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Introducción a la Contabilidad |PROFESOR Jesús García F. (Derecho + GAP)

Tema 1 La contabilidad como sistema de información

1. Toma de decisiones y sistemas de información Las personas toman decisiones de forma casi automática y tras un cuidadoso proceso de selección de información y de evaluación de alternativas. Este proceso de decisión gira alrededor del sistema de información (aquel que suministra la información) y del sistema de decisión (aquel que usa la información para evaluar alternativas). La necesidad de contar con datos precisos y fiables suele desembocar en el desarrollo de sistemas de información formales. Los sistemas de información formales intentan garantizar la precisión y fiabilidad de la información y evitar las ambigüedades. Los procesos de decisión suelen encadenarse unos con otros, constituyendo lo que se denomina ciclos de información-decisión-acción. La acción provocará unos efectos que el decisor desea conocer y evaluar a la hora de tomar decisiones futuras.

2. Sistemas de información contable La economía trata la satisfacción de necesidades con unos recursos escasos. El problema económico básico es la asignación eficiente de los recursos existentes. Esta asignación desencadena multitud de procesos de decisión y el empleo frecuente de sistemas de información económica. Algunos de los sistemas de información económica más típicos son los contables. Los sistemas de información contable son formales. Como sistemas de información formales, intentan garantizar la precisión de la información, para ello emplean un lenguaje técnico. Según la entidad económica, pueden distinguirse diferentes sistemas de información contable (contabilidad familiar, de empresas, pública y nacional). La contabilidad familiar proporciona información económica sobre unidades de consumo: las familias. La contabilidad de empresas sobre las unidades de producción. La contabilidad pública proporciona información sobre las Administraciones Públicas. La contabilidad nacional proporciona información sobre la nación como un todo e informa sobre diferentes variables.

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3. Los usuarios de la información contable La contabilidad de empresas es un sistema de información formal que proporciona datos económicos sobre empresas a distintos usuarios para que estos tomen decisiones. Según su relación con la empresa los usuarios pueden clasificarse en gestores, propietarios, trabajadores, acreedores, proveedores, clientes, Administración, competidores… Las principales necesidades informativas de los distintos tipos de usuarios de la contabilidad de empresas:  Gestores: Su interés en la información es doble. Por un lado, información como instrumento importante para planificar, gestionar y controlar la empresa. Por otro, los gestores son controlados, a través de la información contable, por los propietarios. (controlan, no son propietarios)  Propietarios: Consideran importante la información sobre el patrimonio y el beneficio de la empresa, con el fin de aumentar el valor de la empresa y recibir dividendos. También pueden verse interesados por la capacidad de la empresa a la hora de atender pagos.  Trabajadores: Evalúan la viabilidad y expectativas futuras de la empresa, dado que su empleo y las posibilidades de promoción dependen de ellas. Les interesa el patrimonio de la empresa y la capacidad para atender sus compromisos en el futuro. (empleo en juego)  Acreedores: El interés de los acreedores se centra en la capacidad de la empresa para reembolsarle el importe de sus deudas y satisfacer los intereses estipulados.  Proveedores: Están interesados en estimar la capacidad de la empresa para responder a sus compromisos de pago. Son interesantes los datos sobre el patrimonio, el beneficio y la situación financiera. 

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Clientes: Además del precio, calidad y plazos de entrega, la viabilidad futura de una empresa puede ser una preocupación para aquellos clientes que adquieran un producto de características especiales, o dependan de los suministros para desarrollar su proceso productivo. Administración Pública: Exige por la Admón. Tributaria la elaboración de estados contables específicos (declaración de impuestos). El interés del Estado puede estar relacionado con la concesión de ayudas y la vigilancia de sectores considerados estratégicos. Competidores: La información financiera publicada por una empresa puede contener señales que revelen a sus competidores sus puntos fuertes y débiles y el atractivo del sector.

Todos estos requerirán información de forma periódica para tomar decisiones respecto a la empresa y conocer los resultados de sus acciones. Los usuarios de la contabilidad de empresas se dividen en dos categorías: internos y externos. 2|Página

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Son usuarios internos los empleados y gestores cuando utilizan la información contable en el desempeño de sus actividades como miembros de la organización. La parte de la contabilidad que elabora esta información se denomina “contabilidad analítica, interna o de gestión”. Los usuarios externos no suelen tener poder para influir decisivamente en el diseño del sistema de información. La mayor parte de la información la obtienen de unos estados contables de propósito general, que la empresa está obligada a elaborar y divulgar. La contabilidad financiera es la parte de la contabilidad de empresas que recopila información sobre las transacciones de la empresa con el exterior. La contabilidad financiera y la analítica comparten datos. La contabilidad analítica, para elaborar costes de productos y actividades e indicadores de gestión, necesita datos sobre las transacciones efectuadas con el exterior, que son recopilados por la contabilidad financiera. Por otro lado, la contabilidad financiera requiere de la contabilidad analítica información sobre el coste de los activos producidos por la empresa. Así, la contabilidad de empresas puede ser definida como un sistema formal que proporciona información económica de una empresa con el fin de que los usuarios tomen decisiones. Las funciones de la contabilidad financiera son:  Suministrar a los usuarios externos unos estados contables de propósito general que proporcionen la imagen fiel del patrimonio, de su evolución, de los resultados y de la capacidad de atender los pagos futuros.  Suministrar a la contabilidad analítica los datos necesarios para que elabore los costes e indicadores de rendimiento que serán empleados por los usuarios internos.

