informasi yang terintegrasi.

LANGKAH-LANGKAH PEREKRUTAN OLEH HUMAN RESOURCE 1. Deskripsi kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan mungkin tidak lengkap atau tidak akurat, terkadang karena supervisor dengan terburu-buru, terkadang karena supervisor tidak mengetahui semua fungsi yang dibutuhkan untuk posisi tersebut, dan terkadang karena supervisor mengasumsikan bahwa semua kandidat akan memiliki keterampilan dasar tertentu. 2. Jika formulir lowongan kerja hilang atau tidak diarahkan dengan benar, departemen sumber daya manusia tidak akan tahu bahwa posisi tersebut tersedia, sedangkan supervisor menganggap bahwa pengurusan dokumen sedang dalam proses. 3. File candidat mencakup formulir yang menunjukkan kapan lamaran diterima, posisi yang dilamar oleh kandidat, dan tanggal waktu wawancara. 4. Setelah seseorang di sumber daya manusia telah mewawancarai semua kandidat dalam daftar pendek, perwakilan dan supervisor dari depatemen yang meminta memberi peringkat kepada kandidat dalam daftar pendek. Jika ada kandidar yang dapat diterima, karyawan sumber daya manusia akan menawarkan pekerjaan lisan kepada orang tersebut melalui telepon. Jika kandidiat menerima penawaran lisan, surat penawaran tertulis dikirim, yang harus ditandatangani dan dikembalikan oleh kandidat. Setelah kandidat secara resmi menerima tawaran tertulis arsipnya diperbarui lagi, menunjukkan bahwa kandidat telah menerima tawaran tersebut. IKA HASWATI (A062211025)

4

HUMAN RESOURCE PROCESSES WITH ERP

5. Setelah peninjauan, supervisor dapat mengubah evaluasi, yang kemudian ditandatangani oleh supervisor dan karyawan. Karyawan tersebut juga dapat mengajukan

tanggapan

tertulis

atas

ulasan

tersebut,

mencantumkan

ketidaksepakatan atau penjelasan apapun. 6. Karena fitter tidak memiliki informasi yang efektif, maka sulit untuk mengelola data evaluasi kinerja. Dengan system berbasis kertas fitter, file karyawan hanya dapat dilihat oleh satu orang pada satu waktu, dan file karyawan dapat hilang jejaknya sementara atau permanen. Selain itu, sulit untuk mempertahankan control yang tepa tatas informasi pribadi yang senstif jika disimpan dalam file kertas.

FITUR LANJUTAN SDM SAP ERP Beberapa fitur lanjutan dari modul SDM, yakni : 1. Manajemen waktu Pegawai per jam, yang dibayar untuk setiap jam kerja, harus mencatat jam kerja mereka agar dapat dibayar. Modul SDM SAP menggunakan Cross Application Time Sheet (CATS) untuk mencatat dan memberikan data waktu kerja karyawan ke modul lain, termasuk : -

Modul pengendalian SAP Memantau dan mengelola biaya

-

Modul SAP payroll Menghitung gaji karyawan, data penggajian kemudian ditransfer ke modul akuntansi keuangan utnuk pemrosesan penggajian (mengeluarkan cek gaji serta melakukan pembayaran untuk pajak, pembayaran asuransi Kesehatan, kontribusi pension, dll)

-

Modul perencanaan produksi SAP Menentukan apakah tenaga kerja yang tersedia cukup untuk mendukung rencana produksi

2. Pemrosesan penggajian Dua proses utama dalam menentukan gaji yang diterima seorang karyawan -

Penghitungan elemen remunerasi IKA HASWATI (A062211025)

5

HUMAN RESOURCE PROCESSES WITH ERP

-

Penentuan pemotongan wajib dan sukarela

3. Manajemen perjalanan pelatihan -

Permintaan perjalanan, yang mungkin berasal dari karyawan atau manajer karyawan, adalah Langkah pertama dalam proses manajemen perjalanan. Permintaan perjalanan biasanya memerlukan persetujuan menejemen, tingkat organisasi tempat perjalanan harus disetujui mungkin bergantugn pada durasim lokasi, dan biaya perjalanan

-

System manajemen perjalanan SAP ERP memfasilitasi proses ini dengan memelihara data perjalanan untuk setiap karyawan termasuk penerbangan, hotel, dan preferensi mobil dan mengintegrasikan data dengan modul penggajian dan modul akuntansi dengan pengendalian keuangan

4. Koordinasi pengembang -

Komponen pengembangan personalia dari modul SDM SAP ERP memungkinkan perusahaan untuk merencanakan dan melaksanakan pengembangan

karyawan

perusahaan

untuk

merencanakan

dan

melaksanakan pengembangan karyawan dan kegiatan pelatihan yang memaksimalkan kemampuan karyawan untuk berkontribusi pada organisasi

IKA HASWATI (A062211025)

6

HUMAN RESOURCE PROCESSES WITH ERP

Sumber : Monk, Ellen F., and Bret J. Wagner. 2013. Concepts in Enterprise Reaource Planning. Fourth Edition. Boston: Course Technology Hanipah, Reni. 2019. Human Resource Management dengan Software ERP. https://www.bts.id/manajemen-human-resource/ diakses 22 September 2021.

IKA HASWATI (A062211025)

7...