Trabajo Final - Teoría General de Sistemas PDF

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Trabajo final del curso...

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TRABAJO FINAL

Business Process Management (BPM) – 5S

Trabajo como parte del curso de Teoría General de Sistemas presentado por los alumnos

Integrantes: 

Cano Menacho, Sheyla Josselin



Muñoz Zarate, María



Ordoñez Sotomayor, Fabrizio

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Palacios Chu, Melanie

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Tello Quispe, Lesly Marilyt

Lima, 9 de diciembre del 2020.

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Índice

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1. Introducción

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2. Historia y definición de la metodología 5S

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3. Objetivos y ventajas de la metodología 5S

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4. Ejemplos de aplicación de la metodología 5S

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5. Conclusiones

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6. Bibliografía

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Introducción

El método de las 5S es una técnica de gestión originada en Japón. Cuenta con 5 principios simples que se designan en cada una de sus cinco etapas. Esta metodología se aplica a todo tipo de empresas e incluso se puede aplicar en otros entornos fuera del ámbito laboral. Está fundamentada en principios que facilitan las dinámicas de trabajo, mejorando aspectos como el uso de los espacios, la organización, el higiene, las normas y las dinámicas de convivencia dentro de las compañías. La metodología 5S ofrece resultados en el mediano y largo plazo a través del logro de objetivos en los espacios de trabajo y el rendimiento del personal. Al fomentar el sentido de utilidad, el orden y el higiene a través de diversos mecanismos, el área de trabajo se convierte en un mejor espacio para estar, lo cual, se deriva en aspectos positivos entre los cuales se pueden destacar: mejoras en el desempeño individual de los empleados, incremento del rendimiento grupal, cultura de orden, clasificación, cuidado y compromiso tanto en las tareas como en las relaciones entre los empleados de la empresa. La finalidad de la utilización de esta metodología, se basa en optimizar aspectos como la innovación, la eficiencia, así como mejoras en la productividad y el resultado final del producto con el que cada organización trabaje.

Historia del método de las 5S

La historia de este método versa de Japón, su nomenclatura viene designada por la primera letra del nombre de sus cinco etapas, y se inició con Toyota en los años 60 para conseguir lugares de trabajo más limpios, ordenados y organizados. Surgió tras la segunda guerra mundial por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros con el objetivo de mejorar la calidad y eliminar obstáculos a la producción eficiente.

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En un principio se aplicó al montaje de automóviles, pero en la actualidad tiene aplicación a muchos más sectores, empresas y puestos de trabajo mejor organizados, más ordenados, y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral, también denominado de los cinco sentidos. Éstas pueden ser empleadas en empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.

Definición de la Metodología 5S

La metodología 5S es un sistema de calidad con el objetivo de lograr lugares de trabajos mejor organizados, más ordenados, más limpios de forma permanente con el fin de conseguir mayor productividad y un mejor entorno laboral por esta razón ha sido utilizado por sus grandes beneficios y ventajes que ofrece a la industria. La teoría de las 5S es denominada por esta primera letra en japones de cada una de sus cinco etapas: Seiri (Clasificación): Consiste en retirar del área de trabajo todos aquellos objetos y herramientas que no son necesarios para la realización de las tareas diarias. Seiton (Orden): Es el segundo paso de esta filosofía y consiste en organizar elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Seiso (Limpieza): Trae consigo la eliminación de la suciedad y suprimirlos por completo de manera que estos no vuelvan aparecer dentro de la empresa, esto para asegurar que las operaciones se encuentren siempre aseguradas y libre de suciedad. Seiketsu (Limpieza estandarizada): Nos habla respecto a señalar las anomalías mediante normas sencillas y visibles para todos los miembros de la empresa, para lograr qye la limpieza y el orden sean ganados.

