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Legajo de Personal: documentación

Legajo de personal: documentación

Referencias

LECCIÓN 1 de 2

Legajo de personal: documentación

Tipos de documentación Características. Información que debe contener

El legajo personal es un elemento básico que debe tener el empleador a fin de contar con los datos de la relación laboral y la documentación que respalde la historia del trabajador. El legajo siempre debería estar actualizado y completo, ya que es de gran utilidad no solo para cumplir con las disposiciones legales, sino también para cuestiones internas de la organización puesto que contiene toda la historia del trabajador en la empresa.

Se debe confeccionar un legajo por cada empleado, clasificado según las necesidades de la organización. Debería incluir los siguientes segmentos:

Información personal del trabajador.

Información del contrato de trabajo celebrado.

Datos del grupo familiar.

Información de la salud del trabajador.

Datos para la liquidación del impuesto a las ganancias.

Información relacionada con el comportamiento del empleado.

Es necesario incluir toda la información y documentación relacionada con el trabajador. Por ejemplo:

Solicitud de ingreso: es una planilla que el trabajador debe confeccionar antes de ingresar a la empresa con todos los datos que el empleador necesita para registrar la relación laboral e informar a todos los organismos pertinentes a los efectos de cumplir con las disposiciones legales. Es importante que dicha ficha esté firmada por el trabajador. Currículum del trabajador. Fotografía: esto no es indispensable, pero en algunas organizaciones lo solicitan. Constancia de CUIL. Fotocopia de la primera y segunda hoja del documento y del último domicilio declarado. Comprobantes respaldatorios de títulos secundarios, terciarios y/o universitarios, cursos, seminarios, etc. Declaración de domicilio: es muy importante contar con esta información actualizada para que las notificaciones que se realicen al empleado tengan validez. El día 15 de diciembre fue enviado un modelo de declaración de domicilio. Informe de referencias si las hubiere.

Información del contrato de trabajo celebrado:

Constancia de alta en el Registro de Altas y Bajas en Materia de Seguridad Social. Recordamos que el alta debe ser realizada por el empleador desde la página de la AFIP (www.afip.gov.ar) y antes del comienzo efectivo de las tareas. Original de la constancia del CBU de la cuenta de acreditación bancaria de sueldo. Comprobante de afiliación al sistema de reparto. Nota que aclare si se afilia al sindicato o no. Si es necesario por la modalidad de contratación elegida, el contrato firmado por ambas partes. Constancias de entrega de la ropa de trabajo. - Recibos de sueldos firmados por el trabajador. Constancias de las licencias ordinarias o extraordinarias que se van otorgando durante la relación laboral.

Datos del grupo familiar:

Copia de la documentación relacionada con su grupo familiar: acta de matrimonio, nacimiento/s de hijo/s y DNI de su grupo familiar. Constancia de entrega de formularios firmada por el trabajador. Declaración de el/los beneficiarios del seguro de vida obligatorio. Formularios de ANSES Ps.2.4 y Ps.5.3. Si los hijos se encuentran a cargo de la mujer, el formulario de ANSES Ps.2.5, firmado por la trabajadora y el empleador.

Nota sobre los requisitos para percibir las asignaciones familiares:

Si la empresa está fuera del Sistema Único de Asignaciones Familiares, el certificado de escolaridad de los hijos para poder cobrar la ayuda escolar. Si la trabajadora está embarazada, certificado que acredite dicha condición con la aclaración de la fecha probable de parto. Si el trabajador percibe asignaciones familiares por única vez, la copia de la presentación efectuada en el ANSES (formularios Ps.2.2.a o Ps.2.6.a, según corresponda).

Información de la salud del trabajador:

Informe de aptitud del examen médico preocupacional. Constancia de entrega de elementos de seguridad y ropa de trabajo firmada por el trabajador. Constancia de entrega del carnet de la ART firmada por el empleado. Copia de la constancia de afiliación a la obra social. Constancia de los cambios de obra social si los hubiere. Registro de ausencias por enfermedad y/o certificados médicos que avalen el otorgamiento de licencias por enfermedad. Constancia e informes de exámenes médicos periódicos. Informe de exámenes médicos no periódicos por situaciones particulares si los hubiere. Informe del examen de egreso al extinguirse la relación laboral.

Figura 1: Datos para liquidación del impuesto a las ganancias

Fuente: [Imagen sin título sobre liquidación del impuesto a las ganancias]. (30 de abril de 2020). Recuperado de https://notife.com/723089-quienes-deben-presentar-hoy-el-formulario-para-lasdeducciones-de-ganancias/

Los interesados deben ingresar a la página web de la AFIP con su CUIT y clave fiscal, al servicio Siradig – Trabajador, para completar las deducciones de este. Debe modificarse en caso de ser necesario y se presenta una vez al año, todo esto dependiendo de la remuneración.

Información relacionada con el comportamiento del empleado:

En esta parte del legajo se debe dejar constancia de las llegadas tarde, ausencias justificadas o no, suspensiones, etc. Se debería incorporar lo siguiente:

Reglamento interno firmado por el trabajador. Suspensiones y/o sanciones disciplinarias. Programa de incentivos de la empresa. Informe de evaluación periódica del desempeño. En las grandes organizaciones, plan de carrera. Información relacionada con el programa de Higiene y Seguridad de la empresa:

Designación de los profesionales de Higiene y Seguridad. Formación del legajo técnico. Planilla de entrega de elementos de protección personal. Constancias de los cursos de capacitación realizados a las distintas áreas de personal. Presencia de los informes del encargado de la seguridad sobre el sistema de gestión continua en seguridad.

LECCIÓN 2 de 2

Referencias

[Imagen sin título sobre liquidación del impuesto a las ganancias]. (30 de abril de 2020). Recuperado de https://notife.com/723089-quienes-deben-presentar-hoy-el-formulario-para-las-deducciones-de-ganancias/...