Evidencia 2 Tipos de Documentos NTC 185 PDF

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NTC 185...

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EVIDENCIA 2. Foro Temático "Tipos de Documentos". Norma Icontec NTC 185.

Presentado por el Aprendiz MIGUEL ALEJANDRO BAQUERO SANDOVAL

Presentado a la Instructora: JUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ

Curso virtual ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL SERCIVIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

2020 NORMAS GTC 185 INTRODUCCIÓN Este trabajo tiene como propósito aplicar la NORMA GTC 185 para la gestión de documentos formales en nuestra compañía, en esta se establecen los lineamientos para la gestión de documentos organizacionales, basados en normas ICONTEC; la cual contiene diferentes herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con el fin de facilitar las comunicaciones escritas y tecnológicas en Trabajando Juntos SAS optimizando así los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la calidad en cada uno de los procesos internos en las áreas de trabajo. Estas orientaciones permiten el desarrollo y comprensión de la información que se transmite en la compañía, de una manera organizada y completa. Que es la Norma GTC 185 Este documento se plantea como una guía, lo cual se adapta a cualquier necesidad o ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos y secretarios y todas aquellas personas que estén involucradas con el documento. Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30. El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa. Objetivo de la Norma GTC 185 Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa. Tiene una cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un orden para las partes de cada tipo de documentos , con base en el estilo y la presentación que demanda los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimiento de cada organización , para la producción de documentos. Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.

REFERENCIA NORMATIVA Las siguientes son las normas que están involucran en la guía GTC185: NTC1001, Papel formatos NTC1075, Guía de numeración NTC4436, Presentación de tesis, trabajos de grados y otros proyectos de investigación NTC5613, Referencias bibliográfica. Contenido forma y estructura. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Anexos Abreviatura Acta Asuntos Bibliográfica Carta Certificado Circular Cita Código LA GUÍA GTC 185 SIRVE Para la realización de: Cartas Memorandos Circulares Actas Informes Certificados y constancia Hoja de vida corporativa Mensajes electrónicos

MARGENES Los márgenes de Word son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una página. Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el área de impresión situada

entre los márgenes. No obstante, algunos elementos pueden colocarse en los márgenes: por ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de página Carta Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio. Ejemplo DC-4-05

Bogotá D.C, 11 de abrir del 2009

Señor NIDIA GONZALES MORA Coordinadora Área Bienestar Capacitación empresarial S.A Calle 34 45-80 Bogotá D.C

Asunto: modelo estilo bloque

Cordial saludo, señora nidia:

El estilo bloque consiste en que las líneas del código, la fecha, la firma y el cargo se ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la despedida y las líneas especiales se ubican contra los márgenes izquierdos.

Agradecemos la aplicación de la guía

MARIA FERNANDA GOMES LARA Orientadora de capacitación

Anexos: uno (un folio) Copia: recursos educativos Transcrito: Angélica duque Gomes

MEMORANDO Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. Regionales, nacionales, o internacionales. Ejemplo DC – 6 – 0156 Bogotá D.C., 26 de octubre de 2009

PARA: Ingeniera Amalia Mora Rodríguez, Instructora DE: Mario Rojas Sepúlveda, Director Encargado ASUNTO: Información sobre memorando

Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicación escrita que utiliza para transcribir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de una organización. Es aconsejable que se conserven las normas de cortesía y protocolo usadas en la comunicación y se tengan en cuenta los parámetros anteriores Atentamente,

Firmante,

Copia: Coordinación Instructores Transcriptor: Julia Lara Larrota

CIRCULAR Circular tiene su origen en el vocablo latino circulares y permite nombrar a aquello perteneciente o relativo al círculo. Como adjetivo, se utiliza para hacer referencia a cualquier objeto que tenga forma redondeada, incluso aquellos que no sean perfectamente circulares, ya que principalmente sirve para hacer alusión a la falta de esquinas o ángulos. Ejemplo DG- 1 059 Bogotá D.C., 11 de abril de 2009 PARA: COORDINADORES DE CAPACITACION ASUNTO: Compendio actualizado Cordial saludo, señores coordinadores. Les comunicamos que la edición actualizada sobre documentación organizacional será publicada en el presente año. Así mismo, informamos que para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las librerías autorizadas. El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Técnicas es presentar recomendaciones para la elaboración de diferentes tipos de documentos que se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa. Su actualización se hace periódicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de evitar la adquisición de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados. Hasta nueva comunicación.

