UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN FCJE -ESCF PDF

Preview

Summary

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN FCJE - ESCF 2.6. ETAPA DE ESTUDIO ESPECÍFICO: ÁREA DE INVENTARIO 2.6.1. Conocimiento general de la unidad En esta parte se presenta la aplicación de la auditoría operacional realizada en las instalaciones de la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus ...

Description

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FCJE - ESCF

2.6. ETAPA DE ESTUDIO ESPECÍFICO: ÁREA DE INVENTARIO 2.6.1. Conocimiento general de la unidad En esta parte se presenta la aplicación de la auditoría operacional realizada en las instalaciones de la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A. El Gerente General de la empresa indicó que actualmente se registran ciertos problemas relacionados con el inventario de mercaderías, entre los que se encuentran faltantes de producto; ausencia de un registro claro de inventario; inoportuna llegada de la información del control de inventarios al Área de Contabilidad, y otros problemas. Partiendo de esta base, el directivo solicitó la realización de una auditoría operativa al Área de inventarios de la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A. , con el objetivo de mejorar la gestión actual de este ciclo de transacciones de la empresa, el cual es sumamente importante, considerando que el control eficiente de los inventarios que maneja la empresa disminuye los costos, por lo cual reviste relevante importancia la observancia de políticas, normas y detección de deficiencias que la afecten. Por lo anterior, se procedió a realizar el plan para la ejecución de la auditoría durante el período comprendido del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2015, siguiendo la metodología de la auditoría operativa.

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

84

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FCJE - ESCF

2.6.2. Índice de papeles de trabajo

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. PAPELES DE TRABAJO REF.

CONTENIDO

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada HECHO POR

ACTIVIDADES PREVIAS AL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA A-1

Memorándum de Planificación

CC

AAa

Cédula de Marcas de Auditoría

DE

FASE I : PLANIFICACIÓN AB-1

Cédula Sumaria de Recopilación de Información

CC

AB-2

Calendario de Entrevistas

CC

AB-3

Entrevistas

CC

FASE II: EJECUCIÓN AC

Programa de Auditoría Operativa

MF

AC-1

Organización Interna para el Área de Inventarios

MF

AC-1-1- Flujograma del Proceso de Control de Inventario

MF

AC-1-2- Flujograma del Proceso de Control de Inventario Propuesto

MF

Cédula Analítica de Recopilación de Información

MF

AC-2-1-Cédula Analítica Proceso de Recepción de Mercadería Actual

MF

AC-2-2 - Cédula Analítica Proceso de Recepción de Mercaderías Propuesto

MF

AC-2-3 – Cédula Analítica Proceso de Almacenaje Actual

MF

AC-2-4 - Cédula Analítica Proceso de Almacenaje Propuesto

MF

Cuestionarios y Evaluación de Control Interno

MF

AC-2

AC-3

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

85

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FCJE - ESCF

AC-4

Análisis de riesgos del Proceso de Inventario y Almacenamiento

MF

AC-5

Cédula centralizadora de Hallazgos

MF

FASE III: INFORME Comunicación de Resultados

MF

Informe de Auditoría Operativa del Área de Inventarios

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

86

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FCJE - ESCF

2.6.3. Memorándum de planificación Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Calle Arias y Araguez N° 373,Tacna teléfono: 51-52-244448 Fax: 51-52-244448 Tacna, 20 de abril de 2016 Sr. Fernando Zavala Lombardi Gerente General de Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A. Presente Estimado Sr: Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el convenio para realizar la auditoria operativa al área de inventarios de la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2015. La auditoría será aplicada al área de inventarios. El objetivo de nuestra auditoria es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas recomendaciones. La auditoría se realizara en relación con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta sobre el control interno de la empresa. Al finalizar la auditoría, se emitirá un informe dirigido a los directivos de las áreas involucradas el cual contendrá los hallazgos y sus respectivas recomendaciones que permitirá mejorar la gestión de las áreas auditadas dentro de la empresa. En nuestro informe sobre el área de inventarios y almacenamiento, esperamos proporcionarle aspectos referentes a cualesquiera debilidades sustanciales en los sistemas de control interno que sean detectados por nuestro equipo como una forma de mejorar la gestión directiva. Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra información que se requiera en relación con nuestra auditoría. Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría del área de inventarios y almacenamiento. Juan Carlos Coronado Auditor Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

87

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FCJE - ESCF

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE INVENTARIOS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Juan Carlos Coronado

Tiempo Previsto

6 Horas

PT#

A-1

Fecha:

Hecho por:

CC

20-04-2016

Revisado por:

