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02/08/2020

Tipos de documentos

Tipos de documentos: pedido de compra, Nota Fiscal, romaneio de carga, ficha de inspeção, ficha de cautela, requisição de materiais Estimado aluno, futuro técnico em logística, aqui trabalharemos os principais modelos, formatos e formulários usados na logística pelo setor de conferência. Sabe-se que a área de suprimentos (compras) e conferência é a responsável direta pelo sucesso da logística, suprindo e contribuindo com o processo produtivo. Além de tudo, coopera de forma significativa com a redução de custos, na medida em que busca parceiros, fornecedores, matérias-primas e materiais alternativos, formando um elo na cadeia de suprimentos. As atividades deste profissional iniciam muito antes da armazenagem de mercadorias e sua movimentação. Ele se dedica diretamente a selecionar e desenvolver relacionamentos estratégicos com fornecedores, cujos produtos com qualidade, aliados ao preço e à disponibilidade de fornecimento, fazem com que o fornecedor se diferencie dos demais.

De acordo com Santana (2013):

"A atividade de compra é uma função administrativa, pois a todos os momentos tomam-se decisões quanto a quantidades, origem, custos e credibilidade dos sistemas de fornecimento, tanto internos como externos, sempre voltadas para os aspectos econômicos e estruturais da empresa."

Uma boa compra impacta diretamente no resultado da empresa, ou seja, um fornecedor pontual também está comprometido com o cliente final, à medida que ele realiza a entrega da matéria-prima no momento exato em que a linha de produção está precisando deste material com as devidas especificações. Este é apenas um modelo a ser citado, mas podemos acompanhar a importância desta área através do exemplo da empresa Tramontina.

A empresa investiu em torno de R$ 25 milhões na duplicação de seu centro de distribuição em São Paulo, seu objetivo principal foi melhorar o atendimento das redes varejistas e dos grandes compradores nacionais. Com o centro de distribuição, a empresa gera segurança aos seus clientes, atendendo às necessidades de produtos: mantemos esses estoques para que nossos clientes não tenham estoques, facilitando assim o processo de compra. Os produtos da empresa são negociados no Brasil por cerca de 600 vendedores especializados em linha de produtos. Os negócios do grupo vão muito além das fronteiras brasileiras. A Tramontina também mantém sede na Colômbia, no Chile, no México, nos Estados Unidos e na Alemanha. A exportação representa R$ 30 milhões/mês do faturamento segmento de cutelaria da Tramontina. As vendas externas de panelas, baixelas e colheres em aço inox são responsáveis por R$ 18 milhões/mês do faturamento da divisão.

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Figura 1 – Centro de distribuição de São Paulo. Fonte: . Acesso em: 11 nov. 2016.

Quando falamos em diferencial competitivo, percebemos que o mercado está cada vez mais exigente e o que antes era visto como diferencial, hoje é na verdade apenas uma exigência.

Uma das grandes funções da área de compras é verificar a credibilidade dos fornecedores, sua atuação, seus principais clientes, sua capacidade de investir e estar com a saúde financeira em dia, sua confiabilidade referente ao prazo de entrega e seu respeito ao meio ambiente (tratamento de resíduos).

Dentro destas funções, destaca-se a escolha de fornecedores certificados pela ISO. A certificações (ISO – é a sigla de International Organization for Standardization, ou Organização Internacional para Padronização, em português) promovem a normatização de empresas e produtos, para manter a qualidade permanente. Suas normas mais conhecidas são: ISO 9000, ISO 9001, ISO 14000 e ISO 14064. As ISO 9000 e ISO 9001 são um sistema de gestão de qualidade aplicado em empresas, e as ISO 14000 e ISO 14064 são um sistema de gestão da qualidade. Estabelecidas as parcerias, quais serão os principais documentos e formulários utilizados pelo setor de compras? Vamos conhecê-los? Clique ou toque para visualizar o conteúdo.

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Pedido de compra

O pedido de compra é um documento que vai oficializar a negociação realizada entre a empresa e o fornecedor. Quanto mais detalhado, elaborado e conferido, menor será a probabilidade de haver erros, confusões e problemas futuros. Este documento é um contrato que formaliza e que contém todas as informações referentes ao pedido, tais como: quantidade de produto, qualidade, preços, prazos, tributação, local de entrega, entre outros.

Na prática, o pedido deverá ser emitido em três vias. A primeira e a segunda vias são enviadas ao fornecedor. A segunda via receberá um “ciente” do fornecedor, servindo assim como um compromisso de venda.

Recebimento de materiais

Os principais aspectos que devem ser considerados pelo técnico em logística no recebimento de materiais solicitados são: Estimados alunos, trabalhamos aqui os principais documentos utilizados pelo setor de conferência e que você identificar com facilidadedos em materiais: todas as organizações. de continuar pesquisando, lendo e se física, atualizando Quantidade ao receber o Lembrem-se material, o profissional deve realizar a contagem ou, quando for tão inviável, utilizarpara a técnica de amostragem. sobre esta área importante as organizações!

Qualidade: conferir o material enviado pelo fornecedor. Preço: conferir se o preço acertado entre empresa e fornecedor é o mesmo que consta na nota fiscal. Especificação técnica: verificar se as especificações contidas no pedido estão de acordo com as recebidas. Prazo de entrega: verificar se está dentro do prazo estabelecido no pedido de compras.

