Rola systemów informatycznych PDF

Preview

Summary

Projekt - zaliczenie PK...

Description

Informatyka w zarządzaniu

. Rola systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem Systemy informatyczne stały się nieodłączną częścią naszego życia i funkcjonowania w biznesie. Są obecne niemal na każdym kroku od prywatnego użytku komputerów przez systemy wbudowane w choćby sprzęcie AGD, po urządzenia użyteczności publicznej takie jak środki komunikacji miejskiej. Świat jednak, od kiedy zaczął stosować systemy komputerowe, zaczął ewoluować razem z systemami informacyjnymi. Systemy te ulegały stopniowemu doskonaleniu, by służyć i niezawodnie funkcjonować w różnych dziedzinach życia. Jednocześnie, świat i różne dziedziny działalności człowieka ulegały konsekwentnemu uzależnianiu od systemów informatycznych. Niemal wszystkie przedsiębiorstwa korzystają z systemów komputerowych, by zautomatyzować procesy, zmniejszyć zapotrzebowanie na pracę ludzką, obciąć koszty i w efekcie podnieść zysk. Dla przykładu, w branżach związanych z bankowością jest to bardzo istotna część biznesu, niemożliwym jest funkcjonowanie np. ogólnokrajowego banku, niemającego opcji obsługi w kanale bankowości elektronicznej, lub choćby systemu wewnętrznego umożliwiającego komunikację między centralą a poszczególnymi oddziałami. Obecnie przedsiębiorstwa bardzo chętnie inwestują swoje środki w nowe technologie, widząc w nich skuteczne narzędzie umożliwiające osiągnięcie zadowalających wyników. Zastosowanie ich pozwala choćby na zmniejszenie ilości zapasów i redukcję kosztów magazynowania, przyspiesza przepływ towarów, szczegółową wymianę danych z dostawcami oraz lepszą synchronizację z nimi i lepsze zaplanowanie pracy personelu, co w efekcie sprawia, że potrzeby klientów są lepiej zaspokojone. Narzędzia informatyczne są w obecnych czasach nie tylko udogodnieniem ale i warunkiem działania systemów wspomagania logistyki i produkcji. W naszej pracy opisana jest więc rola systemów informatycznych we wspomaganiu pracy . przedsiębiorstw Kluczową rolę pełnią systemy Enterprise Resource Planning (systemy Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa). Są one jednym z rodzajów systemów informatycznych wspomagających działanie organizacji biznesowych, są używane przez organizacje, chcące zarządzać swoimi funkcjami biznesowymi w ramach scentralizowanego i zintegrowanego systemu. ERP jest powszechnie używane przez firmy działające w łańcuchu dostaw, aby pomóc śledzić wszystkie mobilne części produkcji i dystrybucji. Wykorzystanie ERP nie ogranicza się na

tym – może być ono wykorzystywany przez wiele różnych branż, w tym w służbie zdrowia, grupach non-profit, budownictwie czy hotelarstwie. Organizacja która potrzebuje zarządzać swoim personelem, klientami i zapasami może z powodzeniem polegać na walorach ERP. ERP charakteryzuję się przechowywaniem wszystkich wprowadzonych danych w jednej bazie danych, umożliwiając wszystkim działom pracę z tymi samymi informacjami. Poza integracją danych, wszystkie te informacje można porządkować, analizować i przekształcać w raporty. ERP łączy funkcje management’u relacjami z klientami, zasobami ludzkimi z inteligencją biznesową, a także z funkcją zarządzania finansowego, zarządzania zapasami i łańcuchem dostaw w jednym rozbudowanym systemie. Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa służy do zarządzania wieloma funkcjami biznesowymi, ale posiada unikalne cechy, które czynią go wyróżniającym się konkurentem na rynku oprogramowania. Poniżej postanowiłyśmy wymienić kilka powodów, dla których każda : organizacja powinna brać pod uwagę wdrożenie systemów ERP

