1. AO Algemeen week 2 1920 PDF

Preview

Summary

Download 1. AO Algemeen week 2 1920 PDF

Description

K305_ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE & INTERNE CONTROLE: HANDEL (K305_AO&IC: HANDEL)

Collegejaar: 2019 - 2020 Hoofdrichting: BBA FINANCE NL JAAR 2 - PERIODE 7 Docent: U. Monorath, F. Ng A Foe

VERTROUWEN IS GOED CONTROLE IS BETER

2

1

•

Programma week 1 College

Leerdoelen module De student is na afronding van de module in staat om:

Week 1

LD1: Kennis en begrip van de theoretische interne controle en interne beheersing van een (handels)organisatie.

LD3: De verschillende typologieën van een organisatie identificeren en de belangrijkste interne controlemaatregelen per soort typologie benoemen.

Leertaak

Werkvormen & tijdschema

H 1: Organisatie en informatie Agency theorie Informatie piramide Kwaliteitseisen van informatie Informatiesystemen

Introductie (15 minuten): Docent/ studenten

H2: Administratieve organisatie Wat is AO Elementen van AO Typologieën Functiescheiding Waardekringloop Verbandscontroles

Werkcolleges (120 minuten): Opdrachten

Hoorcollege (45 min): Middels PowerPoint slides

Opdrachten/Zelfstudie

Opdrachten tijdens college Eindvragen 1.2, 1.4 en 1.5 Eindvragen 2.1, 2,4 en 2.5 Huiswerk opdrachten Eindvragen 3.3, 3.6 en 3.7 Eindvragen 4.5

Bronnen

Boek Hoofdstuk 1 en 2 PowerPoint slides van deze hoofdstukken

Zelfstandig: Alle vragen en opdrachten van hoofdstuk 1 en 2

3

Organisatie Onder een organisatie wordt verstaan: een groepering mensen die • in onderlinge samenwerking met behulp van middelen activiteiten ontplooien om • op doelmatige wijze • overeengekomen doelstellingen te realiseren.

Kenmerken: 1. Doelbewustheid 2. Doelgerichtheid 3. Doelmatigheid

4

2

Organisatie

5

Organisatie

6

3

Agency theorie

7

Informatie voorziening

8

4

Informatiepiramide

9

Informatie voorziening

10

5

KWALITEIT VAN DE INFORMATIEVERZOR Kwaliteitseisen t.a.v. de informatie GING  Effectiviteit  Tijdigheid  Continuïteit  Overzichtelijkheid  Juist en volledig Kwaliteitseisen t.a.v. de gegevensverwerking  Doelmatigheid  Onderhoudbaarheid  Flexibiliteit  Betrouwbaarheid  Controleerbaarheid  Continuïteit  Privacy

11

SOLL - IST •

Controle: toetsing van realiteit (ist) aan de norm (soll), alleen terugkijkend, met instrumentarium van controle maatregelen. 1. Vaststellen “soll” positie 2. Waarnemen werkelijkheid (“ist” positie) 3. Toetsten aan elkaar en vaststellen afwijkingen 4. Analyseren van afwijkingen 5. Rapporteren

•

Internal Control = Interne Beheersing Control is het proces dat het management in staat stelt om de risico’s die het behalen van doelstellingen van de organisatie bedreigen, te herkennen, te analyseren en te beheersen. Control = Beheersing 1. Is controle + vooruitkijkend + bijsturend 2. Prestatie verbetering door efficiency en effectiviteitsbenadering

12

6

Controle vs Control Internal Control

Interne controle

Doel: beheersen van processen

Doel: Vaststellen van fouten en onjuistheden en deze te voorkomen

Voorbeeld: voorkomen van juridische Voorbeeld: de controle van de inkoop conflicten (houdt de onderneming zich of vaststellen dat de fysieke voorraad overeen komt met de administratieve aan de wet en regelgeving voorraad Internal Control richt zicht op een breder gebied

Interne Controle is een onderdeel van Internal Control De AO is als het ware een hulpmiddel bij de interne controle. De AO zorgt ervoor dat de interne controlemaatregelen zoveel mogelijk in de dagelijkse ‘ activiteiten’ van medewerkers worden opgenomen

13

SOLL IST

- vergelijken - verschillen vastleggen - verschillen analyseren - corrigerende maatregelen

CONTROL 14

7

Controle Het toetsen van resultaat aan normen

Controle door of namens de leiding Interne controle

• Gebruik van gedelegeerde bevoegdheden • Naleving van voorschriften enz. • Aanwezigheid van waarden • Juistheid en volledigheid van de administratie

15

Administratieve Organisatie Definitie AO: Het complex van organisatorische maatregelen gericht op de informatieverzorging ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie alsmede voor het afleggen van verantwoordingen .