PEDRO VARGAS GOMEZ Director General Transcriptor: Martha Ramírez

ACTAS Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión. Ejemplo REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO ACTA 01

FECHA: Ibagué, 20 de junio de 2009 HORA: De las 17:00 a las 19:00 horas LUGAR: Sala de juntas ASISTENTES: Julio Cubillos Gómez, Presidente Raúl Benítez Flórez, Vicepresidente Hernando Tobón Hoyos, Tesorero Graciela Urrea Jara, Secretaria Vocales: Jorge Sepúlveda Ospina Carlos Meneses Luján INVITADOS: Santiago Londoño Escobar, Asesor AUSENTES: Carlos García Muñoz, Vocal (sin excusa) ORDEN DEL DIA 1. Verificación del quórum 2. Lectura y aprobación del acta anterior 3. Estudio y solicitudes de préstamo 4. Proposiciones y varios DESARROLLO 1. Verificación del quórum El presidente dio comienzo a la reunión al verificar, que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar

2. Lectura y aprobación del acta anterior La secretaria leyó el Acta 010 de la reunión del 2 de abril de 2009, la cual fue aprobada sin modificaciones. Acta 011 Reunión ordinaria Consejo de Administración 3. Estudio solicitudes de préstamos La secretaria informo que solo había una solicitud, la del socio Javier Martínez Mejía, por quince mil pesos ($15.000). El socio Carlos Meneses Ruiz Solicito aclaraciones sobre el monto de los Aportes y saldo a cargo del solicitante. Como se constató que si había Cupo, se aprobó el préstamo mencionado 4. Proposiciones y varios La secretaria, Graciela Urrea Jara, leyó la carta enviada por el señor Alberto Borda San clemente, en la cual solicita retiro de la cooperativa. Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto fue Aceptado dicho retiro. Se estudió la solicitud de ingreso del señor Rubén González a la Cooperativa, la cual fue aceptada por unanimidad CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el 27 de julio de 2009, a las 10:00 horas.

JULIO CUBILLOS GOMEZ Presidente

GRACIELA URREA JARA Secretaria

Anexos: Dos (dos folios) Transcriptor: Carolina Duarte INFORME El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El

informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar). Ejemplo CAPACITACIÓN CON BASEEN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Fecha:

ELABORADO POR:

Medellín, 30 septiembre de 2009

John Alberto correa zapata Juan Gonzalo donado Perea

1. OBJETIVOS 1.1cumplir con requisito exigido para la terminación del contrato como facilitador de acompañamiento. 1.2elaborar resumen sobre el proceso, desdé su inicio hasta el final. 1.3 presentar conclusiones 1.4hacer las recomendaciones 2. RESUMEN Después de firmar el contrato por presentación de servicios como facilitadores y siguiendo instrucciones del director ejecutivo de cendal, se desarrollaron las siguientes actividades: · Julio 18 del 2009: inicio del contrato, se concertó reunión para el 22 de enero y confirmar las fechas de las capacitaciones en cada ciudad. · Julio 22 de 2009: reunión de gestión humana con el psicólogo Juan Pérez Ruiz para enviar convocatorias el 25 de enero reconfirmando fechas y horarios ·

Las capacitaciones se llevaran a cabo entre el 1 de julio y el 15 de agosto de 2009.

·

Cada entidad facilitara las aulas requeridas, confirmando antes del primero de julio.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Documento de carácter probatorio, público o privado. Que asegura la adversidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).

CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad D 102 código (opcional) Manizales, 5 de octubre del 2009 Ejemplo LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES

HACE CONSTAR: Que el ingeniero MAURICIO BUITRAGO ROCHA, identificada con cedula de ciudadanía 35.556.112 de Chinchiná, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 2004 y desempeña el cargo de asistente en talento humano. Esta constancia se expide para trámite de visa en el consulado de los Estados Unidos de América.

CECILIA ARBELAEZ ARISTIZABAL Transcriptor: Gloria Uribe Restrepo...