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Nota Fiscal

A nota é um documento fiscal utilizado para registrar as atividades de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, assim como também destina-se ao pagamento de imposto, e a não utilização deste documento caracteriza a sonegação fiscal. Observe as principais informações que devem constar em uma Nota Fiscal e logo abaixo visualize este documento:

Valor do produto Quantidade Classificação fiscal Impostos Descrição referente à marca do produto Descrição de volumes transportados Peso Dados do comprador, se pessoa física ou jurídica

Figura 2 – Modelo de Nota Fiscal. Fonte: . Acesso em: 11 nov. 2016.

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Romaneio de carga

De acordo a Receita Federal, o romaneio de carga é o documento de embarque que discrimina todas as mercadorias embarcadas ou todos os componentes de uma carga em quantas partes estiver fracionada. O romaneio tem o objetivo de controlar detalhadamente a mercadoria, a fim de facilitar a identificação e a localização de qualquer produto dentro de um lote, além de facilitar a conferência da mercadoria por parte da fiscalização, tornando-se um documento essencial para as exportações tanto no embarque como no desembarque. O documento também oportuniza ao empreendedor o controle e a prevenção de roubos e furtos de cargas, reduzindo também os erros na entrega das mercadorias. Este documento contém os seguintes elementos:

Marcação dos volumes Quantidade total de volumes (embalagem) Espécie de embalagens (caixa, palete etc.) contendo peso líquido, peso bruto, dimensões unitárias e o volume total da carga Identificação dos volumes por ordem numérica

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Figura 3 – Modelo de romaneio de carga utilizado pelas empresas. Fonte: . Acesso em: 7 dez. 2016.

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Ficha de inspeção

Dando continuidade aos tipos de documentos utilizados pela área, vamos conhecer a ficha de inspeção, um documento que caracteriza o produto ou o setor, que demonstra tipos de manuseio, a armazenagem, as especificações do transporte e que pode também ser elaborada no modelo cheklist. Quando este documento é aplicado em equipamentos, é importante que o funcionário tenha um bom conhecimento, sabendo dos detalhes das peças e usos, pois desta forma evitará que itens destes equipamentos estejam defeituosos e que possam futuramente causar acidentes. Quando realizamos um checklist de segurança, por exemplo, é importante que os seguintes itens constem na ficha de inspeção:

A letra

significa “conforme”, ou seja, que o equipamento está em condições de uso.

As letras significam não conforme, o que significa que a situação necessita de cuidados ou reparos para que esteja dentro do padrão. As letras

significam que o item verificado não se aplica à situação, independentemente do motivo.

Os itens críticos não aparecem na maioria dos checklists. Este é um item utilizado para impedir o uso de determinada máquina, equipamento ou produto, alertando a empresa sobre os riscos que o mesmo pode apresentar, através de defeitos que podem causar até mesmo risco de morte. Abaixo, vamos conhecer um dos inúmeros modelos que podem ser utilizados para esta finalidade, neste caso, uma ficha de inspeção para os caminhões.

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Figura 4 – Modelo de ficha de inspeção. Fonte: . Acesso em: 7 dez. 2016.

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Ficha de cautela

A ficha de cautela é mais um importante documento utilizado pela empresa. Este documento objetiva realizar o controle administrativo referente à entrega dos equipamentos de proteção individual (EPIs) para o funcionário. Este controle é fundamentalmente realizado pela empresa, pois registra o recebimento dos equipamentos de proteção individual essenciais para o desenvolvimento das atividades dos profissionais na empresa. Por parte dos profissionais, a ficha representa a garantia do recebimento dos equipamentos, assegurando os direitos trabalhistas do funcionário. Neste modelo constam dados gerais de identificação tanto da empresa como do funcionário, informações sobre a data de entrega, o campo para identificação do equipamento de proteção individual e a assinatura.

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Figura 5 – Modelo de ficha de cautela. Fonte: . Acesso em: 11 nov. 2016.

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Requisição de materiais

O formulário de requisição de materiais é um documento utilizado pela empresa para atender a uma determinada necessidade material. Uma requisição de compras pode ser criada pelo funcionário ou de forma automática por várias áreas ou setores da empresa, como, por exemplo, a área de logística, estoque, planejamento etc. A requisição de materiais pode contemplar um ou mais itens e para cada item é necessário informar a quantidade solicitada. Para dar continuidade ao processo, o próximo passo, após a requisição ser criada e aprovada, é a solicitação de cotação aos fornecedores que poderão atender a esta demanda. Abaixo, é possível observar dois formatos deste formulário. O primeiro é um modelo já impresso, fornecido pela empresa Tilibra, e o segundo é um outro formulário, de forma digital, mas ambos têm a mesma finalidade, ou seja, realizar a requisição de materiais.

Figura 6 – Formulário de requisição de material. Fonte: . Acesso em: 7 dez. 2016.

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Figura 7 – Formulário de requisição de material online. Fonte: . Acesso em: 7 dez. 2016.

Assim, a requisição de materiais torna-se um documento de fundamental importância para a organização das retiradas destes materiais.

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