Tema 1. La empresa como sistema PDF

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Resumen del tema 1...

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TEMA 1. LA EMPRESA COMO SISTEMA. 1. La empresa como sistema. En los años 30 se inicia la profusión de estudios con el enfoque novedoso de “sistemas”. Especialmente es de reseñar la labor de un biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy que publicó un libro titulado La Teoría General de Sistemas, en el que definitivamente se exponen las bases de esta nueva disciplina. Bertalanffy constató en campos científicos de ámbito muy diverso que los problemas y concepciones que podían encontrarse en cada uno de ellos eran similares, lo que le sugirió la posibilidad de que existiesen teorías generalizables. ¿Que es un sistema ? • Un sistema lo entendemos como una unidad cuyos elementos interaccionan juntos, ya que continuamente se afectan unos a otros, de modo que operan hacia una meta común. Es algo que se percibe como una identidad que lo distingue de lo que la rodea, y que es capaz de mantener esa identidad a lo largo del tiempo y bajo entornos cambiantes • Como ejemplos de sistemas podemos citar los organismos vivientes (incluidos los cuerpos humanos), la atmósfera, las enfermedades, los nichos ecológicos, las fábricas, las reacciones químicas, las entidades políticas, las comunidades, las industrial, las familias, los equipos y todas las organizaciones. Usted y su trabajo son elementos de muchos sistemas diferentes.

El objetivo inmediato de la teoría de sistemas es el fenómeno de la organización. Pretende la unificación de las ciencias mediante la formulación de principios generales válidos para cualquier sistema, partiendo del hecho de que conjuntos organizados, pertenecientes a campos científicos diferentes, muestran estructuras y comportamientos isomorfos, reducibles a un tratamiento matemático común. El concepto básico de la teoría general de sistemas es que un sistema es un «conjunto de elementos relacionados entre sí en continua interacción dinámica». La variación en cualquier elemento del sistema provoca variaciones en el conjunto, y viceversa. El sistema responde a dichas variaciones mediante un proceso de autorregulación y control que restablece el equilibrio (principio de homeostasis), aunque éste sea diferente al que existía inicialmente. La operación del sistema exige de una serie de entradas (inputs) que serán procesadas para obtener unas salidas (outputs), existiendo una finalidad. La empresa es un sistema, dado que: • Está formada por múltiples elementos diferentes que están en constante interacción y que, además, es dinámica. • Dichos elementos están coordinados y organizados, desarrollando cada uno una función concreta que le ha sido encomendada por el empresario. • Esa coordinación y organización se da en base a unos objetivos comunes, que son los objetivos de la empresa. Según exista o no relación de intercambio con el exterior los sistemas se consideran abiertos o cerrados: ·Sis cerrado: son autosuficientes, generan los recursos y consumen el producto obtenido. No hay ninguna relación con el entorno. Ej: Corea del norte

·Sis abierto: Relación continua con el entorno. Obtienen los recursos del exterior y ofrecen sus productos.

PRINCIPIOS DE LA TEORÍA DE SISTEMAS 1. Interdependencia: interrelación entre elementos, objetos o atributos. Si se produce con el entorno, el sistema se define como abierto. 2. Totalidad: importancia del sistema como un “todo”, aunque compuesto por partes interrelacionadas. 3. Plan común: orientación del sistema hacia la posición de equilibrio, donde los elementos buscan el plan común u «objetivo del sistema». 4. Relación entradas-salidas: dicho plan depende de un conjunto de “entradas”, que transforman en unas “salidas” que, a su vez, son «entradas» para otro sistema. Si el sistema es cerrado éstas se determinan de una sola vez; si es abierto pueden entrar cantidades adicionales. 5. Transformación: función característica o proceso que «opera» sobre las «entradas» para lograr las «salidas». 6. Entropía: estado de un sistema en el que existe un máximo de desorden o de indeterminación, lo que puede causar su destrucción. Estado que produce la falta de información y de control. La entropía es el caos, por tanto hay que buscar la entropía negativa. 7. Regulación: proceso basado en un sistema de control para generar información que permita corregir las desviaciones sobre los objetivos o replanificar el proceso transformador. 8. Diferenciación: los sistemas más complejos exigen que los elementos simples se especialicen en determinadas funciones características. 9. Jerarquía. Los sistemas se pueden descomponer en subsistemas o partes principales y así sucesivamente (recurrencia). Ello implica una “relación de dependencia”. 10. Equifinalidad. Los sistemas abiertos pueden llegar al mismo estado final combinando “entradas” diferentes. Igualmente se puede hablar de supersistema y subsistema: ·SUPERSISTEMA: sistema formado por varios sistemas. ·SUBSISTEMA: parte de un sistema mayor que tiene características de sistema. El enfoque de sistemas es un notable avance en la comprensión de las organizaciones y sus proceso de control y adaptación al medio. Las empresas se consideran SISTEMAS ABIERTOS EN PERMANENTE INTERACCIÓN CON EL ENTORNO o el marco socioeconómico. Recibe del entorno unas “entradas” que se transforman o evolucionan a estados futuros proporcionando unas “salidas” (no exentas de efectos residuales), existiendo una finalidad. El sistema necesita disponer de un dispositivo de control y posterior regulación del proceso (feed-back o retroalimentación).