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Shitsuke (Disciplina): Significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para el orden y la limpieza en el lugar de trabajo. Es una técnica de gestión empresarial japonesa tasada en cinco principios simples que de aplicarlos correctamente logran una mejora interna que beneficia a la organización y le da una proyección de crecimiento. Hoy en día las empresas mantienen un nivel competitivo muy alto, debido a las innovadoras tecnologías por lo que la industria se enfoca más en la producción en masa y deja un lado los asuntos más importantes como son el bienestar de los trabajadores. Las 5S se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la Disciplina. Su aplicación nos garantiza que la seguridad será permanente, la productividad se mejore constantemente y la calidad de los productos sea excelente. Como podemos ver cada “S” es importante para que el ciclo sea el correcto y el funcionamiento sea el más óptimo.

Objetivos de la metodología 5S

La metodología 5S ofrece resultados en el mediano y largo plazo a través del logro de objetivos en los espacios de trabajo y el rendimiento del personal. Al fomentar el sentido de utilidad, el orden y el higiene a través de diversos métodos, el área de trabajo se convierte en un mejor espacio para estar. Esto deriva en aspectos positivos, dentro de los que se encuentran mejoras en el desempeño individual de los empleados y el rendimiento grupal, al fomentar a través de la metodología 5S una cultura de orden, clasificación, cuidado y compromiso tanto en las tareas como en las relaciones entre los empleados.

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Los objetivos a los que se quiere llegar utilizando esta metodología son los siguientes:

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Obtener condiciones óptimas dentro del lugar de trabajo, mejorarlas en la medida de lo posible y una vez alcanzadas, mantenerlas en el tiempo.



Llegar a un entorno donde prime la eficiencia y la seguridad, así como conseguir una gran motivación entre los empleados.



Utilizar los recursos que verdaderamente sean necesarios, no hacer uso de aquellos que son un desperdicio y que pueden dañar el proceso productivo dentro del propio negocio.

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Optimizar todo lo posible la calidad dentro de una organización, atendiendo a todos los factores que influyen en la misma.

Ventajas de la metodología 5S

Las ventajas de la metodología 5S se reflejan tanto en el rendimiento de los empleados como en los espacios de trabajo.



Organización

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Sistematización

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Categorización

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Mejoras en la gestión de tiempo



Mejoras en la productividad



Optimización de las tareas

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Mejoras en la gestión del material, evitando pérdidas.

Estas ventajas impactan favorablemente en la dinámica laboral, generando mejores resultados, crecimiento profesional y evolución positiva en las relaciones entre los empleados. 7

Ejemplos de aplicación de la metodología 5S

Muchas de las empresas ya vienen utilizando las metodologías agiles para mejorar la empresa con eficacia y seguridad. Algunas de las empresas que vienen aplicando está metodología son: EMMSA IT Services: Es una empresa dedicada a brindar servicios de Tecnología de Información. SEIRI: Lo primero que se realizó para la implementación fue identificar los elementos necesarios para la ejecución. Se aplicó “La regla de las 48 horas”, la cual postula que todo lo que no se usa en cuarenta y ocho (48) horas en un área de trabajo, no pertenece a ella. Luego se elaboró un listado de artículos, equipos, herramientas y materiales innecesarios, para luego proceder a eliminarlos o almacenarlos en el lugar correspondiente, y se retiraron los elementos innecesarios conforme a criterio previamente establecido. Lo mismo se aplicó con los archivos digitales, tanto en el servidor como en las máquinas individuales de EMMSA IT Services. Se realizó una diferenciación entre el “mundo físico” y el “mundo virtual”, aplicándose los mismos conceptos de orden y limpieza a elementos virtuales. SEITON: Se tomó como principio que la frecuencia y secuencia de uso debe ser el criterio primario para organizar documentos, equipos, herramientas, objetos y materiales necesarios en el lugar de trabajo, y se ejecutó el “Principio de las 3 F” Fácil de ver, Fácil acceso, Fácil de retornar a su ubicación original. SEISO: Se combinó limpieza (tanto física como de archivos digitales) con inspección de mantenimiento en los casos que fue necesario reinstalar equipos, ajustar tendido eléctrico, de red, etc. Si bien la labor de limpieza se ejecuta en forma diaria, se organizó “el gran día