Znaczne oszczędności w przedsiębiorstwie .1 Jakkolwiek w ostatnich latach wielu dostawców wprowadziło elastyczne ceny, pakiety ERP stanowią nadal dobrą inwestycją. Wysokie koszty wprowadzenia systemu mogą sprawić, iż zwrot inwestycji wydaje się mało prawdopodobny, jednak po czasie widoczne są wyraźne korzyści finansowe z wdrożenia systemu. Po pierwsze, ERP jako całość ujednolica wiele systemów, które mogą być obecnie fragmentaryczne w danym przedsiębiorstwie. Od rozwoju produktu – po regulację zobowiązań pracownicy będą mogli uzyskać dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi do pracy z jednego scentralizowanego systemu. Dzięki integracji systemów można doprowadzić do znacznego wzrostu efektywności pracy pracowników. Dzięki ERP użytkownicy nie są obciążeni koniecznością wyszukiwania informacji w wielu różnych systemach, często różnie funkcjonujących, z różnymi sposobami archiwizacji danych, różnymi interfejsami, itd. Dzięki centralnej bazie danych informacje są znacznie łatwiejsze do odnalezienia, sortowania i katalogowania. Co więcej, znaczne oszczędności mogą być odnotowane również w dziedzinie szkolenia pracowników, gdyż eliminowana jest potrzeba szkolenia użytkowników w kilku systemach. Zmniejszony . zostaje również związany z tym wysiłek logistyczny

Podniesienie efektywności komunikacyjnej i polepszenie kooperacji .2 Funkcje aplikacji ERP mogą się nieznacznie różnić w zależności od używanego programu, ale ogólną cechą wszystkich systemów jest usprawnianie współpracy. W tym miejscu również należy mieć na uwadze obecność scentralizowanej bazy danych jako kluczowej cechy wyżej wymienionego systemu. Dzięki niej zapewnione jest w przedsiębiorstwie jedno główne źródło danych, z którym można pracować. Zmniejsza to prawdopodobieństwo

wystąpienia błędów spowodowanych przez pracę z nieprawidłowymi danymi, a eliminacja takich pomyłek dodatkowo obniża koszty. Co więcej, centralna baza danych zmniejsza opóźnienia w trakcie wykonywania projektów, gdyż wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do potrzebnych danych w całej firmie. Ponadto, nie istnieje już potrzeby scalania informacji między różnymi systemami lub źródłami. Z racji tego iż wszystkie dane są kompilowane, przechowywane, udostępniane i dostępne za pośrednictwem jednego systemu, nie ma obaw o to, jak dokładne, kompletne lub bezpieczne są pliki danych. Niełatwa jest weryfikacja, czy zespół pracowniczy wprowadza informacje o kliencie w kilku różnych systemach w sposób poprawny i kompletny, ponadto wszelkie uaktualnienia, weryfikacja poprawności i korekty wymagają dokonania tego na wszystkich systemach. W systemach ERP taka konieczność jest wyeliminowana, co stanowi zaletę zastosowania ujednolicających systemów informatycznych, jednocześnie zwiększając oszczędności czasu . i oszczędności finansowe

Wzmocnienie funkcji analitycznych .3 Centralna baza danych jest doskonałym narzędziem, jeśli chodzi o zagadnienia związane z analizą i raportowaniem. Ponieważ system ERP rejestruje i przechowuje wszystkie dane wprowadzane przez użytkowników, stanowi on doskonałe narzędzie analizy biznesowej. Jeśli dostawca oprogramowania wprowadza do niego i konsekwentnie udoskonala funkcjonalność analityczną, oprogramowanie ERP posiada jeszcze jedną tę właśnie sporą zaletę. Ponadto, generowanie przez zespół różnych raportów jest wówczas znacznie przyspieszone. Wykonanie raportu, które w przeciwnym razie wymagałoby kompilacji danych z kilku różnych systemów, dopasowania formatu danych i wprowadzenia danych do oprogramowania, które ułatwia analizę, jak choćby arkusze kalkulacyjne, nierzadko zabiera pracownikom znaczną część czasu. Jednak dzięki zastosowaniu systemów wspomagających management, ich funkcji kompilacji, odpowiedniej interpretacji, sortowania względem wielu kategorii, odpowiedniego obrazowania i zastosowania konwencji pracy na danych, które są wymagane w biznesie dokonanie analizy i sporządzenie raportu jest zdecydowanie sprawniejsze. Większość rozwiązań ERP zapewnia konfigurowalny pulpit nawigacyjny, dzięki czemu managerzy mają dostęp do raportu zaraz po zalogowaniu do systemu. Raporty te mogą obejmować wszystko, od zestawień przychodów i wydatków po niestandardowe wskaźniki KPI, które zapewniają wgląd w niektóre funkcje. Możliwość szybkiego dostępu do tych raportów umożliwia kierownictwu oraz zespołowi podejmowanie trafniejszych .decyzji biznesowych

Znaczne zwiększenie produktywności w wielu różnych dziedzinach .4 Stosując tradycyjne metody informatyczne, wykonanie żmudnych zadań jest całkowicie nieuniknione. Zadania takie jak generowanie raportów, monitorowanie poziomów zapasów,