4. División de la contabilidad La contabilidad externa contempla a la empresa como una unidad financiera, gestora de un capital propio, que trata de conocer cuál es su excedente económico tras remunerar a todo género de suministradores tanto de trabajo como de capital, y después participa en ese excedente económico el capital propio y el Fisco. Esto se contempla con una visión económica que atiende a la eficiencia alcanzada por la empresa, en los costes y en los rendimientos de sus divisiones, secciones, departamentos y centros de trabajo, y en los márgenes proporcionados por los distintos productos fabricados y por los servicios prestados. Por ello hablamos de contabilidad financiera y contabilidad de costes. La contabilidad financiera registra los movimientos y produce la información relativa a la captación de toda clase de recursos financieros de entrada y a su materialización en los factores productivos, así como la comercialización y cobro de los productos fabricados o de los servicios prestados. 3|Página

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La contabilidad interna o de costes se ocupa de reclasificarlos internamente, y de calcular internamente otros, para analizar su movimiento y sus resultados, valorar los activos derivados del proceso y planificar y controlar la gestión. Ambas se diferencian no sólo en el distinto tratamiento de los gastos e ingresos sino en el control interno de la conversión de factores en productos o servicios.

5. Contabilidad financiera En una economía de mercado, el sector privado toma la mayoría de las decisiones. Está formado por individuos y empresas con personalidades jurídicas independientes. Buscarán información que permita estimar tanto el provecho esperado como el riesgo que asumen en cada decisión. La contabilidad financiera contribuye a la toma de decisiones del sector privado proporcionando información económica a los usuarios externos. Cada tipo de usuario externo tiene unas necesidades de información específicas, pero existe un núcleo común de información que es útil para todos ellos. Este núcleo son los estados contables de propósito general, cuyo objetivo es retratar fielmente el patrimonio, su evolución, los resultados y la situación financiera de la empresa. En la mayoría de los países capitalistas se obliga a las empresas a suministrar los estados contables de propósito general a los usuarios externos. Para asegurar que la información proporcionada es fiable, se emplean dos métodos. El primero es la normalización, es decir, el establecimiento de reglas sobre la información que debe difundirse sobre los procedimientos empleados en su elaboración y valoración. El segundo es la verificación (auditoría), cuyo objetivo es comprobar que se han seguido los procedimientos de elaboración. La información contable suministrada en los estados contables de propósito general pretende conseguir que los usuarios externos tomen decisiones económicas eficientes para el correcto funcionamiento de una economía de mercado. No obstante, la difusión de información puede perjudicar los intereses de la empresa si es utilizada por los competidores para socavar su situación competitiva.

6. Requisitos y límites de la contabilidad financiera La contabilidad financiera empresarial elabora unos estados contables de propósito general cuyo fin es informar a los usuarios externos para que tomen decisiones económicas eficientes de asignación de recursos. El fin de los estados contables es ofrecer una imagen fiel del patrimonio, su evolución, los resultados y la situación financiera de la empresa. Esta imagen fiel solo puede alcanzarse si se atiende a la realidad económica por encima de la jurídica, respetándose una serie de requisitos, principios y normas de registro y valoración.

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Los principales requisitos que se le exige a la información son la relevancia y la fiabilidad. Se entiende por información relevante aquella que es útil para la toma de decisiones, es decir, ayuda al decisor a elaborar predicciones, a confirmar o corregir predicciones previas,… La información es oportuna cuando está disponible en el momento en el que se toman decisiones. La información es fiable cuando está libre de errores y sesgos* que puedan alterar la decisión a tomar. La información es íntegra cuando contiene todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin ninguna omisión. Es verificable cuando puede comprobarse la exactitud de la información, con lo que puede contrastarse que no está manipulado. La información financiera puede estar expresada de forma que el usuario típico no sea capaz de entenderla, por ello se exige que sea clara o comprensible. También que ésta sea comparable. Para que la información permita la comparación, deben emplearse en su elaboración los mismos criterios y procedimientos entre las empresas a comparar o los datos de la misma en diferentes años. El principio de uniformidad indica que, adoptado un criterio contable, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarse de manera uniforme en circunstancias similares.

El requisito de identificabilidad establece que en todo estado contable, debe quedar claramente identificada la entidad a la que se refiere la información.

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