SIGA Oficial - Resumen acerca de del sistema integral de gestión administrativa PDF

Preview

Summary

Resumen acerca de del sistema integral de gestión administrativa...

Description

Universidad Nacional De Trujillo

INTRODUCCIÓN

El Sistema Integral de Gestión Administrativa (SIGA) es una aplicación que tiene como finalidad una mejor organización y registro de todos los asuntos que se atienden y se generen, ya sea que el origen de los asuntos sea interno o externo a la misma, así como un rápido acceso a los archivos, anexos electrónicos y digitalizados, además de poder conocer el expediente que se le asignó. Agiliza el envío y recepción de correspondencia de una manera segura y eficiente, mejorando los tiempos efectivos de trabajo, asegura el envío y recepción de documentos. La consulta a documentos es de manera dinámica optimizando el flujo de información. El objetivo de la aplicación es contar con una herramienta que permita tener una mejor organización y registro de documentos, para un óptimo flujo de información.

Contabilidad Gubernamental

1

Universidad Nacional De Trujillo

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA - SIGA Este sistema informático (SIGA) simplifica los procesos administrativos siguiendo las normas establecidas por los Órganos Rectores de los Sistemas Administrativos del Estado. En pocas palabras, este sistema es una aplicación en la cual se ve plasmada toda la normatividad relacionada a las contrataciones y adquisiciones del Estado y en cada una de las interfaces y opciones que tiene este sistema se puede apreciar todo el proceso logístico que va desde la generación de los pedidos, el proceso de selección y posteriormente se generan ya sean los contratos, las órdenes de compra o de servicio. Es una Herramienta de Gestión, que realiza procesos de cadena Logística y Patrimonial.

¿POR QUÉ IMPLEMENTAR EL SIGA? Al ser la Logística parte fundamental de toda institución es necesario que los procesos sean de la mayor calidad y rapidez para el beneficio de la Institución. Todo esto se consigue con el sistema SIGA, permitiendo: 

Manejo ordenado de todo el proceso con el registro SIAF.



Simplificación de los procesos administrativos.



Información oportuna de calidad.



Disponibilidad de información de costos

VENTAJAS DEL SIGA 

La mejora de calidad de ejecución



Ahorro en Recursos



Ordenamiento (Organización, Funcional, Procesos), generando la disminución de malas prácticas. Transparencia



Simplificación de procesos

Contabilidad Gubernamental

2

Universidad Nacional De Trujillo



Información sistematizada en las Compras Corporativas, Consulta de Precios y toma de decisiones.



Mayor productividad



Cumplimiento con entes rectores



Una de las mayores ventajas de este sistema informático es que permite interfases entre el SIAF y SIGA en la carga de Marco Presupuestal Modificado (PIM), Programación de Compromiso Anual (PCA), Metas aprobadas, Presupuesto Inicial de Apertura (PIA). Así como interfases entre el SIAF y SIGA de la Certificación de Crédito Presupuestario (CCP), Compromiso Anual Compromiso Mensual, y Devengado para la Adquisición de Bienes, Servicios y Viáticos.



Permite el Registro de Programación de Cuadro de Necesidades articulado al Plan Operativo Institucional (POI) y la Previsión Presupuestal en los expedientes de contratación que se requiera y la generación del Plan Anual de Contrataciones (PAC) de acuerdo al nuevo reglamento de Contrataciones.



También el registro de las etapas de Indagación de Mercado para obtener el mejor valor estimado y el requerimiento del área usuaria conociendo la disponibilidad Presupuestal desde el inicio del registro del pedido SIGA.



Además, permite dar seguimiento a la ejecución usando el registro del Contrato y el registro de las Conformidades de la Ordenes de Servicio y Órdenes de Compra para su posterior registro de devengado.



Otra de las ventajas es la emisión de reportes Contables para la conciliación Mensual y Anual con Contabilidad tanto en el área de Almacén como Patrimonio y la validación de datos de Proveedores con la SUNAT.



Como también los reportes de seguimiento de ejecución y su comparación con el devengado es decir se puede saber en cualquier momento del año

Contabilidad Gubernamental

3

Universidad Nacional De Trujillo

(Comprometido vs Devengado) y por último el seguimiento a los despachos de almacén mediante tabla de destinos. 

Recae su importancia en el uso del Catálogo SIGAMEF y sus enlaces por Clasificador de Gastos y Cuentas Contables por ítem.

¿QUÉ ES EL CATÁLOGO DEL SIGA MEF? En este catálogo podremos consultar si el que el bien que se necesita comprar se encuentra catalogado, es decir, le han asociado clasificadores y cuentas contables.

