Tabla DE Retencion Documental Policia Nacional PDF

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PRACTICA...

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MINISTERIO DE DEFENSA POLICÍA NACIONAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTO PRODUCTORA: RA: POLICÍA NACIONAL

OFICINA PRODUCTORA : Región de Con Control trol Int Interno erno Cinco, Oriental

UNIDAD: ÁREA DE CON CONTROL TROL INTERN INTERNO O

CÓDIGO DE LA O OFICINA FICINA PRODUCTORA: 1. 1.5.3.5.5 5.3.5.5

RETENCIÓN CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1

g

ACCIONES CONSTITUCIONALES

1.10

c

Derechos de Petición

a

Quejas, reclamos y sugerencias

DISPOSICIÓN FINAL

ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL

CT

D

M

2 años

10 años

X

X

X

a

antecedentes

2

g

ACTAS

2.21

c

Actas de Entrega

2 años

5 años

X

2.25

c

Acta de Reuniones de Trabajo

2 años

20 años

X

2.35

c

Actas de Capacitación

2 años

18 años

2.40

c

Actas de Revista

2 años

2.78

c

Actas Compromiso

2.81

c

2.85

c

S

E

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

X

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

X

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

X

X

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

10 años

X

X

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

2 años

5 años

X

X

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Actas de Eliminación Documental

20 años

50 años

X

X

Actas de Entrega de unidad

20 años

50 años

X

X

X

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental eliminado. Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

X

29

g

INFORMES

29.1

c

Informe a Entes de Control

2 años

5 años

X

X

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

29.3

c

Informe de Auditoria

2 años

5 años

X

X

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

29.10

c

Informe de Seguimiento y Evaluación

2 años

5 años

X

X

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

29.19

c

Informe de Back-Up

2 años

5 años

X

X

29.25

c

Informe de Actividades

2 años

5 años

X

X

Transcurrido el tiempo de retención en carecer de valores secundarios, los mediante picado. Transcurrido el tiempo de retención en carecer de valores secundarios, los mediante picado.

el Archivo Central, eliminar por documentos serán eliminados el Archivo Central, eliminar por documentos serán eliminados

MINISTERIO DE DEFENSA POLICÍA NACIONAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTO PRODUCTORA: RA: POLICÍA NACIONAL

OFICINA PRODUCTORA : Región de Con Interno Cinco, Oriental Control trol Interno

UNIDAD: ÁREA DE CON CONTROL TROL INTERN INTERNO O

CÓDIGO DE LA O OFICINA FICINA PRODUCTORA: 1. 1.5.3.5.5 5.3.5.5

RETENCIÓN CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

29.57

c

Informe de Novedades

30

g

INVENTARIOS

30.10

c

Formato Único de Inventario Documental

31

g

LIBROS

31.6

c

38 38.10

g c

DISPOSICIÓN FINAL

ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL

CT

D

M

S

X

E

2 años

5 años

0 años

0 años

Libros de Registro y/o Minutas

2 años

18 años

X

ORDENES Orden de Cumplimiento

2 años

18 años

X

0 años

20 años

X

X

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un documento de constante consulta.

0 años

0 años

X

X

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un documento de constante actualización y consulta.

X

X

PROCEDIMIENTO Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado. Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un documento de constante actualización y consulta.

X

X

X

X

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

a

memorando poligramas Otro

48

g

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

50

g

TRANSFERENCIA

50.1

c

transferencias Primarias

53

g

PLANILLAS

53.3

c

Planilla de Correspondencia

2 años

5 años

X

X

53.7

c

Planilla de Control

2 años

15 años

X

X

2 años

8 años

X

X

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

a a

86

g

PROGRAMAS

86.30

c

Programa de Gestión Ambiental

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de valores primarios. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de valores primarios.

95

g

SISTEMAS DE GESTIÓN

95.1

c

Sistema de Gestión de Calidad

2 años

5 años

X

X

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

95.2

c

Sistema de Control Interno Acta comité de control interno Mapa de Riesgos antecedentes

2 años

5 años

X

X

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante picado.

a a a g

c a CT D E M S

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL TIPO DOCUMENTAL CONSERVACIÓN TOTAL DIGITALIZAR ELIMINACIÓN MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE SELECCIÓN

Firma Presidente Comité de Gestión Documental...