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Ventajas y limitaciones del presupuesto ...

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3. Ventajas y limitaciones del presupuesto en su aplicación. Ventajas del presupuesto Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas, obtienen mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de administrarlas sin haber pronosticado el futuro. Sus ventajas son notorias: • Se determina si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la consecución de los mismos. • Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la empresa. • Se aplican estos estándares en la determinación de presupuesto (materiales, de mano de obra y costos indirectos de fabricación). • Se pondera el valor de estas actividades. • Cada miembro de la empresa piensa en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas. • La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus riesgos y oportunidades y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos y discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones. • De manera periódica, se replantean las políticas, cuando después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. • Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción. • Se busca optimizar los resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. • Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los recursos de la empresa, dado el costo de los mismos. • Es el sistema más adecuado para establecer “costos promedio”, y permite su comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad. • Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa. Limitaciones del presupuesto • La precisión de sus datos depende del juicio o la experiencia de quienes los determinaron. • Es sólo una herramienta de la gerencia. “El Plan presupuestal como instrumento se construye para que sirva de orientación a la administración”. • Su implantación y funcionamiento necesita tiempo; por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer período, cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.

Análisis de aplicación del presupuesto, perspectiva general. Los presupuestos son las herramientas que ampliamente se usan para el control administrativo, considerados habitualmente como los instrumentos de control por excelencia en las empresas. Se utilizan en forma general como mecanismos de ayuda para alcanzar los objetivos (eficacia) con una racionalización óptima de los recursos (eficiencia). En la realización de los presupuestos, deben participar cada una de las áreas funcionales de la empresa, pero es la gerencia quien debe dar las directrices generales para la elaboración de los diferentes presupuestos. Corresponde generalmente al gerente y/o directos del área financiera, coordinar el proceso presupuestario y determinar fechas y plazos para la culminación. Cuando se elabora un presupuesto para la empresa, en realidad lo que se está haciendo es planear su futuro. Entonces hay que preguntase cuánto se piensa vender, qué se necesita hacer para lograrlo, cuánto se tiene que gastar y, lo más importante de todo, saber cuánto se va a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimación que puede hacerse de acuerdo con la experiencia de los responsables de las áreas funcionales y de la información que se conoce sobre el entorno. Afirmar que el presupuesto tuvo éxito, o que fue bien elaborado, no necesariamente significa que los resultados logrados hayan sido iguales a los presupuestados, sino que se presentó una mejoría en los resultados alcanzado por la empresa logrando una mejor o mayor eficiencia en la operación. Para que los presupuestos logren su cometido, las personas encargadas de su elaboración deben basarse en ciertos requisitos como: conocimiento de la empresa, exposición del plan o política, coordinación para la ejecución del plan o política, fijación del período presupuestal, dirección y vigilancia y el apoyo incondicional de la alta dirección. Entre las ventajas de planear y realizar presupuestos están: facilitar la utilización racional de los recursos, obtener eficiencia en las operaciones, ayudar a lograr una óptima planeación de las empresas y mostrar los resultados que se obtendrán al poner en práctica los planes. No obstante, aunque elaborar presupuestos ayuda a manejar una empresa, también posee sus desventajas y limitaciones, debido a que están basados en estimaciones, en supuestos, y si no se realizan bien, no se alcanza ningún resultado que beneficie. Además, permanentemente hay que adaptarlos y actualizarlo, porque se corre el riesgo de perder el trabajo que representó realizarlos. Clasificación de los presupuestos Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario. El siguiente cuadro sinóptico presenta algunos de sus principales enfoques

Rígidos, estáticos, fijos o asignados Por lo general, se elaboran para un solo nivel de actividad en la que no se quiere o no se puede reajustar el costo inicialmente acordado. Una vez alcanzado el costo, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo, se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utiliza el sector público. Flexibles o variables Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo del presupuesto de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y de ventas. A corto plazo Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año. A largo plazo En este campo, se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del gobierno, el horizonte de planeamiento consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales. Las grandes empresas adoptan presupuestos de este tipo cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados. También recurren a estos planes cuando de manera ocasional tratan de planificar todas sus actividades, bajo la modalidad conocida como “uno– cuatro”, en el cual se detalla con amplitud el primer año y se presentan datos generales para los años restantes. Con este sistema se trata de planear a largo plazo y luego detallar y cuantificar

todas las actividades del primer año, como se presenta en la figura 1.6. Cumplido el primer año, será necesario revisar el plan a largo plazo y con base en las experiencias, adicionar un nuevo año a ese plan, formular planes detallados para el segundo año y cuantificarlos por medio del presupuesto.

De operación o económicos Incluye el presupuesto de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y su contenido a menudo se resume en un estado proyectado de pérdidas y ganancias. En estos presupuestos se pueden incluir: • Ventas – Ingresos operacionales • Producción • Compras • Uso de materiales • Mano de obra • Gastos operacionales: – Ventas y Mercadeo – Administrativos Financieros (tesorería y capital) Incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el presupuesto de caja o tesorería y el presupuesto de capital, también conocido como de erogaciones capitalizables.