¿QUIÉN AUTORIZA LA INSTALACIÓN DE ESTE SISTEMA? El SIGA es un sistema desarrollado por el Ministerio de Economía y Finanzas, el cual es propietario del sistema y encargado de autorizar su instalación a las unidades ejecutoras.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE ESTE SISTEMA? Su importancia se basa en la mejora de la eficiencia de la Gestión Pública de los Procesos de Abastecimiento y Control Patrimonial. El SIGA es un Sistema de Registro Único que permite realizar funciones específicas como: 

La Programación del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios (CN) y, del Plan Anual de Contrataciones (PAC).



El Registro de Procesos de Selección en sus distintas etapas y seguimiento de la ejecución del Contrato.



La Generación de las Órdenes de Compra y de Servicios.



La Atención de los Pedidos de Bienes y Servicios provenientes de las distintas dependencias de la Entidad.



Registro y Contabilización de los Movimientos en el Almacén.



Registro y Control de los Bienes Patrimoniales



El seguimiento a través de consultas y reportes.

Contabilidad Gubernamental

4

Universidad Nacional De Trujillo

¿TIENE ALGÚN COSTO LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIGA EN LA ENTIDAD? La utilización de este sistema es promovida por el Ministerio de Economía y Finanzas a nivel nacional para las entidades públicas y a solicitud de la Unidad Ejecutora le proporcionan el software para su uso sin costo.

¿BAJO QUÉ LEY SE ENCUENTRA ESTE SISTEMA? El SIGA estará de acorde a los nuevos cambios que exista en la Ley de Contrataciones del Estado N° 30225 que fue modificada por el Decreto Legislativo N ° 1341 vigente desde el 03 de abril 2017.

INTERFASE SIGA – SIAF Es el conjunto de transacciones mediante el cual se envían y reciben datos entre SIGA y el SIAF, referido a solicitudes de aprobación de Operaciones por fase de documento, así como afectaciones de Órdenes que cuenten con fuentes de Financiamiento. El Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), “es una herramienta informática que cuenta con un interfaz con el SIAF, es decir, nosotros podemos hacer interfaces de certificación presupuestal, de compromiso anual, compromiso mensual y devengado, también nos permite cargar una meta aprobada nueva, el marco PIM y el PCA que es la priorización de la cadena de gasto. Todas estas interfaces se comunican automáticamente con el SIAF.

CERTIFICACION PRESUPUESTAL: Acto de administración, cuya finalidad es garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, Contabilidad Gubernamental

5

Universidad Nacional De Trujillo

hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario.

COMPROMISO ANUAL El compromiso es el acto de administración mediante el cual el funcionario facultado a contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la entidad, luego del cumplimiento de los trámites legalmente establecidos, afectando total o parcialmente los créditos presupuestarios, en el marco de los presupuestos aprobados, la PCA y las modificaciones presupuestarias realizadas. El compromiso se efectúa con posterioridad a la generación de la obligación nacida de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio. El compromiso debe afectarse a la correspondiente cadena de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible del crédito presupuestario, a través del respectivo documento oficial. El compromiso es realizado dentro del marco de los créditos presupuestarios aprobados en el presupuesto institucional del pliego para el año fiscal, con sujeción al monto del PCA, por el monto total anualizado de la obligación.

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA (PIA) Es el que corresponde a los montos referenciales que tienen los organismos públicos para gastar a lo largo del periodo anual, el PIA es aprobado por el Congreso por medio del Presupuesto Público y es el presupuesto con que se inicia el año y que puede ser modificado, ya sea incrementándose o disminuyéndose, mediante leyes de créditos suplementarios o decretos de transferencias de partidas.

EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL MODIFICADO (PIM) Es el Presupuesto Institucional actualizado como consecuencia

de las

modificaciones presupuestarias, tanto a nivel institucional como a nivel funcional programático, efectuadas durante el año fiscal, a partir del PIA.

Contabilidad Gubernamental

6

Universidad Nacional De Trujillo

PROGRAMACION DE COMPROMISOS ANUAL (PCA) La PCA es un instrumento de programación del gasto público de corto plazo por toda fuente de financiamiento, que permite la constante compatibilización de la programación del presupuesto autorizado, con el marco macroeconómico multianual, las reglas fiscales contenidas en la Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal y la capacidad de financiamiento del año fiscal respectivo, en un marco de disciplina, prudencia y responsabilidad fiscal.