16

8

Wat is AO Administratie Organisatie kan als volg worden omschreven: Het complex van organisatorische maatregelen gericht op de informatieverzorging ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie alsmede voor het afleggen van verantwoordingen Dwz: ‘ de maatregelen die nodig zijn om het gegevensverwerkend proces zodanig op te zetten dat de medewerkers in de organisatie die informatie krijgen om de taken te kunnen uitvoeren, om leiding te kunnen geven en verantwoording te kunnen afleggen’. Het draait dus allemaal om Informatie. Informatie die nodig is om de organisatie te besturen, te doen functioneren en om verantwoording af te leggen.

17

Wat is AO Informatie is overal => AO is overal in de organisatie, niet alleen in de financiële administratie. Het is verworven in alle processen. Primaire processen: - Inkoop -

Magazijn Verkoop Productie

-

Financieel Administratieve

Secundaire processen of ondersteunende processen: - Personeel en planning - Facilitaire zaken

18

9

Relatie functies en processen Proces = Verzameling samenhangende activiteiten.

Een functie omvat activiteiten uit één of meer processen.

19

Functiescheiding Functionele indeling Op basis van doelstelling: - Inkoop - Verkoop - Magazijn - Productie - Financieel-administratief Controle-technische functiescheiding Op basis van de aard van de functie: - Beschikkend - Bewarend - Registrerend - Controlerend - Uitvoerend

Gericht op de beveiliging van waarden van de organisatie 20

10

Functiescheiding vervolg

1.

Beschikken: bevoegdheid beslissing nemen

2.

Bewaren: Opslaan van goederen na kwijting (autorisatie voor ontvangst en afgifte van goederen)

3.

Registreren: alleen gegevens vastleggen

4.

Controleren: vergelijk gegevens

5.

Uitvoeren: (van opdracht), is rest groep 21

Functiescheiding vervolg Functiescheiding (controle technische functiescheiding =ctf): is het creëren van tegengestelde belangen. Kortom twee of meer gescheiden registraties Problemen met functiescheidingen: - Samenspanning (fraude): het samenwerken van functionarissen in een organisatie, met als doel fraudeleus handelen - Functievermenging: het samenvallen van functies in een organisatie, die uit controletechnische overwegingen gescheiden hadden moeten zijn 22

11

Waardekringloop

Met behulp van het waardekringloopschema kan men verbanden leggen tussen verschillende groepen van activiteiten (processen).

23

Waardekringloop Waardekringloopproces

• Binnen een onderneming onderscheiden we een geld- en goederenstroom • Door de omzetting van geld in goederen en omgekeerd blijven de waarden in de onderneming • Er bestaat dus een verband tussen geld, goederen, vorderingen en schulden • De interne controle maakt gebruik van deze verbanden

24

12

Waardekringloop Waardenkringloop • Het uiteindelijke doel van de waardenkringloop is het uitvoeren van(kwantitatieve) verbandscontroles. •

De verbandscontroles worden uitgevoerd door de informatie van de verschillende processen met elkaar te matchen. In het eerste jaar wordt de waardenkringloop beperkt tot een handelsonderneming.

Verbandscontrole (VBC): controle gebaseerd op de samenhang die tussen twee waarden bestaat Voorbeeld: BV + I – V = EV *Bij inkoop van goederen (beschikkende functie) nemen de voorraden (bewarende functie) toe (met de ingekochte goederen). Verbandscontrole: totaal aantal bestelde goederen(door hoofd inkoop) = totaal aantal goederen ontvangen door magazijnmeester. *Bij inkopen van goederen (beschikkende functie) op rekening neemt de schuldpositie (bewarende functie) toe (aantal goederen x de overeengekomen inkoopprijs). Verbandscontrole: totaalbedrag ingekochte goederen (aantal ingekochte goederen x inkoopprijs) = totaal aantal goederen ontvangen in het magazijn = totaalbedrag opboeking crediteurensaldo (aantal goederen x overeengekomen inkoopprijs.

