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ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES INFORMÁTICAS [Seleccionar fecha]

[UNIDAD III.- ORGANIZACIÓN Y DIREC CIÓN EN LAS UNIDADES INFORMÁTICAS]

UNIDAD III ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE UNIDADES INFORMÁTICAS 3.1 UBICACIÓN DEL AREA DE INFORMATICA DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES A) EL AREA DE INFORMATICA DEPENDIENTE DEL DEPTO. DE FINANZAS

VENTAJA: o Solo es adecuada cuando el depto. De finanzas requiere la mayor parte del tiempo del equipo. DESVENTAJA: o Tal ubicación tiende a establecer prioridades y a dar preferencia al depto. De finanzas, afectando a los demás departamentos restantes. o La baja jerarquía del responsable del depto. De informática, tiende a dificultar una visión integral de la organización y a reducir la posibilidad de que dicho responsable tenga la influencia necesaria para llevar adelante un programa de importancia. B) EL AREA DE INFORMATICA COMO DEPTO. DE SERVICIO.

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VENTAJA: o Se obtiene un aprovechamiento más racional del equipo y otros recursos. o Se eliminan algunos de los inconvenientes del inciso anterior. o Existe la posibilidad de que la función informática se realice con autonomía y con criterios equilibrados en la atención de las necesidades de la organización. DESVENTAJAS: o El responsable del depto. Informática, gralmente. no cuenta con el poder necesario para enfrentar problemas de integración de los sistemas. Se trata de un depto. independiente de los demás, obteniéndose un grado de interacción muy restringido.

C) EL AREA DE INFORMATICA COMO UN DEPTO. INDEPENDIENTE.

VENTAJAS: o Esta solución se recomienda por la mayoría de los autores como la mejor para obtener los beneficios máximos de un sistema de computo, especialmente en empresas medianas o grandes. o Si se piensa en un sistema distribuido, es la única que permite tener la posición las perspectivas, la información y el poder necesario para dar coherencia al S.I. a nivel institucional. o Se obtiene un aprovechamiento más racional del equipo y otros recursos. o Existe la posibilidad de que la función informática se realice con autonomía y con criterios equilibrados en la atención de las necesidades de la organización. o Se eliminan algunos de los inconvenientes del inciso anterior. DESVENTAJAS: o El responsable del depto. Informática, gralmente. no cuenta con el poder necesario para enfrentar problemas de integración de los sistemas. Se trata de un depto. independiente de los demás, obteniéndose un grado de interacción muy restringido.

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ADMINISTRACIÓN DE [UNIDAD III.- ORGANIZACIÓN Y DIREC CIÓN EN LAS UNIDADES UNIDADES INFORMÁTICAS] INFORMÁTICAS [Seleccionar fecha] D) EL AREA DE INFORMATICA COMO ASESOR STAFF

VENTAJAS: o Cuenta con el total apoyo de la dirección para obtener los beneficios máximos de un sistema de información competente. o Los gerentes con autoridad staff apoyan a la autoridad de la línea, conocen más que los de línea respecto a su especialidad de los datos necesarios para las decisiones y ofrecen consejos sobre problemas administrativos específicos. DESVENTAJAS: o Las relaciones entre los gerentes de línea y los gerentes de staff asesor se pueden encontrar con muchos obstáculos, pueden existir diferencias sobre quien debe decidir que, cual es la decisión es la mejor y quien emprende que acción.

3.2 FUNCIONES DE UNA UNIDAD INFORMATICA § § § § § § § § § § § § §

Vigilar el eficiente otorgamiento de los servicios de acceso a usuarios internos y externos. Establecer políticas internas para el uso de equipo, respaldo de información. Impulsar el desarrollo de sistemas y bases de datos. Actualizar las técnicas de análisis para el óptimo manejo de la información. Entrenar al personal Desarrollar y administrar las redes internas de cómputo del centro. Asignar al personal del centro las claves y los procedimientos que les permiten consultar. Asesorar y apoyar en lo relacionado a cómputo en los eventos y cursos que organiza el centro. Asesorar y capacitar al personal del centro en la utilización de redes, bases de datos y software de paquetería en general. Administrar los recursos del equipo de cómputo y computadoras personales así como supervisar y mantener el correcto funcionamiento de estos. Realizar la planeación, administración y evaluación de los sistemas automatizados. Diseñar, desarrollar y proporcionar mantenimiento a los sistemas de bases de datos. Apoyar los procesos de automatización de los servicios que brinda el centro. L.I. Rosalba Cervantes Meza |

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ADMINISTRACIÓN DE [UNIDAD III.- ORGANIZACIÓN Y DIREC CIÓN EN LAS UNIDADES UNIDADES INFORMÁTICAS] INFORMÁTICAS [Seleccionar fecha] § Asesorar y apoyar en la adquisición de software y hardware. § Definir los procedimientos y mecanismos para el control de acceso a los S. I. y redes de datos.