La empresa es un sistema abierto, dado que: ·Está formada por múltiples elementos diferentes que están en constante interacción y que, además, es dinámica. ·Dichos elementos están coordinados y organizados, desarrollando cada uno una función concreta que le ha sido encomendada por el empresario. ·Esa coordinación y organización se da en base a unos objetivos comunes, que son los objetivos de la empresa. ELEMENTOS QUE DEFINEN A LA EMPRESA COMO SISTEMA 1. Conjunto de elementos o factores productivos (humanos, técnicos, financieros, etc.) necesarios para desarrollar la actividad económica, combinados en diferentes centros de gestión y unidades operativas. 2. Estructura del sistema u orden asignado a los elementos según unas relaciones de «jerarquía» (autoridad, intercambio y comunicación). 3. Funciones características (técnicas y administrativas) que desarrollan la actividad económica de la empresa para ejecutar el plan común. 4. Plan común o conjunto de objetivos directrices de la empresa, que se pone en práctica mediante un plan estratégico 5. Conjunto de estados financieros que representan la situación (balance) de la empresa (sistema) en determinados momentos del tiempo. La empresa actual: UN SISTEMA COMPLEJO ¿Por qué la empresa actual es un sistema complejo? Está conformada por un sistema técnico y social. La empresa es un sistema abierto. Los elementos configuradores de la complejidad de las organizaciones son de tipo estructural y de comportamiento. ·Elementos estructurales: componentes estructurales, sistema técnico, campo de actividad, tamaño. ·Elementos de comportamiento: sistema de objetivos, proceso de decisión, poder y cultura.

RESUMEN: La empresa como SISTEMA. ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS EMPRESARIALES. La teoría actual de la empresa se basa en: la Teoría de los Sistemas. SISTEMA: Conjunto de elementos relacionados entre sí mediante un conjunto de relaciones que representan un conjunto de inputs y outputs que se explican a través de determinados procesos de transformación. En la medida en que los sistemas pueden ser abiertos, esta teoría adquiere una gran complejidad.

2. LOS ELEMENTOS DE LA EMPRESA. Los FACTORES PASIVOS son los recursos económicos clásicos -tierra y capital-, sujetos a la característica de la escasez o disposición limitada. Pueden subdividirse en dos categorías principales: - Capital financiero o recursos financieros líquidos.

- Capital técnico o medios materiales: - Duraderos (vinculados al ciclo de capital de la empresa): bienes de equipo e informáticos, etc. - No duraderos o corrientes (vinculados al ciclo de explotación de la empresa): materiales y mercancías, productos elaborados, productos en curso, etc.

En cuanto a los FACTORES ACTIVOS, en principio menos limitados, ya que pueden ser desarrollados con una adecuada administración de recursos humanos, constituyen el concepto clásico de la fuerza de trabajo o el moderno de capital humano. Podemos señalar la existencia de los siguientes grupos: -Propietarios del capital o socios: Con ánimo de control, inversores financieros -Administradores o directivos. -Trabajadores o empleados. Los factores pasivos y activos se relacionan entre sí a través de un tercer factor: LA ORGANIZACIÓN. La organización no es por sí misma un recurso, surge como un conjunto de relaciones de autoridad, jerarquía, coordinación y comunicación entre los factores activos, en conexión directa con los factores pasivos. Por último citar lo que se denominan ELEMENTOS INMATERIALES, o características que confieren a la empresa un valor, capacidad y potencial de acción superior a la mera suma de sus elementos materiales y humanos: -La imagen pública y las relaciones exteriores de la empresa y vínculos con el entorno, ya sean clientes, entidades financieras, comunidad local, Estado o autoridades; así como la imagen y posicionamiento de sus productos. -El "know-how" o conocimientos técnicos y económicos, capacidades, experiencias e información que poseen los factores activos; entre los que podrían incluirse la tecnología y el software propios de la empresa. -La cultura de la empresa o conjunto de valores, creencias, símbolos, motivaciones, etc., que procedentes del capital humano y del entorno social conforman la mentalidad o ideario de la empresa, su código ético de comportamiento, impregnando su estilo de administración y la forma de desenvolverse en sí misma y en relación al entorno.