25

Waardekringloop (vervolg) *Bij verkoop van goederen (beschikkende functie) neemt het aantal eenheden voorraad goederen (bewarende functie) af met het aantal eenheden goederen die verkocht zijn. Verbandscontrole: aantal goederen verkocht (volgens verkoopcontract) = aantal goederen afgegeven door het magazijn (door magazijnmeester)

*Bij verkopen (beschikkende functie) op rekeningen neemt het debiteurensaldo toe met het totaalbedrag van aantal geleverde goederen x de verkoopprijs per goed. Verbandscontrole: totaalbedrag verkopen (aantal goederen verkocht volgens magazijnafgifte x contractuele verkoopprijs) = totaalbedrag opboeking debiteuren saldo *Bij betaling door debiteuren, na incasso activiteiten (beschikkende functie) neemt het totaalbedrag van de openstaande vordering af en het totaal bedrag van de geldmiddelen (bewarende functie) toe. Verbandscontrole: totaalbedrag (per order) ontvangen = totaalbedrag afboeking debiteurensaldo = totaalbedrag opboeking geldmiddelen. *Bij betaling aan crediteuren (beschikkende functie) nemen de geldmiddelen af (bewarende functie) en neemt het openstaande crediteurensaldo (bewarende functie) tevens af met totaalbedrag dat betaald is aan de crediteuren. Verbandscontrole: totaalbedrag betaling aan crediteuren = totaalbedrag afname geldmiddelen = totaalbedrag afname crediteurensaldo.

Het hoofd van de administratie voert meestal de verbandscontroles uit. 26

13

De financieeladministratieve functie Financiële component Gericht op control van de geldbeweging • Liquiditeit • Rentabiliteit • Solvabiliteit Registratieve component A. Informatieve aspect

B. Verantwoordingsaspect C. Controleaspect: • Juistheid • Volledigheid • Toelaatbaarheid •Tijdigheid

27

INFORMATIEVERZORGING

Doelstelling van de administratieve organisatie is de informatieverzorging • binnen de organisatie (interne inf. verz.) • omtrent de organisatie (externe inf. verz.) Externe informatieverzorging: • Belastingdienst • Uitvoeringsinstanties: Milieuwetten, Sociale wetten, Arbeidswet enz. Interne informatieverzorging: • Gericht op effectief en efficiënt functioneren van de organisatie • De te verstrekken informatie is afhankelijk van de informatiebehoefte.

28

14

INFORMATIEBEHOEFTEN De informatiebehoeften houden verband met de functies die in een organisatie zijn gecreëerd. Managementniveau (topleiding) • Strategische planning • Verantwoordelijkheid inzake het functioneren van de organisatie Tactisch niveau (afdelingshoofden) • Procesbeheersing • Sociaal aspect Operationeel niveau • Taakopdrachten (wat/wanneer) • Procedures en instructies (hoe)

29

HET GEGEVENSVERWERKEND PROCES

Het verstrekken gegevens die nodig zijn om in de informatiebehoeften  Het verkrijgen of verzamelen van (basis)gegevens.  Het vastleggen van (basis)gegevens.  Het bewerken en/of bewaren van (basis)gegevens.  Het distribueren van gegevens.

Het informatieverzorgingsproces =>

30

15

INFORMATIESYSTEMEN Een informatiesysteem: een gestructureerd samenstel van voorschriften, procedures, apparatuur en programmatuur gericht op het doen functioneren van gegevensverwerkende processen.  Transactiegericht informatiesysteem  Besturingsgerichte systemen  Managementinformatiesysteem  Bedrijfsbrede informatiesysteem

31

Onderwerpen Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 4:

• •

Grondslagen Typologie

• •

Ontwerp Stelsel van maatregelen

32

16

TOEPASSING AO De gehele cyclus van hoofdactiviteiten om een informatieverzorgingsproces tot stand te brengen en te laten functioneren, omvat vier fasen:  Het ontwerpen of beoordelen van de administratieve organisatie.  Het invoeren, of operationeel maken, van het ontworpen systeem (respectievelijk het aanbrengen van wijzigingen en/of aanpassingen).  Het organiseren van het informatiemanagement.  Het frequent beoordelen (evalueren) en zo nodig actualiseren van de administratieve organisatie.