3.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS UNIDADES INFORMATICAS AREA DIRECTIVA. El servicio principal de esta área es cumplir los objetivos de la organización a través de la toma de decisiones adecuadas para la automatización de los proyectos. Realiza funciones de planeación, organización, administración de personal y control de los recursos de información de un organismo. AREA TECNICA. Esta área está integrada por expertos en informática y el servicio que proporciona es el de brindar soporte técnico especializado que se requiere a las actividades de computo. Está conformada por: analistas, programadores, administradores de datos, desarrolladores de sistemas, páginas web, etc. AREA OPERATIVA. Se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son: preparar datos y suministros necesarios, manejar los equipos periféricos y vigilar que funcionen adecuadamente. Está conformada por: supervisores de capturistas, capturistas, técnicos en mantenimiento de computadoras. AREA ADMINISTRATIVA. Está encargada de controlar los recursos económicos para el abastecimiento de materiales especializados tales como: discos, equipo, cartuchos. También tiene control sobre lo referente a personal y mantenimiento de las instalaciones. Proporciona el servicio de abastecimiento en todas las áreas con papelería y artículos necesarios para seguir laborando. Aquí podemos encontrar a secretarias, recepcionistas, administradores.

3.4 PRINCIPALES PUESTOS QUE PODEMOS ENCONTRAR EN UNIDADES INFORMÁTICAS Programador: Programar y realizar la codificación y documentación de los programas o sistemas desarrollados. Algunas de sus funciones: o Analizar la lógica de los programas a desarrollar o Codificar y documentar los programas de acuerdo a las normas establecidas. o Programar o Probar los programas realizados L.I. Rosalba Cervantes Meza |

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Analista: Responsable del diseño detallado y de la supervisión de la programación de los módulos de un sistema. o Prepara la documentación para la programación y pruebas del sistema. o Realiza estudios de viabilidad técnica o Participa en el diseño funcional de los nuevos proyectos. Líder de proyectos: Responsable del diseño, programación y mantenimiento de varios sistemas de un mismo tipo. Jefe de soporte técnico: Responsable de la instalación, puesta en marcha, mantenimiento y disponibilidad continua del software requerido para la función del computador y paquetes de apoyo para el desarrollo de sistemas. Desarrollador de sistemas: Responsable de automatizar los requerimientos de información a las unidades dentro de la organización que lo requiera. Supervisor de capturistas: Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos. Elabora turnos de trabajo en base a la carga de trabajo establecida. Capturista: Responsable de cubrir las cuotas de captura de datos asignados por el supervisor. Desarrollador de páginas Web: Diseño, programación e implementación de páginas Web, mantenimiento y actualización. Diseñador gráfico: Responsable de realizar los diseños gráficos asignado al área de informática, elabora presentaciones, formatos de papelería, logotipos etc. Administrador de redes: Administrar y dar mantenimiento a las redes de cómputo, asigna claves y privilegios a los usuarios de las mismas, implementa sistemas de seguridad en la red, establece políticas de respaldo de información y redundancia. Administrador de bases de datos: Establece, controla las definiciones y estándares de datos, coordina la recopilación de de los datos y las necesidades de almacenamiento de los mismos, implanta sistemas de seguridad de la base de datos como protección contra el uso no autorizado.