3. LA EMPRESA COMO UNIDAD DE DECISIÓN. La toma de decisiones. Continuamente, las personas deben elegir entre varias opciones aquella que consideran más conveniente. Es decir, han de tomar gran cantidad de decisiones en su vida cotidiana, en mayor o menor grado importantes, a la vez que fáciles o difíciles de adoptar en función de las consecuencias o resultados derivados de cada una de ellas. Es posible trasladar este planteamiento general al ámbito de la empresa. La toma de decisiones abarca a las cuatros funciones administrativas, así los administradores cuando planean, organizan, conducen y controlan, se les denomina con frecuencia los que toman las decisiones. Ahora bien: ¿qué se entiende por decidir? Schackle define la decisión como un corte entre el pasado y el futuro. Otros autores definen la decisión como la elección entre varias alternativas posibles, teniendo en cuenta la limitación de recursos y con el ánimo de conseguir algún resultado deseado.

Como tomar una decisión supone escoger la mejor alternativa de entre las posibles, se necesita información sobre cada una de estas alternativas y sus consecuencias respecto a nuestro objetivo. La importancia de la información en la toma de decisiones queda patente en la definición de decisión propuesta por Forrester, entendiendo por esta "el proceso de transformación de la información en acción".

La información es la materia prima, el input de la decisión, y una vez tratada adecuadamente dentro del proceso de la toma de decisión se obtiene como output la acción a ejecutar. La realización de la acción elegida genera nueva información que se integrará a la información existente para servir de base a una nueva decisión origen de una nueva acción y así sucesivamente (retroalimentación o feed-back).

4. SUBSISTEMAS/FUNCIONES DE LA EMPRESA. Subsistema real: 1.Subsistema de aprovisionamiento: a) Previsión de las necesidades de materiales en el proceso productivo de la empresa. b) Contacto con los proveedores: estudio de ofertas, elección de las más adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio y cualidad. c) Recepción de los materiales, inspección de la calidad y la cantidad y en su caso hacer reclamaciones. d) almacenaje y gestión de almacén. e) Suministrar los materiales a las diferentes secciones. Funciona de manera efectiva siempre y cuando los materiales que se emplean en el proceso productivo estén disponibles en el momento y lugar adecuados: -Insuficiencia en el suministro supone interrupciones en el proceso productivo, incapacidad para responder a la demanda, pérdida de ventas y económicas. -Exceso de suministros supone un volumen de recursos financiero importante para pagar a los proveedores y soportar los costes derivados de la gestión. 2.Subsistema de producción. El proceso de producción transforma las materias primas en productos acabados, mediante la aplicación de una tecnología. Algunos de los asuntos por los que se debe decidir son: -tipo de proceso productivo a emplear, es decir, que tecnología debe utilizar la empresa. -La mejor forma de utilizar el trabajo -Cúal es el nivel de calidad que se pretende conseguir. 3. Subsistema de comercialización.

Este subsistema se encarga de que los nuevos productos sean conocidos por los usuarios potenciales y de facilitar su distribución, el departamento comercial es el que lleva a cabo esta tarea. Actividades ligadas a la comercialización: -Estudio de necesidades o gustos del consumidor -Diseño de los productos que puedan satisfacerles. -Definición de medidas sobre producción en cuanta calidad y cantidad. -Formulación del precio adecuado. -Publicidad. -Sistemas de distribuciones del producto, tipo de venta: por correspondencia, en establecimientos, a domicilio.

Subsistema financiero. Se encarga de las actividades relacionadas con la obtención de recursos financieros, con los que ha de contar la empresa. De ello se ocupa el departamento de finanzas. Estos recursos pueden proceder de diversas fuentes: propietarios, venta de productos, subvenciones, préstamos, inversiones… El objetivo de este subsistema es el incremento de la rentabilidad. Subsistema directivo. La complejidad de la actividad de cualquier empresa a partir de una cierta dimensión y de los diferentes subsistemas que la integran ponen de relieve la necesidad de contar con una dirección que organice de forma correcta los recursos disponibles de la empresa, por este motivo el subsistema de dirección reviste una importancia esencial. La tarea de dirección está estrechamente ligada a la definición de los objetivos que en su conjunto se propone la empresa y a aquellos que en particular debe alcanzar cada uno de los subsistemas que se produzca un funcionamiento armónico. Una vez fijados los objetivos hay que organizar de forma adecuada el personal de que dispone la empresa, de manera que cada uno ocupe el lugar acorde con sus capacidades. Será también necesario definir los mecanismos para seguir día a día la marcha del conjunto y comprobar que cada persona cumple con corrección la función que tiene asignada y finalmente contrastar los resultados obtenidos con los objetivos definidos. Desde el subsistema de dirección se aplican los recursos con los que cuenta una empresa para que se consigan unos objetivos definidos. La dirección lleva a cabo las siguientes tareas: -decidir los objetivos que se propone la empresa. -efectuar los planes para alcanzar dichos objetivos. -organizar los recursos humanos y los materiales con vistas a su consecución. -comprobar que cada persona cumple con su responsabilidad. -controlar el resultado final para verificar que cumple las previsiones y en su casi tomar las decisiones adecuadas.