INTERFASE SIGA SIAF-FLUJOGRAMA 1. Certificación en el SIGA 2. Envío de certificación en el SIAF (Validación) 3. Recepción en SIAF de archivo de certificación enviado por el SIGA 4. Aprobación de certificación en el SIAF 5. Al comprometer el SIGA se generará automáticamente el Registro de Compromiso Anual 6. El Registro de Compromiso Anual será enviado por interfaz de SIAF 7. Recepción del SIAF de archivo de Compromiso Anual enviado por el SIGA 8. Aprobación del Compromiso Anual en el SIAF 9. Comprometido en el SIGA y habiendo realizado la interfaz con el SIAF se realiza la siguiente interface de Compromiso Mensual 10. Aprobación del Compromiso Mensual en el SIAF para Carga de estado en el SIGA

C

7

Universidad Nacional De Trujillo

MANUALES DEL SIGA - MEF Los Manuales adjuntos tienen como objetivo ayudar y guiar a los Usuarios de las Unidades Ejecutoras en el uso y operatividad de los diferentes Módulos del SIGA, mediante una descripción detallada e ilustrada de cada una de las opciones para la operación adecuada en función a la normatividad vigente, presentando además una relación de reportes para facilitar información y seguimiento a sus operaciones. Módulos:  Modulo Administrador  Modulo De Logistica  Modulo De Patrimonio  Modulo De Programacion Presupuesto Por Resultados  Modulo De Tesoreria  Modulo De Bienes Corrientes  Modulo De Revaluacion De Edificios Y Terrenos  Modulo De Configuracion  Modulo Utilitarios  Modulo De Gestion De Productos 1. MÓDULO ADMINISTRADOR La Oficina General de Tecnología de la Información – OGTI, del Ministerio de Economía y Finanzas, ha diseñado un aplicativo informático del Módulo Administrador del Sistema Integrado de Gestión Administrativa – SIGA, con la finalidad de administrar y controlar la seguridad y accesos que tienen los Contabilidad Gubernamental

8

Universidad Nacional De Trujillo

Usuarios a las opciones de cada uno de los Módulos del SIGA – MEF, contribuyendo de esta manera a la integridad, confiabilidad y seguridad de la información. El Módulo Administrador del Sistema – ADMIN, ha sido desarrollado principalmente para administrar los parámetros que van a permitir la operatividad de las funciones de los Módulos de Logística, Tesorería, Patrimonio, Presupuesto por Resultados, Configuración, Utilitarios, Bienes Corrientes, Plan Operativo Institucional - POI, así como a los módulos del aplicativo en Web, que conforman el Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA. Objetivo El presente Manual, tiene como objetivo guiar al Administrador del Sistema SIG - MEF de las Unidades Ejecutoras, en el uso, operatividad y ser una guía de los procedimientos que deben ser aplicados para el uso del Módulo, de manera clara y precisa, que le permita las funciones desarrolladas en el mismo. 2. MÒDULO DE LOGISTICA Los

Manuales

correspondientes

a

este

Módulo

describen

los

procedimientos que debe realizar la Unidad Ejecutora, para efectuar la Programación de los bienes, servicios y viáticos, para el cumplimiento de sus metas durante el periodo anual. Asimismo, contiene los procedimientos para la ejecución de sus adquisiciones y el control presupuestal de los mismos. A continuación, para tener un panorama más amplio de este módulo, se describirá la barra de menú. Contabilidad Gubernamental

9

Universidad Nacional De Trujillo

3. MÓDULO DE PATRIMONIO El Modulo de Patrimonio (SIGA MP), como parte componente del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), es una herramienta de ayuda para la gestión del Control Patrimonial la misma que le permitirá administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir información sobre la administración de los Bienes de Propiedad Fiscal, cuya administración se encuentra a cargo de la Unidad Ejecutora en el marco del cumplimiento de las normas legales sobre la materia. El SIGA MP, contempla todos los Procesos Técnicos del Control Patrimonial bajo el concepto de integridad y no de duplicidad de esfuerzos. El Área de Patrimonio responsable de la administración de los activos de propiedad de la entidad, tendrá la disponibilidad de contar con información precisa y clara de los viene de su entidad, así como su naturaleza y, el uso que se les está dando. Podrá tener el control desde el nacimiento del ítem hasta su baja y salida física definitiva de la institución, es decir, podrá controlar incluso los bienes que se encuentren en custodia. Controla los inventarios de bienes patrimoniales e infraestructura. 4. MÓDULO DE PROGRAMACIÒN PRESUPUESTO POR RESULTADOS El ministerio de economía y finanzas a través de la Dirección General de Presupuesto público (DGPP), tiene dentro de sus funciones el desarrollar e implementar metodologías y procesos que incrementen la calidad y desempeño del gasto público, así como el de promover el desarrollo de las