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de la limpieza” para promover que todos los colaboradores realicen esta actividad en forma simultánea y profunda. SEIKETSU: En esta etapa se emprendieron acciones de estandarización de las tres (3) primeras S, a fin de conservar y mejorar los resultados logrados. Para ello, se estableció un “Check-list 5S” y “auditorías 5S”. Esta última es una evaluación sistemática de las áreas de la empresa y tiene la finalidad de medir el nivel de cumplimiento de las directrices establecidas, y establecer oportunidades de mejora. Para esto, unos gráficos de telaraña nos prevén información comparativa no solo de la evolución en el tiempo sino también con respecto al cumplimiento de las metas establecidas. SHITSUKE: Los estándares y normas constituyen la base de sustentación de la disciplina. Mediante encuentros se analizaron los avances y se fomentó la autodisciplina, es decir, el hábito de operar con apego a procedimientos estándares y controles previamente establecidos. Se procuró que las buenas prácticas de 5S se conviertan en rutinas o actos reflejos. Al aplicar está metodología se logró que la empresa lleve un mejor equilibrio, y en la actualidad ha podido sobrellevar los desafíos provocados por el COVID-19 sin problemas. NESTLE: Empresa multinacional de alimentos y bebidas. SEIRI: Desecha todo lo que no se usa menos de una vez al año. De lo que queda todo lo que se use por lo menos una vez al día se deja en el puesto de trabajo, lo que se usa al menos una vez por hora se deja sobre el operario. SEITON: Se divide el área de trabajo en partes manejables y fácilmente de identificar, se establecen sitios para cada objeto. SEISSO: El empleado debe de dejar limpia la maquinaria después de su uso y limpiar su puesto si se derrama algún producto, si ve una fuente de suciedad se debe avisar de inmediato. 9

SEIKETSU: Se estandariza los métodos operarios, favorecer una gestión visual, formar a los trabajadores en los estándares. SHITSUKE: Se debe respetar las normas y estándares, realizar un control personal y respeto por las normas que regulan el funcionamiento de la organización. Otro caso es el de la empresa GS1 Perú, que es una empresa distribuidora que en solo dos años y medio de aplicar la metodología ha logrado optimizar sus procesos en diferentes áreas. A pesar de haber disminuido su cartera de clientes no afecto el rendimiento ni efectividad de la empresa.

Conclusiones

Por lo expuesto anteriormente, se puede decir que 5S es uno de los sistemas más completos y sencillos de aplicar. Si bien es cierto no es fácil cambiar la mentalidad de los trabajadores o de la empresa, por ello, es importante mantenerse en la línea de cambio bajo esta metodología para lograr los resultados esperados. Este método tiene muchos beneficios como, mejoras de tiempos, que se logra estructurando las herramientas. La estandarización brinda soluciones a posibles problemas que puedan surgir. La reducción de gastos innecesarios al conocer que es lo que sirve o que no. Y como resultado trabajar en un ambiente limpio y ordenado que no genere estrés, ya que el lugar de trabajo es un impulso psicológico para realizar el trabajo con agrado y eficiencia. En conclusión, la implementación de la metodología de trabajo 5S logra incrementar la productividad y la eficiencia laboral.

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Bibliografía

Pérez, V. y Quintero, L. (2017). Metodología dinámica para la implementación de 5S en el área de producción de las organizaciones – Revista Ciencias Estratégicas. Recuperado de http://www.rte.espol.edu.ec/index.php/tecnologica/article/view/226 Salazar, B. (2019). Metodología de las 5S – Ingeniería Industrial Online, Gestión y control de calidad. Recuperado de https://www.ingenieriaindustrialonline.com/gestion-y-control-decalidad/metodologia-de-las-5s/ Infaimon (2018). Metodología 5S, sus secretos y ventajas – [R]evolución artificial. Recuperado de https://blog.infaimon.com/metodologia-5s-sus-secretos-y-ventajas/ Bizneo (2020). ¿Qué es la metodología 5S? – Bizneo Blog: Gestión del talento. Recuperado de https://www.bizneo.com/blog/que-es-la-metodologia-5s/

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