Sesión 4 - Diagrama de Proceso de Decisión PDF

Preview

Summary

Download Sesión 4 - Diagrama de Proceso de Decisión PDF

Description

INVESTIGACIÓN OPERATIVA 3 DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIÓN

MGT. ING. SARA CABRERA MÁRQUEZ

¿QUÉ ES EL DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIÓN (DPD)?

Una herramienta cuyo objetivo es identificar y representar así como analizar de forma sistemática la existencia de acontecimientos y contingencias posibles que pueden suceder cuando en el proceso de resolución de un problema nos dirigimos desde la etapa de planteamiento del mismo hasta la de puesta en práctica de su posible solución.

(Process Decision Program Chart – PDCP)

¿QUÉ ES EL DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIÓN?

Es una herramienta preventiva y proactiva, utilizada para formular los pasos necesarios para completar un proyecto, anticipar los problemas potenciales para diseñar respuestas adecuadas para afrontarlos

¿QUÉ ES EL DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIÓN?

El DPD debe entenderse como una herramienta no solamente útil para anticiparse a las dificultades evitando que ocurran sino que también tiene utilidad para proporcionar armas con las que luchar contra estas dificultades cuando se presentan.

VENTAJAS DEL DPD  Muestra el grado de complejidad en el alcance de un objetivo poniendo de manifiesto posibles dificultades.  Permite elaborar alternativas a las dificultades que puedan surgir, en la trayectoria establecida, para alcanzar una meta.  Impulsa a los integrantes del equipo a idear soluciones, incrementando su compromiso con el objetivo.

UTILIDADES DEL DPD  Planificar actividades para alcanzar un objetivo.  Identificar posibles contingencias que pueden afectar negativamente al desarrollo de un proyecto o al logro del objetivo.  Planear contramedidas que reduzcan el efecto de las dificultades previstas

CARACTERÍSTICAS DEL DPD:    

Describe posibilidades y probabilidades de falla Analiza el camino viable para el logro de objetivos Visualiza costos Documenta que puede pasar y que hacer cuando algo suceda

ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIÓN Los pasos para efectuar la aplicación de la herramienta son: 1. Crear el equipo. 2. Formular el objetivo. 3. Establecer las fases principales para la consecución del objetivo. 4. Identificar problemas potenciales. 5. Determinar y seleccionar contramedidas.

ELABORACIÓN DEL DPD

1. CREAR EL EQUIPO. Se conforma el equipo de trabajo, para analizar la actividad que se desea llevar adelante y en la cual se necesita considerar todas las posibles situaciones de contingencia y prevención. Este equipo ha de estar compuesto por personas con conocimientos sobre el objetivo o proyecto sobre el que se pretende trabajar.

ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIÓN

2. FORMULAR EL OBJETIVO. Se formula el objetivo mediante una frase que lo describa con claridad, De este modo, se facilita la identificación de niveles subordinados. Se anotan las acciones necesarias para el desarrollo de la actividad y ante cada acción del proceso Se debe responder preguntas del tipo:  ¿Qué podría estar o funcionar mal aquí?  ¿Qué acción contingente podría ejecutarse ante esta situación?  ¿Existen acciones preventivas que evitarían o reducirían este riesgo?

ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIÓN 3. ESTABLECER LAS FASES PRINCIPALES PARA LA CONSECUCIÓN DEL OBJETIVO. Se reformula una explicación o solución posible para cada problema identificando las fases principales para la consecución del objetivo formulado. Para este fin se utiliza la pregunta:  ¿Qué tareas deben completarse para alcanzar el objetivo?

ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIÓN 4. IDENTIFICAR PROBLEMAS POTENCIALES. Se identifican los problemas potenciales para cada una de las ramas que se derivan del tema, u objetivo principal (se exploran las dificultades que puedan surgir). Se dibuja un nuevo diagrama con todas las acciones y las soluciones de los eventuales problemas que se pudieran presentar.

ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIÓN

5. DETERMINAR Y SELECCIONAR CONTRAMEDIDAS La cuestión a responder en esta fase de construcción del DPD es qué contramedidas o acciones pueden enfrentar correctamente a las dificultades registradas. Para ello, se revisan los problemas potenciales de cada “rama”. De este modo, el equipo debe identificar al menos una contramedida para cada dificultad identificada. Estas acciones o contramedidas se seleccionan según el siguiente criterio: X: Contramedida inadecuada o difícil de aplicar. O: Contramedida seleccionada.

EJEMPLO 1: Una empresa de transporte nacional desea incrementar la satisfacción del cliente. A través de un DPD quiere conocer cuales son las distintas vías para conseguirlo y las principales contingencias que se pueden presentar

El equipo de trabajo comienza desarrollando un Diagrama de Árbol y continúa rellenando el diagrama apuntando los posibles problemas que puedan aparecer. Satisfacer al Cliente

Identificar las Necesidades de los clientes Falta de personal

Prestar un servicio más rápido

Contratar personal polivalente

Proporcionar formación adecuada

O

X

X

O

Garantizar la seguridad del envío

No se dispone de instalaciones adecuadas

Falta de formación

Contratar personal calificado

Contratar más personal

Ofrecer más servicios

Aumentar flota de vehículos

X

Instalar mayor soporte informático

O

Por último, señalan las acciones o contra medidas que deberían llevarse a cabo y las clasifican

EJEMPLO 2: Una Planta Industrial local desea cambiar la forma de administrar sus procesos (operativos y administrativos) para lo cual desea evaluar la Gestión por Procesos en el Área a través de una DPD, de esta manera evaluar las principales contingencias que se pueden presentar

Iniciar la Gestión Por Procesos en el Área

Analizar y Documentar Procesos

Identificar Procesos

Tiempo Ilimitado para elevado # de procesos

Falta de Conocimiento de la metodología adecuada

Ampliar el plazo del proyecto

Organización de talleres de identificación de procesos

Capacitación de jefaturas y técnicos

X

O

O

Apoyo de un facilitador externo

O

Dificultad en modelar un elevado # de procesos

Crear Equipos de Mejora

Falta de experiencia de jefaturas y técnicos

Que el personal implicado no haga propios los procesos

Seleccionar los procesos clave más relevantes

Limitar el proyecto a unidades con experiencia

Apoyo al proyecto de consultores externos

El personal implicado documenta sus procesos en talleres específicos

O

X

O

O

No hay espacio adecuado en algunas dependencias

No sabe trabajar en equipo

Aplicar un Desplazarse Habilitar programa de otras espacio para capacitación en instalaciones de reuniones en las trabajo en la entidad dependencias equipo

X

O

O...