FUNCIONES Función de dirección. La función de dirección es una de las tareas clave. Al hablar de función de dirección, nos estamos refiriendo al proceso por el cual una o varias personas tratan de lograr los objetivos que la organización se ha marcado. Quienes se encargan de las tareas directivas en la empresa podrán disponer de todos los recursos, tanto humanos como técnicos y financieros, que ésta tenga, con el fin de coordinarlos. Las tareas propias de la dirección son la planificación, la organización, la coordinación y el control. Función productiva. Esta función es conocida también como función técnica. Incluye todo el conjunto de actividades a través de las cuales la empresa crea los productos o presta los servicios que son el objeto de su actividad. Las empresas deben ocuparse de la Investigación, el Desarrollo y la innovación (I+D+i), producir o prestar el servicio inherente a su propia actividad y realizar los correspondientes controles de calidad necesarios para comprobar que sus productos o servicios llegan al mercado en óptimas condiciones. Función financiera. La función financiera se ocupa de conseguir los recursos financieros necesarios para que la actividad empresarial pueda desarrollarse. Las actividades financieras en una empresa son mucho más amplias que la imagen que puede proyectar la definición anterior. Esta función incluiría tres actividades esenciales: la planificación de los recursos, el asesoramiento respecto a la fiabilidad de las posibles operaciones que se pretendan realizar y la toma de decisiones respecto al uso de los recursos. Función comercial. La función comercial engloba un amplio grupo de actividades, que podemos dividir en dos: - Las actividades de venta del producto o servicio que se realiza. - Las actividades de compra de los materiales necesarios para la producción del bien o servicio en cuestión. Función administrativa. La función de administración se encarga de controlar toda la documentación de la empresa. Es una función importante que también engloba un conjunto amplio de actividades que suelen desarrollarse dentro del campo de la gestión de documentación y de los trámites burocráticos.

Gestión de los recursos humanos. La actividad humana es un elemento del que no se puede prescindir en el mundo de la empresa. Ya hemos visto cómo el trabajo de los seres humanos ha sido considerado siempre como un factor de producción básico. El interés de las empresas por sus trabajadores ha ido evolucionando a lo largo de la historia. En la actualidad, numerosas organizaciones empresariales consideran a sus trabajadores como la base de su éxito, por lo que en muchas de ellas se han creado los departamentos de Recursos Humanos. Estos departamentos asumen la gestión del personal encargándose de un conjunto de actividades, entre las que se pueden destacar la selección, contratación, la formación del personal, los ascensos, el trabajo de motivación. * Los subsistemas de la empresa y las funciones empresariales.

5. LOS GRUPOS DE INTERÉS O STAKEHOLDERS. “Grupos sociales e individuos afectados de una u otra forma por la existencia y acción de la empresa, con un interés legítimo, directo o indirecto, por la marcha de esta, que influyen a su vez en la consecución de los objetivos marcados y su supervivencia” Edward R. Freeman, 1984, Strategic Management: A

Stakeholder Approach” El grupo influye en la empresa y la empresa influye en el grupo. Cada grupo tiene unos intereses distintos a los de los demás grupos.

¿QUEY QUIEREN LOS STAKEHOLDERS? QUE SE LES CREE VALOR ... •¿Qué es valor para un empleado? ◦ Realización profesional, ganar dinero, reconocimiento, libertad, proyecto, orgullo de pertenencia... •¿Qué es valor para un cliente (no consumo)? ◦ Que le descargues de trabajo, que le resuelvas problemas de negocio, que refuerces su ventaja competitiva, que les des imagen, que les des confianza, que les ayudes a evolucionar a otros negocios y paiYses... •¿Qué es valor para un accionista? ◦ Dividendo, cotización, seguridad, poderlo contar... •¿Qué es valor para los proveedores? ◦ Que ayudes a conseguir sus objetivos, que los trates como socios, que compartas con ellos tus eYxitos... •¿Qué es valor para el Gobierno /AdministracioYn? ◦ Que compartas sus proyectos (económicos, políticos, sociales), que difundas sus eYxitos en tu sector, que financies sus iniciativas (económicas, políticas, sociales), que les des ideas, que les informes, que le puedas ser de ayuda fuera del paiYs, que les facilites sus relaciones personales dentro de la comunidad empresarial nacional e internacional, que les ayudes a evitar deslocalizaciones y a atraer inversiones, que seas ‘Natio...