Contabilidad Gubernamental

10

Universidad Nacional De Trujillo

capacidades para la adecuada aplicación de las metodologías y procedimientos relacionadas a la materia presupuestaria. La ley de Presupuesto del sector Público dispone formalmente la implementación del presupuesto por Resultados como una estrategia de gestión pública que vincula la asignación de recursos a productos y resultados medibles a favor de la población. La DGPP es el ente rector encargado y responsable de diseñar, implementar, monitorear y evaluar la gestión presupuestaria por resultados. Objetivo El objetivo de este manual y/o módulo es guiar a los usuarios responsables de las unidades ejecutoras vinculado a los Programas Presupuestales, en el uso y operatividad del Módulo de Programación PPR, conteniendo pautas y brindando la información necesaria que permita realizar el registro de sus necesidades haciendo uso del SIGA. Trabaja las estrategias 5. MÓDULO DE TESORERÌA La Oficina General de Tecnología (OGTI), del ministerio de Economía y Finanzas ha considerado conveniente desarrollar el Módulo de Tesorería del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) con la finalidad de contribuir con el seguimiento, supervisión y control de los procesos de asignación y rendición de gastos de pasajes y viáticos, gestión y control general de caja general y caja chica, seguimiento de las garantías de contratos, elaboración de registro de compras, control de las declaraciones de retenciones y detracciones, la consulta de los saldos presupuestales de caja chica, así como, realizar auditorías de las transacciones realizadas por los usuarios en los pedidos de viáticos, planillas de viáticos, etc. Objetivo Contabilidad Gubernamental

11

Universidad Nacional De Trujillo

Este manual tiene como objetivo guiar a los distintos usuarios y operadores del Módulo de Tesorería- SIGA, en el registro de la información y aplicación de los procedimientos para la asignación , otorgamiento y rendición de cuentas de pasajes y viáticos dentro y fuera del territorio Nacional de la Unidad Ejecutora, asimismo, en la gestión de la caja general y caja chica, seguimiento de las garantías asociadas a los contratos y generación de las declaraciones del Registro de Compras, Retenciones y Detracciones de Comprobantes de pago que se informan a la SUNAT. 6. MÓDULO DE BIENES CORRIENTES La Oficina General de Tecnología (OGTI), del ministerio de Economía y Finanzas, ha diseñado un aplicativo informático del Módulo de Bienes Corrientes del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), con la finalidad de facilitar el registro, control y seguimiento de los Bienes Corrientes tales como accesorios, repuestos de equipos médicos y quirúrgicos, suministros médicos (incluido material médico e instrumental), así como los bienes de laboratorio y gabinete (implementos, materiales, repuestos, accesorios y otros), que tienen un costo significativo y que no son administrados por la SBN (Superintendencia Nacional de Bienes Estatales) Objetivo El presente manual, tiene como objetivo guiar a los usuarios de las unidades ejecutoras responsables del control de los bienes corrientes, en el uso y operatividad del Módulo de Bienes Corrientes, logrando que la administración de los Bienes Corrientes de Propiedad Estatal sea eficaz, eficiente y transparente en cada una de las etapas del proceso

Contabilidad Gubernamental

12

Universidad Nacional De Trujillo

7. MÓDELO UTILITARIOS El presente Manual tiene como objetivo, guiar a los usuarios responsables de la Unidad Ejecutora, en los procedimientos para efectuar la Transmisión de Datos, ejecutar los Scripts personalizados y enviar información al MEF, facilitando la recolección de datos, personalización de configuraciones y la interacción con Soporte SIGA MEF para dar solución a las casuísticas reportadas, con mayor eficacia, eficiencia y a distancia. 8. MÓDULO DE GESTION POR PRODUCTOS El presente Manual, tiene como objetivo guiar a los Usuarios responsables de elaborar la Lista de Insumos de bienes y servicios de los Sub Productos de los Programas Presupuestales, en el uso y operatividad del Sistema de Gestión de Productos, conteniendo las pautas necesarias que permita realizar la creación de los Sub Productos, Asignación de los insumos necesarios para cada Sub Producto, Definición de la Unidad de Medida de Uso, Cantidad por Vez, Número de veces y Cantidad por Caso, Clasificación de insumos por Tipo de Costos: Directos / Indirectos, Fijos / Variables, Identificación de Categoría de Puntos de Atención para cada insumo, así como, realizar ...