33

TYPOLOGIE ORGANISATIES

34

17

Elementen van AO

35

ONTWERP ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

Richtlijnen ontwerp AO zijn afhankelijk van: 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Type organisatie Probleempunten/attentiepunten Omvang en structuur van de organisatie Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking Te onderkennen processen Activiteiten binnen de processen Vastlegging van de SOLL-situatie Aanwezigheid van een onafhankelijke controlefunctionaris

36

18

Administratieve organisatie: maatwerk •

Ontwerpen van de Administratieve organisatie is geen standaardwerk, maar maatwerk Voorbeeld: Handelsbedrijven hebben gemeenschappelijke kenmerken, echter is ieder handelsbedrijf uniek. Denk aan: grootte van de organisatie, ICT implementatie en overige specifieke omstandigheden). • Risicomanagement Een goede administratieve organisatie houdt rekening met de specifieke risico’s van de onderneming. Deze risico’s moeten geïdentificeerd worden en afgedekt worden met interne beheersmaatregelen

37

Interne controle en interne beheersmaatregelen Risico’s afdekken: Kosten en batenoverweging (wel of niet efficiënt): Bij elk risico zal de afweging gemaakt moeten worden wat de financiële consequenties zijn als het fout gaat en wat de kosten zijn om dat te voorkomen. Bij sommige risico’s gaat de kosten- en batenafweging niet op. Het gaat hierbij vooral om risico’s m.b.t. de veiligheid of gezondheid van medewerkers. Risico’s worden afgedekt met Interne Beheersmaatregelen 38

19

Interne beheersingsmaatregelen Interne beheersmaatregelen kunnen worden verdeeld in: • Preventieve controlemaatregelen zijn maatregelen met een organisatorisch karakter, die erop gericht zijn om een ongewenste gang van zaken zo veel mogelijk te voorkomen. Dus vooraf •

Repressieve controlemaatregelen zijn maatregelen ter toetsing van de effectiviteit van de preventieve controlemaatregelen en de juistheid van de administratieve vastlegging . Dus achteraf.

1. Preventieve maatregelen: nadruk op voorkomen, organisatorisch karakter – Functiescheiding (tegengestelde belangen) – Fysieke beveiliging – Procedures, instructies, voorschriften, – Budget 2. Repressieve maatregelen: achteraf detecteren – Cijferanalyses – Inventarisatie – Verschillenanalyse – (altijd afsluiten met een) verbandscontrole 39

Controlemiddelen Appplication controls: 1. Verbandscontrole: controle gebaseerd op de samenhang die tussen twee waarden bestaat 2. Bestaanbaarheidscontrole 3. Redelijkheidscontrole 4.

Cijferbeoordeling: het vergelijken van cijfers met een bepaalde norm

5.

Aanwezigheidscontrole: de controle op bestaan van waarden in een organisatie op een bepaald moment

6.

Ontstaanscontrole: de controle op het ontstaan van bepaalde posten

7.

Afloopcontrole: methode om de aanwezigheid van activa of passiva na te gaan door de afwikkeling van deze posten te controleren

8.

Opgaven van derden: controle waarbij aan derden een schriftelijke bevestiging wordt gevraagd (vb debiteuren saldo, bankafschriften bij de bank)

9.

Controle op autorisatie(bevoegdheden): controle middels een autorisatietabel waarin de bevoegdheden (mandaten) zijn genoemd

40 10. JVT-controle op: Juistheid (meestal kosten) , volledigheid (meestal opbrengsten) en Tijdigheid -

20

Controlebegrippen •

Formele en materiele controle – Formeel: conform procedures. Voorbeeld: binnen aard tekenbevoegdheid – Materieel: Voorbeeld: kasgeld: saldo fysiek = saldo administratie

•

Positieve en negatieve controle – Positief op juistheid = toelaatbaar = kosten. Voorbeeld: Declaratie – Negatief op volledigheid = opbrengsten.

•

Detail en totaal controle – Detail: Elke post wordt gecontroleerd: grote mate van zekerheid, maar zeer intensief. Voorbeeld: betaling factuur nieuwe leverancier. – Totaal: Op totalen, waarbij totalen op andere weg worden berekend en vergeleken. Voorbeeld salarissen standenregister.

•

Directe en indirecte controle – Direct: op processen, opdrachten en procedures. Voorbeeld: kastelling of aanwezigheidscontrole

•

Integrale en partiele controle – Integraal: Bij integrale controle worden alle individuele posten in de administratie gecontroleerd – Partiële controle: deelwaarneming

–

Indirect: op uitkomsten hiervan. Voorbeeld: saldo uit administratie of administratie prikklok

41

21...