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Fundación Universidad ÁreaAndinaLos elementos de un buen informe de auditoría enel ejercicio de la auditoría fiscalLOS ELEMENTOS DE UN BUEN INFORME DE AUDITORÍA EN ELEJERCICIO DE LA AUDITORÍA FISCALCarmen Stella Hoyos RodríguezCarla Palacio OsorioEliana Morales GonzálezProfesor: Walter Caicedo Casal...

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Fundación Universidad Área

Los elementos de un buen informe de auditoría en el ejercicio de la auditoría fiscal

LOS ELEMENTOS DE UN BUEN INFORME DE AUDITORÍA EN EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA FISCAL

Carmen Stella Hoyos Rodríguez Carla Palacio Osorio Eliana Morales González

Profesor: Walter Caicedo Casallas Especialización en Revisoría Fiscal Auditoria Forense Octubre 16 de 2020

Fundación Universidad Área

Los elementos de un buen informe de auditoría en el ejercicio de la auditoría fiscal

Contenido 0.

Introducción. 3

1.

Desarrollo. 4

1.1. Organizaciones. 4 1.2. Descripción del proceso clave de la organización dentro del ejercicio de revisoría fiscal que involucre una gestión documental rigurosa. 5 1.3. Describir las fallas evidenciadas en las revisiones como parte del proceso de revisoría fiscal. 9 Hallazgos de auditoria: 10 1.4. Comparación de los elementos erráticos entre las empresas. 11 1.5. Conclusiones de los principales hallazgos o coincidencias entre las empresas. 11

1. Introducción La construcción colectiva y colaborativa del wiki se enfocan en sintetizar los hallazgos evidenciados en las empresas en las que los participantes han prestado sus servicios profesionales. Estos hallazgos se refieren a la identificación de los errores a la hora de estructurar y presentar informes de auditoría en el ejercicio de la revisoría fiscal. Esta actividad práctica permite a los participantes analizar los componentes de un informe de auditoría que permitan estructurar hallazgos relevantes fundamentados en hechos y datos de la realidad económica y financiera de las empresas colombianas. Para la realización los participantes además de realizar la lectura del referente de pensamiento y lecturas complementarias relacionadas, se siguieron las instrucciones dadas para su construcción, estas son: ● Conformar el equipo ● Seleccionar 4 empresas conocidas por los participantes ● Seleccionar un proceso clave dentro del ejercicio de revisoría fiscal que involucre una gestión documental rigurosa (por lo menos 10 evidencias documentales). ● Describir las fallas evidenciadas en las revisiones como parte del proceso de revisoría fiscal. ● Comparar cada uno de los elementos erráticos entre las empresas. ● Entregar una conclusión general de los principales hallazgos o coincidencias entre las empresas.

1. Desarrollo

1.1. Organizaciones A continuación el detalle de las empresas seleccionadas con una breve descripción de su objeto social y el proceso seleccionado en cada una de éstas. Tabla 1. Organizaciones seleccionadas

NOMBRE DE LA EMPRESA

UNIVERSIDAD DEL CARIBE

(ESAL)

COMERCIALIZADORA AGROHIERROS S.A.

BREVE DESCRIPCIÓN DE SU OBJETO SOCIAL

Organización que pertenece al sector de la educación superior, ubicada en la costa atlántica, de naturaleza privada, de utilidad común, sin ánimo de lucro y su carácter académico es el de Universidad. Tiene personería jurídica expedida por la Gobernación del Atlántico y está reconocida por el Ministerio de educación Nacional

S un

TECTONICO ZOMAC S.A.S

Dedicada a la fabricación de artículos de hormigón, cemento y hierro

INVERSIONES JEC. S.A.S

Empresa dedicada a la elaboración de aceites y grasas de origen vegetal y animal

El ejercicio académico lo realizan: ● Carmen Stella Hoyos Rodríguez ● Carla Palacio Osorio ● Eliana Morales González

PROCESO SELECCIONADO

Caja Menor

Distribución, entrega y facturación

Compras

Nómina

1.2. Descripción del proceso clave de la organización dentro del ejercicio de revisoría fiscal que involucre una gestión documental rigurosa. Tabla 2. UNIVERSIDAD DEL CARIBE - Caja Menor ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

REGISTRO DOCUMENTAL

1.

Solicitud pago

El responsable del proceso que requiere el pago por caja menor diligencia el recibo de caja menor, indicando la cuantía del pago, el concepto y el centro de costo u orden de trabajo a afectar.