JR

30-04-2016

INTRODUCCIÓN: Este memorándum se elabora como parte de la planificación de la auditoría operacional al área de administración de inventarios y almacenamiento en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., como una forma de clarificar las actividades que se deberán realizar, los responsables, tiempos, áreas específicas a evaluar, información a recopilar y otros aspectos relevantes.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA: En su calidad de evaluador objetivos, crítico y constructivo, de los aspectos relacionados con el negocio de las empresas, el Contador Público y Auditor cumple un papel importante para el alcance de los siguientes objetivos: 





Contribuir al mejoramiento de la gestión directiva de la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., a través del examen detallado de los aspectos relacionados con el área de inventarios y almacenamiento de los distintos productos que la empresa comercializa. Identificar las operaciones o actividades inefectivas, antieconómicas o ineficientes, concebidas estas como el hallazgo de la auditoría que representa una operación o actividad afectada negativamente o lesionada en la eficacia, economía o eficiencia dentro de la empresa. Verificar el cumplimiento de políticas y normas de control interno dentro de la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., para asegurar que las áreas de administración de inventarios y almacenamiento de mercaderías, contribuyen al logro de los objetivos establecidos por la empresa.

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

88

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FCJE - ESCF

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE INVENTARIOS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Juan Carlos Coronado

Tiempo Previsto

6 Horas

PT#

A-1

Fecha:

Hecho por:

CC

20-04-2016

Revisado por:

JR

30-04-2016

INFORMACIÓN BÁSICA PARA LA AUDITORÍA: a) PUESTOS CLAVE DE LA EMPRESA     

Gerente General y Representante Legal Contador General Gerente de Logística Gerente de Manufactura Gerente de Ventas

: Fernando Zavala Lombardi : Marcial Zumarán Hurtado : Gustavo Noriega Bentín : Rolando Caro Hárter : Rodrigo Mejía Miranda

b) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES   

Inicio de trabajo de campo Terminación del trabajo de campo Entrega del informe de auditoría

2 de Mayo del 2016 12 de Mayo del 2016 16 de Mayo del 2016

c) GENERALIDADES Y OPERACIONES: La empresa forma parte del grupo económico SABMiller, cuya actividad principal es la elaboración de bebidas malteadas.; fue fundada en el año de 1955; tiene personería jurídica (Sociedad Anónima Abierta); su planta principal se encuentra ubicada en Arequipa. Su método de valuación de inventarios es por costo promedio ponderado. d) CONTROL INTERNO: La empresa tiene establecidos distintos controles para sus actividades de compra, venta y cobros. El control interno será evaluado para verificar cualquier desviación a las políticas o criterios en coherencia con las operaciones de gestión inventarios y su almacenamiento de mercaderías. TRABAJO A REALIZAR: El trabajo de auditoría en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A. se apoyará en la metodología de auditoría operacional, papeles de trabajo, guías de revisión, cuestionarios y entrevistas. Las áreas a evaluar son las siguientes:

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

89

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FCJE - ESCF

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE INVENTARIOS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Juan Carlos Coronado

Tiempo Previsto

6 Horas

     

PT#

A-1

Fecha:

Hecho por:

CC

20-04-2016

Revisado por:

JR

30-04-2016

Procedimientos operacionales relacionados con inventarios. El método de costo promedio para la valuación de inventarios. Conteo físico de inventarios de mercaderías. Proceso de compras de mercaderías. Almacenamiento de mercaderías, clasificación, registro, disposición, despacho y reparto. Cualquier otro procedimiento relacionado con inventarios y almacenamiento de mercaderías.

INFORME A PRESENTAR: Como resultado de la auditoría se presentará un informe escrito dirigido al Gerente General y personal involucrado, el cual incluirá los hallazgos, recomendaciones y comentarios pertinentes que sean útiles para mejorar la gestión de los inventarios y almacenamiento de mercaderías dentro de la empresa. EQUIPO RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA: El trabajo tanto de campo como de gabinete, incluyendo todas y cada una de sus fases, estará a cargo de un equipo de auditores que realizará todas las actividades incluidas en la metodología, clasificará y analizará la información; elaborará los papeles de trabajo necesarios, y presentará el informe de los principales hallazgos de la auditoría. El equipo está conformado de la siguiente forma: NOMBRE Juan Carlos Coronado Johan Crispin Mayra Flores Pongo Jenifer Chambe Vincha Diana Esquía Lanchipa

CARGO AUDITOR PRINCIPAL AUDITOR SUPERVISOR JEFE DE EQUIPO AUDITOR ADMINISTRATIVO AUDITOR TRIBUTARIO

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

REFERENCIA CC JR MF JV DE

90

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FCJE - ESCF

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE INVENTARIOS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Juan Carlos Coronado