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3.5 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Reclutar es atraer candidatos dispuestos a someterse a un proceso de selección que culmine en la creación de un vínculo legal entre la empresa y el trabajador. Para llevar a cabo el reclutamiento se tienen que tomar en cuenta los sig. puntos: § Nivel académico.- El nivel académico del prospecto puede variar dependiendo del puesto que este aspire a ocupar. § Especialidad.-Esta se debe exigir cuando el prospecto aspira a un puesto en el que el conocimiento de dicha especialidad sea de vital importancia para el desarrollo de sus actividades. § Experiencia.- la experiencia solicitada dependerá de las labores que se realizan en cada puesto, no todos los puestos exigen la misma cantidad de experiencia. § Recomendaciones.-Lo preferible es evitar las recomendaciones verbales de los amigos del candidato, sin embargo se debe tomar en cuenta que algunas empresas, para ser considerado prospecto, se debe ser familiar. MEDIOS DE RECLUTAMIENTO 1. Requisición al sindicato; hay que procurar la reglamentación adecuada de la cláusula de admisión exclusiva, esta debería comprender: 2. Solicitud oral o escrita; a los actuales trabajadores, como la bondad de este medio radica en la calidad del recomendante y de la forma en que recomienda es preferible la solicitud oral que permite apreciar estos datos. 3. Carta o teléfono; para solicitar a bolsas de trabajo, a otras empresas, etc. Es conveniente emplear ambos, el primero con el fin de asegurar la precisión, el segundo para aclaraciones y completar datos. 4. Periódico, Radio, televisión, los anuncios por estos medios tan usados hoy, sobre todo el primero, suelen ser útiles cuando se trata de personal muy calificado en el que fácilmente pueden precisarse los requisitos necesarios. En caso contrario, la experiencia enseña que atraen un enorme número de candidatos, la mayoría de ellos poco valiosos, aumentando innecesariamente el costo de selección. 5. Nuestro archivo de solicitudes muertas; pueden ocurrir que en determinado momento un solicitante no pudo ser admitido pero en otra circunstancia nos sea útil. 6. Folletos; ciertas empresas los editan, señalando las posibilidades de empleo en esa empresa y beneficios que ofrece. 7. Agencias de empleo: Las empresas pueden hacer uso de las agencias como fuente de candidatos. L.I. Rosalba Cervantes Meza |

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PROCESO DE SELECCIÓN Las etapas más usuales, y el orden en que suelen emplearse el conjunto de medios técnicos de que nos ayudamos para lograr la realización del principio, "el hombre adecuado para el puesto adecuado", son las siguientes: 1. Recepción de solicitudes Se deben llevar a cabo por medio de la recepción de la empresa, evitando de esta manera que la gente de mayores ocupaciones pierda tiempo con aquellas personas que no han comprobado poseer las características que se requieren. 2. Entrega de hoja de datos generales (solicitud de empleo) Puede utilizarse este paso para rechazar amablemente a los candidatos notoriamente inhábiles por razón de edad, sexo, apariencia física, etc. Sirve también para cerciorarse "a primera vista" de los requisitos más obvios y fundamentales: edad aproximada, presentación, etc. 3. Entrevista previa Consiste en certificar que los candidatos que se presenten antes de efectuar su solicitud cubran todos los requisitos que se han solicitado, lo que nos ahorra gran cantidad de gastos innecesarios en el concepto de solicitudes, así como en el tiempo que pierde la persona encargada de entrevistar a estas personas, en caso de que la persona cubra los requisitos, se le entregará su solicitud y en caso contrario de forma amable se le hará saber. Dentro de esta entrevista nos interesa conocer también: § Nombre, edad y estado civil del solicitante § Escolaridad y experiencia en el trabajo § Presentación y manera de comportarse durante la entrevista, Por otra parte, si el caso lo amerita, se explica al solicitante: § Las condiciones de trabajo y los requisitos del puesto, § El sueldo y las posibilidades de progreso. 4. Pruebas Las pruebas psicotécnicas son dispositivos mediante los cuales pueden evaluarse las diferentes características de un individuo. Otras de sus cualidades es la de predecir lo que el candidato estará en posibilidad de hacer. 1. Adaptabilidad 2. Aptitud 3. Destreza 4. Personalidad 5. Inteligencia 5. Entrevista formal La guía de la entrevista es un modelo impreso que sirve para investigar los datos que interesen del candidato, en forma eficiente y sistemática. Para su aplicación está dividida en cinco áreas, ordenadas de tal manera que permiten ir profundizando gradualmente en el análisis del examinado. L.I. Rosalba Cervantes Meza |