Recibo de Caja Menor

Solicitante del pago

2.

Autorización

Los autorizados para realizar pagos por caja menor es el administrador del punto.

Recibo de Caja Menor

Auxiliar Contable

3.

Monto Máximo Autorizado

El tope máximo autorizado de manera individual corresponde al 10% del monto de la caja menor.

N/A

N/A

4.

Reembolso de Caja

Al agotarse el porcentaje del fondo fijo señalado en el Reglamento de Caja Menor correspondiente al 70%, se deberá solicitar reembolso al Departamento de Contabilidad

Reembolso de Caja Menor

Responsable del fondo fijo-Director Comercial

5.

Registro

Se revisan todos los soportes del reembolso y su correspondencia con la relación que suministra el responsable del fondo. Si existen inconformidades, se devuelve al responsable de este

Nota de contabilidad

Auxiliar de Contabilidad

6.

Autorización Pago Reembolso

Se revisa la causación del reembolso y se emite orden de pago y se envía a Tesorería.

Orden de Pago

Director Contable

7.

Aumento Fondo Fijo

Anualmente y según lo estipulado en el Reglamento de Caja Menor, se emite autorización para aumento de fondo fijo de caja menor.

Acta de entrega

Responsable Fondo Fijo

8.

Excepciones

En caso de solicitar un pago por caja menor que supere el tope máximo autorizado se debe solicitar el aval del Director Financiero.

Correo Electrónico

Control InternoDirector Financiero

RESPONSABLE

Tabla Tabla 3.x - Distribución, entrega y facturación ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

REGISTRO DOCUMENTAL

RESPONSABLE

1.

Pedido

La empresa cuenta con 20 asesores comerciales los cuales tienen asignadas zonas comerciales a nivel nacional y una lista de clientes amarrados a esa zona, los asesores comerciales visitan o llaman al cliente y le toman el pedido el cual es cargado en el sistema best y es recepcionado por el departamento de logística de manera simultánea.

Documento de Registro

Asesor Comercial

2

Alistamiento de producto

Los pedidos son recepcionados por el departamento de logística quien realiza el consolidado por zonas de todos los pedidos montados en la plataforma Best y luego son entregados a los supervisores de inventario para el correspondiente cargue a los vehículos encargados de la distribución.

Documento de Cargue

Jefe de logística

3

Remisión

Una vez se realiza el cargue y validación de los despachos, son entregados al departamento de facturación para la correspondiente remisión de salida

Remisión

Facturación

4

Facturación

Una vez entregada la mercancía, el cliente debe firmar la remisión y este documento es entregado por los conductores encargados de la distribución con el documento entregado a satisfacción el cual es el documento soporte para la realización de la factura electrónica y envío al cliente.

Factura Venta

5

Devoluciones de clientes

En caso de devoluciones de clientes por inconformidad en la calidad del producto el cliente debe relacionar en la parte de observaciones de la remisión las cantidades realmente recibidas, con este mismo documento el conductor encargado de la distribución hace la devolución de las referencias rechazadas a la bodega principal con firma del supervisor de bodega para ser descontada al momento de realizar la factura.

Devolución de Mercancía

de Auxiliar Facturación

de

Conductor, Supervisor de Bodega, Auxiliar de Facturación

Tabla 4. TECTÓNICO ZOMAC S.A.S - Compras ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

REGISTRO DOCUMENTAL

RESPONSABLE

Requisición

El proceso se empieza con la requisición, es el documento que le permite saber al departamento de compras cuales son las necesidades de la empresa ya sea para productos o servicios plasmando las características necesarias para su adquisidor.

Documento de Registro

Auxiliar de compras.

2 cotizaciones

Una vez se conoce la necesidad mediante la requisición, se procede con la solicitud de las diferentes cotizaciones que nos permitirán conocer características y precios de los productos o servicios.

Documento cotización

Auxiliar de compras.

3 Comparativos de Ofertas

Siguiendo el respectivo procedimiento de recepción de cotización se procede con los comparativos de ofertas, que permiten conocer los valores, características, tiempos de entrega y garantías de los productos y/o servicios solicitados.

Documento de Registro

Jefe de Compras.

de Escogida la cotización que le brinda a la empresa la mejor garantía en todos los aspectos, se procede con la solicitud y compra del producto, mediante el procedimiento de orden de compra.