Tiempo Previsto

4 Horas

PTT:

AA

Fecha:

Hecho por:

CC

20-04-2016

Revisado por:

JR

30-04-2016

ALCANCE DE LA AUDITORÍA Para la presente auditoría, el alcance está definido de tal forma que incluya la evaluación de los controles internos administrativos relativos a las áreas de inventarios. Dentro del área de inventarios se consideran los siguientes subprocesos:  Recepción  Almacenamiento  Entrega PLANIFICACION ESPECÍFICA PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES

HORAS PRESUPUESTADAS

1.- Planificación 3 2.- Programación 3 3.- Evaluación del control interno de producción 10 4.- Aplicación de técnicas y procedimientos, elaboración de papeles de trabajo, hallazgos de auditoria e indicadores de gestión

132

5.- Comunicación de resultados 12 TOTAL HORAS

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

160

91

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FCJE - ESCF

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE INVENTARIOS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Juan Carlos Coronado

Tiempo Previsto

4 Horas

PTT:

AA

Fecha:

Hecho por:

CC

20-04-2016

Revisado por:

JR

30-04-2016

MATERIALES Para realizar la presente auditoria de gestión al área de inventarios en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., se va a requerir de los siguientes equipos y materiales. UTILIES DE OFICINA  2 lapiceros azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo  2 portaminas  1 resma de papel bond tamaño A4  3 borradores  3 correctores  3 resaltadores  3 archivadores  2 juegos de separadores  1 perforadora EQUIPOS DE COMPUTACION  5 Laptops  2 impresoras laser EQUIPO DE OFICINA  Grabadora de mano y 3 casetes de 90 minutos

ELABORADO POR: JUAN CARLOS CORONADO REVISADO POR: JHOAN CRISPIN

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

92

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

FCJE - ESCF

93

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FCJE - ESCF

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE INVENTARIOS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CÉDULA DE MARCAS

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

PTT:

Juan Carlos Coronado

AAa

Fecha:

Hecho por:

DE

20-04-2016

Revisado por:

JR

30-04-2016

DESCRIPCIÓN

MARCA

ELABORADO POR: DIANA ESQUÍA

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

94

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FCJE - ESCF

2.6.4. Programa de Auditoría Operativa : AREA DE INVENTARIO AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE INVENTARIOS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

PROGRAMA DE AUDITORÍA Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditores Responsables

Juan Carlos Coronado, Jhoan Crispin, Mayra Flores, Jenifer Chambe Vincha y Diana Esquía.

Tiempo Previsto

17 Horas

N° 1

PROCEDIMIENTOS

PTT:

AC

Fecha:

Hecho por:

CC

20-05-2016

Revisado por:

JR

30-05-2016

REF.PT

HECHO POR

FECHA

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA: GENERAL Realizar una evaluación del Área de Inventarios en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., para encontrar áreas deficientes

CC

que obstaculicen el logro de los objetivos de la empresa, y emitir recomendaciones que permitan mejorar este proceso dentro de la empresa. 2

ESPECÍFICOS Realizar un plan de ejecución de auditoría dirigido al estudio del área de inventarios y almacenamiento de la empresa Unión de

CC

Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.

95

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

3

Identificar

hallazgos

y

evidencias

FCJE - ESCF

de

hechos económicos que estén afectando el giro normal de negocios de la empresa, en

AC-6

CC

lo relacionado al Control de Inventarios. 4

Evaluar de forma detallada, las actividades de compras, recepción, almacenamiento,

CC

disposición y despacho de inventarios. 5

Verificar el cumplimiento de políticas y normas de control interno dentro de la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., para asegurar

AC-5/AC-4

CC

que el área de inventarios, contribuyen al logro de los objetivos establecidos por la empresa. 6

Elaborar

un

informe

de

auditoría

operacional que muestre los hallazgos y recomendaciones

resultantes

de

la

existencias

de

CC

evaluación realizada. 7

Determinar

que

las

CC

inventarios estén valuados. 1

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Obtener el conocimiento del control interno sobre el inventario.

2

AC-2 AC-5

MF

Evaluar el riesgo de control y diseñar MF

pruebas de cumplimiento adicionales para los inventarios. 3

PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS Obtener listados de inventarios y conciliar con los mayores.

4

AC-2 AC-5

Observar la toma de inventario físico y

MF

realizar conteos de prueba. 5

MF

Ejecute cuestionarios de control interno;

AC-3

haga pruebas selectivas.

AC-4

Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A...