śledzenie kart czasu pracy i przetwarzanie zamówień mogą wymagać od znacznego zaangażowania i czasu. Ponadto, procesy te obniżają morale pracowników i narażone są na błędy ludzkie. Męcząca praca z danymi reprezentowanymi w niewygodnym i monotonnym formacie może doprowadzić do tego, że nawet najlepsi pracownicy są w stanie popełnić błąd. Zastosowanie zaawansowanych systemów informatycznych jest w stanie zautomatyzować najbardziej żmudne zadania. Baza danych w oprogramowaniu takim jak np. oprogramowanie ERP umożliwia eliminację zbędnych procesów, takich jak wprowadzanie danych, dzięki czemu umożliwia systemowi wykonywanie zaawansowanych obliczeń w ciągu kilku minut. Zwalnia to zaangażowanie załogi i daje to czas na pracę, która nie może zostać zautomatyzowana. Efektywnie podnosi to zarówno wydajność i . satysfakcję z pracy, jednocześnie umożliwiając znaczne oszczędności w firmie

Większa satysfakcja ze strony klientów i znaczne sukcesy w dziedzinie .5 marketingowej W epoce cyfrowej Internet stał się głównym narzędziem, by uzyskać informacje i porady we wszelkich tematach i kategoriach. Statystyki pokazują iż blisko 85% klientów jest w stanie zaufać recenzjom internetowym na podobnym poziomie jak ufają osobie którą realnie znają. Zebrane opinie klientów są więc bardziej wpływowe niż kiedykolwiek wcześniej miało to miejsce. Najlepszym sposobem na zwiększenie zadowolenia klientów jest więc dostarczanie towarów i usług zorientowanych na konkretnego klienta. Systemy informatyczne posiadające funkcję podłączenia narzędzi do pracy z klientem zapewniają to na kilka różnych sposobów. Po pierwsze, większość systemów ERP jest wyposażona w narzędzie do zarządzania relacjami z klientem (Customer Relationship Management) lub można je łatwo zintegrować z jednym z nich. Dzięki bazie danych zgromadzonych w ERP CRM ma dostęp do danych w różnych funkcjach biznesowych. Wraz z danymi kontaktowymi zintegrowany CRM może wyświetlać szczegółowe informacje, takie jak historia zamówień i informacje rozliczeniowe. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest w stanie ocenić potrzeby i preferencje klientów w sposób bardziej całościowy, aby lepiej je zrozumieć. Pomaga to sformułować strategię sprzedaży w celu lepszego adresowania swoich działań marketingowych, lepszego . satysfakcjonowania klientów i generowania wyższych zysków

Uproszczone kontrolowanie zgodności i zarządzanie ryzykiem .6 Ponieważ firmy rozwijają się i prowadzą działalność w różnych krajach, śledzenie różnych przepisów nałożonych na daną firmę może być trudne. Nawet lokalne firmy muszą zaangażować nierzadko spore zasoby by dopasować się do różnych przepisów dotyczących ochrony środowiska, bezpieczeństwa informacji i zasobów ludzkich. Jednakże, wiele ofert oprogramowania wspomagającego zarządzanie w przedsiębiorstwie jest zbudowanych z myślą o zgodności z wymogami i przepisami, by pomóc przedsiębiorstwu zachować

zgodność na każdym etapie. Co więcej, oprogramowanie takie dostarcza wbudowane narzędzia kontrolne, które pomagają dokumentować różnego rodzaju informacje od choćby użycia danego rodzaju chemikaliów do przepisów podatkowe. Dzięki temu formułowanie . raportów i wysyłanie ich do odpowiedniego organu zarządzającego jest łatwe i szybkie Ponadto, wiele wydawców tego typu systemów informatycznych zapewnia narzędzia do zarządzania ryzykiem. Zwiększona niezawodność i dokładność tej funkcji poprawia ogólne zarządzanie finansami, gdyż istnieje mniejsze prawdopodobieństwo błędów podczas księgowania. Narzędzia do prognozowania pozwalają również użytkownikom przewidywać zdarzenia dotyczące popytu, pracy i budżetu. Dzięki tym informacjom możliwe jest planowanie bezpieczniejszych budżetów, tworzenie harmonogramów i planów rozwoju .produktu