Documento de Registro

Jefe de Compras

Recepción y revisión de mercancía para controlar cantidad, estado y que se cumpla con lo especificado en la orden de compra.

Documento de Registro

Jefe de almacén.

1.

4 Orden Compra

5 Entrada de Almacén.

Tabla 4. INVERSIONES JEC. S.A.S - Nómina ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

REGISTRO DOCUMENTAL

RESPONSABLE

1.

Nóminas

Este documento nos permitirá la revisión de los sueldos de los empleados, incluyendo los salarios, las bonificaciones y las deducciones.

Documento de Registro

Jefe de Personal.

2

Planilla de Novedades

Una vez se conoce la necesidad mediante la requisición, se procede con la solicitud de las diferentes cotizaciones que nos permitirán conocer características y precios de los productos o servicios.

Documento de Registro

Jefe de Personal

3

Planillas de Pago de Seguridad Social

Se busca cotejar la información del número de personal con la nómina y toda la información del personal, de igual forma las fechas límites de los pagos con la fecha de presentación.

4

Planilla de entrega de dotaciones

Revisar que se esté cumpliendo con la norma estipulada por el Ministerio del Trabajo, como es La dotación de calzado de obra o labor es una prestación social a la que tienen derecho los trabajadores, regulada por los artículos 230 y siguientes del código sustantivo del trabajo.

Documento de Registro

Jefe de Personal

5

Afiliaciones a la seguridad social.

Revisar que la empresa cumpla con lo pactado en los contratos laborales y que el personal se encuentre cubierto ante cualquier riesgo laboral ya sea por accidente o enfermedad.

Documento de Registro

Jefe de Personal.

6

Hojas de Vida (Muestra)

Verificar que los soportes de la hoja de vida estén completos y que cumplas con las políticas del cargo

Documento de Registro

Jefe de Personal

Documento de Pago

Jefe de Personal.

1.3. Describir las fallas evidenciadas en las revisiones como parte del proceso de revisoría fiscal.

En sesión de trabajo virtual cada uno de los participantes en la elaboración de esta actividad evaluativa presentó de los procesos descritos en el acápite anterior las fallas evidenciadas en la gestión de la documentación. A partir de ello, se presentan a continuación, sin hacer referencia de manera puntual a personas, ni organizaciones, las fallas comentadas: ● En el marco de la etapa de planeación de la auditoría financiera está la realización de la reunión inicial con funcionarios del gobierno corporativo de la entidad auditada. De esta reunión el equipo auditor debe dejar constancia escrita de los errores no corregidos sugeridos por el revisor fiscal. Errores correspondientes a la vigencia anterior y que se consideraron inmateriales. Esta documentación no fue debidamente realizada, no se levantó acta lo que impactó la sustentación del informe final. ● No se solicitaron las matrices de riesgos en uno de los procesos, ni se analizó el nivel de criticidad con el fin de establecer la materialidad en la realización de las pruebas. ● El equipo auditor no realizó de manera correcta la verificación de la vigencia de las políticas contables y financieras para tenerlas como referente en la ejecución del trabajo. Las observaciones realizadas por parte del equipo auditor con fundamento en estas quedaron sin piso debido a que los colaboradores manifestaron que existía una actualización y que no había sido solicitada por el equipo auditor. ● Como soporte de las afirmaciones asociadas a las diferencias en el almacén general se observó que los conteos físicos aleatorios no fueron firmados por el responsable del inventario, lo que impidió que el equipo auditor realizará una afirmación adecuadamente soportada con base en estos. ● Los papeles de trabajo no fueron organizados con las marcas de auditoria lo que dificultó para el mismo auditor el proceso de redacción y la verificación por parte del auditor principal, dificultando el entendimiento de las afirmaciones contenidas en el informe. ● En el cierre, se presentaron los resultados del proceso de auditoría financiera, previo al informe definitivo. No se dejó evidencia de esta acción en acta de reunión lo que generó desacuerdos de la administración con respecto al contenido del informe final y no hubo manera de evidenciar que si se había expresado por parte del equipo y que había sido aceptado por la entidad auditada. Hallazgos de auditoría: De manera general y de acuerdo con la experiencia de los participantes en los procesos de auditoría a continuación se relacionan los hallazgos que con mayor frecuencia se presentan:

ITEM

ÁREA

PROCESO AUDITADO

HALLAZGOS

1

Cartera

Recaudo

En la revisión del proceso de circularización de cuentas por cobrar realizado por el departamento de cartera con corte al 2019 se observan diferencias entre el saldo en sistema vs el reportado por el cliente, sin embargo estas discrepancias no fueron reportadas a la gerencia.