Presupuesto de tesorería. Se formula con las estimaciones de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo, porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos (ventas al contado, recuperación de cartera, ingresos financieros, redención de inversiones temporales o dividendos reconocidos por la intervención del capital social de otras empresas) o con la salida de fondos líquidos (amortización de créditos, pago a proveedores, pago de nómina, de impuestos o de dividendos). El presupuesto de tesorería se establece por períodos cortos: meses o trimestres. Es importante porque por medio suyo se programan las necesidades de fondos líquidos de la empresa. Cuando las disponibilidades monetarias no cubran las exigencias de desembolsos previstos, la gerencia acudirá a créditos, o a liquidar activos. En caso contrario, será conveniente evaluar la destinación externa de los recursos sobrantes y evitar su ociosidad. Presupuesto de erogaciones capitalizables. Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones en adquisición de terrenos, construcción o ampliación de edificios y compra de maquinaria y equipos. También evalúa alternativas de inversión posibles y permite conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo. Terminadas las obras será necesario comparar las estimaciones con sus valores reales. Las tendencias inflacionarias deberán incorporarse en los pronósticos de este tipo de inversiones. Además, se recomienda ser cuidadoso al estimar los costos, tener en cuenta que no es viable aplicar un índice universal de incremento de precios a todo tipo de activos fijos. Por tanto, es necesario incorporar coeficientes de inflación específicos atribuibles a la inversión de terrenos, construcciones y bienes tecnológicos, y, si los activos se deben pagar en dólares, se debe tener en cuenta el pronóstico del tipo de cambio. Presupuestos del sector público Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren los gastos de funcionamiento, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales, se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión en proyectos de apoyo a la iniciativa privada (puentes, termoeléctricas, sistema portuario, centros de acopio, vías de comunicación), la realización de obras de interés social (centros de salud, escuelas) y la amortización de compromisos ante la banca internacional. Paralelamente al presupuesto de gastos se elabora el presupuesto de ingresos, el cual debe ser equivalente y debe cumplir las formalidades establecidas en la ley para su aprobación, ejecución y control. Si el presupuesto de ingresos es insuficiente, se deben excluir partidas de gasto o gestionar fuentes adicionales de financiamiento. Presupuestos del sector privado Los utilizan las empresas privadas como base de planificación de las actividades organizacionales. Carecen de las formalidades jurídicas de los presupuestos públicos y esto les caracteriza como más flexibles.

Presupuestos del tercer sector Una organización del tercer sector es una asociación u organización sin ánimo de lucro constituida para prestar un servicio que mejora o mantiene la calidad de vida de la sociedad. Está conformada por un grupo de personas que aportan trabajo voluntario para liderar y orientar la entidad; no busca el lucro personal de ninguno de sus miembros, socios o fundadores y tiene un carácter no gubernamental. Durante las últimas décadas, el sector solidario, que también recibe el nombre de entidades sin ánimo de lucro, ha crecido al punto que emplea más personas que el sector público y ha sido reconocido como el tercer sector. Por este motivo, se ha requerido estructurar estas organizaciones de acuerdo con los principios de las ciencias económicas, administrativas, contables, financieras y fiscales, para poder cumplir con los objetivos propuestos de manera acorde con las necesidades y requerimientos de la sociedad. Estas organizaciones han venido asumiendo responsabilidades y desarrollando una importante labor como legado del sector público y de la misma sociedad y por tanto, padecen las mismas limitaciones de disponibilidad de recursos que afectan los otros sectores. Las necesidades de la sociedad crecen y los recursos requeridos para satisfacerlas son cada vez más escasos, de manera que las organizaciones del sector privado se ven obligadas a adquirir mayor conciencia social, y las entidades del tercer sector se han visto presionadas a operar con criterios de empresa privada, para lograr buenos resultados que les generen recursos y así seguir cumpliendo los objetivos propuestos de forma eficiente, eficaz y efectiva. Algunos elementos o factores que se deben tener en cuenta al apreciar el presupuesto para las entidades del tercer sector, son los siguientes: 1. Planeación a corto, mediano y largo plazo. 2. Planeación por planes, programas y proyectos. 3. Presupuesto de ingresos y localización de fondos. 4. Presupuesto de gastos operacionales. 5. Presupuesto de inversión de los excedentes. 6. Control, monitoreo, seguimiento y acompañamiento con indicadores de gestión (financieros y no financieros) de la eficiencia, eficacia y efectividad. 7. Adaptabilidad y flexibilidad presupuestal. 8. Integración y participación en la elaboración del presupuesto. 9. Estructura organizacional acorde con los planes y proyectos a desarrollar. 10. Práctica contable financiera para entidades sin ánimo de lucro. 11. Requisitos y controles fiscales y gubernamentales a este tipo de organizaciones.

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