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ADMINISTRACIÓN DE [UNIDAD III.- ORGANIZACIÓN Y DIREC CIÓN EN LAS UNIDADES UNIDADES INFORMÁTICAS] INFORMÁTICAS [Seleccionar fecha] Estas cinco áreas nos permitirán conocer más sobre el candidato: 1. APARIENCIA PERSONAL: Es muy importante que la apariencia personal vaya de acuerdo con las necesidades del puesto vacante. Esto no representa mayor problema, ya que un vendedor de un producto de calidad requiere una persona cuya apariencia personal sea agradable y ayude a la venta. 2. EXPERIENCIA: La experiencia como todos sabemos es la acumulación de conocimientos que lleva a las personas a conocer de que forma se hacen las cosas y los problemas que en ello representa, cabe hacer notar que algunas ocasiones no se requiera ninguna experiencia previa, y esto deberá constar en los requerimientos del puesto. 3. INTERÉS OCUPACIONAL: En esta área se trataría de buscar que realmente el candidato demuestre si existe en el algún interés por el puesto que estamos ofreciéndole, pues de lo contrario se puede dar por seguro que esta persona abandonará el trabajo o bien este no sería de la calidad requerida. 4. CAPACITACIÓN. Es muy importante sondear el tipo de capacitación, que le gustaría al candidato tener y si lo cree necesario. De su repuesta se verá el interés que tiene en hacerlo adecuadamente, 5. PERSONALIDAD: Buscar mediante la entrevista que el candidato tenga la personalidad adecuada para el puesto que se ofrece. 6. Antecedentes de trabajo y referencias Respecto a las referencias particulares, hay que hacer hincapié en que se deben anotar cinco personas que no sean parientes, ni antiguos jefes con sus domicilios particulares exactos. Debemos hablar por teléfono o enviar un cuestionario a dichas personas pidiendo información sobre el tiempo que tienen de conocer al solicitante, su opinión acerca de su honradez y responsabilidad para sus trabajos y algunos datos acerca de su familia y modo de vida. 7. Examen médico Debemos hacer notar que el examen médico se coloca casi siempre al final de las etapas de selección, porque, para ser útil, debe ser lo más completo que sea posible, y en esa forma resulta costoso, pero sólo se debe aplicarse a quienes ya tienen una gran probabilidad, en atención a las demás pruebas, de que serán empleados. Cabe mencionar que esta prueba es solo aplicable para aquellos puestos que lo requieran.

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3.6 ESTRATEGIAS DE CAPACITACIÓN INDUCCION o Presentación del nuevo empleado con el resto de la empresa o Enseñar los muestrarios, catálogos, manuales de procedimiento, formatos y documentos que los auxiliarán para conocer y entender mejor y más de los sistemas. o Presentación con los clientes, proveedores y demás personas importantes que tengan relación con su trabajo.

CAPACITACIÓN o Consiste en una actividad planeada y basada en las necesidades reales de una empresa y orientada hacía un cambio en los conocimientos del colaborador. o Es la preparación teórica que se les da al personal con el objeto de que cuente con los conocimientos adecuados para cubrir el puesto con toda la eficiencia. Fase 1: Detectar necesidades de capacitación. Para asegurar que la capacitación sea oportuna y esté enfocada en los aspectos prioritarios los gerentes deben abordar la evaluación de necesidades utilizando tres tipos de análisis: 1) Organizacional. Consiste en observar el medio ambiente, las estrategias y los recursos de la organización para permitir establecer un diagnóstico de los problemas actuales que es necesario enfrentar. 2) De tareas. Basado en estudio de las tareas y funciones del puesto, para identificar los conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren. 3) De personas. Basado en las características de las personas y grupos para determinar el programa de capacitación Fase 2: Diseño del programa de capacitación La determinación de necesidades de capacitación debe suministrar la sig. Información para que el programa de capacitación pueda diseñarse: § ¿Qué debe enseñarse? § ¿Quién debe aprender? § ¿Cuándo debe enseñarse? § ¿Dónde debe enseñarse? § ¿Cómo debe enseñarse? § ¿Quién debe enseñar? § ¿Cuáles son los objetivos de la capacitación? L.I. Rosalba Cervantes Meza |

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Fase 3: Implementar el programa de capacitación Pueden utilizarse conferencias, discusiones, talleres, cursos, capacitación por computadora, capacitación a distancia, discos interactivos, multimedia, videos. Etc. Fase 4: Evaluación del programa de capacitación Nivel 1.- Reacción: se puede definir la reacción como el grado en que los participantes disfrutaron del programa de entrenamiento o sea deben evaluarse solo los sentimientos, ningún aprendizaje. Nivel 2.- Aprendizaje: Consiste en ver si en realidad los participantes aprendieron algo en términos de conocimientos, actitudes y habilidades. Nivel 3.- Comportamiento: Se refiere a analizar los cambios en el comportamiento que se deriven del curso de capacitación. En este caso se trata precisamente de modificar la conducta o actitudes ante determinadas situaciones debe realizarse en forma personal, aunque ayudado por un agente externo. Nivel 4.- Resultados: Algunos de los criterios basados en resultados que se utilizan para evaluar la capacitación incluyen: aumento de productividad, menos quejas de los empleados, reducción de costos y desperdicios, etc.

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