2

Cartera

Aprobación cupos de crédito

Se observan clientes cuyo saldo por pagar a la compañía supera el cupo de crédito autorizado

3

Compras

Recepción de la Compra

Se observaron compras de insumos y repuestos con recepción de la factura pero sin una entrada al almacén general para la correspondiente salida

4

Compras

Selección de Proveedores

Los pagos realizados por concepto de honorarios y servicios se encuentran sin el correspondiente soporte de la planilla de seguridad social contenida en el artículo 108 del estatuto tributario, lo anterior se debe a que en el proceso de escogencia del proveedor no se le informan los requisitos mínimos exigidos por la compañía

5

Contabilid ad

Conciliaciones Bancarias

Ausencia de conciliaciones bancarias de los últimos dos meses asociadas a las cuentas de Bancolombia y banco de Bogotá

6

Gestión Humana

Nómina

En la revisión de las nóminas de los últimos tres meses se observan 15 operarios de producción con un reporte de horas extras semanales por 25 horas, superando el tope máximo de horas extras permitidas por ley.

7

Gestión Humana

Nómina

Extemporaneidad en el pago de la seguridad social correspondiente al mes de enero

8

Tesorería

Caja General

En el arqueo de caja general realizado en uno de los puntos de venta se observan recibos que superan el monto máximo autorizado en la política de caja menor.

1.4. Comparación de los elementos erráticos entre las empresas. Desde el punto de vista del objeto social de las compañías escogidas para podemos decir que tres de ellas están dentro del sector de la construcción e comercializan tangibles por lo que sus procesos de alguna manera coinciden en sin embargo la cuarta empresa escogida está clasificada dentro del sector de la

el análisis industria y gran parte, educación,

es decir que su principal actividad es proveer un servicio por lo que a nivel tributario, fiscal y de seguimiento es diferente.

1.5. Conclusiones de los principales hallazgos o coincidencias entre las empresas. El presente ejercicio académico permitió a los participantes confirmar lo que establece la norma internacional en cuanto a la gestión de la documentación y la importancia de mantener un registro suficiente, organizado, apropiado y pertinente de los papeles de trabajo porque son el sustento de la opinión del revisor/auditor financiero. La NIA 230 presenta dos definiciones claves que son: ●

La Documentación de la auditoría: Comprende todos los documentos y registros sobre los que el auditor ha tenido conocimiento y ha inspeccionado.

● El Auditor con experiencia: Persona (interna o externa de la firma) que tiene un entendimiento amplio y completo sobre los procesos de auditoría, las técnicas utilizadas, las exigencias legales que aplican a la organización, el entorno en el que desarrolla su objeto social, la información relevante que le afecta y los asuntos específicos de la auditoría. Es importante tener en cuenta que la documentación contempla toda la información y papeles de trabajo que soportan la evidencia del trabajo realizado la cual puede estar contenida en medios digitales, electrónicos o físicos. Estos papeles y documentos se van acumulando, se deben conservar y custodiar de manera organizada y estar accesibles solo para quienes estén debidamente autorizados (equipo auditor). También la documentación debe ser sometida a control de calidad, con las respectivas revisiones y supervisión que realiza el líder del proceso (Auditor). En línea con lo anterior, es deber del auditor realizar su trabajo con diligencia profesional y esto se hace evidente en la manera en que él gestione la documentación y los papeles de trabajo. Ellos son la principal fuente de información para obtener evidencia de las aseveraciones. Dicho de otra manera, son la garantía de que el encargo se realizó de manera adecuada y de conformidad con las normas establecidas para tales fines.

Finalmente hay que tener en consideración que un trabajo de auditoría poco profesional en el que la opinión del auditor sea negativa y no se ajuste a la realidad de la organización tiene efectos importantes, por citar algunas esta: ● Generar desconfianza en los usuarios de los estados financieros, accionistas, socios, empresas del mismo sector y entidades del sector financiero, con las implicaciones que esto tiene.

● Ocasionar que las posibilidades de contar con inversionistas se reduzca. El caso contrario, es decir, opinión positiva, no ajustada a la realidad tiene implicaciones, éticas y legales ampliamente revisadas en primer semestre de esta especialización. Así, los profesionales de las áreas administrativas, especialmente el contador, por la naturaleza propia de la ...