Ulepszone monitorowanie zapasów .7 Głównym wyzwaniem dla rozwijających się firm jest śledzenie i monitorowanie rosnących poziomów zapasów. Systemy informatyczne stosowane w firmach z sektora przemysłu wykorzystują różne systemy oznakowania takie jak kod kreskowy, znaczniki RFID i numery seryjne, by kontrolować zapasy na każdym etapie łańcucha dostaw. Narzędzia te pomagają śledzić poziomy zapasów w różnych magazynach, które przedmioty są w transporcie, a które już na półkach są gotowe dla konsumentów. Zwiększona widoczność zawartości magazynu znacznie optymalizuje proces kompletowania, pakowania i wysyłki, eliminując wszelkie niewiadome. Monitorowanie zapasów również usprawnia raportowanie, ponieważ technologie śledzenia podają dokładniejsze wartości. Użytkownicy mają możliwość konfiguracji niestandardowych wskaźników KPI, by zobaczyć, które produkty poruszają się najszybciej, co pokazuje większy popyt, i które zwiększają koszty transportu. Dzięki większej precyzji zapewnianej przez ERP, kierownicy magazynów mogą uzyskiwać dane o zapasach w czasie rzeczywistym, aby podejmować bardziej trafne decyzje .biznesowe

Ulepszone planowanie produkcji i zarządzanie zasobami .8 Oprócz zarządzania zapasami, systemy informatyczne prawidłowo wdrożone do danego przedsiębiorstwa mogą również pomóc w zarządzaniu produkcją. Zapewniają one bowiem wgląd we wszystkie operacje produkcyjne, w tym te odbywające się na hali produkcyjnej. Umożliwia to użytkownikom optymalizację harmonogramów produkcji, wyposażenia i robocizny w celu maksymalizacji wydajności. Ponadto, systemy, np. systemy ERP, pomagają w zarządzaniu listą materiałów i środkami trwałymi. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo tworzyć i edytować oraz śledzić wszystkie poprzednie zmiany. Stałe zarządzanie zasobami pozwala użytkownikom zaplanować konserwację sprzętu, aby skrócić . nieoczekiwane przestoje, poprawiając rentowność i relacje w łańcuchu dostaw

Wspomaganie wszelkich operacji związanych z magazynowaniem .9 Systemy działające w tym obszarze działalności nazywamy Magazynowymi Systemami Informatycznymi (Warehouse Management System). Do operacji związanymi z magazynowaniem wspomagane przez systemy WMS możemy zaliczyć fizyczne przyporządkowywanie towarów do określonych kategorii – lokowanie ich, zarządzanie dowolną ilością magazynów, podział magazynów na miejsca, klasy i obszary, przechowywanie danych o lokalizacji i ilości danych produktów, poza danymi ilościowymi systemy te prezentują również dane jakościowe. Ponadto, umożliwiają one automatyczną identyfikację, optymalizację rozmieszczenia produktów przy przydzielaniu miejsc, zdalne sterowanie środkami transportu w obrębie magazynu i tworzenie list kompletacyjnych. Obecność systemów informatycznych w tym obszarze jest więc nieoceniona w zwiększaniu efektywności przedsiębiorstw. Biorąc pod uwagę rosnący stopień robotyzacji przedsiębiorstw systemy WMS mogą stać się podstawą funkcjonowania firm, w których . znaczną rolę pełni magazynowanie

Wzrastająca konkurencja na rynku, stale zmieniające się wymagania klientów i warunki rynkowe a także ciągle rozszerzający się katalog świadczonych usług zmusza przedsiębiorstwa do stawienia czoła coraz większym wyzwaniom, by te spełniały swoje zadania i osiągały wyznaczone cele biznesowe. Ponadto, wzrastająca ilość problemów z zakresu logistyki, które związane są z przepływem informacji i dóbr sprawia, że sprawne i prawidłowe działanie przedsiębiorstw sektora staje się niemożliwe przy korzystaniu z tradycyjnych metod zarządzania. Jednym z kluczowych warunków do osiągnięcia biznesowego sukcesu jest sprawne funkcjonowanie w dziedzinie logistyki korzystające z nowoczesnych technologii. Jednym z najważniejszych przejawów ich zastosowania jest wdrożenie informatycznych systemów zarządzania, co umożliwia optymalizację procesów logistycznych, informacyjnych, prawnych, marketingowych, komunikacyjnych a także wielu innych niezbędnych w działalności przedsiębiorstw i prowadzących do zwiększenia ich rentowności. Ich obecność i prawidłowe oraz pełne ich wykorzystanie może więc być . jednym z najważniejszych czynników prowadzących do sukcesu przedsiębiorstwa...